Основы тайм-менеджмента. 10 самых полезных инструментов

Основы тайм-менеджмента. 10 самых полезных инструментов

20 эффективных техник тайм-менеджмента

Организуйте жизнь так, чтобы ни минуты не тратить впустую.

1. Правило 1‑3‑5

Ваше рабочее время в течение дня ограничено, и правило 1‑3‑5 позволяет потратить его наиболее разумно. Суть его в следующем: за день вы можете сделать только одну большую задачу, три средние и пять мелких. Всего — девять дел, не больше и не меньше. Правило поможет постепенно разгрести завалы, успевая в срок и не переутомляясь.

2. Правило трёх

Для тех, кто не в ладах с цифрами или не может делать по девять дел за день, Крис Бейли, автор книги «Мой продуктивный год», придумал правило трёх. Оно гласит, что для достижения продуктивности достаточно каждый день выполнять три самых важных дела.

Вместо того, чтобы распылять свои силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, просто выберите три самые важные задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите ещё три, и так далее. Так вы будете сохранять сосредоточенность. Это же правило можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

3. Способ 10 минут

У вас есть какая‑то задача, к которой вы не хотите приступать? Скажите себе: «Я позанимаюсь этим только 10 минут, а потом пойду отдохну». Скорее всего, за это время вы втянетесь в работу и уже не сможете остановиться.

4. Pomodoro

Эту систему придумал Франческо Чирилло, чтобы облегчить себе подготовку к экзаменам. Она помогает сосредоточиться людям, которые легко отвлекаются. Кроме того, это хороший способ контролировать, сколько времени у вас уходит на ту или иную работу.

Вот как Pomodoro работает: вы берёте таймер и ставите его на 25 минут. После этого фокусируетесь на работе. Когда 25 минут истекут, вы отдыхаете 5 минут, а затем повторяете всё заново. Через четыре цикла вас ждёт большой перерыв на полчаса.

5. Метод 90/30

Методом 90/30 пользуются писатель и блогер Тони Шварц, сооснователь сервиса Buffer Лео Видрич, литературный критик Бенджамин Че Кай Вай и предприниматель Томас Оппонг.

Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам.

Согласно исследованиям The Enchanted World of Sleep специалиста из Йеля Перетза Лафи, 90 минут — это оптимальное время, в течение которого человек может эффективно сосредотачиваться на одной задаче. А получаса достаточно для полного отдыха, что подтверждается изысканиями Sleep and Wakefulness нейрофизиолога Натана Клейтмана.

6. Метод 52/17

Это частный вариант предыдущего способа. Он не отличается ничем, кроме цифр: вы работаете 52 минуты, а потом 17 минут отдыхаете. Согласно эксперименту The Rule of 52 and 17: It’s Random, But it Ups Your Productivity , проведённому сервисом по трудоустройству The Muse с помощью приложения DeskTime, эти временные отрезки позволяют сохранять продуктивность и избегать переутомления. Поэтому используйте метод 52/17, если чувствуете, что вам не хватает сил работать 90 минут подряд.

7. Поедание лягушек

Метод придумал Eat That Frog: Brian Tracy Explains The Truth About Frogs мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси. «Лягушками» он называет неприятные и сложные задачи, которые вы должны выполнять, несмотря на своё нежелание. С самого начала дня сделайте одно такое дело — «съешьте лягушку». И потом вам будет легче: вы сбросите этот камень с души и обеспечите себе хорошее настроение на весь день.

8. Временные блоки

У списков задач есть одна неприятная особенность: они совершенно не дают представления, сколько времени требует то или иное дело. «Купить хлеб» и «Закончить отчёт» занимают в перечне одну строчку, но задачи эти несопоставимы по сложности и важности.

Календарь куда лучше списка дел: он позволяет контролировать время визуально. Вы видите большой блок и понимаете, что задача нелёгкая. Поэтому попробуйте технику «временных блоков»: помещайте их в календарь и каждому отводите время сообразно сложности задачи. И пока делаете то или иное задание, не отвлекайтесь на другие.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:

  1. Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
  2. Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым — «Работа», «Дом», «Покупки» и так далее.
  3. Проводите ревизии — выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
  4. Когда всё распланировано, приступайте к исполнению. Задачи, которые можно сделать за пару минут, решайте сразу же. Другие же можно делегировать или поместить в календарь.

Узнать все тонкости GTD можно в нашем руководстве.

10. ZTD

Лео Бабаута, автор блога о продуктивности Zenhabits, считает, что система GTD Дэвида Аллена очень сложна и требует слишком много усилий. Он предлагает свою систему в стиле дзен — Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек.

  1. Собирайте всю информацию в Inbox.
  2. Обрабатывайте все записи, не откладывая их в долгий ящик.
  3. Планируйте основные цели на каждый день и самые крупные задачи — на неделю.
  4. Каждый раз фокусируйтесь только на одном деле, не распыляя внимание.
  5. Создавайте простые короткие списки дел.
  6. Организовывайте заметки по категориям в зависимости от их содержимого, как в оригинальном GTD.
  7. Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.
  8. Упрощайте. Сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно.
  9. Чтобы настроиться на работу, поддерживайте определённый режим дня постоянно.
  10. Занимайтесь тем, что вам действительно интересно.

11. Канбан

Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс.

Вы берёте доску для стикеров (или регистрируетесь в каком‑нибудь менеджере дел вроде Trello) и рисуете на ней три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Затем пишете свои дела на стикерах и помещаете в соответствующий столбец в зависимости от того, чем занимаетесь и что уже сделали.

12. Правило двух минут

Это правило — неотъемлемая часть GTD, но его можно использовать, даже если вы не фанат методики Аллена. Если задача займёт не более двух минут — сделайте её немедленно. Так вы разгружаете свой мозг, потому что вам не придётся больше помнить об этом деле.

13. Zero Inbox

Zero Inbox придумал писатель и эксперт по производительности Мерлин Манн, и метод этот отлично сочетается с GTD. Манн применял его к электронным письмам, но точно так же можно обрабатывать дела, документы, заметки и прочие сведения. Как следует из названия, задача этой методики — поддерживать ваш Inbox пустым.

В оригинальной системе GTD во «Входящих» постоянно скапливается куча записей. Нужно выделить время, чтобы их разобрать, и в забитом Inbox легко проглядеть что‑нибудь важное. Манн рекомендует разбирать содержимое сразу по мере поступления. Вы открываете Inbox и решаете, что сделать с каждым пунктом: удалить, делегировать, ответить, отложить или выполнить. Не закрывайте его, пока не произведёте одно из указанных действий со всеми элементами.

Кроме того, значительно сэкономить время вам помогут автоматические фильтры в почте, умные папки и программы для сортировки документов.

14. Fresh or Fried

Fresh or Fried переводится как «Свежий или жареный». Эта философия создана Dominate Your Day With the “Fresh or Fried” Prioritization System блогером Стефани Ли. Согласно ей, когда вы просыпаетесь утром, ваш мозг «свежий», но с течением дня он «поджаривается». А значит, вы должны определить время своего пика продуктивности и успеть сделать за этот период всё самое важное за день. Вот как это работает.

  1. В конце дня, когда вы уже устали, уделите 15 минут, чтобы создать список дел на завтра.
  2. Перенесите самые важные задачи на начало дня, в раздел Fresh. Туда же отправляются дела, которые вы не любите — те самые «лягушки». Их нужно сделать, пока у вас ещё есть силы.
  3. Менее срочные, не очень сложные и более приятные дела отправляются в раздел Fried — то есть во вторую половину дня, в зависимости от вашего расписания. Они будут меньше загружать вам мозг.
  4. На следующее утро следуйте вашему списку. Затем вечером составьте новый.

Стефани рекомендует FoF людям, которые каждый вечер обнаруживают, что абсолютно выбились из сил, но ничего не успели, хотя и весь день работали.

15. Метод айсберга

Рамита Сети, автор книги «Я научу вас быть богатым», использует этот метод, чтобы сохранять информацию на потом. Работает он так: вы сохраняете все электронные письма, заметки, статьи, списки в одном месте — например, в сервисе для заметок вроде Evernote или Notion либо в виде документов. Затем распределяете эти материалы с помощью тегов, папок и категорий — как вам удобно.

Каждые 4–6 недель просматривайте эту информацию и думайте, можно ли применить её на практике. Если что‑то бесполезно — выбрасывайте или архивируйте. Это позволяет создать собственную базу знаний.

16. Автофокус

«Автофокус» изобрёл The Autofocus Time Management System эксперт в области производительности Марк Форстер. Эта система планирования подходит творческим людям, которым тяжело следовать GTD.

Запишите все ваши дела в тетрадь без какого‑либо порядка. Затем просмотрите список, выберите те, что нужно сделать как можно скорее, и разберитесь с ними. Когда неотложные задачи решены, приступайте к тем, что вам сейчас больше по душе. Не доделали что‑то — перенесите в конец списка, вернётесь к этому потом. И повторяйте эти действия день за днём.

17. Матрица Эйзенхауэра

Эта схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» и «Срочные и важные». Распределите ваши дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.

Читать еще:  Виды земельных участков. Виды собственности на землю

18. Метод 4D

4D придумал Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Метод призван помочь людям, которые при виде своего списка задач приходят в ужас и не знают, как подступиться ко всем скопившимся пунктам.

Рэй утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел. Вот они:

  • Do (сделать) — если вам назначили задачу, лучше всего выполнить её сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.
  • Delegate (делегировать) — когда вы не можете или не успеваете что‑то исполнить, но у вас есть относительно свободный помощник, передайте задачу ему.
  • Delete (удалить) — некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач. Если вам пытаются навязывать лишние обязанности, научитесь вежливо говорить «нет».
  • Delay (отложить) — когда задача слишком объёмная или не требует немедленного исполнения, её можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей чёткие сроки, иначе она так и будет лежать мёртвым грузом.

Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.

19. Хронометраж

Обычно люди, пытающиеся стать продуктивными, тщательно отслеживают время, которое тратят на важные дела, и совершенно забывают учитывать периоды, в которые занимаются ерундой. Эту проблему решает техника «Хронометраж», которую придумал эксперт в области управления временем Глеб Архангельский. Она позволяет понять, на что уходит ваше время, приучает внимательнее относиться к тому, чем вы занимаетесь, и меньше отвлекаться.

Возьмите тетрадь и записывайте все свои действия и сколько вы ими занимались, с точностью до 5–10 минут. Фиксируйте и рабочие моменты, и переговоры, и встречи, и даже время, проведённое на YouTube и в играх. Уделите этому пару недель. Потом пролистаете тетрадь, узнаете в лицо своих «хронофагов» и сделаете выводы. Может, вам нужно меньше смотреть забавные видосики, или реже отлучаться пить кофе, или ваш враг — телефонные звонки.

20. Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах. Первое — правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени. Второе — закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.

По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать — нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке — так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.

Хотите стать лучшей версией себя — присоединяйтесь к Большому челленджу, выполняйте задания и получайте подарки. Каждый месяц дарим iPhone XR, а ещё разыграем поездку в Таиланд на двоих.

10 инструментов для тайм-менеджмента

Исследователи дают определение тайм-менеджменту, как «процессу эффективного управления временем для решения поставленных задач».

Ключевым словом здесь является «эффективного» — часто решение одной и той же задачи может занять как десять минут, так и день.

Это зависит не только от правильного тайм-менеджмента, но и от концентрации, внешних раздражителей, и многого другого.

Однако в этой статье мы остановились на тайм-менеджменте и собрали 10 приложений и сервисов для эффективного управления временем.

В книге «Time Management Pocketbook» однофамилец известного писателя Ян Флеминг отмечает, что подбор правильной техники и инструментов для тайм-менеджмента является ключом к правильному распределению времени.

Однако сделать это непросто, так как управление временем — одна из самых популярных категорий для приложений и сервисов.

Мы выбрали несколько вариантов для тех, кто хочет начать управлять своим временем, но не знает, что выбрать.

Sunrise

Мы уже писали о Sunrise в подборке приложений для продуктивности. Это мультиплатформенный календарь, который работает с Google Calendar и iCloud.

Sunrise также подключается к Facebook, Evernote, Foursquare, Trello, подтягивая оттуда события и другую информацию.

Несмотря на то, что Sunrise купила компания Microsoft, сервис по-прежнему развивается и даже становится лучше. Пользоваться им можно бесплатно.

Dart — это почтовое приложение для Mac. После установки в строку меню добавляется иконка приложения, нажав на которую, можно быстро отвечать на сообщения.

Спустя время Dart подстраивается под ваши ответы и позволяет отвечать еще более коротко и точно.

Timely

Фрилансерам довольно сложно учитывать время, которое они проводят над проектами и задачами.

Для решения этой проблемы создано немало сервисов — Timely один из них и, пожалуй, самый простой.

В приложение можно внести свою ставку, задачу и включить таймер. Timely будет считать, сколько вы проработали и синхронизировать эту информацию с веб-версией.

Некоторые функции доступны при покупке платной подписки.

RescueTime

Отличный сервис, который рассчитывает, на что вы тратите время за компьютером.

RescueTime отслеживает, на каких сайтах находится пользователь, напоминает о работе и отсылает еженедельный отчет.

В отчете в виде диаграмм показано, куда было потрачено время и стоит ли поменять свои привычки, чтобы увеличить продуктивность.

Pomodoro.cc

Недавно мы писали о помодоро — технике тайм-менеджмента, которая позволяет в разы сократить рабочее время.

Советуем сначала прочитать статью, а потом выбрать инструмент для работы с помодоро.

Pomodoro.cc — это бесплатный таймер, который не нужно скачивать.

Достаточно зайти на сайт, выбрать рабочий отрезок и начать трудиться — когда наступит время перерыва, таймер издаст сигнал.

Toggl

Toggl — это сервис для учета времени команды.

Для компаний с пятью или меньшим количеством сотрудников сервис бесплатен. Приложение есть для всех платформ, как мобильных, так и настольных.

Для учета времени не нужен интернет — вся информация сохраняется на устройстве и становится доступной остальным членам команды, когда вы снова появляетесь онлайн.

Plan объединяет менеджер задач и календарь. В сервисе довольно сложно разобраться, но это того стоит, особенно, если для двух этих целей вы используете разные приложения.

Plan можно пользоваться в веб-версии, на iPhone и Mac.

Trackr

Если вы не боитесь узнать, сколько времени проводите в социальных сетях и на развлекательных сайтах, значит сможете заставить себя установить Trackr.

Это расширение для Chrome, которое в виде диаграммы показывает время, проведенное на каждом сайте. Если на первом месте Facebook, пора что-то менять.

Kanban Tool

Kanban Tool работает по системе организации канбан. Как и в Trello, интерфейс состоит из «досок», на которых отображаются задачи и проекты.

В сравнении с Trello, Kanban Tool не хватает функциональности, зато простота — в избытке.

Бесплатно сервисом могут пользоваться до двух пользователей, если больше — нужно покупать подписку.

Timelog

Еще один фантастически простой сервис для учета времени.

Timelog можно запустить на любом устройстве в браузере и оставить работать в фоне — таймер все равно будет работать.

Сервис бесплатен, однако для работы над несколькими проектами и статистикой нужно создать аккаунт.

Основы тайм-менеджмента. 10 самых полезных инструментов

Тайм-менеджмент является одной из наиболее актуальных тем для современных людей. Когда дел становится с каждым днем все больше и больше важно правильно их распределить, расставить приоритеты и рассчитать свои силы. Мы уже говорили о том, что в первую очередь необходимо расставить свои приоритеты и определить значимость дел в зависимости от нашей итоговой цели.

После того, как мы определились с целями, стоит выбрать для себя наиболее эффективные техники выполнения дел. В этой статье я приведу для вас топ 10 моих любимых техник, которые, как мне кажется, являются наиболее действенными. Вы можете попробовать их и выбрать те, который будут удобны именно для вас.

ТОП 10 техник тайм-менеджмента

1. Техника помидора

Принцип выполнения: определяемся с задачей, которую нужно выполнить, после чего заводим таймер на 25 минут. Работаем, не отвлекаясь, пока таймер не прозвенит, после чего делаем перерыв на 5 минут. После каждого 4 периода работы делаем длинный перерыв, 20-25 минут. Суть в том, что пока ваш таймер не отсчитает указанное время, вы не отвлекаетесь от работы, а потом вы можете на короткий промежуток полностью отложить работу и спокойно отдыхать в течение выбранного времени отдыха. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления. Кстати, такое необычное название метода было выбрано потому, что его создатель, Франческо Чирилло, использовал кухонный таймер в виде помидора.

2. Съесть лягушку

Лягушка в тайм-менеджменте – это самое неприятное дело, которое вы должны сделать. И, как гласит, древняя история, если вы с утра съедите лягушку, уже ничто в этот день вам не покажется более тяжелым и настроение будет отличным, так как ничего более неприятного уже не случится. Точно также нужно поступать с самыми тяжелыми и ответственными делами, которые вызывают у нас больше всего тревоги. Сделайте их в первую очередь, не откладывая на потом! После этого вы ощутите прилив энергии и сможете более эффективно провести весь дальнейший день.

3. Делить задание на блоки (метод салями)

Скажите, как можно незаметно съесть целую палку колбасы за вечер? Очень просто – отрезая по маленькому кусочку. Точно также, все сложные, многосоставные дела нужно делить на части. Разбивайте их на маленькие подзадачи и постепенно выполняйте их. Так вы избавитесь от ненужного волнения, структурируете свою деятельность и сможете постепенно достичь нужного результата.

4. Список всех дел

Заведите себе привычку постоянно записывать все дела, даже самые мелкие, в блокнот или в заметки в телефоне. Этот список вам понадобится для тех случаев, когда у вас неожиданно появляется свободное время. В этот момент вы смотрите свой список и выбираете то, что можно сделать прямо сейчас. Например: вы неожиданно оказались в долгой очереди, и ожидание продлится не менее часа. Вы смотрите в свой список и вспоминаете, что вам необходимо позвонить по одному из дел, и вы можете сделать это как раз сейчас. Или вы видите, что вы планировали поискать что-либо в интернете, что вы постоянно не успеваете сделать дома, а теперь как выдался свободный час.

Читать еще:  Причиной многих жизненных неудач и неизлечимых болезней могут быть неправильные переживания
5. Учет биологических ритмов

Все мы знаем классификацию «совы-жаворонки», которая делит людей на тех, кто склонен поздно просыпаться, поздно ложиться и делать дела к вечеру, и на тех, кто предпочитает делать все с утра. Старайтесь выстроить свой график так, чтобы учесть требования вашего организма. Если вы «жаворонок» — ставьте свои самые важные дела на утро. Если вы «сова» — старайтесь переместить самые важные дела на более позднее время суток, когда вы будете в максимально активном состоянии.

6. Ведите ежедневники

Обязательно используйте ежедневники для планирования дел. Это могут быть бумажные блокноты, таблички, приложения в телефоне и любые другие формы. Главное правило – так или иначе все должно быть зафиксировано. В противном случае, вы постоянно будете забывать сделать то одно, то другое дело.

7. Делегирование

Если занимаете руководящую позицию, делегируйте те рутинные дела, которые отнимают больше количество времени и не отличаются важностью. Не пытайтесь делать все самостоятельно, изначально выделите время на то, чтобы обучить своих сотрудников и передать им часть своих дел, чтобы потом высвободить большее время для самых важных дел.

8. Соблюдайте этапность дел

Эта техника заключается в следующем: стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. В этом случае качество всегда выше, нежели в ситуации, когда мы пытаем делать несколько дел одновременно. При частом переключении с одного дела на другое мы можем упустить важные моменты, отвлечься или допустить ошибки.

9. Хотя бы 10 минут

Эта техника подходит для тех дел, которые вы давно хотели начать, но у вас постоянно не хватает на них времени и они кажутся вам сложными и объемными. В этом случае попробуйте выделять на них хотя бы десять минут в день. Пример: вы давно хотели прочитать «Войну и мир», но вы очень занятой человек. Начните просто по десять минут, возможно, иногда у вас будет чуть больше времени, и через некоторое время вы прочитаете эту книгу. Или, вы давно хотели начать изучать французский, но вы не можете ходить на курсы: начните изучать хотя бы по 10 минут в день – смотрите видео, слушайте аудио. В таком случае вы, хоть и не быстро, но будете продвигаться к намеченной цели при минимальных временных затратах.

10. Принцип 60/40

Этот принцип мы уже упоминали в статье «как начать все успевать» и суть его заключается в следующем: планируйте дела только на 60% своего времени, а 40% оставляйте свободными на случай непредвиденных обстоятельств. Это позволит вам всегда иметь запас времени и не переживать в том случае, если что-то пошло не по плану.

Все эти техники предназначены для того, что сделать наши ежедневные дела более простыми в выполнении, уменьшить трудозатраты и ускорить процесс. Выберите те, которые кажутся вам более удобными, попробуйте применить их к своим делам. Очень скоро вы заметите, что ваша скорость и эффективность повысились, и при этом вы чувствуете себя комфортно и спокойно.

Популярные техники личного тайм менеджмента и упорядочивания времени

«Берегите время: это ткань, из которой сделана жизнь».

К дисциплине нас приучают с детства, и придерживаться определенных ограничений, так или иначе, мы вынуждены всю жизнь. Еда и сон по распорядку дня, занятия по расписанию, работа и отдых в отведенное время. Мы легко подчиняемся чужим правилам игры, по сути, помогая кому-то другому достигнуть его цели. Но когда речь заходит о самодисциплине, многие не готовы отказаться даже от маленьких слабостей, вроде привычки поспать лишние 10 минут по утрам.

Умение ограничивать себя ради достижения определенных целей — ценнейший навык, владеют которым не многие. Но лишь они, в конечном итоге, добиваются успеха. Известные политики, бизнесмены, актеры свой путь к славе прошли только благодаря ежедневному труду во имя своей цели. Способности, талант, даже гениальность это всего лишь один процент успеха, остальные девяносто девять это упорная работа.

Самодисциплина — первый шаг к личной свободе

Управление временем — основная составляющая системы личной эффективности для любого амбициозного человека. Не важно, какая цель преследуется: похудеть, получить красный диплом, начать свой бизнес… ни одно из этих дел невозможно без навыков самоорганизации. Тайм-менеджмент это практическое руководство к действию, благодаря которому можно определить собственные жизненные приоритеты, создать свое видение успеха. Разработка действенных мотиваций позволяет не просто беречь время, а развиваться как личности. Самодисциплина — жизнь по строгим правилам, которые человек устанавливает для себя, в своих собственных интересах. Такие жесткие рамки, как ни странно, не ограничивают личность. Напротив, это единственный путь к настоящей свободе.

Тайм — менеджмент это лучший инструмент самосовершенствования. В первую очередь, планирование учит контролю над внешними событиями, окружением, временем и пространством. Полученные в результате работы над собой навыки самоконтроля, позволяют руководить собственными чувствами, сиюминутными желаниями, дурными привычками. А самообладание это признак сильной, волевой натуры. Развитие навыков концентрации позволяет достигать более высоких результатов в работе, затрачивая при этом меньше усилий. Таким образом, освобождается время для совершенствования интеллектуального и духовного. А разве не в этом заключается смысл человеческой жизни?

Навыки самодисциплины не приобретаются за короткий срок. Более того, развить их в себе можно лишь постоянной тренировкой силы воли. То же самое касается системы тайм – менеджмента. Тот, кто хочет достигнуть успеха в жизни, просто обязан относиться ко времени бережно.

7 самых популярных техник тайм-менеджмента

«Если бы у меня было 9 часов на то, чтобы срубить сосну, я потратил бы 6 часов на то, чтобы заточить топор».

Для эффективного использования времени существует множество методик. Предлагаем вашему вниманию наиболее популярные приемы, без которых не обходится ни одна система тайм-менеджмента.

Матрица Эйзенхауэра

Техника получила свое название в честь Президента США Д.Эйзенхауэра, который все задачи, которые перед ним стояли, делил на 4 категории, руководствуясь их срочностью и важностью.

На основании этого, дела располагались в ячейках простейшей матрицы следующим образом:

  • Категория А — срочные и важные, которые должны быть решены незамедлительно;
  • Категория Б — решение их можно отложить на некоторый срок, но затягивать с ними не стоит;
  • Категория В — задачи, исполнение которых вполне можно делегировать третьим лицам;
  • Категория Г — дела, которые лучше сразу отправить в корзину, поскольку они не стоят потраченного времени и усилий.


По мнению специалистов, ошибкой большинства людей является неверная расстановка приоритетов. Они охотнее берутся за выполнение задач двух последних категорий, поскольку сделать эти дела гораздо проще. Быстрые результаты способствуют выработке неверной оценки личной эффективности. На поверку выходит, что человек расходует усилия на занятия второстепенные, оставляя за бортом то, что действительно важно.

Техника «Хронометража»

Учет времени сотрудников с целью повышения трудовой дисциплины используется не один десяток лет. Программы автоматизации и учета фиксируют своевременный приход и уход, продолжительность рабочего дня сотрудника. Но современные технологии пошли еще дальше. Сегодня можно не просто узнать, присутствует ли человек на рабочем месте, но и проверить чем он занимается.

Подобных систем контроля на сегодняшний день разработано несколько сотен. Программы способны регистрировать автоматически: отсутствие по болезни, командировки, отпуск, отгулы, работу по гибкому графику. Система учитывает продолжительность обеденного перерыва, несвоевременный уход или опоздание, прогулы.

При всем своем совершенстве, модули учета рабочего времени осуществляют лишь поверхностный хронометраж, тогда как шпионские программы вроде «Maxapt QuickEye» помогают отследить работу за компьютером. С их помощью руководитель сразу поймет, что Мария Ивановна из бухгалтерии занята не работой над отчетом, а общением на сайте «Одноклассники». Конечно, составить поминутный хронометраж с учетом перекуров, чаепитий, задушевной болтовни и прочего «мусорного времени» даже с помощью таких программ не удастся, но чаще всего никакой необходимости в этом нет.

Метод Парето

Закон Вильфредо Парето гласит: «20% затраченных усилий обеспечивают 80% результата, тогда как остальные 80% приносят только 20% результата». Можно трактовать его и по другому: «20% работников приносят фирме 80% прибыли». Проще говоря, эффективно работает только 1/5 часть коллектива. Коэффициент полезного действия подавляющего большинства тружеников очень низок. Их работа просто имитация бурной деятельности. Если направить эту энергию в нужное русло, общая продуктивность значительно повысится.

Метод Парето состоит в том, чтобы вычленить из всей массы 20% главных дел и сосредоточится на них. Решение о том, что считать важным, а что второстепенным, в каждом случае будет индивидуальным. Разбить дела на категории позволяет матрица Эйзенхауэра или метод АВС-анализа, который чаще всего используют в комбинации с методом Парето. АВС-анализ простейший способ провести градацию дел по степени их важности на данный момент.

АВС — анализ

Данный метод считается наиболее продуктивным и наглядным способом сортировки дел. Он позволяет отсеять все лишнее, сосредоточится на достижении главных целей. Согласно данному методу, все дела разбиваются по категориям:

  • Высший приоритет имеет группа А, это дела важные и срочные. Такие задачи подлежат обязательному решению как можно быстрее. Вклад этих дел в достижение конечной цели 65%, хотя на их выполнение уйдет лишь 15% времени. То есть за минимальный срок будет выполнено больше половины всей работы.
  • К группе В относятся дела не срочные, но необходимые к исполнению. Решение таких задач можно перепоручить третьим лицам. Важно контролировать время их выполнения, поскольку дела группы В имеют тенденцию переходить в категорию А при нарушении сроков.
  • Группа С — задачи которые принято называть «офисной текучкой». Именно на них тратиться львиная доля рабочего времени персонала и руководителя. Хотя с составлением отчетов, закупкой канцтоваров и прочей рутинной работой легко справится человек с низкой квалификацией.

Самостоятельная организация рабочего времени

Самоменеджмент, пожалуй, самая результативная из всех тактик управления временем. Она применима как к отдельно взятому субъекту, так и к коллективу в целом. Добиться того, чтобы работник трудился результативно, позволяет система материальных поощрений и наказаний. Говоря доступным языком, штрафы или премии неплохо стимулируют индивида к выполнению поставленной перед ним задачи. Надо заметить, что сам работник так же должен быть заинтересован в грамотной организации рабочего процесса.

Читать еще:  Как сорвать большой куш и получить доход 7833%

Важнейшей целью самоменеджмета является максимальная реализация потенциала каждого человека в работе, творчестве, личной жизни. Использование данного метода дает следующие преимущества:

  • Время и усилия на выполнение рабочих задач сокращается;
  • Повышается производительность;
  • Устраняются поводы для стрессов, авралов, спешки;
  • Увеличивается моральная удовлетворенность трудовой деятельностью;
  • Повышается квалификация, появляется стимул к личностному росту.

Самоменеджмент начинается с анализа стиля работы, который включает полную инвентаризацию времени. Он позволяет выявить сильные и слабые стороны организации трудового процесса, скорректировать их в нужном направлении. Опись всех видов деятельности включает:

  1. Основные рабочие задачи;
  2. «Помехи» или вынужденные перерывы, так называемое «мусорное время».

Причинами нерационального расходования времени могут быть личностные факторы, такие как неорганизованность, халатное отношение к трудовым обязанностям, отсутствие самодисциплины, стремление все делать быстро, в спешке. Впрочем, излишнее рвение, желание взвалить на себя все дела разом тоже редко дает положительный результат.

Известный американский бизнес-тренер Дэн Кеннеди считает, что телефонные звонки, незапланированные посетители, затянувшиеся совещания — самые злостные поглотители времени для руководителя. По возможности они должны быть устранены, либо сведены к минимуму.

Метод «Помидора»

Эта тактическая методика со смешным названием была придумана в 80-е годы прошлого столетия итальянцем Франческо Чирилло. Будучи одним из отстающих студентов, молодой человек решил начать работу над собой с целью подтянуть успеваемость. Проведя подробный «разбор полетов», он уяснил, что никак не может сосредоточиться на учебе, отвлекаясь на множество мелких дел. Тогда Франческо принес с кухни таймер в виде томата, установил его перед собой и засек время занятий.

Практическим путем было выявлено, что сосредоточенно изучать науки он в состоянии в течение 25 минут. За этот период студент ни разу не отвлекался от книги. В дальнейшем было принято решение разбить все время, отведенное на занятия по блокам. В получасовой интервал входило время максимальной концентрации — 25 минут, а так же время отдыха, которое отводится как раз на те самые мелкие дела. Метод «помидора» получил сегодня широкое распространение, благодаря своей простоте, доступности и эффективности.

10 самых популярных мифов о тайм-менеджменте

Поскольку жизнь людей на Земле постоянно ускоряется, с каждым годом становится все популярнее. Сегодня о нем пишут многие: психологи, , адепты восточных практик, женские журналы и даже сайты о «быстром заработке в сети».

А потому совсем неудивительно, что в наши дни стали массово появляться всевозможные мифы, заблуждения и предрассудки, связанные с . В этой статье мы разберем самые популярные из них.

Миф 1. делает людей роботами

Некоторым людям кажется, что покушается на их свободу. Ведь он заставляет нас жить по планам и расписаниям, чего сама жизнь якобы превращается в унылую «обязаловку». Но так ли это?

Проблема в том, что люди иногда путают свободу и потакание своим сиюминутным желаниям. Однако потворство таким желаниям часто лишь мешает человеку получить то, что для него важно. Например, он мечтает о престижной работе, а вместо этого годами блуждает между телевизором и холодильником. Можно ли назвать это свободой?

Настоящая свобода — это возможность самостоятельно распоряжаться своей судьбой. И здесь как раз и выступает в роли союзника: он помогает не плыть по течению, а сознательно планировать и строить свою жизнь.

Что же касается «отсутствия радости», то давайте вспомним школу или институт. Большую часть времени школьники и студенты живут по жесткому расписанию: уроки, пары, экзамены, большие и маленькие перемены Однако ни школьники, ни студенты совсем не похожи на безрадостных роботов.

Миф 2. — это о деньгах

Нет, не о деньгах. Его предназначение — помогать людям достигать целей и рационально использовать свое время. Он будет работать даже там, где никаких денег нет и в помине: на необитаемом острове, в монастыре или в полярной экспедиции. Даже если вдруг наступит коммунизм, и деньги окончательно отменят, будет приносить пользу.

Другое дело, что цели людей нередко связаны с деньгами и материальным благополучием, а потому и часто упоминают именно в таком контексте.

Миф 3. Это все инфобизнес!

О сегодня часто рассказывают на курсах «личностного роста» и «успешного успеха». И это понятно: без навыков планирования добиться в этой жизни действительно сложно.

Проблема в том, что многие инфобизнесмены лишь пересказывают или переупаковывают ту информацию, которая уже давно известна и находится в открытом доступе. Да, иногда попадаются довольно полезные курсы и тренинги. Но там изначально речь идет о , а не об абстрактном «успехе».

Миф 4. — это психология

На самом деле вышел из обычного менеджмента, то есть из управления предприятием. Первоначально он и представлял собой «управление предприятием из одного сотрудника». Именно поэтому многие классические техники выглядят так, словно рассчитаны на людей в высшей степени рациональных: которые не нуждаются в мотивации, не подвержены стрессам

Лишь во второй половине XX века «одумался», и начал делать поправки на особенности человеческого мышления и поведения.

Разумеется, психологи сегодня тоже говорят о планировании времени. Их задача — помогать людям решать различные жизненные проблемы. А для этого иногда приходится объяснять клиентам, как справляться с делами и наводить в своей жизни порядок.

Миф 5. Творческим людям не нужно ничего планировать

Творчество — это полет фантазии, чувства и вдохновение, а — это списки дел и органайзеры. Стоит ли творческим людям использовать в работе такой «механический» подход?

Если человек занимается творчеством только для удовольствия, то ему, возможно, и не нужно ничего планировать.

Но если творчество стало профессией, то планирование зачастую просто необходимо. Профессионалу нельзя зависеть от настроения и вдохновения, иначе он останется голодным. Ему придется научиться укладываться в сроки, работать со множеством проектов и находить время для развития своих навыков

— это часть профессионального подхода к любой работе. И творческая работа не является здесь исключением.

Миф 6. Мне сказали, что вот эта система самая лучшая…

Иногда люди, обнаружив подходящую для себя систему планирования, начинают всячески ее нахваливать и рекламировать. Но в и дело, что нет такой системы , которая бы идеально подходила всем подряд.

Люди ведут разный образ жизни и решают разные задачи. У каждого из них свой характер, свои способности и предпочтения. И то, что одному человеку поможет достичь мегарезультатов, другому будет только мешать.

Например, сложно представить руководителя корпорации, который отмеряет свою работу с помощью «помидорного» таймера. А программисту или свободному художнику вряд ли потребуется расписывать свой день по минутам.

Очень редко удается взять уже готовую систему и идеально встроить ее в свою жизнь. Каждую такую систему обычно приходится подгонять и переделывать под собственные нужды.

Миф 7. сразу изменит мою жизнь

После некоторых книг создается впечатление, что — это такая волшебная палочка. Взмахнул — и в жизни сразу все наладилось.

Увы, это совсем не так. Потребуется время, чтобы…

  • Изменить свое мышление (особенно если человек раньше ничего особо не планировал).
  • Настроить «под себя».
  • Научиться успешно справляться с отвлечениями, поглотителями времени, повседневным хаосом и другими проблемами.

Разумеется, некоторые перемены к лучшему произойдут почти сразу. Но не стоит считать «волшебной таблеткой»: любой серьезный прогресс требует и труда, и времени.

Миф 8. Достаточно один раз внедрить и можно о нем больше не думать

Нет, так тоже не получится. Свою систему «управления временем» придется регулярно обновлять и совершенствовать.

, наша жизнь постоянно меняется. А новые обстоятельства могут потребовать и нового подхода к планированию. Например, фрилансер, который со временем «дорос» до бизнесмена, будет вынужден решать совсем другие задачи и вести свои дела.

, у человека регулярно появляются новые потребности, с которым тоже придется делать. Например: а как правильно делегировать задачи и контролировать их исполнение? Или: а как собирать и хранить информацию? Подобные вопросы вряд ли закончатся.

Миф 9. Без ничего в этой жизни добиться нельзя!

Иногда на сайтах по саморазвитию встречаются довольно сомнительные пассажи. Например, о том, что успех — это всегда правильное целеполагание, планирование, упорство Понятно, что авторы тем самым стараются показать пользу и важность работы над собой. Однако такие утверждения, мягко говоря, не соответствуют истине.

В реальности люди приходят к успеху очень разными путями:

  • обладает выдающимися профессиональными качествами.
  • безумно любит свое дело и отдает ему все силы.
  • создает уникальный и популярный продукт.
  • встречает в своей жизни нужных людей.
  • просто оказывается в нужное время в нужном месте

Если человек утверждает, что Курт Кобейн стал известным музыкантом с помощью , или что некая племянница губернатора открыла сеть бутиков исключительно благодаря своим способностям к планированию, то он как минимум жестоко заблуждается.

Миф 10. — это самое главное в жизни

Некоторые люди, оценив все преимущества «управления временем», превращаются в его фанатичных приверженцев. Им начинает казаться, что — это самое важное, что может быть в жизни человека, поскольку от него зависит успех во всем остальном.

Конечно, — это очень важно. Но он не важнее, чем прогулка в парке с семьей, не важнее, чем радость от любимого дела или чем вечер с хорошей книжкой.

— это просто ящик с некими инструментами для управления делами. Стоит ли делать его объектом поклонения? Ведь на самом деле человеку важны не сами инструменты, а то, что с их помощью можно создать.

Заключение

Как получить правильное представление о и не стать жертвой заблуждений?

Прежде всего: нужно просто начать им пользоваться. Лишь в этом случае можно узнать о его достоинствах и недостатках, понять, какие задачи он может решать, а какие нет.

Также следует с некоторым недоверием относиться к любой информации о . Увы, она бывает очень разная. с его помощью пытается навязать читателям свои представления о «правильной жизни». пытается вовлечь людей в сомнительный культ (например, денежный). просто пересказывает («рерайтит») информацию, толком не понимая ее значения. Будьте осторожны.

Что же касается теории, то все новые техники стоит предварительно тестировать, прежде чем глобально менять с их помощью свою жизнь. Вполне может оказаться так, что они вам абсолютно не подходят.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector