Автоматизация бизнес-процессов: где работает, а где нет..

Автоматизация бизнес-процессов: где работает, а где нет..

Восемь простых вопросов об автоматизации бизнеса

Что такое автоматизация бизнеса, как ее проводить и какие преимущества она дает компании

Вокруг термина «автоматизация бизнеса» сложилось довольно большое количество мифов, стереотипов и предрассудков. Например, что автоматизация необходима исключительно крупным компаниям, а небольшим предприятиям вполне можно обойтись без нее. Или, что системы автоматизации – штука чрезвычайно дорогостоящая, и далеко не факт, что затраты когда-нибудь окупятся. Для этой статьи мы собрали вопросы, которые обычно задают предприниматели по поводу автоматизации, и подготовили на них понятные ответы.

Автоматизация бизнеса – что это такое

Автоматизация бизнеса – это переход компании с трудоемких ручных операций на использование современных информационных технологий в оперативной работе. Также под автоматизацией подразумевают внедрение современных технологий там, где раньше они вообще не применялись.

В малом бизнесе автоматизацию применяют обычно в двух случаях:

  • в основных бизнес-процессах – это, к примеру, могут быть автоматизация продаж или автоматизация взаимодействия с клиентами (она же – внедрение CRM);
  • в поддерживающих процессах, которые напрямую на увеличение доходов не влияют, но являются обязательными для бизнеса – например, бухучет и отчетность.

Соответственно, мотивы и цели автоматизации могут быть разными – в первом случае это нужно, чтобы повысить доходность бизнеса, во втором – чтобы сократить затраты времени и денег.

Что из себя представляют системы автоматизации и как они устроены

Системы автоматизации – это те самые программы и сервисы, которые применяются для перехода от ручного труда к информационным технологиям. Иными словами, и сложная ERP-система, и «облачный» сервис для интернет-магазина – это система автоматизации.

Любая система автоматизации состоит из двух ключевых элементов: сбора (ввода) данных и предоставления собранной и обработанной информации в том виде, объеме, формате, в котором она нужна руководителю или профильному специалисту.

Например, если в систему внести информацию о контактах с потенциальными клиентами, затем указать, на какой стадии находятся переговоры с каждым из них, аккуратно вводить данные о результатах переговоров и о состоявшихся сделках, – то в хорошей системе автоматизации для управления продажами можно моментально получить «воронку продаж», а при накоплении некоторой статистики – и прогноз продаж в зависимости от того, насколько интенсивно сегодня поработали ваши менеджеры.

Чем больше и сложнее бизнес, тем больше нужно исходной информации и тем разнообразнее и детальнее должны быть итоговые отчеты.

Аналогично системы автоматизации работают и для других процессов. Руководитель моментально может получить информацию о состоянии дел в компании: сколько денег на счетах, сколько вы должны и сколько должны вам, какова структура расходов и рентабельность проекта, сколько «холодных» звонков сделали сотрудники, какова реальная эффективность каждого менеджера и т.д.

Зачем вообще нужна автоматизация, что она дает компании

Если вкратце, то правильно проведенная автоматизация позволяет делать следующее:

  • эффективно поддерживать оперативную деятельность – организовать учет и контроль;
  • быстро и правильно готовить документы для клиентов, подрядчиков и партнеров – от коммерческого предложения до акта сверки;
  • оперативно получать любые отчеты о реальном положении дел в компании;
  • оптимизировать расходы на персонал, более эффективно использовать рабочее время и компетенции сотрудников, разгрузив их от рутинной работы;
  • улучшить бизнес-процессы в компании;
  • минимизировать негативное влияние на бизнес «человеческого фактора»;
  • безопасно хранить информацию – каждый сотрудник работает только с теми данными, к которым ему дан доступ;
  • улучшить скорость и качество обслуживания клиентов.

В небольшом бизнесе эти эффекты обычно заметны уже через несколько недель.

Какие бизнес-процессы можно и нужно автоматизировать

Обычно автоматизацию начинают с массовых трудоемких рутинных операций, с процессов, которые в наибольшей степени влияют на выручку и прибыль компании, или же с наиболее проблемных участков.

Во-первых, можно автоматизировать задачи, которые вручную выполнять очень трудоемко или вообще невозможно – учитывать розничный товарооборот, анализировать движение товаров, планировать денежные потоки, планировать и учитывать рабочее время, рассчитывать себестоимость и т.д.

Во-вторых, можно автоматизировать работу сотрудников, выполняющих стандартные рутинные операции (телемаркетологи, логисты, менеджеры по продажам и т.д.) или вообще снять определенные работы с сотрудников (например, настроить автоматическую синхронизацию данных о наличии товаров на складе и на витрине интернет-магазина).

В-третьих, можно использовать автоматизацию для того, чтобы «навести порядок в доме» – взять под контроль дебиторку, складские запасы, занятость сотрудников, выполнение ими нормативов по звонкам и встречам с клиентами и т.д.

Необязательно автоматизировать сразу все бизнес-процессы. По мере необходимости можно постепенно расширять масштабы автоматизации в своей компании. И создавать единую систему управления последовательно.

Главное, помнить о целях, ради которых была затеяна автоматизация. Автоматизация ради автоматизации – это пустая трата времени и ресурсов.

Как выбрать программный продукт для автоматизации

При выборе системы автоматизации вы можете пойти двумя путями: 1. Использовать типовой (коробочный) продукт. 2. Разработать и внедрить индивидуальное программное решение.

Стандартное решение проще внедрить, и оно обойдется дешевле. Но нужно иметь в виду, что не каждый типовой продукт можно доработать под свои задачи – в ряде программ возможности донастройки сильно ограничены или вообще исключены. Кстати, то же самое относится и к облачным сервисам.

Выбор конкретной программы – дело довольно ответственное, необходимо будет проработать довольно существенный массив информации. Программных продуктов на рынке много, у каждого свои особенности и преимущества. Вы должны получить ответы на следующие важные вопросы:

  • какие конкретно задачи и процессы планируется автоматизировать;
  • соответствует ли функционал системы тем задачам, которые нужно будет решить с ее помощью;
  • возможно ли донастроить систему под свою бизнес-практику;
  • возможно ли будет при изменении бизнес-процессов или условий ведения бизнеса быстро изменить систему, не прекращая ее эксплуатации;
  • насколько система проста и удобна в использовании;
  • возможно ли интегрировать систему с другими приложениями или сервисами;
  • поддерживается ли работа системы на планшетах, смартфонах;
  • кто и как будет осуществлять техническую поддержку;
  • сколько стоит внедрение и поддержка.

Для ответа на эти вопросы целесообразно проконсультироваться с представителями вендоров (т.е. компаний-разработчиков ПО). Если есть возможность – пообщайтесь также с коллегами-предпринимателями, решающими похожие задачи; их опыт даст вам ценную информацию, которая поможет сделать выбор в пользу того или иного программного продукта.

Сколько стоит система автоматизации

Это риторический вопрос, и однозначного ответа на него не существует. Сколько стоит сделать ремонт? Можно сделать за 100 тысяч рублей, а можно за миллион, всё зависит от площади помещения, задач, качества материалов и т.д. Стоимость конкретного программного решения также будет зависеть от многих переменных: какие задачи предстоит решать с помощью системы, типовой это продукт или настраиваемый, какие ресурсы потребуются для внедрения, сколько рабочих мест будут подключены к системе и т.д.

Стоимость автоматизации складывается из нескольких составляющих:

  • стоимость самой системы (стоимость коробки или арендные платежи – в случае использования «облачных» приложений);
  • затраты на настройку системы и обучение персонала;
  • стоимость регулярного сопровождения.

К этому можно добавить непрямые затраты – например, затраты времени директора и ключевых пользователей на участие в проекте.

Как происходит внедрение системы автоматизации и как выбрать компанию-подрядчика

Внедрение – это процесс подгонки софта под бизнес и, отчасти, бизнеса – под софт.

Для простых задач или процессов «внедрение» будет заключаться всего лишь в установке софта на свой компьютер (или регистрацию в «облачном» сервисе) и вводе начальной информации. Сразу после этого можно начинать выписывать документы, заполнять базу клиентов или выдавать задания.

Для более сложных задач (например, расчет плановой рентабельности заказов в момент заключения сделки – для того, чтобы не сработать в убыток), возможно, потребуется доработать систему под те условия и практики, которые сложились в компании. В правильно выбранной системе обычно поддерживается какой-то типовой процесс для подобной задачи. Но на практике каждая компания имеет свою методику. Вот эту специфику в процессе внедрения и потребуется отразить.

Внедрение можно выполнить своими силами или пригласить специалистов. Но не стоит надеяться, что подрядчик сделает всё в лучшем виде без вашего участия; ключевые сотрудники и руководство компании должны будут активно участвовать практически на всех этапах, от того, чем глубже вы погрузитесь в процесс внедрения, во многом будет зависеть успех проекта.

Выбирать партнера по внедрению нужно примерно так же, как бригаду для ремонта квартиры. Проведите мониторинг рынка и выявите компании, чьи компетенции достаточны для решения ваших задач, а условия оптимальны по соотношению «цена/качество». Крайне желательно, чтобы у вашего потенциального партнера был сертификат соответствия системы управления качеством международному стандарту ISO 9001:2008. Проведите встречи со специалистами компаний из этого шорт-листа (в том числе обязательно пообщайтесь с сотрудником, который будет сопровождать ваш проект). Изучите портфолио, обратив особое внимание на то, имеет ли подрядчик опыт успешного внедрения системы автоматизации в компаниях, чья специализация и сфера деятельности совпадают с вашими. Целесообразно также пообщаться с первыми лицами этих компаний и узнать их мнение о вашем потенциальном партнере – успешно ли прошло внедрение, довольны ли результатами работы, качественно ли организован гарантийный сервис, с какими трудностями столкнулись и т.д.

Также при выборе подрядчика имеет смысл использовать принцип соразмерности: если у вас небольшая компания, то целесообразно вести дела также с небольшой фирмой – все согласования будут проходить быстрее, по спорным вопросам с равным партнером договориться проще и т.д.

Каковы риски при внедрении системы автоматизации

Конечно, при внедрении системы автоматизации существуют определенные риски – от срыва сроков и превышения бюджета, до сопротивления персонала и необходимости изменения отдельных бизнес-процессов под требования системы. Но большинства проблем можно избежать, если правильно определить задачи, требующие автоматизации, качественно провести мониторинг существующих программных продуктов и вдумчиво подойти к выбору партнера по внедрению. Также важным условием успешной реализации проекта является личное участие первого лица компании/владельца бизнеса, в этом случае риски “получить не то” существенно снижаются.

Что касается сопротивления персонала, то здесь очень важно, с одной стороны, провести качественную работу по разъяснению выгод и преимуществ автоматизации для компании и всех работников, а с другой – создать у всех сотрудников, включая топ-менеджмент, твердое ощущение неизбежности изменений. Если будут происходить случаи срыва каких-то процессов, необходимо по горячим следам разбираться и устранять препятствия. Хорошим инструментом внедрения является поощрение сотрудников за вовлеченность в проект и за некие этапные достижения, это поможет добиться лояльности остальных членов команды.

Читать еще:  Рейдеры атакуют «серый» бизнес

Автоматизация бизнеса: за и против

Автоматизация окружает нас везде: электронный документооборот, бухгалтерия, сайт госуслуг. Даже, когда вы звоните заказать пиццу, вас приветствует электронная женщина и просит нажать кнопку.

Naumen тоже вносит свой вклад в автоматизацию: разрабатывает решения для автоматизации ИТ и бизнес-услуг, бизнес-процессов, контактных центров.

Но автоматизация нужна не везде и не всегда. Рассмотрим ситуации, когда стоит автоматизировать часть процессов на предприятии, а когда лучше довериться человеку.

Байка про паровой котёл

В 70-е годы в США работало предприятие. На его территории стоял паровой котёл, который постоянно переполнялся. Приходилось нажимать на кнопку для сброса давления, чтобы ничего не взорвалось. За процесс отвечал инженер-механик, он получал за это зарплату как за полный рабочий день. Предприятие решило сэкономить: ответственного за кнопку уволить, а нажимание автоматизировать.

Этому мешал один факт: интервал переполнения колебался от нескольких часов до нескольких суток. Из-за этого не получалось поставить простой механизм, который нажимал бы кнопку по таймеру.

Руководство рассматривало два варианта: заменить котёл на новый или установить датчики и автоматизировать сброс давления. Первый требовал много денег, а второй не давал гарантии. Это были 70-е годы прошлого века, и люди не рискнули довериться датчикам, так как считали их ненадёжными.

Сотрудник предприятия предложил научить сторожей нажимать кнопку, а инженера-механика сократить. Так и сделали — выдали охранникам инструкцию, прописали штрафы за взрыв котла и подняли зарплату на 10%. Компания проработала так ещё 10 лет, потом котёл сломался из-за старости.

Правильно ли поступило руководство предприятия? Решение нашлось на периферии, но оно принесло свои плоды. Смысл байки в другом. Каждая ситуация уникальна и готовое решение никто не даст. Даже у автоматизации найдутся сильные и слабые стороны. Об этом в следующих разделах.

Проблемы из бизнеса

Когда речь заходит о бизнесе, мы сталкиваемся с двумя крайностями: либо процессы поставлены на конвейер, либо сотрудники всё делают руками. Это зависит от сферы бизнеса и размера компании.

С одной стороны — исследование HeadHunter показывает, что сфера подбора персонала до сих пор не автоматизирована. Рекрутер сам выбирает кандидатов, сам просматривает резюме, сам связывается с человеком.

С другой стороны — есть Amazon, где автоматизация сначала проникла на склад, а в 2016 году компания представила полностью автоматизированный магазин в Сиэтле. В нём покупатель выбирает товары, а на выходе у него списываются деньги со счёта Amazon.

Сложнее не значит лучше. В крупных компаниях, работающих с большими массивами данных, процесс зачастую проектируется перегруженным. Сотрудникам приходится работать со сложными системами, а большая часть функций не востребована. В этом случае лучше заранее заложить каскад целей процесса от простых к сложным. Смысл в том, что сотрудники плавно погружаются в ситуацию и быстрее достигают целей.

Не всё должно быть в одном окне

Допустим, у вас есть бухгалтер. Для отчётов бухгалтеру нужны данные, часть из которых лежит в облаке в формате Excel, часть в базе данных, а часть — в виде бумажных документов. Отчёты он формирует в Excel.

В случае с БД бухгалтер сначала выгружает данные из SQL, потом импортирует это в Excel, а потом строит отчёты и отдаёт начальству.

Чтобы избежать ненужных операций между БД и Excel, можно сделать отчёт в самой базе SQL. Это будет хорошим решением и хорошим примером автоматизации. Плохой вариант — переносить все отчёты в SQL, чтобы всё было в одном окне. Это создаст много лишней работы по импортированию данных, а пользы не добавит.

У каждого инструмента своё применение и свои ограничения. Не нужно стараться всё перетащить в одно место.

Оптимизация рабочего времени

Руководитель хочет оптимизировать работу подчинённых. Это кажется правильным и логичным: предприятие уменьшает вредные операции, увеличивает производительность труда и экономит деньги. Однако между скоростью работы и экономией нет прямой связи.

В компании работает администратор. Он отвечает на звонки, обрабатывает почту и встречает клиентов. Если вы внедрите систему автоматической обработки почты, то освободите 10% времени. Если у вас есть 10 таких сотрудников, тогда за счёт экономии в 10% вы сможете сократить одного из них или не нанимать нового. Если же вы сокращаете на 10% время работы единственного сотрудника, которого больше нечем занять, то в оставшееся время он просто будет смотреть котиков в интернете. Экономии не получится.

«Добавьте только эту функцию»

Директор департамента просит реализовать только регистрацию документов определенного типа. Автоматизатор оперативно создаёт эту функцию и сдаёт заказчику. При использовании алгоритма появляются интересные вопросы: кто может и не может регистрирует эти документы, когда это надо делать и в какой срок? В итоге, выявление недоработок и их исправление превратилось в долгий и тернистый путь.

Выходит, что проектировать нужно не только саму автоматизацию, но и сам бизнес-процесс. Необходимо выделить цели процесса, роли сотрудников, сроки обработки запроса и многое другое.

Достичь успеха проще, если внедрять функции поэтапно. Каждый шаг будет содержать набор функций, необходимых для работы всего процесса.

Когда нужна автоматизация

В этом вопросе нужен комплексный подход: стоит взвесить доводы за и против, просчитать выгоду, посоветоваться с экспертами. Но есть ключевые вопросы, на которые стоит обратить внимание, если вы задумались об автоматизации.

  • Процесс повторяется постоянно. Это может быть ежедневный отчёт или рассылка email-уведомлений. Если у вас есть отдельный сотрудник, который полдня загружает контакты в базу, то загрузку стоит автоматизировать, а сотруднику найти лучшее применение . Особенно, если таких работников несколько.
  • Исключение человеческого фактора. Копирование данных на резервный сервер, настройку прав доступа и бухгалтерский учёт легко автоматизировать.
  • Наблюдается неудовлетворённость уровнем каких-либо внутренних услуг в компании со стороны бизнес-подразделений.
  • Вы хотите перенести проверенные практики из других компаний.
  • Новые идеи бизнес-подразделений не реализуются из-за отсутствия автоматизации процессов.
  • Стоимость. Учитывайте стоимость приложения, её внедрение и поддержку. Возможно, дешевле нанять сотрудника или доплатить существующему.
  • Процессы постоянно меняются. Такое бывает у стартапов в самом начале пути. Если у вас нет налаженных процессов, вы рискуете автоматизировать хаос.

А вообще есть три основных принципа автоматизации:

  • Автоматизация должна приносить пользу. Это означает, что результат автоматизации приносит компании прибыль. Например, автоматическое одобрение кредитных заявок в банке. Банк автоматизирует процесс, экономит время сотрудников и зарабатывает деньги на выданных кредитах.
  • Автоматизация не должна приносить вреда. Это значит, что после внедрения системы процесс должен упрощаться, а не усложняться. Если после автоматизации появляются дополнительные точки отказа, это повод задуматься.
  • Автоматизация должна сокращать затраты. Если нет экономической выгоды, то и смысла в автоматизации нет.

Если в вашем случае выполняются все три принципа, то это — хорошая и полезная автоматизация.

Вместо вывода

Автоматизация процессов, а особенно ИТ-процессов — хорошая штука. Она позволяет сократить издержки, оптимизировать работу, избавиться от ошибок. Но не нужно автоматизировать всё подряд. Если вы выполняете работу раз в год, то дешевле будет написать инструкцию и выдать сотрудникам.

Если внедрение автоматизации — вопрос решённый, подумайте о рисках при самостоятельном проектировании. Опытная компания настроит систему под ваши бизнес-процессы и внедрит дополнительные модули по запросу.

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Автоматизация бизнес-процессов: где работает, а где нет..

Технологии обеспечивают автоматизацию бизнес-процессов (АБП), и поэтому можно автоматизировать рабочие процессы до того места, где вмешательство человека является лишним. Автоматизация может сэкономить время и деньги, радовать клиентов, которым больше не приходится проводить много времени в очередях, помогает проводить разного рода сделки, и исключает человеческие ошибки.
Но не каждый бизнес-процесс хорошо подходит для автоматизации, так что это обязанность компании определить, какие процессы подходят для автоматизации, а какие лучше обрабатываются людьми. Как компании выбрать, какие бизнес-процессы автоматизировать?

Сначала необходимо обратить внимание на стратегические и операционные факторы для совершенствования процессов в организациях и отраслях. К слову, сегодня на мировом рынке, практически каждая компания ощущает давление конкурентов, так как всегда старается вывести свою продукцию на рынок максимально быстро и быть первыми на рынке, пока это возможно. В жесткой ценовой конкуренции компании также находятся под большим давлением, чтобы сэкономить свои ресурсы на операциях, чтобы улучшить свою маржу, так как не всегда возможно повышать цены.

Соответственно, компании стремятся автоматизировать бизнес-процессы, чтобы сократить время для оперативного решения ресурсоемких задач, где могут возникать ошибки из-за человеческого фактора, также улучшение и ускорение автоматизированных процессов могут быть достигнуты при использовании высокотехнологичного оборудования. Если автоматизация бизнес-процессов увеличивает скорость вывода продукта на рынок, что в свою очередь увеличивает прибыль и сокращает операционные расходы, так что прибыль можно увеличить, даже если цена должна оставаться неизменной, тем лучше.

Области, где АБП дает прекрасные результаты
Механические и повторяющихся задач

Сборные работы на производственной площадке, автоматизированное управление задачами проектов и статус обновления программного обеспечения, автоматический контроль безопасности и строгой изоляции предприятия, учет рабочего времени, и автоматизированный процесс движения заполненных заказов, управление запасами, доставка, закупки и выставления счетов, примеры постоянные и повторяющиеся бизнес-процессы, которые являются предсказуемыми и управляемыми посредством автоматизации. Путем сокращения ручного труда в этих бизнес-процессах, задачи могут выполняться равномерно, что существенно снижает вероятность человеческих ошибок. Также высвобождаются человеческие ресурсы, для выполнения задач, которые требуют более критического мышления и нелинейного подхода.

Принятие сложных решений, которые адресованы машине

Отличный пример — это кредит или кредитное бюро в отделение банка или в бэк-офисе. Клиент приходит и хочет оформить заявку на получение кредитной карты или кредита. Сотрудник банка по кредитованию, у которого есть доступ к приложению процессов кредитования, но имеет лишь ограниченные данные в андеррайтинге используемом программным обеспечением для автоматизации процессов одобрения кредита для выполнения финансового анализа и проверки кредитоспособности клиента. Практически мгновенно, кредитный специалист способен сообщить клиенту суммы займа, которые он может получить и под какую процентную ставку и другие условия.

Читать еще:  Гостиничный бизнес: новые правила

Между тем, в сфере обслуживания банковских карт, банковский служащий автоматически получает уведомление на своем рабочем месте в программном обеспечение при обнаружении мошенничества в подозрительных схемах, где может быть мошенничество. Он сразу же блокирует банковскую карту и вызывает её владельца.

Без помощи автоматизированных процессов принятия решений, ни кредитный инспектор, ни банковский служащий сервисного обслуживания не могли бы действовать в этих ситуациях так быстро. Компания экономит деньги, снижает риск сотрудников в принятии решений о выдаче кредитных карт или кредитов, что происходит очень быстро; и это радует клиента, потому что он получает ответ сразу.

На основе датчиков слежения и оповещения

Компании начинают использовать технологии Интернет вещей (Internet of Things, IoT), такие как датчики и сети, чтобы продвигать их автоматизацию. Цель для компании-добиться сквозной видимости жизненно важных бизнес-процессов, которые происходят вне стен предприятия. Примеры размещения датчиков на переносные грузовые контейнеры, отслеживания контейнерных перевозок, и выдачи предупреждений при повреждении контейнерных пломб, или когда нарушается температура и влажность условий хранения в окружающей среде, неисправность контейнеров, перевозящих лекарства или продукты питания.

Порталы самообслуживания сотрудников

В любом месте и в любое время, человек может внести изменения в свои варианты инвестиций, других кадровых выборах, и даже пройти курсы онлайн обучения, что способствует дальнейшему развитию их карьеры. Система фиксирует эти изменения и отслеживает прогресс без необходимости присутствия тренер или сотрудник отдела кадров, чтобы облегчить процесс.

Ручные задачи, которые являются опасными или могут нанести травму

Все чаще компании хотят избежать ситуаций, когда сотрудников надо отправлять на опасные или рискованные задания. Автоматизация, которая присутствует в беспилотных грузовых автомобилях, беспилотных летательных аппаратах (БПЛА), и роботах, которые могут выполнять и отчитываться о многих из этих задач. Задание может быть таким, чтобы разведать сложный и коварный путь пересеченной местности, или войти в высоко радиоактивный объект, или проходить километры в бетонных проходах на складе и так день за днем. а робот может выполнять эти задачи и забирать/собирать заказы для вас.

Информационные технологии в процессах бэк-офисов

Обработка операций в информационных центрах в ночное время и пакетная обработка в значительной мере автоматизированы в большинстве компаний. Это устраняет необходимость для большинства компаний в присутствии на рабочем месте сотрудников персонала ИТ-отделов в ночное время, в случае возникновения ситуации, которая требует вмешательства человека, система отправляет автоматическое оповещение об этом.

Исследования

Преимущества автоматизированного поиска по базе данных, при использовании больших объемов данных, а также и традиционных записей только начинают признаваться в их способности к замещению функций, которые были ранее тщательно проделаны сотрудниками. Среди научных хранилищ, в которых задействованы автоматизированные бизнес-процессы есть такие как криминальное досье, юридические прецеденты, исследования науки о жизни, исследования погоды и климата, страхования финансовых рисков и анализа баз данных, производство/инженерные части перекрестных ссылок и данных в области здравоохранения и демографии.

Документооборот

Это было заложено в бизнес-процессы, начиная от формирования и обработки заказа до утверждения бюджета. Электронные обращения, подписи, согласования и архивирования в конце концов это все организовалось в электронный документооборот.

Когда автоматизация не очень хорошая идея
В компаниях с большим опытом и мастерством автоматизации бизнес-процессов могут понять, когда автоматизация может встать на пути жизненно важных бизнес-процессов. Одно главное правило-внимательно подумайте, прежде чем вводить автоматизации клиентских процессов.

Клиент может оценить возможность автоматически забронировать отель или туристическое бронирование, не имея необходимость ждать, чтобы поговорить с человеком, но он значительно меньше ценит сложный вызов помощника при автоматизации с многоуровневой системой, при детализации древа телефонных голосовых меню, и иногда завершает телефонный звонок в конце процесса. В сознании покупателя, эта компания, будто бы показывает ему, что не хочет помогать клиенту в решении его вопроса, если клиент не планирует что-либо покупать.

Решения, которые люди должны принять в ситуации не подходящей для общей автоматизации. Например, один из ИТ-директоров крупной Европейской компании процессинга кредитных карт. В компания автоматизирован только центр обработки данных для общей отказоустойчивости системы и аварийного восстановления. Несмотря на этот полностью автоматизированный процесс, директор настаивал на том, что бизнес-процесс полной автоматизации оставляют окончательное решение за человеком, что бы это сделал старший исполнительный директор нажал ли на кнопку аварийного восстановления и обеспечения отказоустойчивости.

Некоторые компании, которые внедрили голосовые и визуальные автоматизации обнаружили, что автоматизации сенсорных и/или поступательных механизмов неспособны улавливать и реагировать на все разновидности информации, поступающей из физической среды, в которой они должны интерпретироваться. Переводчики естественного языка, (например, с английского на русский) являются ярким примером. Произнесение и перевод не всегда идеален, поэтому вы рискуете ввести недопонимание, которое может генерировать ошибки в бизнес-процессах.

Оптические датчики на автоматизированных средствах могут пропустить жизненно важные сигналы окружающей среды, в результате несчастных случаев. В этих случаях, работа оптической автоматизации должна быть жестко ограничена, поэтому меньше информации остается для интерпретации.

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПОСТРОЕНИЮ АВТОМАТИЗАЦИИ В ПРОЦЕССАХ
Предприятия, которые имеют наибольшие шансы на успех в своих усилиях в автоматизации бизнес-процессов должны опираться на три важных передовых метода автоматизации своих трудовых процессов.

1. Определение конкретных целей автоматизации и измерение результатов на основе поэтапного подхода к внедрению

Инвестиции в автоматизацию бизнес-процессов стоят дорого. Если инвестиции являются хорошо интегрированными в бизнес-процессы и могут достичь стоимости, формирования доходов, безопасности или других бизнес-целей, они рискуют быть классифицированы как неосмотрительные расходы, когда это будет пересматриваться два или три года спустя.

Здравомыслящие организации могут избежать этого, внимательно просмотрев на свои бизнес-цели и процессы, а затем определить, что размеры затрат на инвестирование в автоматизацию. Организациям следует внедрять автоматизацию в несколько этапов, так будет возможность, проводить измерения в отношении ожидания системы показателей, которую они поставили. Если автоматика не соответствуют ожиданиям, они несут небольшие финансовые риски при ограниченным финансированием. Этот пошаговый подход защищает их от рисков крупных “инвестиций”.

2. Обучаем сотрудников в процессе автоматизации

Перед тем, как банками были внедрены автоматизированные программы кредитного андеррайтинга, кредитными специалистами в индивидуальном порядке рассматриваются заявки на получение кредита и устанавливают какой кредитный лимит предоставить. Хотя они обеспеченны надзорной системой согласования принятия решений сотрудниками по кредитам, которые были не всегда равномерны, что создавало риск. Когда банки внедрили автоматизированное программное обеспечение принятия решений о выдаче кредита, которое управляется единым набором правил андеррайтинга, сотрудники должны были быть хорошо подготовлены к новым бизнес-процессам так, чтобы они могли понять не только процесс, но то, что их роли в этих процессах были пересмотрены. Этот процесс обучения не происходит в одночасье, и на это требуются затраты времени и усилий, но оно позволило банкам достичь своих целей.

3. У человека всегда должен быть вариант вмешательства во все процессы автоматизации

В 2001 году впервые была проведена телехирургия, когда врачи в США удалили желчный пузырь пациента в Восточной Франции, удаленно с помощью операционного хирургического робота-манипулятора. Но также в операционной во Франции, рядом с пациентом находился хирург, готовый взять на себя оперирование пациента в случае сбоя роботизации. Операция прошла успешно, и робот выполнил все как положено.

Присутствующая во всех бизнес-процессах автоматизация должна принять аналогичные положения. Человек должен иметь возможность вмешаться при необходимости, для того, чтобы компания могла продолжать функционировать, если автоматизация будет нарушена.

Автоматизация бизнес-процессов: где находятся скрытые преграды?

Чтобы успешно автоматизировать бизнес, компания должна точно понимать, что нужно автоматизировать и какими средствами.

Многие руководители предприятий хотят эффективно управлять своим бизнесом и задумываются об автоматизации бизнес-процессов. И все они сталкиваются с одними и теми же вопросами – что, как, зачем автоматизировать?

Ежедневно мы проводим переговоры с руководителями и представителями совершенно разного рода организаций. Это строительные, производственные и сервисные компании. При всем их разнообразии объединяет всех их одно общее желание – навести порядок на производстве с помощью «какой-нибудь» автоматизированной системы. «Каких-нибудь» систем управления сегодня достаточно большое количество. Рассмотрим типичные вопросы, на которые нужно ответить при выборе систем управления.

Клиент просит одно, а нужно ему другое

Если бы потенциальные покупатели автоматизированных систем управления всегда знали, что им нужно, они могли бы зайти на сайт поставщика ПО, выбрать одно из типовых решений или собрать информационную систему из имеющихся модулей. Однако, часто клиент просит одно, а по сути, ему нужно совершенно другое. Он просто не может это правильно сформулировать.

Так, в большинстве случаев выясняется, что руководитель не совсем понимает, что же все-таки нужно его компании. К примеру, он может думать, что Диаграмма Ганта решит чуть ли не все его проблемы. Но он не понимает, что сама по себе диаграмма ничего ему не даст и что для управления проектами нужно две вещи – это управление загрузкой персонала и своевременное выполнение проектов. А уже при помощи каких средств это будет осуществляться – при помощи диаграммы Ганта, планировщика, отчетов и и т. д. – это уже отдельная тема.

При выборе информационной системы для управления бизнес-процессами важно понимать выгоду именно модульных систем, Так, например, задача «Управление проектами» может являться лишь одной из небольших частей одной большой системы управления. Сюда же могут быть включены и управление производством, и бюджетное управление, и управление бизнес-процессами, и CRM-система, и электронный документооборот. А если ко всему этому еще добавить возможность увязывать работы по бизнес-процессам с документами в системе, такими как договор, акт, счет, накладная и т. д, то ценность такой системы увеличивается еще больше.

Коробочные версии подходят не всем

Автоматизация бизнес-процессов – дело ответственное и скрывает множество нюансов. Типовые ERP-системы, предлагающиеся сегодня различными компаниями, недостаточно отвечают требованиям потенциальных покупателей. Например, если говорить о позаказном производстве, то здесь лучше говорить не о типовой Material Requirements Planning-системе, которая хороша при серийном производстве. Если у вас позаказное производство, возникает потребность в отслеживании состояния исполнения заказа, а здесь уже уместно говорить о модуле «Бизнес-процессы».

Читать еще:  Партнерство в бизнесе

Увидеть бизнес-процесс можно в любой «рисовалке». Но запустить бизнес-процесс таким образом, чтобы он повторялся с определенной периодичностью можно сделать далеко не в каждой системе. Так же важно понимать, что на любом предприятии есть очень много неформализованных процессов, которые имеют место при звонках, встречах, переговорах и т. д. А если проект повторяется с определенной периодичностью, то это уже бизнес-процесс. Таким образом, система должна позволять управлять как производственными, так и организационными процессами.

Какие инструменты использовать?

Вы можете использовать и календарь, и диаграмму Ганта. У каждого вашего сотрудника есть план работ, а у вас как у руководителя должна быть наглядная возможность посмотреть как загрузку персонала, так и процесс исполнения проекта, отдельного задания или бизнес-процесса. Например, если у одного из ваших сотрудников есть загрузка в этом месяце на 360 часов, то важно понимать, что он все равно не справится со всем объемом, поэтому работы нужно будет как-то перераспределять. Вы должны иметь возможность видеть все, что нужно знать руководителю для управления. Самое важное – правильно загрузить сотрудников и не срывать сроки. Ну а уж если срывать, то нужно выбрать, для кого срывать, а для кого нет.

Часто руководители разного рода организаций не понимают разницы между управлением проектами и управлением бизнес-процессами. А принципиальная разница заключается в том, что бизнес-процесс описывается один раз. Таким образом, отпадает необходимость каждый раз планировать работы. Достаточно запустить бизнес-процесс и контролировать ход его исполнения. Да, первоначальная настройка требует определенного количества сил и времени, но зато необходима только один раз.

Каким должен быть интерфейс?

Бывает так, что потенциальные клиенты критически относятся к интерфейсу «как в Excel» – им подавай интерфейс «как в социальных сетях». Однако, то, что хорошо выглядит в ленте новостей, нельзя отразить для сотен и тысяч взаимосвязанных таблиц и элементов. Но часто так бывает, что с хорошим функционалом система не всегда может иметь удобный интерфейс.

Что лучше – свой сервер или облачное решение?

Использование своего сервера всегда будет дороже. Сервер – это одно, программа – это другое. Администраторы – это третье. И все это – затраты. Причем затраты только на администратора могут быть больше, чем 50 тыс. в месяц. Для того, чтобы использовать решение на своих серверах, нужно купить не только лицензии на прикладные программы и лицензии на СУБД, но еще и взять специалиста, отвечающего за его поддержку. На арендованных серверах это будет гораздо дешевле. Так отпадает необходимость заботы о сохранности данных.

Какова стоимость?

Цена одного сотрудника будет дороже, чем ежемесячная оплата облачной системы. У компаний, предлагающих такие системы, как правило, есть свой центр обработки данных, свои администраторы и программисты. Предполагаемое обслуживание производится не ежеминутно, а только по запросам. Конечная цена строится из численности сотрудников и других данных. А так же зависит от того, сколько ваша компания готова тратить на IT. Банки, например, тратят до 10% от выручки, предприятия – от 1%. Весь вопрос в величине вашей выручки. Если это 100 млн, значит на автоматизацию вы можете выделять 1 млн в год. Если 10 млн, то 100 тыс. Если же 10 млн, вы не сможете содержать штат IT-специалистов.

Не все системы – модульные

Большинство ERP-систем нельзя назвать модульными системами. А переход с одной системы на другую каждый раз означает новое внедрение. Вы вынуждены выкидывать одно и ставить другое. Вы же не добавляете просто, например, производственный модуль, после чего он станет работать. В большинстве ERP-систем нельзя просто добавить модуль. Вам нужно выкинуть все, что было и поставить ERP. Причем, вам потребуется так же изменить всю технологию, сложившуюся годами, включая и бухгалтерию. Есть множество статей по этому поводу и факт остается фактом – большинство систем, которые называются модульными, в реальности представляют собой «коробку». Одна коробка, вторая коробка, третья.

Переход с каждой коробки на другую коробку – это новое внедрение. Переход на ERP – это вообще отдельное внедрение и измеряется оно миллионами. От миллиона до десяти, а то и больше. И еще не факт что оно будет внедрено, потому как изменяется сам принцип организации. То, что уже сложилось, нужно менять, а оно не меняется. Это касается и номенклатуры торговой организации, и бухгалтерской системы. Поэтому внедрение происходит долго и иногда проще забыть о начатом внедрении, чтобы не потратить еще миллионы.

Существует множество систем, которые называются модульными, но по факту это отдельные системы. Здесь, скорее, речь идет о возможности интеграции с другими системами. А это принципиально разные вещи. Интеграцию с другими системами будут делать все производители, а предоставлять возможность добавлять в свою систему модули или сконфигурировать систему для себя, т. е. по сути, выстраивать свою систему самостоятельно из кирпичиков, позволяют делать единицы.

Обычно компании, предоставляющие услуги по автоматизации производства, говорят – «Скажите, что вам сделать, а мы запрограммируем». В основном вас спрашивают – «Что вам нужно сделать?» и не предлагают своего видения. А это неправильный подход.

У любого руководителя проектной организации всегда две задачи – не срывать сроки для заказчиков и равномерно загружать своих сотрудников. Сделать это можно с помощью грамотной системы управления.

Зачем автоматизировать бизнес-процессы

Прежде, чем приступить к процессу автоматизации, нужно понять, зачем она нужна и какие проблемы предполагается решить с ее помощью.

Бывают случаи неудачной автоматизации предприятий. Прежде, чем приступить к этому трудоемкому и дорогостоящему процессу, нужно понять, зачем вообще нужна автоматизация и какие проблемы предполагается решить с ее помощью.

Этапы автоматизации предприятия:

1. Анализ бизнес-процессов, их адаптация или пересмотр

2. Определение фактических потребностей в автоматизации

3. Подборка софт-решения или разработка специализированного софта

4. Внедрение софта на предприятии и обучение персонала его использованию

Бизнес-процесс – это система последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой с помощью управляющего воздействия ресурсов входы процесса преобразуются в выходы – результаты процесса, представляющие ценность для потребителей.

Бизнес-процесс с точки зрения ИТ – это устойчивый информационный процесс, относящийся к производственно-хозяйственной деятельности компании и ориентированный на создание новой стоимости. Бизнес-процесс включает в себя иерархию взаимосвязанных функциональных действий, реализующих бизнес-цели в информационной системе компании.

С помощью автоматизации руководители хотят скоординировать работу фирмы. Современное управление трудно представить без информационных систем, но автоматизация не исправит ошибки в организации бизнес-процессов.

Если на предприятии большой объем информации, обрабатывать которую вручную невозможно, то автоматизация – это выход. Если нужной информации нет, менеджеры ошибаются, работа отделов не скоординирована, то надо менять систему управления и никакая автоматизация не поможет.

Первоначально руководитель должен оценить положение вещей в компании и понять, сможет ли автоматизация решить проблемы

Автоматизация бизнес-процессов решает задачи:

· Увеличение скорости обработки информации компании (к примеру, ускоренное прохождение заявки от отдела продаж до склада)

· Увеличение прозрачности бизнеса (к примеру, можно оперативность просмотра задолженности контрагентов)

· Контроль над объемами информации (к примеру, клиенты могут сами вносить заявки через интернет)

· Согласование действий (к примеру, уже зарезервированный товар для одного клиента, не уйдет к другому)

· Повышение технологичности бизнеса (к примеру, цены и налоги считаются автоматически)

На решение других задач, таких как увеличение потока клиентов, своевременную сдачу отчетности или определение перспектив развития, автоматизация не влияет.

Автоматизация необходима при:

· переориентации на новые задачи (выпуск другой продукции, выход на новые рынки, техническое переоснащение)

· проведении реформ или изменении принципов управления

· неспособности старой системы автоматизации удовлетворить потребности предприятия

· подготовке фирмы к продаже (автоматизация увеличит ее рыночную стоимость)

Нужно четко определить, какой участок работы необходимо автоматизировать в данный момент. Небольшим компаниям сделать это проще, чем корпорациям. Им нужно проанализировать, чья деятельность в фирме связана с обработкой и хранением больших объемов информации и построением отчетов. Это подразделения, занимающиеся бухгалтерским и налоговым учетом, отвечающие за движение товарно-материальных ценностей и прочие. Существуют процессы, которые требуют обязательной автоматизации: бухучет, движение ТМЦ, расчет зарплаты и кадровый учет. Эти процессы автоматизируют в первую очередь для повышения их эффективности.

Чтобы выяснить, что автоматизировать нужно понять, что не устраивает руководителя в текущей работе организации. Причиной недовольства могут быть время выполнения процесса, его стоимость, качество, количество ошибок и сбоев. Да, планировать производство можно и вручную, без применения средств автоматизации. Но точность расчетов при этом оставляет желать лучшего, а время их выполнения затягивается на недели. Ошибок при таком планировании возникает много, а финансовые расходы оказываются неоправданно большими.

После этого можно переходить к выбору автоматизированной системы

Предпочтение отдают той программе, которая лучше подходит под технические требования и не станет препятствием для дальнейшего информационного роста. Готовой системы, которая была бы способна на 100% удовлетворить потребности компании, нет. Поэтому нужно выбрать наиболее подходящий по функциональности и стоимости программный продукт.

Все системы автоматизации делятся на два класса: жесткие, с набором типовых настроек и гибкие, с возможностью изменять их функции (1C).

Чтобы определить, жесткая или гибкая система нужна, стоит понять, как будет меняться бизнес-процессы предприятия в ближайшие 2-4 года.

Если организация работает стабильно и в ближайшее время принципиальных изменений в ее системе управления не планируется, можно применять жесткие системы. Данные системы популярны на западе. Это законченные и отлаженные решения, которые вобрали в себя лучшие управленческие достижения. Однако компания будет вынуждена “подстроить” свою работу под реализованную в ней модель бизнес-процессов. Для отечественных предприятий это возможно далеко не всегда. Если бизнес часто реформируют, а система управления в окончательном виде еще не сложилась, компании нужна гибкая система, которую можно модифицировать под свои нужды.

Для того, чтобы вывести компанию на принципиально новый уровень эффективности, необходимо получить достоверное представление о том, что в ней происходит. И внедрять тот продукт, который подходит именно вашей компании, чтобы минимизировать риски неудачной автоматизации

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector