Планирование закупок

Планирование закупок

Планирование закупок

Какую пользу приносит Планирование закупок

Пользу планирования как такового сложно переоценить. Планирование является одним из 5 важнейших элементов менеджмента. Все важнейшие процессы в бизнесе подлежат планированию: продажи, поступление денежных средств (Cash Flow), производство, закупки.

Правда, часто встречается такой перекос: почему-то поступление денег мы планируем по дням, а поступление/закупки сырья и материалов нет… А как без этого работать производству? Оно же может страдать от отсутствия нужных компонентов.

Чтобы составить план закупок нужно:

  1. Получить План продаж от Отдела продаж или ПЭО.
  2. Получить корректные остатки готовой продукции от логистов (склада).
  3. Рассчитать План производства под План продаж и с учетом текущих остатков. План производства – это потребность в ТЕ по периодам (желательно – дням).
  4. Рассчитать потребности в сырье и материалах под согласованный План производства.
  5. Рассчитать План закупа под потребности в сырье и материалах с учетом лагов поставки и минимальной партии поставки.

План закупа – это сгруппированная потребность в сырье и материалах, сдвинутая вперед по времени под действующие условия поставки.

Для качественного Плана закупок необходимо чтобы:

  1. План продаж от Отдела продаж или ПЭО был достаточно точным.
  2. Остатки готовой продукции были корректными.
  3. План производства был рассчитан корректно по периодам (желательно – дням) под План продаж и с учетом текущих остатков.
  4. План закупа был рассчитан корректно по периодам (желательно – дням) под потребности в сырье и материалах с учетом лага поставки и минимальной партии поставки.

Вот и все, и тогда наше производство будет работать без сбоев! Остается лишь обеспечить качество этих планов, желательно, конечно, автоматизировать процесс.

Какой вред может приносить Планирование закупок

Звучит странно? Сразу оговоримся, что вред может приносить ТОЛЬКО отсутствие или некачественное Планирование закупок.

КАК происходит Потеря прибыли:

Пример:

18 числа Коммерческий директор Дмитрий смотрит остатки ГП на складе и видит, что товарной единицы (ТЕ) Х уже 2 дня нет в остатках.

Он зовет директора по производству Сергея и тот говорит, что закончилась упаковка для этой ТЕ.

Дмитрий вызывает Снабженца и спрашивает: «Почему. ». Снабженец Евгений: «Извините, просчитались, думали, что хватит до конца месяца. ».

Дмитрий: «Женя! Надо срочно привезти упаковку! Бегом. ».

20 числа поставщик получает деньги, 28 числа упаковка приходит на склад материалов – возобновляется производство, 30 числа ТЕ попадает в продажи.

Знакомая ситуация?

Причина – плохо спланировали продажи, а, следовательно, и производство с закупом.

Либо бывает так: планируем только продажи, а закуп вообще не планируем – действуем «по ситуации».

Поэтому в один «прекрасный» момент заканчивается упаковка или нужный ингридиент. Данная высокомаржинальная товарная единица (ТЕ) не производится. Причем руководство об этом может узнать только на 2-3-й день. Пока разберемся, потом бежим срочно закупать. С учетом прохождения платежа и лага поставки проходит еще неделя. В итоге Предприятие лишилось прибыли по этой ТЕ за 1,5-2 недели…

Нет, ну можно, конечно, всегда держать избыточные запасы сырья и материалов. Но тогда лишаемся оборотных средств, а в итоге – опять же прибыли.

КАК происходят потери Бюджета закупок Предприятия:

Ход событий будет такой же, как в Примере.

Только еще возникают дополнительные расходы:

Везем «на ракете»:

Поскольку надо срочно, приходится использовать максимально быструю, а значит, самую дорогую доставку. Например, авиа, хотя обычно используем ж/д.

Некогда искать дешевле:

Поскольку надо срочно, приходится закупать у того, у кого есть в данный момент нужное количество. А это не всегда самый выгодный поставщик… Например, наш текущий выгодный поставщик упаковки работает по графику (полиграфическое производство) и не сможет срочно разместить наш заказ. Придется покупать втридорога…

Минимальная партия:

Поскольку надо просто «заткнуть дыру» (плановая поставка ведь придет вскоре), то закупаемая партия будет небольшая, скорее всего минимальная. В полиграфии, например, с увеличением тиража цена падает кратно. А это значит, что опять же придется покупать втридорога…

Вынужденная замена:

Может случиться, что у нас – большая кредиторская задолженность перед выгодным поставщиком. Поскольку срочно ее не можем погасить (опять же время и деньги), придется закупать у другого поставщика, менее выгодного…

КАК происходят потери Качества закупаемого сырья и материалов:

Ход событий будет такой же, как в Примере.

Только еще возникают риски для Качества поставляемого сырья и материалов – банально срабатывает фактор времени:

Некогда искать лучше:

Поскольку надо срочно, приходится закупать первое более-менее подходящее у того, у кого есть в данный момент нужное количество. А это не всегда поставщик с лучшим качеством…

Некогда ждать замены брака:

Поскольку надо срочно, приходится пропускать менее качественное сырье в производство. Мы ведь в этой ситуации не готовы ждать, когда поставщик заменит бракованное сырье.

Приходится Входному контролю поступаться принципами. А далее это грозит потерей качества выпускаемой продукции, затем недовольные Клиенты – снижение продаж – снижение прибыли.

В любом случае происходят потери времени, качества, бюджета, прибыли.

Вашей прибыли…

ЧТО ДЕЛАТЬ?

Планировать и еще раз планировать!

Чтобы предотвратить потери, описанные выше, мы рекомендуем все-таки выделить ресурсы на Планирование закупок.

Для повышения эффективности закупок на Предприятии мы также рекомендуем разработать и внедрить программу для планирования закупок.

Если Вы хотите разработать и внедрить у себя Планирование закупок, свяжитесь с нами, чтобы получить нужные Вам решения.

Статья 16. Планирование закупок

Информация об изменениях:

Статья 16 изменена с 1 октября 2019 г.- Федеральный закон от 1 мая 2019 г. N 71-ФЗ

Статья 16. Планирование закупок

ГАРАНТ:

См. Энциклопедии и другие комментарии к статье 16 настоящего Федерального закона

1. Планирование закупок осуществляется посредством формирования, утверждения и ведения планов-графиков. Закупки, не предусмотренные планами-графиками, не могут быть осуществлены.

2. В планы-графики включаются:

1) идентификационные коды закупок, определенные в соответствии со статьей 23 настоящего Федерального закона;

2) наименование объекта и (или) наименования объектов закупок;

3) объем финансового обеспечения для осуществления закупок;

4) сроки (периодичность) осуществления планируемых закупок;

5) информация об обязательном общественном обсуждении закупок товара, работы или услуги в соответствии со статьей 20 настоящего Федерального закона;

6) иная информация, определенная порядком, предусмотренным пунктом 2 части 3 настоящей статьи.

3. Правительством Российской Федерации устанавливаются:

1) требования к форме планов-графиков;

2) порядок формирования, утверждения планов-графиков, внесения изменений в такие планы-графики;

3) порядок размещения планов-графиков в единой информационной системе.

4. Правительство Российской Федерации вправе установить особенности включения в план-график информации о централизованных закупках, совместных конкурсах и аукционах, закупках, при осуществлении которых применяются закрытые способы определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), а также об отдельных закупках, предусмотренных пунктом 7 части 2 статьи 83, пунктом 3 части 2 статьи 83.1, частью 1 статьи 93 и статьей 111 настоящего Федерального закона.

5. Планы-графики формируются на срок, соответствующий сроку действия федерального закона о федеральном бюджете на очередной финансовый год и плановый период, федеральных законов о бюджетах государственных внебюджетных фондов Российской Федерации на очередной финансовый год и плановый период, закона субъекта Российской Федерации о бюджете субъекта Российской Федерации, законов субъекта Российской Федерации о бюджетах территориальных государственных внебюджетных фондов, муниципального правового акта представительного органа муниципального образования о местном бюджете. В планы-графики включается с учетом положений бюджетного законодательства Российской Федерации информация о закупках, осуществление которых планируется по истечении планового периода. В этом случае указанная в части 2 настоящей статьи информация вносится в планы-графики закупок на весь срок планируемых закупок.

6. План-график формируется государственным или муниципальным заказчиком в соответствии с требованиями настоящей статьи в процессе составления и рассмотрения проектов бюджетов бюджетной системы Российской Федерации с учетом положений бюджетного законодательства Российской Федерации и утверждается в течение десяти рабочих дней после доведения до государственного или муниципального заказчика объема прав в денежном выражении на принятие и (или) исполнение обязательств в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

7. План-график формируется государственным, муниципальным учреждениями, государственным, муниципальным унитарными предприятиями в соответствии с требованиями настоящей статьи при планировании финансово-хозяйственной деятельности государственного, муниципального учреждений, государственного, муниципального унитарных предприятий и утверждается в течение десяти рабочих дней после утверждения соответственно плана финансово-хозяйственной деятельности государственного, муниципального учреждений, плана (программы) финансово-хозяйственной деятельности государственного, муниципального унитарных предприятий.

8. Планы-графики подлежат изменению при необходимости:

1) приведения их в соответствие в связи с изменением установленных в соответствии со статьей 19 настоящего Федерального закона требований к закупаемым заказчиками товарам, работам, услугам (в том числе предельной цены товаров, работ, услуг) и (или) нормативных затрат на обеспечение функций государственных органов, органов управления государственными внебюджетными фондами, муниципальных органов;

Читать еще:  Снятие с учета ЕНВД

2) приведения их в соответствие в связи с изменением доведенного до заказчика объема прав в денежном выражении на принятие и (или) исполнение обязательств в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации, изменением показателей планов (программ) финансово-хозяйственной деятельности государственных, муниципальных учреждений, государственных, муниципальных унитарных предприятий, изменением соответствующих решений и (или) соглашений о предоставлении субсидий;

3) реализации решения, принятого заказчиком по итогам обязательного общественного обсуждения закупки в соответствии со статьей 20 настоящего Федерального закона;

4) использования в соответствии с законодательством Российской Федерации экономии, полученной при осуществлении закупки;

5) в иных случаях, установленных порядком, предусмотренным пунктом 2 части 3 настоящей статьи.

9. Внесение в соответствии с частью 8 настоящей статьи изменений в план-график может осуществляться не позднее чем за один день до дня размещения в единой информационной системе извещения об осуществлении соответствующей закупки или направления приглашения принять участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя) закрытым способом либо в случае заключения контракта с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем) в соответствии с частью 1 статьи 93 настоящего Федерального закона – не позднее чем за один день до дня заключения контракта.

10. Не допускаются размещение в единой информационной системе извещений об осуществлении закупки, документации об осуществлении закупки, направление приглашений принять участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя) закрытым способом, если такие извещения, документация, приглашения содержат информацию, не соответствующую информации, указанной в планах-графиках.

11. Особенности планирования закупок в рамках государственного оборонного заказа устанавливаются Федеральным законом от 29 декабря 2012 года N 275-ФЗ “О государственном оборонном заказе”.

Этапы закупочной деятельности

Какие основные этапы проведения закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ существуют в современной бизнес-практике российских компаний?

Существуют следующие этапы закупки:

  1. Прогнозирование закупок.
  2. Установление потребности в закупках и их обоснование.
  3. Составление плана закупок на опредёленный период.
  4. Определение параметров конкретной закупки.
  5. Объявление очередной закупки.
  6. Сбор предложений потенциальных поставщиков.
  7. Определение победителя данной закупки.
  8. Заключение договора.
  9. Исполнение договора.

Для определения этапов размещения закупки товаров и услуг необходим анализ уже осуществлённых закупок за конкретный период по конкретному направлению и в целом по компании. По общему правилу все три названных базовых участника закупочной деятельности должны являться обособленными субъектами. При эффективной организации закупочной деятельности на каждой из стадий закупочного процесса их полномочия распределяются в соответствии со следующими принципами:

Инициатор анализирует собственную деятельность за предыдущий закупочный период и планы деятельности на предстоящий закупочный период с точки зрения наличия потребности в товарах (работах, услугах) в течение предстоящего закупочного периода, чтобы правильно запланировать этапы тендера.

При наличии потребности в товарах (работах, услугах) инициатор формулирует данную потребность и оценивает возможности её удовлетворения без проведения закупки (например, за счёт имеющихся складских запасов, в рамках уже заключённых договоров с поставщиками и т.п.).

В случае невозможности удовлетворения потребности в товарах (работах, услугах) инициатор доводит эту потребность до контролёров с обоснованием потребности в закупке, указанием объёма и начальной (максимальной) цены закупаемой продукции, а также сроков закупки с целью включения данной закупки в план закупок на предстоящий закупочный период.

Контролёры оценивают необходимость в данной закупке, возможность её проведения, обоснованность инициированных объёмов и начальной (максимальной) цены закупаемой продукции, а также сроков её закупки. В случае согласования контролёрами данной закупки она включается профессиональным закупщиком в план закупок на предстоящий закупочный период.

Сформированный план закупок на предстоящий закупочный период согласуется и утверждается контролёрами, после чего публикуется профессиональным закупщиком с соблюдением требований действующего законодательства. При возникновении необходимости внесения корректировок в утверждённый план закупок инициатор обосновывает перед контролёрами необходимость таких изменений, а контролёры, в случае согласования данных изменений, утверждают внесение профессиональным закупщиком изменений в план закупок.

До наступления предусмотренного утверждённым планом закупок срока проведения закупок инициатор отслеживает сохранение потребности в данной закупке, а также организационных и финансовых возможностей её проведения; в случае изменения потребностей или возможностей он инициирует внесение соответствующих изменений в план закупок в описанном выше порядке.

До наступления предусмотренного утверждённым планом закупок срока проведения закупок профессиональный закупщик в соответствии с заявленной инициатором потребностью разрабатывает документацию о закупке, отражая в ней потребности заказчика в продукции и иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.

При наступлении срока публикации информации о закупке профессиональный закупщик публикует эту информацию в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

После публикации информации о закупке профессиональный закупщик обеспечивает проведение закупочной процедуры, в том числе приём заявок потенциальных поставщиков, оценку и ранжирование этих заявок в соответствии с критериями закупочной документации, выбор и объявление победителя закупки, направление договора для подписания победителю.

После проведения закупки профессиональный закупщик публикует информацию о результатах закупки (о том, кто был выбран победителем, либо о том, что закупка завершена без выбора победителя) в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

После объявления результатов закупки инициатор проводит преддоговорные переговоры с поставщиком и согласует проект договора с контролёрами.

После подписания договора с поставщиком инициатор обеспечивает исполнение этого договора со стороны предприятия, в том числе проводит досудебное урегулирование споров, контролирует соблюдение сроков платежей, отвечает за приём поставленной по данному договору продукции, проверяет качество данной продукции, подписывает от лица предприятия акты, свидетельствующие об исполнении договора.

После завершения договорных отношений с поставщиком инициатор отчитывается перед контролёрами об эффективности закупки.

Контролёры совместно с инициаторами и профессиональным закупщиком анализируют результаты закупок за определённый период и учитывают их при прогнозировании закупок будущего периода.

На каждой из описанных выше стадий закупочной деятельности важно соблюдать принцип соответствия полномочий и ответственности, в соответствии с которым ответственным за последствие того или иного решения является субъект, принявший данное решение.

iTender Планирование

Автоматизация формирования годовой программы закупок (ГКПЗ), исходя из потребностей структурных подразделений.

Корректировка плана закупок путем своевременного внесения и согласования требуемых изменений.

Автоматизация процесса формирования, размещения и проведения закупочных процедур.

Система планирования закупок

Используйте системный подход к планированию закупок. Учитывайте при планировании весь комплекс существенных факторов:

  • заявленные потребности сотрудников и структурных подразделений;
  • существующий и планируемый объем заказов;
  • производственный план;
  • историю закупок за предыдущие периоды;
  • складские остатки;
  • цены, сложившиеся при предыдущих закупках;
  • зарегистрированные цены поставщиков;
  • текущие рыночные цены;
  • имеющийся оборотный капитал;
  • график движения денежных средств.

От того, насколько эффективно выстроена и автоматизирована система планирования и обеспечения предприятия необходимыми, качественными ресурсами, во многом зависит эффективность производственной деятельности и бизнеса в целом.

Сбор потребностей

Используйте полную и актуальную информацию о текущих и планируемых потребностях. Ни развитая филиальная сеть, ни множество подразделений, ни разница в часовых поясах не помешает вам в этом. iTender Планирование предоставляет пользователям возможность сообщить о своих потребностях круглосуточно в непрерывном режиме, обеспечит точное соблюдение сроков актуализации информации и проверит ее качество исходя из опыта закупок предыдущих периодов, обеспечит персональную ответственность за предоставленные данные.

Автоматизация процесса сбора и формирования потребностей в информационной системе позволит закупать точно в срок те материалы/работы/услуги, которые действительно необходимы.

Согласование плана закупок

Принимайте обоснованное решение при согласовании плана закупок по каждой из тысяч его позиций. Работайте с консолидированными потребностями, имея возможность в любой момент обратиться к первоисточнику. Принимайте во внимание дополнительную информацию, такую как сведения о расходе за предыдущие периоды, складские остатки, исторические и рыночные цены, предоставляемые системой «iTender Планирование» непосредственно в интерфейсе согласования. Будьте уверены, что все значимые факторы учтены в плане, а важные позиции не пропущены. iTender Планирование обеспечит своевременное согласование плана закупок всеми участниками процесса, где бы они не находились.

Автоматизация функции консолидации потребностей позволяет объединить идентичные по номенклатуре закупки и сформировать план закупок на основании консолидированных потребностей. Далее план закупок проходит автоматическое сопоставление с выделенным бюджетом, поэтапное согласование и утверждение. Этапы согласования зависят от организационной структуры предприятия/холдинга и принятых регламентов.

Корректировка плана закупок

Своевременно корректируйте план закупок исходя из оперативной информации, изменения технологии производства, производственных планов и графика движения денежных средств в реальном режиме времени учитывая всю поступающую информацию. Принимайте обоснованные управленческие решения, основанные на актуальной информации.

Автоматизация формирования закупки

Автоматически формируйте закупки в соответствии с планом и графиком закупок в смежных закупочных системах, таких как «Электронная торговая площадка iTender», «iTender Малая закупка» или «iTender Закупка у единственного поставщика».

Система планирования закупок внедрена на Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Северо-Восточный федеральный университет имени М.К.Аммосова» (СВФУ)

Герасимов Александр Августович, Начальник Управления закупок СВФУ

Прежде всего, оптимизировалась работа закупочной комиссии СВФУ, бумаги стало меньше…

Читать еще:  Кто такие текильщицы и чем они занимаются?

Кроме того, снизилась стоимость закупаемых товаров, работ и услуг по ряду позиций, невзирая на то, что у нас закупки специфичные, и мы нередко приобретаем определенное оборудование, где конкуренция поставщиков не столь велика. По словам участников наших закупочных процедур, они действительно ощутили преимущества перевода закупок СВФУ с бумажной на электронную форму.

Гогин Андрей Алексеевич, Заместитель директора департамента по работе с ключевыми клиентами «Фогсофт»

Планирование закупочной деятельности предприятия или планирование потребностей производства — важный этап, включающий целый комплекс задач-проблем для департамента закупок. Потребности надо собрать, обработать, согласовать, консолидировать идентичные закупки, внести в план, опубликовать информацию о планируемых закупках на соответствующих ресурсах. Например, если предприятие организует закупочную деятельность согласно 223-ФЗ, то приходится «заливать» все на zakupki.gov.ru.

Автоматизировать рутинные процессы на этапе планирования закупочной деятельности становится особо актуальным решением для предприятий со сложной организационной структурой или филиальной сетью. Как правило, здесь оптимизируются сбор, обработка и согласование потребностей организации, консолидация заявок, поступающих из отделов/филиалов. При этом на любом из этапов можно установить правила, при которых заказ переходит в ручную обработку.

Гогин Андрей Алексеевич, Заместитель директора департамента по работе с ключевыми клиентами «Фогсофт»

Кроме того, система «iTender Планирование» может стать дополнением к уже установленной на предприятии системе по управлению закупками или заменой отдельных ее частей. Возможна интеграция системы с большинством внутренних и внешних информационных ресурсов предприятия. Например, с учетными системами и электронными торговыми площадками, в которых в соответствии планом-графиком будут автоматически проводиться электронные торги или запросы коммерческой информации.

Закажите презентацию системы

Если вы хотите заказать презентацию системы и заинтересованы в детальном знакомстве с решением, заполните форму ниже. Наши консультанты свяжутся с вами в ближайшее время.

Основные преимущества внедрения

При использовании в своей работе системы «iTender Планирование» ваше предприятие получает следующие преимущества:

Повышение контроля над процессом планирования закупок на любом этапе и уровне компании:

Повышение оперативности планирования.

Обеспечение точности и обоснованности планирования.

Персональная ответственность за заявленные потребности.

Исключение возникновения дефицитов.

Соответствие графика закупок графику движения денежных средств.

Сокращение потребности в оборотном капитале.

Сокращение накладных расходов при планировании.

Снижение ошибок и рисков в планировании.

Чёткая формализация бизнес-процессов.

Повышение управляемости процесса поставок.

Обеспечение качественных и своевременных поставок.

Повышение эффективности использования капитала путём минимизация складских запасов и неликвидов за счет планирования своевременных поставок.

Снижение объёма внеплановых закупок.

Наглядное визуальное представление автоматизируемых процессов, on-line мониторинг.

Система разграничения и контроля прав доступа позволяет сотрудникам работать только с информацией, предназначенной данному пользователю/подразделению.

Возможности системы «iTender Планирование»

Формирование годовой комплексной программы закупок (ГКПЗ) с поддержкой следующих функциональных возможностей:

— Формирование номенклатурных потребностей структурных подразделений.

— Формирование лотов двух типов: со спецификациями, наполняя позициями из потребностей структурных подразделений и лотов без спецификаций (которые будут наполнены позднее).

— Автоматическое формирование плана закупок: на основании созданных лотов в системе автоматически формируется план закупок.

— Поэтапное многопользовательское согласование годовой программы закупок как целиком, так и отдельных его позиций (лотов).

Изменение/ корректировка плана закупок с поддержкой функциональных возможностей:

— Формирование заявок на корректировку ГКПЗ.

— Согласование заявок на корректировку ГКПЗ.

— Согласование скорректированной ГКПЗ.

Формирование и проведение процедуры закупки (в модуле iTender Закупки)

Ведение истории изменений.

Контроль объёма закупок у субъектов малого и среднего предпринимательства на всех этапах работы с планом закупок.

Формирование аналитической отчетности, обеспечивающей контроль процессов формирования и исполнения плана закупок. Формирование отчетности в режиме реального времени позволяет руководителю получать актуальную информацию по исполнению плана, что поможет принять соответствующие качественные управленческие решения для исправления сложившейся ситуации.

Надежное хранение огромных объемов информации.

Эффективный доступ к информации в соответствии с полномочиями пользователя.

Инструменты визуального контроля процесса формирования и исполнения плана, календарь событий.

Интеграция с внутренними системами предприятия и внешними ресурсами, например с ЕИС (223-ФЗ, 44-ФЗ).

Интеграция с торговыми площадками.

Импорт документов (интеграция) из учетных систем (1C) для подтверждения исполнения контракта/договора.

Настройка системы без программирования. Все основные функции системы могут быть настроены в визуальном редакторе непосредственно администраторами организации без привлечения программистов компании-разработчика. В частности, к настройкам относятся: маршруты согласования, роли и права пользователей и другие параметры.

Доступ к ДЕМО версии

Вы можете получить доступ к Демо версии системы «iTender Планирование». Для того заполните форму для запроса презентации системы.

Используйте все доступные возможности

Преимущества данного решения раскрываются наиболее полно во взаимодействии с другими информационными системами управления закупочной деятельностью. Платформа iTender имеет развитые механизмы интеграции и может взаимодействовать с системами планирования и согласования закупок, управления подготовкой и исполнением договоров, управления товарными группами, управления качеством поставщиков и другими.

Система является частью комплексного решения iTender SRM, включающего в себя:

Закажите презентацию системы

Если вы хотите заказать презентацию системы и заинтересованы в детальном знакомстве с решением, заполните форму ниже. Наши консультанты свяжутся с вами в ближайшее время.

Зачем и как поставщику работать с планом‑графиком закупок

Ежедневно в Единой информационной системе (ЕИС) размещаются десятки тысяч госзакупок, и многие поставщики начинают свое утро с поиска интересных предложений и анализа документации. Изучив информацию, поставщик решает, стоит ему принимать участие в закупке или нет.

Часто уже на стадии знакомства с техническим заданием (ТЗ) поставщик понимает, что в лучшем случае выиграет с минимальной маржой, а в худшем — вообще не сможет принять участие в закупке.

Перед тем, как закупка публикуется на сайте ЕИС, она не менее 10 дней содержится в плане-графике, а до этого как минимум полгода заказчик готовит ТЗ.

Проще всего выиграть тендер поставщику, который уже проработал ТЗ с госзаказчиком, например, на поставку определенного оборудования. Любой другой потенциальный поставщик, нашедший закупку, скорее всего столкнется с массой проблем: не поймет, какое именно оборудование нужно, либо не сможет его поставить из-за ограниченных сроков или из-за того, что кто-то это оборудование уже закупил. Осуществить поставку необходимого товара сможет только тот поставщик, который знал о закупке заранее и имеет товар на складе.

Если бы поставщик заранее знал о закупке, у него был бы шанс выиграть. На самом деле такая возможность есть — государство обязывает заказчиков планировать закупки и размещать план закупок и план-график в ЕИС.

План-график и план закупок как инструменты планирования

Умение работать с планом-графиком и планом закупок облегчает поиск потенциальных закупок. Именно в этих документах содержится информация о том, что заказчик будет покупать в будущем:

  • в этом году — в плане-графике;
  • в течение 3-х лет — в плане закупок.

В планах-графиках содержится вся информация о потенциальных закупках, оценив которую, участник может понять, интересна ли ему конкретная закупка и есть ли смысл в ней участвовать. В этом документе есть и данные о стоимости, и об объекте закупки, и о виде процедуры и многое другое.

Поскольку план-график формируется на один год и является основанием для осуществления закупки в текущем году, то при отсутствии закупки в плане-графике заказчик не имеет права ее проводить. Если он все же попытается это сделать, то будет оштрафован.

Любой госзаказчик, который осуществляет закупки в соответствии с ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ, должен учитывать условия выделения финансирования. Поэтому ему необходимо:

  • предварительно разбить годовые назначения на периоды в соответствии с государственными или муниципальными планами и программами;
  • помнить о том, что бюджетные средства выделяются строго по целевому назначению;
  • принять во внимание, что финансирование производится по мере выполнения работ и услуг, выделение бюджетных средств поквартально или ежемесячно (учитываются ранее отпущенные деньги, факт выполнения заданий, их количественные и качественные характеристики);
  • соблюдать финансовую дисциплину.

План-график размещается на официальном сайте, что регулируется Приказом Минэкономразвития РФ № 761, казначейства РФ N 20Н от 27.12.2011. И план-график, и план закупки должны быть представлены в ЕИС, где они становятся доступны для ознакомления потенциальным участникам закупки.

Как планирование закупок работает на практике

Госзаказчики обязательно информируют рынок о том, что будут закупать в каждом месяце в течение года. Это позволяет потенциальному поставщику подготовиться к закупке.

Так, если он обнаружил интересную для себя закупку, которая будет проводиться через четыре месяца в Приморском крае, он может заранее запланировать командировку на Дальний Восток, посмотреть на объект, обсудить закупку с заказчиком. План-график позволяет формально познакомиться с госзаказчиком, изучить его потребности.

Читать еще:  Как подойти к выбору финансовых инструментов

Найдя интересную закупку в плане-графике, поставщик вправе предложить свою продукцию заказчику в рамках закона. Тогда заказчик может пойти навстречу и прописать в ТЗ технические характеристики конкретного поставщика. Когда закупка будет проводиться и размещаться в ЕИС, поставщик уже будет знать, что в ТЗ описано оборудование, которое он производит.

Работать с планами-графиками и при необходимости встречаться с госзаказчиком, чтобы предложить ему свои товары, работы и услуги (ТРУ), не нарушая закон, нужно. Это увеличивает шансы на победу в закупке.

Особенности плана-графика

При составлении плана-графика обосновываются:

Ведение плана-графика включает размещение документа на официальном сайте и дублирование его в бумажной версии. Причем вариант на бумаге подписывает руководитель заказчика, и она хранится в соответствии с установленными требованиями. Кроме того, бумажная версия формируется после каждого изменения в плане-графике на сайте ЕИС.

Каждое изменение в плане-графике имеет юридическую силу.

В план закупок включаются все закупки, о которых будет размещено извещение, в которых поставщики будут приглашены участвовать и в результате которых с единственным поставщиком будет заключен контракт.

Часто возникает вопрос, нужно ли включать малые закупки у единственного поставщика в план-график. Да, нужно. Однако для закупок до 100 000 руб. (п. 4 ст. 93 Закона № 44-ФЗ) и 400 000 руб. (п. 5 ст. 93 Закона № 44-ФЗ) предусмотрен упрощенный вариант. Необходимо указывать в плане-графике не каждый контракт, а общую годовую сумму закупок по видам расходов.

В план-график входит:

  • идентификационный код закупки;
  • наименование объекта;
  • НМЦК;
  • размер аванса;
  • этапы оплаты;
  • описание объекта закупки (неполное, как в ТЗ, но дает общее представление о том, что будет закупаться);
  • единица измерения и ее код по ОКЕИ;
  • количество товара, объем работы и услуги (всего/финансовый год);
  • периодичность или количество этапов;
  • размер обеспечения заявки/обеспечения исполнения контракта.

Этой информации достаточно для того, чтобы участник решил, нужно ли ему участвовать в закупке, и повысил свои шансы на победу. Поставщик может отложить деньги для обеспечения заявки, продумать логистику и подготовить транспорт в зависимости от количества товара.

Изменения в плане-графике

Госзаказчик имеет право вносить изменения в план-график за 10 дней до даты размещения извещения. На это есть несколько причин, и они, как правило, связаны с изменением:

  • плана закупок;
  • объема или стоимости ТРУ при подготовке к закупке, из-за чего поставка товаров, выполнение работ, оказание услуг в соответствии с НМЦК, предусмотренной планом-графиком закупок, невозможна;
  • даты закупки, способа определения поставщика, этапа оплаты, сроков исполнения контракта (например, заказчик решает вместо электронного аукциона проводить электронный запрос котировок, потому что его стоимость меньше 500 000 руб.).

Есть и другие причины появления изменений в плане-графике:

  • заказчик отменяет закупку;
  • образуется экономия от использования в текущем финансовом году бюджетных ассигнований в соответствии с законодательством (госзаказчик провел десяток закупок, и закупки упали на большую сумму — заказчик подсчитывает все деньги, вносит изменения в план-график и указывает, что он проводит дополнительные аукционы);
  • ФАС выдала предписание, и закупка выставляется заново;
  • по итогам обязательного общественного обсуждения закупки заказчик решает ее не проводить в связи с нецелесообразностью либо изменением НМЦК;
  • возникли непредвиденные обстоятельства, которые нельзя было учесть на дату утверждения плана-графика;
  • высший исполнительный орган государственной власти субъекта РФ, местная администрация установили дополнительные основания для внесения изменений в планы-графики закупок.

План-график составляется обязательно, даже если в течение года не планируется никаких закупок. В этом случае формируется нулевой план-график, который позволяет поставщику не отслеживать закупки определенного заказчика в течение всего года.

4 распространенные ошибки в плане-графике

  • План-график обрывается

Это значит, что план-график формируется на месяц, квартал или полгода, и позже в него вносятся изменения. Таким образом, нарушается функция этого документа — предоставление возможности всем желающим ознакомиться с закупками заказчика в течение года.

  • Нарушаются сроки утверждения плановых документов

Бывает так, что план-график сформирован, но утверждают его намного позже. За нарушение сроков утверждения плановых документов грозит штраф от 5 000 руб. до 30 000 руб. (ст. 7.29.3 КоАП).

  • Не учитываются малые закупки

Часто заказчики забывают включить в план-график закупки до 100 000 руб. и объединяют их в одну категорию закупок без детализации объектов закупок внутри категории.

Поставщику важно видеть, какую сумму заказчик будет тратить на единственного поставщика в этом году, чтобы понять, стоит ли встретиться с госзаказчиком и предложить свои товары и услуги.

  • Некорректно указана НМЦК

Перед размещением закупочной документации нужно проверить соответствие НМЦК рыночным условиям, чтобы исключить занижение или завышение цены контракта.

Поиск закупки в ЕИС через план-график

В ЕИС по каждому заказчику можно найти план-график, также доступен поиск заказчиков по словам. Но при всей видимой простоте поиск закупок представляет собой трудоемкий процесс, так как поставщику приходится анализировать и отслеживать много заказчиков и позиций.

Как именно осуществлять поиск закупок в ЕИС?

На сайте ЕИС выберите раздел «Планы-графики закупок (44-ФЗ)» и воспользуйтесь опцией «Расширенный поиск». Если вы введете в поле поиска слово «кровать», то система выдаст вам результаты, по которым видно, что закупка загружена в план-график, он структурирован, указано, какой заказчик разместил план-график. Также имеются номер плана закупки, сведения о закупке, изменения в плане.

Кликнув на номер плана-графика, вы перейдете на страницу, где указаны общие сведения плана-графика, позиции плана-графика и другая важная информация. Перейдите в раздел «Сведения плана-графика», чтобы уточнить наименование объекта закупки, НМЦК, а также сроки начала осуществления закупки и окончания исполнения контракта.

Обратите внимание на то, что поле «Поиск позиции плана-графика» раскрывается с помощью оранжевой стрелки. Эта опция позволяет классифицировать закупку по ОКПД2, внести код позиции КТРУ, а также сортировать через наименование объекта закупки или по НМЦК. В поле «Наименование объекта закупки» можно искать слово по корню или усеченной основе. Допустим, для слова «кровать» использовать усеченный вариант «кров». Так можно выйти, например, на закупку о «поставке кроватей медицинских механических функциональных».

После этого можно проверить «Общие сведения позиции». На этом этапе нужно найти «Описание объекта закупки».

Описания в плане закупок и плане-графике — это предварительные записи, поэтому нельзя быть абсолютно уверенным в том, что эти позиции будут выставлены для проведения закупки. Заказчик имеет право вносить изменения в план-график — у него могут измениться потребности и тип закупки.

Как упростить поиск закупок в плане-графике

С помощью системы Контур.Закупки можно быстрее искать закупки в плане-графике. При этом алгоритм работы у нее такой же, как и в ЕИС.

Так, например, чтобы не перебирать плановые документы нескольких известных заказчиков одного региона, достаточно сделать поиск по заказчикам всей страны. Для этого достаточно зайти в сервис Контур.Закупки, ввести в поисковую строку объект закупки — и вы увидите всех, кто планирует начать закупки в ближайшее время.

Искать можно по ключевым словам — названию объекта или ОКПД2. Можно выбрать «закупки, которые планируются», виды процедуры — например, «только котировки», конкретного заказчика и площадку (некоторые организации проходят аккредитацию только на определенных площадках), начальную цену, дату проведения закупки.

Например, можно осуществлять поиск по словам «компьютер», «свет», «звук», если компания занимается таким видом оборудования. В результате выходит порядка 10 000 планируемых закупок на год — речь идет о закупке либо компьютеров, либо звукового или светового оборудования. Можно сразу увидеть название закупки, критерии отбора закупки, сумму и дату, когда она была размещена. Искать можно и по критериям «выше 1 млн рублей» или «до 300 000 рублей».

Анализ заказчика в Контур.Закупках

Даже если обеспечение, предмет контракта и объект закупки подходят, в некоторых закупках сложно победить, потому что заказчики стараются не допустить чужих поставщиков в свои закупки. Они делают ТЗ «для своих» и маскируют название закупки так, чтобы ее сложно было найти в ЕИС по ключевым словам. Система Контур.Закупки учитывает это и предлагает анализ заказчика, в результате которого можно проверить, сколько закупок провел госзаказчик и сколько у него поставщиков.

Если крупная организация работает с 5-6 поставщиками, и у каждого из них по сотне контрактов, то это, скорее всего, указывает на коррупцию.

Чтобы тщательнее проанализировать заказчика, можно отдельно рассмотреть планируемые закупки, завершенные, отмененные, на этапе работы комиссии и подачи заявок. По завершенным закупкам становится понятно, подавались ли жалобы в ФАС.

Всю информацию по закупкам можно выгрузить в Excel. Если закупка понравилась, ее можно добавить в «Избранное» и сортировать по месяцам, сложности, объекту закупки, важности.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector