Система управления временем Бенджамина Франклина

Система управления временем Бенджамина Франклина

— Управление временем Бенджамина Франклина

— Управление временем Бенджамина Франклина
— Матрица управления временем Стивена Кови
— GTD Дэвида Аллена

Система Франклина работает по принципу «от большего к меньшему». Система «утверждает», что каждое действие человека должно быть согласовано с его жизненными ценностями и направлено на осуществление глобальной жизненной цели.

Для того чтобы путь к намеченной цели был более легким и быстрым, главную задачу делят на небольшие подзадачи, а их, в свою очередь, разделяют на несколько мелких заданий. Иными словами, система Б. Франклина построена по типу пирамиды, в нижней части которой располагаются жизненные принципы и глобальные цели, а в средней и верхней — долгосрочные и краткосрочные планы по достижению этих целей.

1-я ступень пирамиды.
«Строительство» пирамиды начинается с основания. Именно от основания и будут зависеть все дальнейшие действия. На данном этапе следует определиться с жизненными принципами: обозначить свои ценности, разобраться, с тем, что важно, а что — не очень.

2-я ступень пирамиды.
Следующий этап напрямую зависит от предыдущего. Исходя из выбранных ценностей, человеку следует поставить перед собой конкретную цель. Самую большую и самую главную. Цель, к которой он будет стремиться последующие несколько лет или даже десятилетий.

3-я ступень пирамиды.
3-я ступень пирамиды будет «возведена» тогда, когда вы составите генеральный план. В рамках системы Франклина под «генеральным планом» подразумевается общий план по достижению глобальной цели. Особенностью данного плана можно назвать отсутствие временной составляющей: в генеральном плане прописываются исключительно действия, а вот время их выполнения не указывается.

4-я ступень пирамиды.
Теперь самое время приступить к составлению долгосрочных планов — планов на ближайшую пятилетку. Этот план составляется с указанием конкретных дат реализации. Причем очень важно выставлять не абстрактную дату (например, «в этом году»), а четко прописывать сроки (например, «с сентября по ноябрь» n-го года).

Указание конкретного срока ускорит приближение к цели. Человек по своей природе довольно ленив и, «забыв» указать конкретный срок, вы будете постоянно откладывать выполнение задачи и переносить ее реализацию на более поздний срок.

Вас может заинтересовать статья о правильном распорядке дня.

Постарайтесь сопоставить каждый пункт долгосрочного плана с пунктом генерального. Вы должны точно знать, к реализации какого пункта генерального плана вы приближаетесь, стараясь выполнить конкретный пункт долгосрочного плана.

Вносить коррективы в долгосрочные планы желательно каждые 4-6 месяцев.

5-я ступень пирамиды.
На данном этапе будет необходимо заняться составлением краткосрочных планов. Такие планы могут быть рассчитаны, как на несколько месяцев, так и на несколько недель. Каждый пункт краткосрочного плана должен «подчиняться» какому-либо из пунктов долгосрочного.

Краткосрочным планам, также, как и долгосрочным, требуются четкие сроки исполнения, только тогда их составление будет не пустой тратой времени.

Пересматривать краткосрочные планы необходимо довольно часто. Желательно перечитывать (и вносить изменения в случае надобности) в краткосрочные планы 2 раза в месяц.

6-я ступень пирамиды.
На последнем заключительном этапе вам придется заняться составлением ежедневных планов. Планы на каждый день будут напрямую зависеть от краткосрочных планов, которые вы разработали, «взбираясь» на предыдущую ступень.

Желательно, чтобы каждый пункт плана имел четкие временные рамки. Например: «Занятия вокалом с преподавателем с 10.00 до 17.00».
Составлять план на день лучше накануне вечером. В течение дня план можно и нужно корректировать.

— Матрица управления временем Стивена Кови

Виды деятельности, согласно матрице Стивена Кови, условно делятся на важные и срочные. Срочные дела обозначают маркером «сейчас». Это действия, требующие внимания и времени. Иногда они могут быть направлены на приобретение удовольствия, создание атмосферы занятости. Но, по сути, такие действия не всегда важны и могут не вести к достижению запланированных целей.

Результаты наших действий напрямую зависят от важных дел. Важными называют дела, которые помогают в осуществлении поставленных целей. Такие занятия иногда кажутся несрочными, но требуют особого внимания и незамедлительных действий.

Важными называют дела, которые помогают в осуществлении поставленных целей. Стивен Кови обращает внимание на то, что, начиная любое дело, обязательно нужно представлять конечную цель. Если этого не сделать, понятия «срочно» и «важно» легко перепутать, тем самым ставя преграды на пути реализации замысла.

Квадрат 1.
Содержит дела, срочные и важные одновременно. В основном это кризисы и проблемы, с которыми приходится сталкиваться в жизни. Такие трудности поглощают жизненную энергию человека и заставляют уйти от неурядиц к неважным и несрочным делам, которые заполнят свободное время, однако никакой пользы не принесут.

Результатом таких действий являются стресс, перенапряжение, вечная борьба, что абсолютно несовместимо со счастливой и успешной жизнью.

Квадрат 2.
Включает в себя прояснение ценностей, укрепление отношений с близкими и важными людьми, долгосрочное планирование действий, восстановление сил для достижения целей и поиска новых возможностей. Такие дела являются важными, но часто откладываются в долгий ящик, поскольку считаются несрочными.

Данный квадрат оказывается самым эффективным потому, что дает результат, нацеленный на реализацию перспектив. Если тратить большую часть времени на осуществление вышеописанных действий, существует вероятность стать успешным человеком.

Результатом выполнения действий из 2-го квадрата является удовлетворенность жизнью, дисциплинированность, появление перспективы. Это ключ к управлению собственной жизнью.

Квадрат 3.
К этому квадрату относятся ежедневные помехи, которые ложно считаются срочными. Сюда же включается реализация чужих желаний, если она опережает в важности дела из квадрата 2.

Освободившись от неважных занятий из этого сектора, стоит уделить свободное время квадрату 2, так как результатом упора на 3-й сектор является неразумная жертвенность, ложное представление о бессмысленности планов и целей.

Квадрат 4.
Его считают сектором деградации, ведь данный квадрат содержит в себе неважные и несрочные дела. Сюда включают повседневные мелочи, отвлекающие внимание человека от реально важных дел, а также бессмысленное времяпровождение и зависимость от каких-либо дел (компьютерные игры, просмотр ТВ).

Вместо личностного развития человек теряет время, накапливает негативные эмоции и разрушает собственную жизнь бездействием и безответственным отношением к бытию.

Возможно, вас заинтересует статья «Закон Парето«.

— GTD Дэвида Аллена

Если постараться описать метод Дэвида Аллена одним предложением, то можно сказать, что основная его рекомендация – максимально использовать современные технические инструменты для целей планирования и управления временем. Это не отобразит всю суть GTD, но позволит сложить представление хотя бы о части техники.

Действительно, система тайм-менеджмента Д. Аллена известна, в первую очередь, своими техническими «уловками» (система «43 папки», применение специального компьютерного ПО и канцелярских предметов), целью которых является упрощение управления проектами. О некоторых практичных инструментах GTD мы поговорим в следующем уроке, здесь же приведём общую характеристику техники.

Ещё до создания теории автор был уверен, что сама организация работы никогда не должна занимать времени больше самой работы. Поэтому в основу системы и легло убеждение, что максимальные усилия нужно прикладывать к практическому выполнению задания, а не помнить всё, что нужно сделать. «Помнить» будут предложенные Алленом инструменты, а человек будет лишь выполнять работу.

Getting Things Done (GTD) берёт свое начало с публикации одноименной книги (2002). Сегодня это чёткая, детальная, пошаговая методика повышения личной эффективности, пользующаяся огромным спросом. Взгляды Д. Аллена выходят за рамки традиционного тайм-менеджмента, хотя много его советов как раз таки направлены на «приведение дел в порядок», избавление от рабочей неразберихи и хаоса.

В отличие от С. Кови, автор GTD считает главным не выделять приоритеты, а контролировать процесс выполнения задач и, на основе результатов, строить видение будущего. Очевидно, что это диаметрально противоположно принципу пирамиды Франклина, ведь Аллен предлагает заканчивать глобальными планами, а не начинать с них. Для достижения успеха в данном отношении он предлагает применять 3 самостоятельные модели:

1) Управление рабочим процессом подразумевает контроль над всеми обязанностями и задачами и реализуется через 5 этапов: сбор, обработка, организация, обзор, действия;

2) 6-уровневая модель обзора работы для видения перспектив (текущие дела, текущие проекты, круг обязанностей, ближайшие годы (1-2 года), пятилетняя перспектива (3-5 лет), жизнь);

3) Естественный метод планирования (определение цели и принципов, виденье желаемых результатов, мозговой штурм, организация, определение следующего конкретного действия).

Несомненным преимуществом GTD как системы управления временем является то, что она наиболее целостная, предлагающая готовый набор инструкций, следуя которым можно «привести дела в порядок». Д. Аллен также предлагает много практических инструментов, способствующих этому.

С другой стороны, GTD требует жёсткой самодисциплины и постоянной работы над поддержанием личной системы в актуальном состоянии. К тому же, есть мнения, что она не совсем подходит для людей творческих профессий.

Так, специалист в области тайм-менеджмента А. Капуста считает, что эта система идеально вписывается в работу тех, у кого она носит более линейный характер, например, в сфере продаж. Там человек ежедневно вынужден делать сотни звонков, получать множество электронных писем, и без соответствующей организации ему достаточно сложно со всем этим справиться. Но в творческой работе последовательность заданий не всегда приоритетна, а строгость оставляет мало места для новаторства.

Также читайте стью о том, как организовать себя.

Материал подготовлен Дилярой специально для agydar.ru

Система Управления Временем Бенджамина Франклина.

Главная » Важное » Система Управления Временем Бенджамина Франклина.

Всем добрый день!

Не каждый бы смог узнать того, кто изображен на фото безо всей этой мишуры.
Хотя Большинство жителей нашей Планеты так или иначе встречали портрет данного человека!
Бенджамин Франклин Первый американский президент, который им даже не был. Кому стало интересно интернет Вам в помощь.

Ну а статья немного о другом.

Решил сохранить данный материал потому, что считаю его достаточно полезным.

Хотя лично я некоторые вещи проработал бы конкретно под себя. Так как уже успел достаточно неплохо себя изучить за это время. Поэтому могу оптимизировать либо упразднить некоторые шаги или ступени, что мне просто не подходят.
Ссылка на источник.

Что бы я добавил?

Я бы добавил материалы Абрахама Маслоу с так называемой Пирамидой Маслоу.

Здесь, главное, не привязываться к тому, что выделили из нее маркетологи, а рассматривать с разных сторон достаточно широким и дальновидным взглядом.
То есть, мы можем легко исключать целые ступени, если они не затрагивают сущность конкретной личности и выделять те, что позволяют достигать великих результатов.
Хотя здесь, как и везде, не стоит переусердствовать.
Потому что эффект выгорания никто не отменял.
В общем, как всегда, важна гармония!
Источник фото здесь.

Ну и не стоит оставлять без внимания работы Бертрана Рассела.
Своего рода тоже Пирамида, но прогуляться по ней можно как снизу вверх, так и сверху вниз.
С осознанием и погружением в саму суть процесса.

Миссия.
Идентичность (самоактуализация).
Ценности (убеждения).
Возможности (способности).
Поведение (привычки).
Окружение.

by Bassano, vintage print, 1936

Хотя и интеллектуальная решетка Чарли Мангера, оказалась бы здесь весьма кстати.
Чарли Мангер хороший друг и партнер Уоррена Баффета уже на протяжении многих лет. Вместе они проводят собрания акционеров Berkshire Hathaway (Беркшир Хэтэуэй) и не перестают шутить, что один глуховат, другой слеповат, но вместе они дадут фору многим, в том числе и молодым и сильным Инвесторам.

Возможно, в будущем я соберу и переработаю данный материал в полноценную статью. А пока, предлагаю просто оставить в том виде, что получилось. Думаю, и этого будет достаточно для самостоятельной работы над собой.

Читать еще:  Изучение конъюнктуры рынка: что это такое, и чем оно может быть вам полезно?

Сама статья Система Управления Временем Бенджамина Франклина.

Система «утверждает», что каждое действие человека должно быть согласовано с его жизненными ценностями и направлено на осуществление глобальной жизненной цели. Для того чтобы путь к намеченной цели был более легким и быстрым, главную задачу делят на небольшие подзадачи, а их, в свою очередь, разделяют на несколько мелких заданий.

1-я ступень пирамиды Франклина

«Строительство» пирамиды начинается с основания. Именно от основания и будут зависеть все дальнейшие действия. На данном этапе следует определиться с жизненными принципами: обозначить свои ценности, разобраться, с тем, что важно, а что — не очень.

У каждого из нас свои приоритеты. Этот этап можно назвать самым сложным — разобраться в своих чувствах и мыслях совсем не просто. Крайне важно найти именно свои ценности. Нередко то, что мы считаем ценностью, оказывается для нас «фальшивкой», навязанной обществом, семьей, друзьями и т. д. Например, вы можете думать, что для вас главное — это богатство. Но на самом деле для счастья вам нужна любящая семья и средний достаток. Это значит, что мысли о богатстве поселились в вашей голове под давлением коллег, друзей или навязчивой рекламы.

Составив список ценностей, тщательно изучите его еще раз. Исключите ценности, которые противоречат друг другу. Записанные ценности стоит пересматривать примерно один раз в год. Время идет, и вполне нормально, что ваши жизненные приоритеты меняются.

2-я ступень пирамиды

Следующий этап напрямую зависит от предыдущего. Исходя из выбранных ценностей, человеку следует поставить перед собой конкретную цель. Самую большую и самую главную. Цель, к которой он будет стремиться последующие несколько лет или даже десятилетий.

Помните, глобальная жизненная цель не должна противоречить вашим жизненным ценностям. В противном случае ее достижение не принесет должного удовлетворения. Пересматривать глобальную цель рекомендуется ежегодно.

3-я ступень пирамиды

3-я ступень пирамиды будет «возведена» тогда, когда вы составите генеральный план. В рамках системы Франклина под «генеральным планом» подразумевается общий план по достижению глобальной цели. Особенностью данного плана можно назвать отсутствие временной составляющей: в генеральном плане прописываются исключительно действия, а вот время их выполнения не указывается. Вносить изменения в генеральный план следует каждый год.

4-я ступень пирамиды

Теперь самое время приступить к составлению долгосрочных планов — планов на ближайшую пятилетку. Этот план составляется с указанием конкретных дат реализации. Причем очень важно выставлять не абстрактную дату (например, «в этом году»), а четко прописывать сроки (например, «с сентября по ноябрь» n-го года).

Неправильно: Я пройду курс театрального мастерства в ближайшие 2 года.

Правильно: Я пройду курс театрального мастерства в период с мая по сентябрь 2011 года.

Указание конкретного срока ускорит приближение к цели. Человек по своей природе довольно ленив и, «забыв» указать конкретный срок, вы будете постоянно откладывать выполнение задачи и переносить ее реализацию на более поздний срок. Вносить коррективы в долгосрочные планы желательно каждые 4-6 месяцев.

5-я ступень пирамиды

На данном этапе будет необходимо заняться составлением краткосрочных планов. Такие планы могут быть рассчитаны, как на несколько месяцев, так и на несколько недель. Каждый пункт краткосрочного плана должен «подчиняться» какому-либо из пунктов долгосрочного. Например, если в долгосрочный план вы внесли пункт «Обучение в консерватории», то в краткосрочный вам следует внести такие пункты, как: «Подготовка к вступительным экзаменам», «Подача документов в приемную комиссию» и т. д. Иными словами, каждый пункт долгосрочного плана придется поделить на несколько более мелких задач.

Пересматривать краткосрочные планы необходимо довольно часто. Желательно перечитывать (и вносить изменения в случае надобности) в краткосрочные планы 2 раза в месяц.

6-я ступень пирамиды

На последнем заключительном этапе вам придется заняться составлением ежедневных планов. Планы на каждый день будут напрямую зависеть от краткосрочных планов, которые вы разработали, «взбираясь» на предыдущую ступень. Так, если в предыдущем плане у вас числилась «Подготовка к вступительным экзаменам», то в плане на день вы можете, например, указать: «Подготовка к экзамену по вокалу». Если же уложиться в один день невозможно, то разбейте план на несколько дней. Например: 17 мая 2011 года — выучить текст песни и начать самостоятельно разучивать песню под музыку, 18 мая 2011 года — занятия с преподавателем по вокалу.

Желательно, чтобы каждый пункт плана имел четкие временные рамки. Например: «Занятия вокалом с преподавателем с 10.00 до 17.00».

Составлять план на день лучше накануне вечером. В течение дня план можно и нужно корректировать.

Управление временем в течение дня

Составляя планы на день, нужно учитывать приоритетность того или иного дела. Обычно все дела можно отнести к одной из 3-х категорий.

Важные — дела, откладывать выполнение которых ни в коем случае нельзя. Эти дела следует выполнять в первую очередь. Их невыполнение или неверное выполнение может привести к нарушению краткосрочных планов.

Второстепенные — дела, выполнить которые желательно в ближайшее время. Правда сделать это можно не только сегодня, но и завтра или послезавтра. Главное сильно не затягивать, ведь даже самое несрочное дело может стать срочным, если о нем позабыть.
Малозначительные — дела, которые все же нужно выполнить. Конечно, лучше сделать их побыстрее, однако ничего страшного не произойдет, если и отложить их на недельку-другую.
Вначале следует приступить к выполнению важных дел, потом перейти к выполнению второстепенных и, если останется время, заняться малозначительными делами. Не стоит хвататься сразу за все, в противном случае можно вообще ничего не успеть.

Система управления временем Бенджамина Франклина

«Любишь ты жизнь? Тогда не теряй времени; ибо время ткань, из которой соткана жизнь».

Бенджамин Франклин был необыкновенно трудолюбивым человеком и, как результат своей работы, оставил систему управления временем, которой до сих пор пользуются многие бизнемесны и целеустремленные люди.

Система управления временем Б.Франклина

Системы хронометража, которым учат на многих курсах управления временем, «направлены назад» – в их основе лежит учёт уже использованного, отработанного времени, это своего рода дневник того, что сделано. Система Франклина же «направлена вперёд» – она работает с тем, что должно быть сделано. Глобальная задача дробится на подзадачи, те – на ещё более мелкие подзадачи. Визуально эту систему можно отобразить в виде ступенчатой пирамиды, а процесс её применения – как процесс строительства этой пирамиды.

1) Сначала укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей.

Человек определяет свои жизненные ценности (грубо говоря – то, чего он хочет от жизни). Для одного это материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне. Для другого – благополучная семья, любящая жена и счастливые дети. Для третьего – слава и высокий социальный статус. Для четвёртого – власть. Для пятого – познание. Для шестого – служение во имя человечества… Список можно продолжать до бесконечности, тем более что обычно у человека есть некое множество жизненных ценностей. Этап определения жизненных ценностей является наиболее важным в построении пирамиды – если на этом этапе будет допущена ошибка (например, человек выберет «познание» и «служение людям», хотя на самом деле для него важны в первую очередь «известность» и «высокий социальный статус»), то впоследствии его неизбежно постигнет разочарование. Итак, первым делом надо составить список жизненных ценностей, причём не надо бояться потратить на это слишком много времени – важно хорошо обдумать список. Необходимо убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу.

2) Следующий этап – построение второго этажа пирамиды, опирающегося на первый.

Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Некоторые ещё называют этот этап «выбором Достойной Цели». Например, если кто-то считает, что для него наиболее важны «известность», «власть» и «высокий социальный статус», он может решить, что он хочет стать президентом США. Надо поставить перед собой глобальную цель. Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.

3) Третий этаж пирамиды опирается на второй.

Составляется генеральный план – что, по большому счёту, необходимо, чтобы достичь поставленной на предыдущем этапе цели. Например, для того, чтобы стать президентом США, надо сперва стать губернатором штата или мэром одного из крупных городов США, надо иметь партийную и/или финансовую поддержку, надо быть известным публике блестящим оратором, надо иметь незапятнанную репутацию, надо быть солидным женатым человеком, надо получить высшее образование в престижном учебном заведении и т.п. Так и пишется план. Поставив перед собой цель, следует составить генеральный план достижения цели.

4) Четвёртый этаж пирамиды – долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков.

Весьма важно указать, достижению, какого именно (каких именно) пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Ещё более важно указание конкретного срока – если человек говорит себе: «Когда-нибудь я обязательно куплю машину» (напишу книгу, пойду учиться в университет…), он может тянуть годами и в результате так и не достигнуть цели, но если он назначает себе конкретный срок, он значительно увеличивает шансы добиться своего. Например, если человек планирует стать президентом и знает, что для этого нужно иметь высшее образование, он может включить в свой пятилетний план следующий пункт: «До конца 200х года закончить с отличием Гарвардский Университет по специальности «социология и политология» – это, во-первых, даст мне требуемое высшее образование, и, во-вторых, я смогу завести знакомства с важными для меня людьми». Итак, следует составить план на ближайшие 4–5 лет, задавшись вопросом: «Что я могу сделать в ближайшие годы для достижения целей, намеченных в генеральном плане?» В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также указать, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели.

5) Пятый этаж – краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план.

Глядя на долгосрочный план, человек спрашивает себя: «Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?» Пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Например, если в долгосрочном плане стоит пункт: «Окончить Гарвардский Университет», то в краткосрочный план войдут такие пункты, как «Подать документы в Гарвардский Университет», «Пройти курсы по подготовке к экзаменам» и т.п. Следует составить план на срок от 2–3 недель до 2–3 месяцев и, как и на предыдущем этапе, указать конкретные сроки с точностью до нескольких дней.

6) Наконец, шестой этаж пирамиды – это план на один день.

Составляется он, как нетрудно догадаться, на основе краткосрочного плана – малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Например, задача «Подать документы в Гарвардский Университет» разбивается на такие подзадачи, как «Выяснить, какие документы и кому надо подать», «Оформить необходимые документы», «Отослать документы» и «Убедиться, что документы получены», каждую из которых можно назначить на какой-то определённый день. Обычно план на день не просто составляется за день до того, а складывается из списка различных дел, которые были назначены на этот день в течение нескольких предыдущих недель, зачастую в него также вносятся коррективы в течение дня. Составляя план на день, желательно указать время выполнения для каждой задачи.

Читать еще:  Что нужно знать, заключая договор аренды офиса или нежилого помещения?

Как Вы понимаете, все эти планы отнюдь не являются чем-то неизменным – наоборот, рекомендуется регулярно пересматривать их:

  • План на день скорее всего будет изменён Вами несколько раз в течение дня.
  • Краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели.
  • Долгосрочные планы должны пересматриваться раз в четыре-шесть месяцев.
  • Генеральный план следует пересматривать раз в год.

Раз в год рекомендуется критически взглянуть и на поставленную Вами глобальную цель – привлекает ли она Вас по-прежнему? Не хотите ли Вы внести какие-то коррективы? Тогда же стоит попытаться переосмыслить записанные Вами жизненные ценности.

В рамках одного дня используется другой способ управления временем. Все задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные.

Как явствует из названия, первоочередными являются задачи, не терпящие отлагательства – кровь из носа, но решить! Второстепенными являются задачи, которые также желательно решить как можно быстрее, но не произойдёт ничего страшного, если, в крайнем случае, они будут задержаны на день-два (впрочем, если тянуть с решением второстепенной задачи слишком долго, она может перейти в разряд первоочередных). Наконец, малозначительными считаются задачи, которые надо когда-нибудь решить (хорошо бы, конечно, сегодня), но сроки не поджимают и, если сегодня нет времени, то можно отложить их на завтра, на послезавтра или на начало следующего месяца.

В течение дня человек должен выделять время в порядке приоритетов – сперва заняться первоочередными задачами, когда они будут решены – перейти к второстепенным, и только если останется время, он может заняться делами малозначительными. Чтобы пояснить эту мысль на живом примере, приведу список своих задач на сегодня (16 марта 1999 года):

  1. Закончить внесение изменений в программу и передать её заказчику.
  2. Закончить статью «Система управления временем Б. Франклина».
  3. Поздравить приятеля с днём рождения.
  4. Получить в университете информацию об апрельских курсах.
  5. Забрать куртку из химчистки.
  6. Купить стиральный порошок и туалетную бумагу.
  7. Ответить на письма по поводу прошедшей игры «Что? Где? Когда?».

Первая задача является для меня первоочередной, т.к. сегодня истекает срок работы над программой и заказчик должен получить её сегодня, максимум – завтра, но не позже 8 часов утра. Первоочередной является также третья задача – человека надо поздравить с днём рождения именно в этот день (впрочем, если бы разговор с ним мог отнять много времени, я бы отнёс эту задачу к второстепенным, так как работа над программой всё-таки важнее).

Четвёртая и шестая задачи являются второстепенными – необходимо сделать и то, и другое в течение ближайших дней, было бы неплохо сделать это сегодня, но если я буду слишком занят и не смогу уделить время этим делам, я могу безболезненно отложить их на завтра.

Вторая, пятая и седьмая задачи являются для меня малозначительными – я могу сколь угодно долго откладывать их без особого ущерба для себя.

В результате список, если отсортировать его по степени приоритетности задачи, должен будет принять следующий вид:

  1. Обязательно закончить внесение изменений в программу и передать её заказчику.
  2. В перерыве – обязательно поздравить приятеля с днём рождения.
  3. Если успею – получить информацию об апрельских курсах.
  4. Если успею – купить стиральный порошок и туалетную бумагу.
  5. В свободное время закончить статью.
  6. В свободное время забрать куртку из химчистки.
  7. В свободное время ответить на письма.

Человек, вдумчиво планирующий свой день, успевает, как правило, решить все первоочередные задачи, зачастую хватает времени и на то, чтобы разобраться с второстепенными, а если повезёт, то и на малозначительные задачи остаётся время.

Если же человек не умеет расставить приоритеты, если в течение дня хватается то за одно, то за другое – времени катастрофически не хватает и нередко самое главное дело как раз и остаётся несделанным.

Если задача не решена в течение дня, она переносится в план на следующий день. Если же какое-то дело кочует с одной страницы ежедневника на другую, так и оставаясь неоконченным – хорошенько подумайте, нужно ли вообще заниматься этим делом? Если нужно – уверены ли Вы, что правильно определили его приоритет?

Американцы используют специальные ежедневники, позволяющие облегчить использование системы Франклина. Я не знаю, можно ли найти такие дневники в Вашем городе, но Вы без труда можете расчертить подобным образом любой ежедневник.

Первые (либо последние) страницы ежедневника отведены под список жизненных ценностей (1-й этаж пирамиды), описание глобальной цели (2-й этаж) и таблицу для записи генерального плана (3-й этаж).

В начале ежедневника несколько, соответствующим образом размеченных, страниц, выделенных под список целей на год (фактически, долгосрочный план – 4-й этаж).

В начале каждого месяца и/или каждой недели одна страница выделена под таблицу задач на этот период (краткосрочный план – 5-й этаж).

Наконец, для каждого дня отводится своя страница с таблицей для списка задач на день (6-й этаж).

В таблице предусмотрены два специальных столбца – для обозначения приоритета задачи («Пр.») и для обозначения статуса. Эти столбцы следует заполнять по ходу работы и обязательно проверять в конце дня. Зачем они нужны?

Поскольку задачи заносятся в список в произвольном порядке, столбец приоритетов служит для того, чтобы, закончив планирование, Вы чётко видели, за какую задачу Вам следует взяться в первую очередь. Чтобы не спутать приоритет задачи с её порядковым номером, рекомендуется обозначать первоочередные задачи буквой «A», второстепенные – буквой «B» и маловажные – буквой «C».

Столбец статусов служит для того, чтобы Вы видели, что происходит с каждой задачей, выполнена ли она, или же отменена либо отложена. Завершённые дела рекомендуют отмечать значком ∨ (птичкой). Отменённые – по той или иной причине – значком x (крестиком) , желательно также вписать причину, по которой задача была отменена. Для отложенных дел запись копируется в план другого дня (чаще всего – следующего), а в графе «Статус» за текущий день ставится значок «→» (стрелка) и вписывается дата, в план дня которой внесено эта задача. Возможно также выделение разных статусов цветом.

Например, в конце рабочего дня табличка может выглядеть вот так:

Это означает, что первая, третья и четвёртая задачи были выполнены, пятая и шестая задачи были отменены, так как они были решены без меня, и, наконец, вторая и седьмая задачи не были выполнены в течение дня, поэтому я перенёс их на послезавтра (и на страничке за 18/3/99 появились соответствующие записи).

Многие люди, применяющие систему Франклина, отмечают, что она помогает значительно повысить эффективность работы – как за счёт более эффективного управления временем, так и за счёт планирования самой работы.

В заключение следует обратить внимание на то, что использование системы Франклина ни в коей мере не входит в противоречие с применением какой бы то ни было системы хронометража. Наоборот, одновременное использование обеих систем может быть вдвойне эффективно, т.к. позволяет взглянуть и «вперёд», и «назад».

Автор: Александр Левитас, Источник

Нажмите на кнопки – поделитесь с дузьями интересным материалом!

Система управления временем Франклина

Система управления временем Бенджамина Франклина подразумевает, что каждое действие человека должно быть направлено на достижение некой глобальной жизненной цели. Исходя из этого формируются все прочие цели и планы вплоть до ежедневных задач.

Бенджамин Франклин — учёный, дипломат, политический деятель, а также изобретатель и журналист. Был в числе лидеров войны за независимость Соединенных Штатов.

Таким образом, всю систему можно представить в виде пирамиды, нижняя часть которой — это основные жизненные ценности, а в верхней — краткосрочные планы на день.

Главные жизненные ценности

В основании пирамиды лежат главные жизненные ценности. Они, по сути, определяют все дальнейшие цели, задачи и действия.

Крайне важно на данном этапе уделить как можно больше времени на обдумывание того, что для вас является истинной ценностью. Для чего вы живете? В чем ваше призвание? Просто сядьте и разберитесь в себе. Найдите свою миссию.

Хотите ли вы иметь огромную и дружную семью, или карьера — это ваше все. Может вас привлекают деньги и власть, а возможно вы всегда знали, что хотите служить людям и творить добро. Какой бы выбор вы не сделали, ответственность за него будет лежать на вас, поэтому не поленитесь все хорошенько обдумать.

Ценность не обязательно может быть одна, помните об этом. Главное, чтобы они не противоречили друг другу.

Не спешите. После составления списка, проверьте все еще на раз и убедитесь в том, что не вписали туда что-то по ошибке. Это точно ваша цель, а не ваших родителей или общества, влияющих на вас?

Со временем ценности могут меняться. Это нормально, не стоит из-за этого переживать. Жизнь меняется, мы становимся мудрее и старше, а значит меняются наши взгляды.

Вы вправе периодически корректировать свои ценности и глобальные цели. Главное не увлекаться и не делать это чаще одного раза в год.

Глобальная цель

Ваша глобальная цель будет строиться на основании определенной вами миссии и жизненных ценностей.

Например, человек, ценностями которого являются служение людям, увеличение добра на земле, улучшение качества жизни людей в целом, может поставить своей глобальной целью создание фонда помощи людям, оставшимся без крыши над головой.

Цель ни в коем случае не должна противоречить ценностям, иначе было бы не логично и неправильно.

Ежегодно пересматривайте и дополняйте ваши глобальные цели.

Генеральный план

Пришло время составить генеральный план для вашей глобальной цели. Генеральный план, в данном случае, — это составление общего плана действий по достижению цели.

Для примера создания фонда помощи — это поиск источников финансирования, покупка недвижимости для размещения людей, поиск персонала, реклама фонда, составление плана по реабилитации и возвращению людей к нормальной жизни и т.д.

Изменять и дополнять генеральный план вы также можете ежегодно.

Долгосрочный план

Следующая ступень — составление долгосрочных планов.

Долгосрочный — это не на послезавтра, хотя не могу не согласиться, что послезавтра – тоже долго 🙂 Долгосрочный — это на 4-5 лет.

В отличие от проработки генерального плана на этом этапе вам предстоит определиться с конкретными датами, когда цель должна быть достигнута.

Например: «Собрать 10 000 000 на строительство коттеджа для бездомных к концу 2019 года».

Долгосрочные планы подлежат пересмотру и корректировке раз в пол года — год.

Краткосрочный план

Составление краткосрочных планов — это ни что иное как дробление долгосрочных целей на более мелкие, ежегодное планирование.

Например, цель «Собрать 10 000 000 на строительство коттеджа для бездомных к концу 2019 года» может превратиться в краткосрочные цели:

  1. Создать фонд помощи малоимущим
  2. Провести пиар-компанию фонда
  3. Осуществить сбор первых денежных средств

Сроки исполнения также должны быть четко определены.

  1. Создать фонд помощи малоимущим — до 01.06.2018
  2. Провести пиар-компанию фонда — до 01.08.2018
  3. Осуществить сбор первых денежных средств — до 01.09.2018
Читать еще:  Как выбирает Уоррен Баффет и что у него в портфеле

Такие планы можно пересматривать ежемесячно и вносить коррективы.

Планы на день

Итак, мы добрались до самой верхней части пирамиды, а именно — составление ежедневных планов.

Как вы уже догадались, все они будут подчинены нашим краткосрочным целям, которые вытекают из долгосрочных, а те в свою очередь из генерального плана, который образовался из нашей глобальной цели, основанной на наших жизненных ценностях.

Распишите ваши ежедневные дела. Задайте им временные рамки.

  • с 9.00 до 14.00 — поиск каналов для рекламы фонда
  • с 14.00 до 18.00 — подсчет бюджета рекламной кампании, включение данной суммы в сумму сбора средств

Составлять ежедневные планы можно как на неделю вперед, так и накануне вечером. Корректировать планы можно в течение дня, но помните, что чем больше дел, связанных с вашими целями вы откладываете, тем дальше вы отодвигаете все, о чем так сильно мечтаете.

Данная система замечательна не только тем, что позволяет экономить время, ориентируя вас только на выполнение действительно важных задач, но и тем, что помогает вам создать гармонию в отношениях с собой, ведь каждое действие и каждый день вы будете посвящать своей миссии и превращению мечты в реальность.

Пирамида Франклина — методика достижения целей

Пирамида Франклина является одной из самых известных техник тайм-менеджмента, которую в большей или меньшей степени используют многие успешные бизнес-тренеры. Однако ее не стоит рассматривать только как технику управления временем, это целая система, вбирающая в себя постановку целей и их достижение, рассчитанная на всю жизнь.

Что такое пирамида Франклина

Названием методика обязана своему автору — Бенджамину Франклину, политическому деятелю, бизнесмену, ученому, одному из отцов-основателей США и авторов Конституции. Несмотря на то, что Б. Франклин не стал президентом США, его портрет вы можете увидеть на 100 долларовой банкноте.

Этот человек был чрезвычайно работоспособным и целеустремленным, умел правильно распоряжаться своим временем, отсекая неважное, концентрируясь на необходимом и важном.

Для рационального использования времени им была разработана система планирования и достижения краткосрочных и долгосрочных целей. Она-то теперь и называется пирамидой целей Франклина.

Это является глобальным подходом к планированию, в процессе которого человек начинает лучше понимать себя, свои настоящие желания.

Суть пирамиды Бенджамина Франклина — разбивание глобальной задачи на более мелкие, которые, в свою очередь, разбиваются на подзадачи.

Структура пирамиды Франклина

Пирамида Франклина — это логическая последовательность блоков (ступенек), каждый из которых содержит определенную цель:

  • жизненные ценности;
  • глобальные желания и цели («чего хочу от жизни?»);
  • генеральный план (ориентировочные цели на 5-10 лет);
  • долгосрочный план (ориентировочные цели от 1 года до 5-ти лет);
  • краткосрочный план (цели от 1 месяца до 1 года);
  • цели на день.

Пирамида Бенджамина Франклина сродни методике «Дерево целей», нередко используемой в тайм-менеджменте. Однако она отличается более глубоким анализом устремлений и желаний человека, при этом меньшей концентрацией на мелких шагах, которые нужно предпринять. Теперь давайте по пунктам разберем структуру пирамиды Франклина.

Жизненные ценности

Фундаментом всей пирамиды Франклина является большой блок (ступенька), состоящий из жизненных ценностей. Именно они предопределяют путь, который человек выбирает в жизни, так как при принятии решений он будет опираться на свои идеи, а также на понимание того, что правильно и является наилучшим для него.
Примерами жизненных ценностей могут быть:

  • стремление быть богатым, финансово независимым;
  • стремление к знаменитости, славе либо власти;
  • стремление помогать другим;
  • стремление создать семью, продолжить свой род;
  • стремление создавать что-то новое, творить.

Чтобы понять, что движет именно вами, необходимо искренне ответить себе на такие вопросы:

  • «Что я хочу оставить после себя?»
  • «Цель моей жизни?»
  • «Что в жизни для меня самое главное?»
  • «Зачем я живу?»

Расставив приоритеты, определив свои жизненные ценности, вы сможете понять, к чему именно вам стоит стремиться.

Глобальная цель

Как только вы разберетесь с жизненными ценностями, можно переходить к следующей ступеньке пирамиды Франклина — постановке глобальной цели в жизни. Это может быть не одно какое-то достижение, а несколько максимально важных в жизни.

Примером может быть такая глобальная цель: человек определил для себя жизненные ценности в служении другим людям, исходя из чего его глобальной целью является деятельность в волонтерской организации либо участие в Программе добровольцев Организации Объединенных Наций.

Пример для человека, стремящегося к финансовой независимости: глобальная цель — создание корпорации с филиалами в нескольких странах мира. Либо владение несколькими счетами в банках (в каких конкретно банках, с какой суммой на каждом счету).

Для человека, стремящегося к славе, глобальной целью может быть раскрытие своего таланта в качестве актера, певца, художника, композитора, дизайнера, спортсмена.

Генеральный план достижения цели

Это третий блок пирамиды Франклина. Логично, что генеральный план базируется на глобальной цели. Он представляет собой подробную пошаговую инструкцию, выполняя которую человек приблизится к своей цели.

Если взять в качестве примера художника, то ему, для того, чтобы стать знаменитым, нельзя рассчитывать только на свой талант. Нужно пойти на курсы, где профессионалы помогут увидеть ошибки и улучшить его слабые стороны; изучать специальную литературу, чтобы получить представление о цвете, гармонии, фигуре и т.п.; изучать работы мастеров; создать портфолио; завязывать знакомства с мастерами — это будет помогать в продвижении; принимать участие в различных выставках.

Долгосрочный план

Представляет собой пошаговый маршрут к выполнению одного из пунктов генерального плана. Рассчитывается на 1-5 лет. Его задача — приблизить достижение глобальной цели. Помимо тщательной прорисовки всех шагов, очень важно указать сроки, за которые их необходимо выполнить. Это поможет четко видеть все вехи маршрута и периоды выполнения задач. Временные границы будут постоянно держать в тонусе, не давая расходовать время попусту.

Краткосрочный план

Следующая ступень пирамиды Бенджамина Франклина — краткосрочный план. Рассчитывается на период от месяца до года. В результате должен приводить к достижению конкретной части долгосрочного плана. В данном случае человек конкретизирует свои задачи. К примеру, если часть долгосрочного плана — поступление в университет, то человек должен запланировать подготовку к тестам, собеседованию либо экзамену, определив для себя временные рамки.

План на день

Этот блок (ступень) является вершиной пирамиды Франклина. Здесь краткосрочный план разбивается на мелкие шаги, которые выполнимы за один день. Если человек нацелился поступить в университет и готовится к вступительному экзамену, он должен определить для себя материал, который сможет изучить за день. Так, по частям изучается вся информация, необходимая для сдачи экзамена.

Принципы пирамиды Франклина

Базируются на тех жизненных ценностях, которых Бенджамин Франклин придерживался всю жизнь:

Ценность Определение
Воздержание Будь умеренным в еде и напитках
Молчание Говори только нужное и полезное для других и себя, не болтай попусту
Порядок Клади все вещи на их места, выполняй дела в нужное время
Решительность Делай то, что должен; если решил сделать, делай
Бережливость Трать деньги на нужное, избегай пустых трат
Трудолюбие Цени свое время, не расходуй его попусту, всегда будь занят чем-то полезным
Честность Мысли и говори только честно и справедливо
Справедливость Не причиняй никому вреда, поступай честно и справедливо
Умеренность Будь терпелив и терпим к недостаткам других, не отвечай злом на обиды и оскорбления
Чистота Держи тело, одежду, свой дом и свою душу в чистоте
Спокойствие Не переживай по пустякам, спокойно относись к любым происшествиям
Целомудренность Соблюдай целомудрие в мыслях, управляй своими инстинктами
Скромность Бери пример с Сократа и Иисуса Христа

Вы можете взять в качестве ориентиров эти духовные ценности и на их основании строить свою дальнейшую жизнь. Главное, чтобы они перекликались с вашей глобальной целью.

Практическое использование пирамиды Франклина

Многим покажется непростой задачей выполнение всех пунктов пирамиды целей Франклина. Однако стоит только начать, и все окажется гораздо проще, чем казалось вначале. Ориентируйтесь на верхушку пирамиды — на план на день. С вечера составляйте план дел на следующий день либо утром составляйте план дел на сегодня.

Чтобы план к вечеру был выполнен, стоит вначале делать самые важные дела, а уже потом — второстепенные. И только если вы успеете сделать эти задачи, можете делать незначительные.

Конечно, если до этого момента вы никогда не планировали свои действия, жить по плану пирамиды Франклина первое время будет непросто. Привычка прокрастинировать либо отвлекаться на что-то малозначащее время от времени будет препятствовать вам выполнять запланированные задачи. Однако будьте упорны, и со временем вы выработаете в себе нужную дисциплинированность.

Работает ли пирамида Франклина

Насколько эффективна методика Бенджамина Франклина, стоит ли с ее помощью планировать свою жизнь? Вся жизнь этого политического деятеля говорит сама за себя.

Учитывая, что жизнь постоянно вносит свои коррективы, нужно быть гибким в глобальном планировании, тем более, что вы и сами не стоите на месте, развиваетесь, меняетесь. Не стоит впадать в отчаяние, если что-то не реализуется так, как вы запланировали в своей пирамиде Франклина, или выполнение какой-то задачи не вписывается в определенные вами сроки. Не переживайте и не делайте скорые выводы.

Начиная делать первые шаги согласно своему плану, вы будете учиться достигать поставленных целей. С каждым шагом вам это будет даваться все легче и легче.

В бизнесе

Четкое планирование и умение поставить цель важны для успешного бизнеса. Использование принципов пирамиды Бенджамина Франклина в бизнесе помогает быть эффективными, не тратить время на бессмысленные, а иногда и деструктивные действия.

Для составления плана на день можно использовать такую классификацию:

  1. В первую очередь делать важные дела, у которых имеется самый высокий приоритет. Их выполнение откладывать никак нельзя.
  2. Только после выполнения первостепенных дел переходите ко второстепенным. Если же произошла форс-мажорная ситуация, такую задачу можно перенести на следующий день.
  3. Малозначащие дела выполняются только при наличии свободного времени и после выполнения всех важных и срочных дел.

Советы по планированию времени на основе пирамиды Франклина

Время от времени просматривайте ваши планы, корректируйте. Учитывайте возникающие обстоятельства и изменения, которые от вас не зависят.

  1. Ежедневный план можно изменять в течение дня — бывает, что не правильно рассчитали время на выполнение какой-либо задачи, либо ошибочно определили приоритет.
  2. Краткосрочный план корректируйте 1 раз в 4-6 недель.
  3. Долгосрочный план пирамиды Франклина можно корректировать 1 раз в 6 месяцев.
  4. Генеральный — не чаще 1 раза в год.

Глобальная цель также со временем может измениться, потому что не всегда цели и желания остаются теми же самыми по прошествии 10 лет. С возрастом жизненные ценности тоже могут меняться. Если это происходит, то корректировать нужно все ступени пирамиды Франклина.

Как бы вам ни казалось непосильным запланировать свою жизнь на много лет вперед, это необходимо сделать. Хотя бы потому, что в таком случае вы сами будете распоряжаться своей жизнью. Давно известный факт: те, кто не планируют свою жизнь, осуществляют чужие мечты и цели, отдавая этому свое время и силы. Пирамида Франклина — отличный и эффективный способ взять бразды правления своей жизнью в свои руки.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector