Телефонная связь: инспекторы требуют обоснований

Телефонная связь: инспекторы требуют обоснований

Услуги связи: налоговики требуют обоснований

Споры по вопросу правомерности признания для целей налогообложения расходов на оплату услуг связи не умолкают. Как показывает практика, в отдельных случаях требования налоговиков, касающиеся данных расходов, надо выполнять, в других — есть смысл поспорить.

Налоговый учет расходов на связь

Больше всего трудностей у организаций возникает с доказательством производственного характера расходов на мобильную связь. Если доказать не удастся — налоговики не только исключат эти затраты из состава расходов на оплату услуг связи, но и потребуют начислить на суммы оплаты работнику НДФЛ.
Возможность учета расходов на оплату услуг связи в составе прочих расходов, учитываемых для целей налогообложения для организаций, применяющих общий налоговый режим, предусмотрена пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ, для применяющих УСН — пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Налоговые органы предъявляют следующие требования к порядку учета данных расходов:

  • расходы на оплату услуг сотовой связи должны быть
  • произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;
  • расходы на сотовую связь (их размер) должны быть экономически обоснованы;
  • понесенные расходы должны быть документально подтверждены.

Организации следует иметь следующие документы:

  • утвержденный руководителем организации перечень должностей работников,
  • которыми в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
  • договор с компанией-оператором сотовой связи на оказание услуг;
  • акты, подтверждающие факт оказания услуг;
  • детализированные отчеты (счета), выставленные операторами связи, содержащие детализацию общей суммы платежа, номера телефонов всех абонентов, даты и время переговоров, тарификацию услуги.

ПАМЯТКА. Детализированный отчет — это основной «камень преткновения», который существует между налоговыми органами и налогоплательщиками уже более 10 лет. В случае его непредставления проверяющие делают вывод об отсутствии документов, подтверждающих производственный характер телефонных переговоров.
По мнению специалистов налогового ведомства, перечень абонентов, с которыми велись переговоры по служебным мобильным телефонам, должен быть подкреплен данными об этих абонентах в деловой переписке, договорной документации организации-налогоплательщика и т.п.
Обратите внимание! Налоговое законодательство не содержит специального перечня документов, подтверждающих производственный характер расходов налогоплательщика на оплату услуг сотовой связи. Отсутствуют требования о расшифровке произведенных переговоров и об обязательности получения детализированных счетов и составления отчета по каждому звонку.
Если расчеты с оператором связи производятся на условиях 100-процентной предоплаты, то аванс, перечисляемый оператору, не признается расходом организации и учитывается в составе дебиторской задолженности на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Только получив от оператора счет, организация отражает свои расходы по оплате услуг связи.

Разъяснения Минфина России

Указанные выше требования налоговиков и перечень документов отражены в письме Минфина России от 27.07.2006 №03-03-04/3/15. Так, фирма может установить лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению работником за счет собственных средств.
Превышение установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов только после того, как сотрудник возместит работодателю указанные затраты. При этом уплачиваемое возмещение будет учитываться для целей налогообложения в доходах от реализации (письмо минфина от 23.05.2005 №03-03-01-04/1/275).
ПАМЯТКА. Необходимо утвердить приказ руководителя на лимит использования услуг мобильной связи каждым работником в месяц в соответствии с занимаемой им должностью (письмо минфина от 13.10.2006 №03-03-04/2/217). С одной стороны, это позволяет организации планировать свои расходы, однако с другой — может быть невыгодно с точки зрения налогообложения.
Использование в личных целях мобильной связи, оплаченной работодателем, экономически выгодно. Поэтому такой доход подлежит обложению подоходным налогом в порядке, предусмотренном ст. 211 НК РФ. В письме Минфина от 5.06.2008 №03-03-06/1/350 сказано, что критерием экономической обоснованности таких расходов является необходимость работника в соответствии с установленными должностной инструкцией обязанностями использовать «мобильник» в служебных целях. Финансисты отметили, что при установке сим-карт на мобильные телефоны сотрудников организация будет учитывать расходы на оплату счетов в аналогичном порядке.
А в письме Минфина от 7.12.2005 №03-03-04/ 1/418 даны разъяснения по вопросу ведения телефонных переговоров в производственных целях во время нахождения сотрудника на отдыхе или же в выходные и праздничные дни. В этом случае затраты на оплату услуг сотовой связи также могут быть признаны расходами для целей налогообложения.
Наши рекомендации. В должностной инструкции сотрудника, который пользуется сим-картой организации в выходные дни, надо указать, что у него ненормированный рабочий день.

А судьи что.

Каждая организация вправе выбрать наиболее удобный и приемлемый способ обоснования и документального подтверждения понесенных расходов на связь. Ни налоговое, ни бухгалтерское законодательства не требуют для учета расходов на сотовую связь наличия детализированного счета и тем более отчетов по каждому звонку.
Часто налогоплательщикам удается в суде обосновать и документально подтвердить понесенные расходы на телефонные переговоры и доказать свою правоту. Выводы налоговых органов в отношении не-обоснованного признания для целей налогообложения расходов на сотовую связь не находят поддержки у судей. Арбитры подчеркивают, что НК не устанавливает перечень документов, подлежащих оформлению при осуществлении налогоплательщиком тех или иных расходных операций и не предъявляет специальных требований к их оформлению.

Договор с оператором заключен сотрудником

В ситуации, когда договор с оператором сотовой связи заключен самим сотрудником, а организация возмещает работнику фактические затраты на оплату служебных разговоров (выплачивает компенсацию за использование личного телефонного аппарата в служебных целях), размер денежной компенсации должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей трудовой деятельности. У организации должны быть документы (или их заверенные копии), выписанные на физическое лицо: заключенный с сотовой компанией договор об оказании услуг и детализированный отчет оператора, отчет работника о звонках служебного характера.
ПАМЯТКА. Организация должна располагать документами (или их заверенными копиями), подтверждающими право собственности работника на используемое имущество.
В соответствии со ст. 188 ТК при использовании сотрудником личного имущества с согласия работодателя и в его интересах работнику выплачивается компенсация и возмещаются затраты, связанные с его использованием. Размер последних определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Денежная компенсация не облагается подоходным налогом и ЕСН в пределах установленных организацией размеров (пп. 2 п. 1 ст. 238, п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина от 2.06.2006 № 03-05-01-04/43). Не нужно начислять и взносы на обязательное пенсионное страхование (письмо минфина от 11.03.2008 № 03-04-06-02/ 28).
Другой вариант. У налогового инспектора не возникает вопроса, когда организация подключила мобильный телефон, который ей не принадлежит, если она арендует этот телефон у работника (без сим-карты). Сумма арендной платы относится к прочим расходам, связанным с производством или реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Арендная плата за телефон будет доходом сотрудника. С него надо удержать и перечислить в бюджет НДФЛ (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ, ст. 226 НК РФ). ЕСН на сумму арендной платы начислять не нужно (п. 1 ст. 236 НК РФ).
Как доказать, что звонки сотрудника с личного телефона, в который вставлена сим-карта, приобретенная организацией, носят производственный характер? Необходим детализированный счет оператора. В договоре о предоставлении услуг следует предусмотреть, чтобы оператор сотовой связи ежемесячно готовил организации такой отчет. По мнению налоговиков, производственную необходимость звонков, указанных в детализированном счете, подтвердит, например, договор с контрагентом, письменное распоряжение руководства сделать звонки, отчет сотрудника о результатах переговоров.
Имейте в виду! Практика показывает, что налоговики могут сами позвонить по номерам, которые значатся в детализированном счете. Если номер принадлежит лицу, который никак не связан с проверяемой организацией, налоговики снимут расходы на переговоры по этому номеру.

Корпоративная сотовая связь

Операторы сотовой связи предусматривают различные тарифы для физических лиц и субъектов предпринимательской деятельности. Например, у организаций и индивидуальных предпринимателей пользуются популярностью корпоративные тарифные планы, преимущества которых — низкая абонентская плата или полное ее отсутствие, широкий ассортимент допуслуг, всевозможные скидки, снижение цены за общение внутри тарифного плана и звонки на льготные номера и другие.
Применение таких тарифов существенно снижает расходы на сотовую связь и минимизирует документооборот, упрощает работу бухгалтера. Это позволяет подобрать максимально соответствующий потребностям каждого работника организации тарифный план.
ПАМЯТКА. К выбору тарифов следует подходить внимательно. От этого зависит не только сумма потраченных средств на услуги связи, но и возможные претензии, которые могут быть предъявлены налоговыми органами при проведении проверок.
Имейте в виду! Многие операторы связи предоставляют корпоративным клиентам бесплатные услуги. Их стоимость уже включена в тариф. Советуем не включать в текст договора упоминания о безвозме-здности таких предложений. В противном случае, в соответствии с п. 8 ст. 250 НК РФ, их рыночная стоимость будет признана внереализационным доходом организации.
Наши рекомендации. Корпоративную мобильную связь сотрудники компаний рассматривают как часть соцпакета, так как большинство работодателей не устанавливает никаких специальных условий ее использования. За такую непредусмотрительность можно поплатиться. Только наличие подписи сотрудника в документе позволяет распространить на него связанные с оплатой звонков обязательства — в противном случае всю ответственность несет работодатель. Использование корпоративной сотовой связи можно регулировать, например, «Положением о порядке возмещения расходов и компенсациях за мобильную связь», которое содержится в «Корпоративных правилах» компании.

Безлимитный тариф

Он выгоден тем сотрудникам, которые говорят по телефону не менее 1200 «мобильных» минут в месяц. Предлагаемый многими сотовыми операторами безлимитный тариф, казалось бы, устраняет проблемы, связанные с налоговым учетом затрат на мобильные переговоры. Однако чиновники считают, что расходы на сотовую связь могут уменьшать налогооблагаемую базу только в пределах, определенных приказом руководителя организации. Налоговики хотят видеть документ, в котором будет установлено, на какую сумму вправе «наговорить» сотрудник организации.
НК РФ не содержит таких условий, и организация может признать всю плату по безлимитному тарифу, без ограничений. Но лучше составить приказ. Приведенные в нем лимиты расходов на разговоры для каждого сотрудника должны быть выше фактических затрат на сотовую связь для данного работника. Например, если безлимитная связь для директора обходится в 5000 рублей в месяц, то в приказе нужно указать лимит в 6000 рублей.
Чтобы лимит не вызвал сомнений у налоговиков, он должен быть равен средним расходам на сотовую связь за прошлые месяцы при повременной оплате разговоров. Эта величина должна быть выше абонентской платы по безлимитному тарифу.

Читать еще:  Как найти хорошего финансового советника

Делаем выводы

В организациях, где сотовая связь необходима многим работникам и потому затраты на ее оплату существенны, надо стремиться к тому, чтобы последние были учтены в расходах. Возможности для этого есть. Главное — запастись необходимыми подтверждающими документами, установить адекватные лимиты и, обрабатывая расшифровку оператора связи, исключить из расходов оплату наиболее «подозрительных» (с точки зрения налоговиков) звонков.

обсудить статью
Эльмира Багаутдинова
эксперт-налоговый консультант УЦ «Раздолье»,
член Палаты налоговых консультантов России

Телефонная связь: инспекторы требуют обоснований

Питерские инспекторы ревностно относятся к уменьшению налоговой базы по прибыли на расходы по оплате услуг телефонии, а потому – следят за производственной необходимостью переговоров, детализацией счетов на оплату услуг связи и пр.

Разобраться в вопросах бухгалтеров нам помогли эксперты – Галина Комягина, юрисконсульт ООО «Ассистанс Аудит», и Марина Сухих, директор департамента корпоративных коммуникаций ОАО «Северо-Западный Телеком».

Доказываем производственный характер звонков

Для целей налогообложения услуги связи относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Налоговые инспекторы весьма придирчиво относятся к признанию для целей налогообложения расходов на телефонную связь. При решении вопроса, какие именно расходы на оплату услуг связи могут быть учтены для целей налогообложения, самый важный критерий – их производственная необходимость.

По итогам месяца (или иного расчетного периода, определенного договором) оператор выставляет фирме-абоненту счета на оплату переговоров. Рекомендуем организации заключить такой договор, по которому одновременно со счетом оператор должен будет выставлять расшифровку (детализацию) счета по каждому телефонному номеру. За это может взиматься отдельная плата. Но этот расход вполне оправдан, ведь такая расшифровка – одно из основных условий, по мнению Минфина и ФНС, для включения затрат на телефонные переговоры в расходы для целей налогообложения. Расшифровка детализирует общую сумму платежа за предоставленные услуги связи по каждому абонентскому номеру, в том числе: номера телефонов всех абонентов; даты и время переговоров; тарификацию услуги.

Расшифровка – далеко не единственный документ, необходимый для включения в расходы затрат на телефонные переговоры. Чтобы удовлетворить налоговиков, работнику придется сделать отчет о производственной необходимости звонков. Каждому звонку (каждой сумме в расшифровке оператора) нужно дать обоснование: кому звонил и зачем (например, 27.09.07 в 11.00 в течение 50 секунд – представителю ООО «Мир» по вопросу заключения договора).

Минфин разрешает наравне с оплатой звонков, сделанных в рабочее время, включать в расходы в налоговом и бухгалтерском учете оплату звонков, сделанных в нерабочее время, во время отпуска работника или в выходные дни (письмо Минфина России от 07.12.05 № 03-03-04/1/418). Такие расходы тоже нужно подтверждать полным пакетом документов.

Когда должны приносить счета

Случается, что счета на оплату звонков поступают в компанию к самому окончанию 15-дневного периода с момента выставления счета. Тем временем абоненту могут отключить телефоны за неоплату, хотя у него даже нет счета. Разберемся, какой срок доставки счетов предусмотрен действующим законодательством.

Разъясняет Галина Комягина. В соответствии со статьей 53 Правил оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи (утв. постановлением Правительства РФ от 18.05.05 № 310) в договоре помимо прочих условий должны быть указаны адрес и способ доставки счета за оказанные услуги.

Если в договоре не указан конкретный способ доставки счета абоненту, оператор (на законных, кстати, основаниях) оставляет за собой право выбора способа доставки – почтой или с курьером. Согласно статье 116 Правил оператор обязан обеспечить доставку абоненту счета на оплату услуг в течение 10 дней с даты выставления этого счета. Таким образом, действующее законодательство четко определяет срок – 10 дней (не указав, однако, каких – рабочих или календарных).

Если счет доставляет курьер, то он должен потребовать у абонента отметку о получении (подтверждение доставки). В противном случае факт доставки счета доказать будет сложно. Если же счет доставляется по почте, то ситуация несколько проще – датой исполнения обязанности будет дата на почтовом штемпеле, а датой получения абонентом счета – дата доставки почтового сообщения.

Разъясняет Марина Сухих. Срок доставки мы практически не нарушаем. Когда это все-таки происходит, разбираемся в причинах, и чаще всего в таких ситуациях виноват сам абонент: или не забирает счета в определенном для этих целей месте, или исчезает в неизвестном направлении (отпуск, командировка, болезнь и пр.). В обоих случаях при позднем получении счетов на оплату абонент может направить претензию о нарушении сроков выставления счетов. В противном случае 10-дневный срок на исполнение обязанности по оплате счетов будет исчисляться с момента получения счета.

Просите детализацию письменно

Часто в детализации счетов можно увидеть объем соединений только по номерам, закрепленным за повременным тарифным планом. А сколько наговорили на остальных тарифных планах (комбинированные и безлимитный), часто нельзя узнать. Ответ связистов такой – программой не предусмотрено.

Разъясняет Галина Комягина. В соответствии со статьей 116 Правил оператор связи обязан по просьбе абонента детализировать счета, то есть предоставить дополнительную информацию об оказанных услугах связи. За это может взиматься отдельная плата. Если оператор отказывается проводить детализацию (даже за дополнительную плату), то он нарушает действующее законодательство. То, что детализация на отдельные виды тарифных планов не предусмотрена программой, не является аргументированным отказом.

Можно запросить детализацию в письменном виде, потребовав письменный ответ, и на основании того, что абонент не владеет информацией, право на которую ему предоставляется законодательством, потребовать оформления дополнительного соглашения к договору на оказание услуг об изменении тарифного плана.

Разъясняет Марина Сухих. В соответствии с пунктом 114 Правил каждый счет за услуги местной связи ОАО «Северо-Западный Телеком» содержит данные о суммарной продолжительности местных телефонных соединений. Детальная расшифровка счета с указанием номеров телефонов, времени соединения, его длительности и стоимости и т. д. не является обязательной информацией, предоставляемой оператором абоненту.

Продолжительность местных телефонных соединений является основанием для тарификации только в том случае, если абонент оплачивает услуги по повременному тарифному плану, а также по одному из комбинированных тарифов в случае превышения лимита, включенного в ежемесячный платеж. В этих случаях информация о длительности соединений указывается в счете.

Дополнительную информацию об оказанных услугах местной связи – подробную расшифровку телефонных соединений – наша компания готова предоставить абоненту-организации по запросу (единовременно) или, если это предусмотрено условиями договора, ежемесячно вместе со всей документацией.

Информационный партнер ИАА Bishelp, Газета Учет.Налоги.Право.

Мобильная связь: элемент соцпакета или служебная необходимость?

“Кадровик. Трудовое право для кадровика”, 2009, N 12

МОБИЛЬНАЯ СВЯЗЬ: ЭЛЕМЕНТ СОЦПАКЕТА ИЛИ СЛУЖЕБНАЯ НЕОБХОДИМОСТЬ?

Как позаботиться о сотрудниках так, чтобы не пришлось пожалеть об этом? В статье рассказано о правильном оформлении оплаты мобильной связи работникам, а также об определении случаев, когда эта оплата включается в соцпакет.

Собственники и топ-менеджмент коммерческих компаний на собственном опыте хорошо знают, что продуманная социальная политика является для них не благотворительностью, а объективной необходимостью, т. к. существует объективная зависимость между экономическими показателями работы организации и проводимой ею социальной политикой в отношении своих сотрудников. Именно поэтому такое пришедшее к нам из-за рубежа понятие, как социальный пакет, уже стало атрибутом отечественной бизнес-культуры.

Социальный пакет представляет собой определенный набор дополнительных прямых и косвенных финансовых выгод, предоставляемых работодателем конкретному работнику. Это могут быть: добровольная медицинская страховка, бесплатные или льготные обеды, занятия спортом, обучение и повышение квалификации, проездные, путевки, оплата за пользование мобильной связью, личным транспортом, добровольное пенсионное страхование и негосударственное пенсионное обеспечение, предоставление корпоративного транспорта и т. д. и т. п. Компания чаще всего подбирает из всей совокупности элементов социального пакета тот или иной набор различных благ социальной инфраструктуры практически для каждого сотрудника индивидуально – в зависимости от его стажа работы, профессионального статуса и должностных обязанностей. Количество составляющих социального пакета ограничено только фантазией и финансовыми возможностями работодателя. Сегодня при выборе места работы практически любой специалист интересуется пакетом социальных услуг, который может ему гарантировать та или иная коммерческая компания.

Одним из наиболее распространенных элементов социального пакета является оплата за пользование мобильной связью. Остановимся на этом подробнее.

Не секрет, что многие сотрудники компаний рассматривают корпоративную мобильную связь как часть стандартного социального пакета, в соответствии с которым служебная SIM-карта выдается без всяких оговорок относительно специальных условий ее использования (без ограничений по лимиту разговоров) или с установленным лимитом ее использования. Напомним, что согласно п. 2 Правил оказания услуг подвижной связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 25.05.2005 N 328 (ред. от 16.02.2008; далее – Правила оказания услуг подвижной связи), SIM-карта – это карта, с помощью которой обеспечивается идентификация абонентской станции (абонентского устройства), ее доступ к сети подвижной связи, а также защита от несанкционированного использования абонентского номера. SIM-карта (обычная SIM-карта, мультиSIM-карта, туристическая SIM-карта) может приобретаться как в комплекте с сотовым телефоном, так и отдельно.

Читать еще:  С 1 января будущего 2013 года в платежках ЖКХ появится новая строка – отчисления на капремонт

Однако для ряда сотрудников корпоративная мобильная связь может быть необходима не только как элемент соцпакета, но и непосредственно для выполнения ими своих должностных обязанностей. Это следует учесть при документальном оформлении таких операций. В противном случае у компании могут возникнуть налоговые риски в части необоснованного признания расходов на оплату мобильной связи для целей исчисления налога на прибыль и необоснованного предъявления к вычету налога на добавленную стоимость со стоимости подобных расходов, а у сотрудников – налоговые риски в части налога на доходы физических лиц.

Оформляем необходимые документы

На практике рост расходов на услуги мобильной связи у компаний вызывает повышенное внимание налоговых органов к налогообложению таких расходов и предъявление претензий к компаниям в части экономической оправданности данных затрат и их направленности на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Из буквального прочтения следует, что любые расходы компании (в том числе и расходы на мобильную связь) должны быть:

– обоснованны (экономически оправданны);

– выражены в денежной форме;

– произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Примером того, как налогоплательщик обосновал расходы на оплату услуг сотовой связи, является Постановление ФАС Московского округа от 31.05.2006 по делу N КА-А40/4775-06:

– налогоплательщик оказывает организациям консультационные и информационные услуги на основании договоров;

– обслуживаемые организации территориально удалены друг от друга и от исполнителя;

– характер оказываемых услуг требует присутствия работников исполнителя непосредственно в обслуживаемых организациях, а для осуществления оперативного руководства производственным процессом необходима связь руководителя с работниками, а также связь между работниками организации-исполнителя;

– таким образом, расходы на услуги сотовой связи произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;

– организацией-исполнителем заключены договоры с оператором связи ОАО “Московские ТелеСистемы” на оказание услуг сотовой связи. Суммы расходов на услуги мобильной телефонной связи учтены в составе производственных затрат на основании выставленных ОАО “Московские ТелеСистемы” счетов и счетов-фактур за фактически оказанные услуги;

– руководителем организации-исполнителя сотовые телефоны закреплены за работниками организации-исполнителя, которые имеют право пользоваться сотовыми телефонами, и утверждены предельные размеры расходов на связь для каждого работника. В период проведения выездной налоговой проверки утвержденные лимиты на использование сотовой телефонной связи были предъявлены работникам налогового органа;

– следовательно, по мнению судей, произведенные затраты на услуги мобильной телефонной связи подтверждены документально.

Итак, правильное документальное оформление расходов на оплату мобильной связи как в социальных, так и в служебных целях приобретает первостепенное значение и для компании, и для сотрудников с точки зрения потенциальных налоговых и трудовых споров.

Если использование корпоративной мобильной связи является элементом социального пакета, то это обязательно должно быть зафиксировано в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему) с работником или в коллективном договоре. Однако в действительности работодатель не всегда идет на фиксирование конкретных элементов социального пакета в условиях трудового договора, тем самым лишая работника каких-либо гарантий на этот счет. В этой связи хотелось бы обратить внимание на следующие обстоятельства. Основанием для предоставления социального пакета в обязательном порядке чаще всего выступает трудовой или коллективный договор. Причем коллективный договор заключается крайне редко. При этом относительно трудового договора распространена следующая практика: социальный пакет предоставляется работнику не сразу, а по истечении определенного времени или на особых условиях (например, после прохождения испытательного срока или отработки какого-то временного периода в организации либо же нахождение в определенной должностной категории). То есть в подавляющем большинстве случаев предоставление социального пакета не связано с заключением трудового договора между работником и работодателем. Поэтому чаще всего в трудовом договоре все обязанности работодателя фактически сводятся к размытой формулировке: “Работодатель обязуется обеспечить работнику соответствующие условия труда”.

Необходимость использования мобильной связи в производственных целях должна быть закреплена как в трудовом договоре, так и в должностных инструкциях работников.

Кроме того, использование мобильной связи в компании обычно регламентируется в локальном нормативном акте. Называться он может по-разному – положение о порядке возмещения расходов и компенсациях за мобильную связь, положение о служебной сотовой связи, регламент пользования корпоративной сотовой связью и т. п.

В этом документе необходимо четко прописать установленный в компании порядок пользования корпоративной сотовой связью как в служебных целях, так и в целях реализации социальной политики; указать установленный лимит расходов (стоимостный или временной) за использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению компании работником за счет собственных средств; в каком порядке производится это возмещение: периодичность, форма оплаты, на основании каких первичных документов, а также предусмотреть использование безлимитного тарифа для отдельных работников, необходимость переадресации звонков и других услуг оператора сотовой связи для отдельных работников и т. д.

Кроме того, компании нужны еще и соответствующие подтверждающие документы (см. Письмо Минфина России от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15):

– договоры с оператором сотовой связи, в которых оговорены все существенные условия. Требования к оформлению договора об оказании услуг подвижной связи, а также существенные условия такого договора изложены в п. п. 19 и 20 Правил оказания услуг подвижной связи;

– детализированные счета операторов сотовой связи за фактически оказанные услуги связи. В договоре о предоставлении услуг желательно предусмотреть, чтобы оператор сотовой связи ежемесячно представлял детализированные счета. В них должны быть указаны все числящиеся за организацией абонентские номера, даты и время переговоров, продолжительность звонков, тарификация услуги (Письмо УФНС России по г. Москве от 09.02.2005 N 20-12/8153);

– приказ по организации, утверждающий списки работников (должностей), которым в силу их должностных обязанностей необходимо использование сотовой связи. В приказе отражаются номера сотовых телефонов и SIM-карт, закрепленных за конкретными работниками в целях реализации социальной политики и в служебных целях. В этом документе организация может также установить список базовых телефонных номеров абонентов, связь с которыми осуществляется в рамках производственной деятельности. После поступления от операторов счетов за фактически оказанные услуги сотовой связи работники представляют в бухгалтерию пояснения по тем номерам счетов, которые не были оговорены в приказе. В частности, указываются наименование контрагента, его местонахождение (город, населенный пункт), вид деятельности (если сотрудник занимался поиском потенциальных клиентов или поставщиков). Образец такого приказа приведен ниже;

– специальные ведомости передачи работникам сотовых телефонов, находящихся в собственности организации, либо иные аналогичные документы;

– специальные ведомости передачи работникам SIM-карт, приобретенных организацией, или другие подобные документы;

– должностные инструкции работников (тарифно-квалификационные характеристики – для категории “Рабочие”), содержащие указание, что работнику в служебных целях нужно пользоваться именно сотовой связью. Суды считают, что в этих целях в должностной инструкции достаточно закрепить обязанности, подразумевающие оперативное взаимодействие с коллегами и партнерами (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.04.2007 по делу N А33-10149/06-Ф02-2062/07). По мнению налоговых органов, в должностной инструкции работника, пользующегося мобильной связью, должна быть обоснована необходимость ведения им переговоров по мобильному телефону в служебных целях. Так, необходимость использования мобильной связи может быть обусловлена разъездным характером работы работника (водители, экспедиторы, курьеры) либо какими-то иными причинами. Налоговые инспекторы считают, что если в силу своих должностных обязанностей работник целый день находится в офисе, где имеется стационарная телефонная связь (например, секретарь), то доказать экономическую обоснованность затрат на сотовую связь такого работника будет трудно. Автор не взял бы на себя смелость однозначно утверждать, что обосновать необходимость сотовой связи для секретаря организации будет трудно. Секретарю чаще других работников приходится передавать разного рода информацию, используя для этого все возможные способы – и электронную почту, и факс, и телефонную связь (как стационарную, так и сотовую). А вот если организация включает в перечень лиц, пользующихся корпоративной сотовой связью в служебных целях, бухгалтера, занимающегося исключительно начислением заработной платы работников, то у проверяющих есть все основания усомниться в целесообразности отнесения на расходы затрат на оплату звонков такого работника;

– иные документы. По мнению налоговых органов, производственную необходимость звонков, указанных в детализированном счете, подтвердят, например, договор с контрагентом, письменное распоряжение руководства сделать звонки, отчет работника о результатах переговоров (Письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.2006 N 20-12/83834.1).

Общество с ограниченной ответственностью “Амато”

3 августа 2009 г. г. Москва

1. Обеспечить сотрудников ООО “Амато” Вишнева А. Ю. и Мельникова О. И. сотовой связью. Для этого закрепить за сотрудниками телефонные номера, выдать сотовые телефоны и установить ежемесячный лимит расходования денежных средств на сотовую связь:

Почему полиции не в радость народные помощники и инспектора

На прошлой неделе в статье «Как заставить водителей соблюдать ПДД» («Ведомости» от 28.03.2019) мы рассуждали, почему ужесточение наказания для нарушителей правил дорожного движения не сработает. Вместо этого во всем мире используют фото- и видеокамеры для фиксации нарушений. В общем случае камеры устанавливаются там, где максимально велика вероятность аварии или нарушения. Однако охватить камерами все пространство потенциальных нарушений невозможно. Многие нарушения, которые действительно мешают людям (парковка на газонах) или создают существенные риски (парковка перед пешеходным переходом), государственные камеры смогут фиксировать еще не скоро. Эффективнее всего камеры работают в борьбе с нарушениями скоростного режима. Однако там, где бессильна государственная система видеонаблюдения, возможно участие обывателей. Люди могут сами фотографировать или записывать нарушения и присылать информацию о них в полицию.

Читать еще:  Как правильно отразить в договоре штрафные санкции?

В феврале Государственная дума в первом чтении приняла законопроект, позволяющий обычным людям фиксировать нарушения на дорогах с помощью специального приложения. В первую очередь инициатива направлена на борьбу с неправильными парковками, но функционал позволяет заявлять и о более серьезных нарушениях – всего в законопроекте 18 составов (в том числе проезд на красный свет). Планируется разработать и внедрить приложение «Народный инспектор» и состыковать его с порталом госуслуг, в котором должны быть зарегистрированы пользователи.

Предполагаемый бюджет на реализацию проекта – 2,7 млрд руб. Новость о таких планируемых затратах вызвала резонанс. Многочисленные комментаторы обращали внимание на завышенную цену разработки. При этом в финансово-экономическом обосновании законопроекта указано, что 100 млн руб. будет направлено на закупку оборудования, а оставшиеся 2,6 млрд – на закупку услуг связи для нужд реализации проекта.

Однако многие забыли, что подобные приложения уже давно существуют в России. Еще в 2012 г. московское издание The Village разработало приложение «Парковки». Чуть позже петербургские активисты создали приложение Spot, которое автоматизировало подачу заявления в полицию о нарушении правил парковки. Формально любой из нас может обратиться в ГИБДД, приложив фото- и видеоматериалы, свидетельствующие об административном правонарушении. Заявление может стать основанием для возбуждения дела об административном правонарушении. На этом и строилась работа существующих приложений, упрощавшая для пользователя процедуру подачи такого обращения. Но достаточно быстро создатели приложений столкнулись с проблемами. Сотрудники ГИБДД сначала приняли инициативу с энтузиазмом, но вскоре поняли, что не успевают справляться с потоком заявлений.

Одна из главных трудностей в работе ГИБДД по заявлениям людей – маленький штат отделений инспекции. При успешном запуске приложений можно ожидать резкого увеличения потока заявлений, но количество полицейских, работающих с ними, не изменится. Раньше при появлении завала сотрудники могли просто отказаться принимать заявления, сославшись на неясный правовой статус фото- и видеоматериалов или на их недостаточное качество. С появлением официального приложения поступить так будет сложнее.

Проблема недостаточной численности инспекторов может быть решена, если инспектор будет делать только ту работу, которая действительно требует участия человека: определять наличие нарушения и его правовую квалификацию. Сегодня же инспектор заполняет еще множество бумаг, которые могли бы создаваться автоматически. Здесь рождается вторая проблема. Значительная часть отделений ГИБДД до сих пор использует устаревшую технику и программное обеспечение. Введение такой системы потребует изменения всей интернет-приемной и технического оснащения отделений ГИБДД, проведения большой работы по выстраиванию единой системы из абсолютно разных районных отделений со специфическими практиками правоприменения в каждом.

Даже если решить эти проблемы, останется еще одна опасность. Локальные инициативы «Помощник Москвы» и «Народный инспектор» в Татарстане столкнулись с тем, что существующее регулирование требует от инспектора работы с бумажными носителями. Несмотря на тренд на цифровизацию различных сфер государственного управления, в законодательстве фактически не прописаны стандарты, на основании которых документ, имеющий правовое значение, может существовать только в электронном виде или генерироваться компьютером. В результате возникает дублирование. Полученное через приложение заявление о неправильной парковке не отправляется напрямую на монитор инспектора, а распечатывается в управлении ГИБДД и затем в бумажном формате отвозится в районный отдел, где работа проходит уже одновременно и с бумажным, и с электронными носителями или и вовсе только с бумажным. Это не только тормозит процесс возбуждения административного дела, но также может приводить к утере материалов или ухудшению качества фотографий. При этом такая ситуация наблюдается не только в Госавтоинспекции. Она характерна для большинства государственных органов, столкнувшихся с необходимостью принудительного перехода на различные цифровые системы одновременно с сохранением обязанности оформлять бумажные документы.

Пример автоматизации учета дорожных нарушений показывает родовые дефекты многих инициатив по цифровой трансформации государства. Инициативы отталкиваются от правильных идей: расширение участия людей, перевод взаимодействия в электронную форму, опора на новые технологические возможности. Однако на стадии реализации государство выбирает неожиданные и неоптимальные решения. Вместо того чтобы развивать существующие модели, предлагается формировать новый механизм с нуля. Вместо того чтобы настраивать существующую практику применения закона, использовать уже работающие правовые механизмы, изменяется регулирование федерального уровня. Игнорируются существующие и очевидные сегодня проблемы (кадровое обеспечение и сложность полного ведения дела об административном правонарушении в электронном виде), которые сведут на нет любую инициативу по цифровизации.

Авторы — стажер-исследователь и директор по исследованиям Института проблем правоприменения при Европейском университете в Санкт-Петербурге

Приказ о запрете пользования мобильными телефонами на рабочем месте

Для того, чтобы сотрудники организации при исполнении должностных обязанностей не отвлекались на посторонние разговоры, в некоторых компаниях руководство выпускает приказ о запрете пользования мобильными телефонами.

Где чаще всего применяется такой запрет

Наиболее часто запретительные меры в отношении мобильных устройств применяются в режимных организациях, на предприятиях с непрерывными производственными линиями, в транспортных фирмах, компаниях, осуществляющих авиаперевозки, а также в некоторых медицинских, образовательных учреждениях и т.д.

Запрет обычно направлен на то, чтобы предотвратить опасные для жизни и здоровья человека ситуации, исключить помехи в рабочем процессе, избежать материальных и финансовых потерь и других неблагоприятных последствий.

Следует отметить, что табу на использование мобильников должно работать только непосредственно в часы трудовой деятельности, в обеденный перерыв оно должно сниматься.

Для чего нужен документ, его роль

В российском законодательстве нет указаний на запрет пользования мобильными телефонами и другими подобными устройствами на работе. Тем не менее, руководство каждой организации вправе установить такое требование во внутренних нормативно-правовых актах компании и издать соответствующий приказ.

Все сотрудники предприятия должны быть ознакомлены с этими документами под роспись, что обозначает в дальнейшем обязательное их исполнение. В случае нарушения, работодатель оставляет за собой право на дисциплинарное наказание провинившегося, начиная от простого замечания и даже до увольнения (в случае неоднократного пренебрежения запретом).

В каком формате писать приказ

Для составления приказа о запрете пользования мобильными телефонами на рабочем месте можно выбрать произвольную форму – никаких его стандартных бланков на сегодняшний день нет. Правда, если в компании принято применять шаблон документа, разработанный и утвержденный в ее учетной политике, нужно воспользоваться именно им – это оградит от возможных претензий руководства и, в случае проверки — контролирующих ведомств.

Как оформить документ, особенности

К оформлению документа также никаких требований нет – его разрешается делать как рукописным, так печатным, единственное, что следует соблюсти: электронный приказ после формирования надо распечатать. Для распечатки подойдет простой лист бумаги или же бланк, выполненный в фирменном стиле (с логотипом и реквизитами).

Структура документа

При составлении приказа следует придерживаться обычных для такого рода документации структуры и состава. В частности приказ должен содержать «шапку»: сведения о компании и самом распоряжении; данные о законодательных нормах и внутренних актах фирмы, в соответствии с которыми он издан (это основание), а также краткое изложение объективных причин для его создания (это обоснование). Основная часть приказа, как правило, состоит из нескольких пунктов, которые могут формулироваться произвольно. Последний пункт всегда – о назначении ответственного за исполнение распоряжения сотрудника. В конце приказ обязательно должен быть завизирован.

Кто должен подписать

В документе должно стоять несколько подписей. В первую очередь – автограф директора, поскольку он является главным сотрудником фирмы и все приказы всегда выпускаются от его лица.

Далее в нем должны расписаться работники, в отношении которых данное распоряжение выпущено, а также те, кто назначен ответственными за его исполнение. Печать сегодня ставить не требуется, поскольку она утратила свое значение и не является обязательным атрибутом компании (за исключением случаев, когда штамп является непреложным условием со стороны руководства фирмы).

Как учитывать, правила и сроки хранения

Все приказы, выпускаемые от лица директора организации, подлежат обязательному контролю. Для этого на предприятиях применяется специальный журнал учета распорядительных актов. В него достаточно внести название и номер приказа, дату его выпуска. В случае необходимости с помощью журнала удастся легко найти нужный документ.

Что касается хранения, то тут все довольно просто. Готовый, согласованный и подписанный приказ следует поместить в папку с другими подобными распоряжениями. Здесь он должен лежать период, установленный в законе или же срок, прописанный в локальной документации фирмы. После того, как актуальность его истечет, бланк можно передать для дальнейшего хранения в архив или же утилизировать.

Образец приказа о запрете пользования мобильными телефонами на рабочем месте

При необходимости составить приказ о запрете пользования мобильными телефонами, воспользуйтесь приведенными выше советами, а также ознакомьтесь с образцом документа – он поможет вам сформировать нужное распоряжение.

  1. Начало документа вполне стандартно: сначала напишите тут название организации (полное или сокращенное — неважно), затем номер приказа (в соответствии с внутренним документооборотом), его наименование, дату и место выпуска.
  2. Ниже идет основной блок. Здесь первым делом следует указать ссылку на статью и пункт закона или же локальный акт фирмы, а также обозначить причины для запрета, имеющие непосредственное отношение к сути данного распоряжения.
  3. Далее переходите собственно к указаниям: впишите сам запрет, внесите дату, с которой он начинает действовать, обозначьте необходимость включения соответствующих изменений в правила внутреннего трудового распорядка и другие нормативные документы компании, а также требование об ознакомлении с приказом о запрете всех работников предприятия, которых он касается.
  4. Назначьте ответственных сотрудников за проведение всех этих мероприятий.
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector