Наиболее типичные ошибки составления «первички»

Наиболее типичные ошибки составления «первички»

Пять ошибок в первичке, от которых предостерегает Минфин

Сделали обзор разъяснений финансового ведомства.

Ошибка № 1, глупая. Реквизиты

Банально, но делают ошибки даже в обязательных реквихитах. Давайте вспомним, что к ним относится по ст. 9 закона о бухучете:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;
  • подписи лиц, совершивших сделку или ответственных за нее, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Подпись. В письме Минфина № 03-03-06/1/81951 от 08.12.2017 сообщается, что в первичных документах обязательно должна быть «живая» подпись ответственного лица. Факсимильные подписи при документальном оформлении сделки не допускаются.

Ошибка № 2, повсеместная. Оформление

Первичные документы оформляются в момент совершения операций или после их окончания, для подтверждения случившихся фактов. На их основании бухгалтер делает проводки в бухучете, принимает суммы к налоговому учету.

«Первичка» составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Формы первичных документов коммерческая фирма устанавливает самостоятельно либо применяет унифицированные формы.

Вместе с тем право бизнеса самостоятельно разрабатывать формы «первички» не распространяется на ряд документов, например по кассе.

Кто и когда должен оформлять первичку по отдельным фактам хозяйственной жизни компании расскажут на семинаре, который пройдет 7 октября в Москве.

На семинаре также пойдет речь:

  • о новациях 2019-2020 года в вопросах первички;
  • о том, как налоговики и правоохранители будут работать с вашей первичкой;
  • об оформлении кассовых операций;
  • об оформлении УПД и УКД.

В письме ФНС от 12.01.2018 № СД-4-3/264 проанализирована ситуация, когда компания самостоятельно разработала способы исправления первичных документов по аналогии с правилами, установленными для счетов-фактур. При обнаружении ошибки в первичке оформляется новый документ с такими же реквизитами.

Однако ФНС считает, что такое исправление документов недопустимо, так как закон о бухучете этого не предусматривает. Составление корректировочного документа возможно исключительно для счета-фактуры, который служит основанием для принятия НДС к вычету.

Ошибка № 3, все чаще встречающаяся. Перевод

Первичные документы должны быть составлены на русском языке. Если документ содержит записи на иностранном языке, то необходим построчный перевод.

Однако фирменное наименование товара можно не переводить, поскольку в этом случае могут быть нарушены права лицензионного правообладателя. Правда, нужно соблюсти условие, при котором из совокупных документов (счетов-фактур, накладных, актов приема-передачи товара, приходных ордеров) можно установить факт несения расходов.

Такие разъяснения даются в письме Минфина от 18.05.2017 № 03-01-15/30422.

При этом Налоговым Кодексом не регламентируется порядок перевода первичных учетных документов с иностранного языка на русский.

В письме Минфина от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31506 сделан вывод, что в случае наличия у налогоплательщика первичных документов, составленных на иностранном языке по типовой форме, достаточно однократно осуществить перевод на русский язык постоянных показателей типовой формы. В последующем же налогоплательщик осуществляет при необходимости перевод изменяющихся показателей первичного документа.

Ошибка № 4, электронная. ЭЦП

Электронным документом, подписанным квалифицированной ЭЦП, можно подтверждать траты налогоплательщика. Правда, эта норма действует в том случае, если закон не требует обязательного составления документа на бумаге.

Если же документ подписали простой или неквалифицированной ЭП, то он применяется только в оговоренных законами случаях или при договоренности между взаимодействующими сторонами.

Случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в НК РФ не определены.

Об этом сообщается в письме Минфина от 20.12.2017 № 03-03-06/1/85248.

О том, какие сложности возникают у компаний при использовании электронных документов, о налоговых последствиях перехода на ЭДО расскажут на семинаре 7 октября.

Ошибка № 5, на которую большинство забивают. Хранение документов

Общий срок хранения «первички» составляет 4 года.

Однако, в частности, для документов, подтверждающих обоснованность начисления амортизации по ОС, этот срок отсчитывается с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете.

Об этом сообщается в письме Минфина от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2598.

В этом же документе отмечается, что при переносе убытков на будущее при расчете налога на прибыль налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода.

Аналогичный вывод сделан в письме Минфина 03-03-06/2/54617 от 25.08.2017.

О порядке и сроках хранения документов, в также ответственности бухгалтера за этот процесс тоже расскажут на семинаре. Ведущая мероприятия — начальник отдела документальных проверок и ревизий Управления экономической безопасности и противодействия коррупции МВД РФ Татьяна Смирнова, которая имеет практический опыт проведения совместных налоговых проверок.

«Основы вашего бизнеса» проводит бизнес-семинары, курсы, бизнес-классы, тренинги для предпринимателей и бухгалтеров. Мы привлекаем только первоклассных российских и зарубежных специалистов-практиков, имеющих авторские программы и разработки, практический опыт работы в реальном бизнесе и консалтинге, солидный опыт проведения семинаров для бухгалтеров, юристов, кадровиков, налоговых инспекторов.

Ошибки в первичных документах

Несущественные ошибки в первичных документах не должны помешать фискалам идентифицировать продавца, покупателя, название товаров и их стоимость. А, значит, отказать в признании расходов они не могут. Но вот что считать неточностями? Олеся Селина, руководитель группы методологии бухгалтерского учета ООО «Алариус Консалтинг», изучила арбитражную практику и готова ответить на этот вопрос.

«В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О Бухгалтерском учете» формы первичных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета». Пункт 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ закрепляет обязательные реквизиты таких бумаг. Отсутствие одного из них является ошибкой, и подобные документы налоговики могут не принять для подтверждения расходов по налогу на прибыль или для подтверждения права на вычет по НДС. Однако на практике чаще встречаются ситуации, когда все обязательные реквизиты есть, но в них допущены ошибки. Как же на них реагируют контролеры?

Определимся с понятиями

На основании «дорожной карты» по совершенствованию налогового администрирования (утверждена распоряжением Правительства РФ от 10 февраля 2014 г. №162-р) ФНС сформировала свою позицию по рассматриваемому вопросу (Письме от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/210 4@). Служба пояснила, что несущественные ошибки в первичных документах, которые не препятствуют налоговым органам при проведении проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименования товаров (работ, услуг), их стоимость, не являются основанием для отказа в признании расходов, понесенных компаниями и предпринимателями, документально подтвержденными.

Термина «несущественные ошибки» в нормативных правовых актах нет. Предписания, что делать компании в случае их обнаружения, также не содержится. Суды, признавая неточности в первичных документах несущественными, исходят, как правило, из двух основных критериев: реальности фактического осуществления хозяйственной деятельности и возможности идентифицировать продавца, покупателя, названия товаров (работ, услуг) и их стоимость.

Чтобы предотвратить отказ в признании расходов и наложение санкций, компания имеет право внести исправления в документы. Сделать это можно двумя способами. Первый – откорректировать уже готовую бумагу. Второй – выставить скорректированный документ. По сути, такие бумаги являются равнозначными.

Наиболее часто в первичных документах встречаются различного рода опечатки, описки в фамилиях лиц, подписавших документ, а также неправильное указание паспортных данных или неверное написание должности (не в соответствии со штатным расписанием). Если организация сможет привести доказательства реальности хозяйственной операции, ревизоры не смогут отказать в признании расходов.

Еще одной частой ошибкой, которая встречается в «первичке», является отсутствие печати или наличие сразу двух штампов разных компаний. В соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2015 года № 82 печати у организации может и не быть, в том числе и на первичных документах. А вот спорная бумага с несколькими оттисками может быть принята ревизорами при наличии совокупности доказательств, подтверждающих операцию (постановление ФАС Московского округа от 30 ноября 2007 г. № КА-А41/14524-07).

Несущественной ошибкой можно считать и отсутствие реквизитов доверенности подписавшего товарную накладную сотрудника фирмы, либо отсутствие даты получения товара. Судебная практика свидетельствует о том, что такие оплошности являются лишь нарушением бухгалтерского учета, а не налогового, а, следовательно, не могут служить основанием для отказа в вычете.

Еще одним видом распространенных ошибок в документах является неправильное написание названия организации. В данном случае вопрос заключается в том, позволяет ли такая бумага верно определить продавца. Поэтому, если адрес и другие реквизиты указаны правильно, такую ошибку нельзя признать существенной. Аналогичная ситуация складывается и с отдельными неточностями в адресе. Например, отсутствие или неверное указание индекса покупателя не свидетельствует о несоответствии счета-фактуры закону (постановления ФАС Московского от 20 октября 2011 г. № А40-17619/11-129-90 и от 23 апреля 2009 г. № КА-А40/3582-09).

Сложнее дело обстоит с ошибкой в номере ИНН организации, поскольку в этом случае невозможно идентифицировать компанию (постановление ФАС Волго-Вятского федерального округа от 28 апреля 2011 г. по делу № А43-17064/2010, постановление Президиума ВАС РФ от 20 октября 2011 г. № 10096/2011). Такой дефект, скорее всего, будет признан существенным.

Что делать?

В соответствии с определением ВАС от 25 октября 2010 года № ВАС-13859/10 оформление первичных бумаг с нарушениями само по себе не свидетельствует о нереальности хозяйственных операций, а также не может служить основанием для вывода о необоснованности сделок. Значит фискальные органы не должны «придираться» к написанному, а в случае сомнений обратиться к дополнительным документам компании за пояснениями и другими бумагами. Если есть возможность определить содержание хозяйственной операции и дату ее совершения, у фискалов нет оснований не принимать «первичку» с дефектом.

На практике, если ошибки признаются существенными, налоговые органы считают, что она отсутствует, а, следовательно, помимо отказа в признании расходов и принятии НДС к вычету по таким документам, на суммы доначисленных налогов начисляются пени и штрафы.

В соответствии с определением ВАС оформление «первички» с нарушениями не свидетельствует о нереальности сделок и не может служить основанием для вывода о необоснованности операций. Фискальные органы не должны «придираться» к написанному, а в случае сомнений обратиться к дополнительным документам компании за пояснениями.

Читать еще:  Зачем нужен счет в банке предпринимателю

Чтобы предотвратить отказ в признании расходов и наложение санкций, компания имеет право внести исправления в документы. Сделать это можно двумя способами. Первый – отредактировать уже готовую бумагу. Второй – выставить скорректированный документ. По сути, такие бумаги являются равнозначными. Компания самостоятельно разрабатывает и закрепляет в учетной политике подходящий способ внесения правки в «первичку» с учетом особенностей ее документооборота.

Согласно части 7 статьи 9 Закона № 402-ФЗ в первичном учетном документе допускаются исправления. Однако они должны содержать дату корректировки, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление с указанием их фамилий и инициалов, либо других реквизитов, необходимых для идентификации сотрудников. Однако сам способ внесения изменений законодательно не урегулирован.

Согласно пунктам 4.2 и 4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 года № 105, ошибки в первичных бумагах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркиваются неправильный текст или суммы, и над ними надписываются верные данные.

Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Рядом должна стоять надпись «исправлено» и автографы сотрудников, вносивших изменения. Нельзя забывать и об указании даты корректировки. Такие исправления возможны лишь в части дефектов, являющихся результатом ошибок самой организации. В случае же, если огрехи возникли по вине делового партнера, необходимо обратиться к нему с просьбой об их исправлении.

Помогайте вашему бизнесу развиваться

Бесценный опыт решения актуальных задач, ответы на сложные вопросы, специально отобранная свежая информация в прессе для бухгалтеров и управленцев. Выберите из нашего каталога >>

Наиболее типичные ошибки составления «первички»

Все хозяйственные операции организации оформляются оправдательными документами, которые должны быть составлены по закону. О наиболее типичных ошибках при оформлении «первички» и о том, как их избежать, читайте в статье.

Все хозяйственные операции организации оформляются оправдательными документами. Эти документы должны быть составлены с учетом требований законодательства. Ведь иначе соответствующие расходы налогоплательщика могут быть не приняты для целей налогообложения. О наиболее типичных ошибках при оформлении «первички» и о том, как их избежать, читайте в статье.

Пункт 1 статьи 252 НК РФ определяет, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. То есть затраты, которые подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Исходя из норм пункта 1 статьи 11 НК РФ, под законодательством Российской Федерации в данном случае следует понимать бухгалтерское законодательство. Такую позицию разделяют Федеральная налоговая служба в письме от 05.09.2005 № 02-1-07/81 и Минфин России в письмах от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327 и от 27.04.2006 № 03-03-04/1/404. В этих письмах прямо указано, что первичные учетные документы, которые составлены в соответствии с требованиями бухгалтерского законодательства, являются подтверждающими документами и для целей налогообложения прибыли.

Как предписывает статья 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете), все хозяйственные операции организация должна оформлять оправдательными документами. Последние служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Обратите внимание: первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых в этих альбомах не предусмотрена, должны иметь ряд обязательных реквизитов:

— наименование и дату составления документа;

— наименование организации, от имени которой составлен документ;

— содержание хозяйственной операции и ее измерители в натуральном и денежном выражении;

— наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

— личные подписи указанных лиц.

Следовательно, если для какого-либо документа предусмотрена унифицированная форма, именно ее и нужно использовать при оформлении хозяйственных операций. Использование документа произвольной формы квалифицируется как нарушение законодательства. То же самое относится и к случаю, когда в документе, форма которого не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, отсутствуют обязательные реквизиты.

Какие санкции грозят фирме, если первичные документы оформлены с нарушениями

Статья 120 Налогового кодекса предусматривает ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. Наказание — штраф 5000 руб., если нарушение совершено в одном налоговом периоде, или 15 000 руб., если нарушение совершалось в течение нескольких налоговых периодов. Ну а если те же деяния повлекли за собой занижение налоговой базы, то штраф составит уже 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов понимается, в частности, отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета.

Если необходимые первичные документы у фирмы оформлены, но в них содержатся отдельные недостатки, ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения не применяется. Однако ошибочно считать, что первичные документы можно составлять абсолютно произвольно. Ведь от того, насколько правильно оформлены такие документы, во многом зависит и обоснованность подтверждаемых расходов.

Если требования законодательства по оформлению первичных документов не выполнены, то при налоговой проверке соответствующие расходы не могут быть приняты для целей налогообложения прибыли, поскольку они не подтверждены документально.

В подобной ситуации у налогоплательщика возникнет недоимка по налогу. Кроме того, организации придется заплатить пени, а также штраф по статье 122 НК РФ в размере 20% от суммы неуплаченного налога.

ПРИМЕР

ООО «Альфа» приобрело и оплатило в сентябре 2006 года канцелярские товары на сумму 29 500 руб. (включая НДС 4500 руб.). Поставщик выдал организации счет-фактуру и накладную. Причем накладная на канцтовары была выписана не по форме № ТОРГ-12, а на бланке устаревшей формы.

Бухгалтер ООО «Альфа» принял документы к учету. На основании подпункта 24 пункта 1 статьи 264 НК РФ затраты на канцелярские товары включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Поэтому налоговая база по налогу на прибыль за 9 месяцев 2006 года была уменьшена на 25 000 руб. (стоимость канцтоваров за вычетом НДС).

Предположим, в апреле 2007 года в ООО «Альфа» была проведена выездная налоговая проверка. Проверяющий инспектор обратил внимание на неправильно оформленную накладную и посчитал, что организация не имела права учесть стоимость канцтоваров в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

По результатам проверки были начислены:

— налог на прибыль — 6000 руб. (25 000 руб. х 24%);

— пени по налогу на прибыль — 400 руб.;

— штраф за неуплату (или неполную уплату) налога на прибыль в результате занижения налоговой базы, сумма которого составляет 20% от неуплаченной суммы налога (п. 1 ст. 122 НК РФ), — 1200 руб. (6000 руб. х 20%).

Итого 7600 руб. (6000 руб. + 400 руб. + 1200 руб.).

Как оформить первичные документы в различных ситуациях

В практике финансово-хозяйственной деятельности нередко возникают ситуации, которые действующее законодательство регламентирует не в полной мере. Поэтому, чтобы избежать ошибок при оформлении первичных документов, необходимо знать, какие для конкретного случая имеются официальные разъяснения. Рассмотрим ситуации, которые вызывают у налогоплательщиков наибольшее количество вопросов.

Документы составлены на иностранном языке

Первичные учетные документы, которые составлены на иностранном языке, должны иметь перевод. Так, в письме ФНС России от 10.12.2004 № 03-1-08/2472/16 говорится о том, что идентифицировать показатели счета-фактуры, заполненные на иностранном языке, с соответствующими показателями первичных учетных документов, оформленных на русском языке, на основании которых осуществляется отгрузка товаров (работ, услуг), не представляется возможным. А значит, налоговый орган не вправе подтвердить правомерность и обоснованность вычетов сумм НДС, указанных в счете-фактуре, отдельные показатели которого заполнены на иностранном языке. Минфин России также согласен с тем, что перевод первичных документов на русский язык обязателен (см., например, письмо от 04.04.2005 № 03-03-01-04/1/148). Таким образом, если у организации какие-либо документы, подтверждающие расходы, не переведены на русский язык, то соответствующие расходы не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Предположим, что перевод документов на русский язык у организации есть. Какие требования предъявляются к такому переводу? Должен ли он быть заверен нотариально?

В письме Минфина России от 20.03.2006 № 03-02-07/1-66 разъясняется, что действующее законодательство Российской Федерации не регламентирует порядок перевода первичных учетных документов с иностранного языка на русский. Такой перевод может выполнить как профессиональный переводчик, так и сотрудник фирмы. Поэтому организация вправе самостоятельно определить лицо, которое сделает перевод первичных учетных документов на русский язык.

Расходы на перевод первичных документов, являющихся деловой документацией организации, с иностранного языка можно принять в уменьшение налогооблагаемой прибыли. Основание — подпункт 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Использование факсимиле

Минфин России в письме от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404 указал, что и законодательство о бухгалтерском учете, и законодательство о налогах и сборах не предусматривает использования факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур.

Не менее категоричны и сотрудники налоговых органов. Они считают, что использование факсимильного воспроизведения подписи и печати с помощью механического или иного копирования на счете-фактуре не допускается (см., в частности, письмо ФНС России от 14.02.2005 № 03-1-03/210/11 и письмо МНС России от 21.04.2004 № 03-1-08/1039/17).

Подтверждение факта командировки

Обратимся к письму Минфина России от 06.12.2002 № 16-00-16/158. В отношении оформления командировок здесь указано, что организация может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. В частности, это может быть приказ о командировании (форма № Т-9 или № Т-9А) и (или) командировочное удостоверение (форма № Т-10). По мнению специалистов финансового ведомства, параллельное составление этих двух документов по одному и тому же факту хозяйственной деятельности нецелесообразно. Хотя оба документа предусмотрены в альбоме унифицированных форм.

В другом письме Минфина России — от 28.10.2005 № 03-03-04/2/90 приводится мнение, что если приказ руководителя организации о командировании работников оформлен по унифицированной форме № Т-9а, то для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли этого документа достаточно и оформлять командировочное удостоверение не обязательно.

Читать еще:  Способы стимулирования персонала

Отметим, что в настоящее время и статья 252 Налогового кодекса разрешает иметь в качестве оправдательных документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы (в том числе и приказ о командировке).

Однако, по мнению автора, к такому допущению надо относиться крайне осторожно. Для признания в налоговом учете командировочных расходов организация должна иметь документ, позволяющий однозначно судить о том, что работник действительно находился в командировке. Приказ руководителя организации о командировании работника таким документом не является. Ведь командировка могла быть отложена или отменена. Кроме того, работник мог находиться в ней меньшее количество дней, чем это оговорено приказом о командировании.

Таким образом, чтобы полностью избежать споров с налоговыми органами, целесообразно иметь на руках командировочное удостоверение с отметками тех организаций, куда был командирован работник.

Списание ГСМ

ГСМ списываются на основании кассовых чеков, полученных от АЗС, и путевых листов, составленных по унифицированной форме № 3 «Путевой лист легкового автомобиля». Она утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78.

В соответствии с пунктом 2 постановления форма № 3 обязательна для юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность по эксплуатации автотранспорта. Согласно указаниям по применению и заполнению данной формы она является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта. Путевой лист выдается только на один день или смену. На более длительный срок его можно получить только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение периода, превышающего одни сутки (смену).

Однако Минфин России в письме от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129 разъяснил, что форма № 3 обязательна только для автотранспортных организаций. Все остальные организации могут разработать свою форму путевого листа или иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде ГСМ. В этой форме должны содержаться все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете.

В поименованном письме Минфин России отметил, что путевой лист, разработанный самой организацией, можно составлять за месяц, если такая периодичность позволит обеспечить надлежащий учет отработанного водителем времени и расхода ГСМ. В этом случае ежемесячно составленные путевые листы будут подтверждать произведенные расходы.

Кроме того, для подтверждения обоснованности расхода ГСМ в форме путевого листа, самостоятельно разработанной организацией, обязательно должна быть отражена информация о конкретном маршруте и пункте назначения. Если такие сведения отсутствуют, организация не сможет доказать, что автомобиль использовался в служебных целях, а следовательно, и документально подтвердить расходы на ГСМ для целей налогообложения прибыли.

Аналогичная позиция нашла отражение в ряде писем Минфина России, например в письмах от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77 и от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327.

Как исправить первичные документы

Как быть, если в первичном документе все-таки допущена ошибка? Обратимся к Закону о бухгалтерском учете. В пункте 5 статьи 9 записано, что исправления в первичные документы можно вносить лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций. Причем исправления должны быть подтверждены подписями тех лиц, которые заверили эти документы. Помимо этого обязательно должна быть проставлена дата внесения исправлений.

Многие бухгалтеры при исправлении ошибок пользуются специальным корректором. Этого делать ни в коем случае нельзя. Как указано в пункте 4.1 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина СССР от 29.07.83 № 105, в первичных документах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Неверные данные следует аккуратно зачеркнуть, а рядом вписать правильные. Кроме того, исправление ошибки должно сопровождаться надписью «Исправлено» и подтверждаться подписями соответствующих лиц с указанием даты внесения. Таково требование пункта 4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

В кассовых и банковских документах не допускается никаких исправлений. Об этом сказано и в Законе о бухгалтерском учете, и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденном приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.

Исправляем ошибки в первичных документах

Формы первичных документов в электронном виде можно найти:

Какие первичные документы исправлять можно, а какие — нет

• приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

• расходный кассовый ордер (форма № КО-2);

• платежные поручения и иные банковские документы.

Если в таком документе допущена ошибка, то надо составить новый. Отметим, что авансовый отчет и кассовая книга не являются кассовыми документами. Следовательно, в них возможны исправления.

Также не допускается внесение исправлений в БСО, выдаваемые вместо чеков ККТ п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359 .

В остальных первичных учетных документах ошибки исправлять можно. Но исправление должно быть заверено лицами, которые изначально подписали исправляемый документ, с указанием фамилий и инициалов. Также должна быть указана дата внесения исправлени й ч. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ); п. 16 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н . Если же работник, подписавший первоначальный документ, уже уволился, исправления визирует либо руководитель организации, либо другой сотрудник, уполномоченный на подписание таких документов.

Однако не все ошибки нужно исправлять. Так, Минфин считает, что несущественные ошибки и опечатки, обнаруженные в первичных документах, вообще можно не исправлять. К таким ошибкам относятся те, которые не препятствуют идентификации сторон операции и ее основных условий: наименования товара, работ или услуг, стоимости, количества и т. д. ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ Наличие несущественных ошибок в первичке не препятствует признанию соответствующих расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учет е Письмо Минфина от 04.02.2015 № 03-03-10/4547 (направлено Письмом ФНС от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@ ) .

Счет-фактура не относится к первичным документам, при его исправлении действуют особые правила. Независимо от того, каким способом вы исправили ошибку, допущенную в первичном документе на реализацию товаров (работ, услуг), для исправления ошибки в счете-фактур е подп. «б» п. 1, п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 :

составляется новый, исправленный счет-фактура с тем же номером и датой;

в строке 1а «ИСПРАВЛЕНИЕ № ___ от «__» ___________» указываются, соответственно, номер и дата исправления;

в графы и строки счета-фактуры, в которых были допущены ошибки, вносятся верные данные;

остальные графы и строки исправленного счета-фактуры заполняются так же, как и первоначального.

Правила исправления первички

В Законе о бухучете нет четкого порядка внесения исправлений в первичные учетные документы. В январе 2018 г. ФНС в своем Письме разъяснила, что если в первичном документе, принятом к бухучету, обнаружена ошибка, то нельзя ее исправить, заменив первичный учетный документ новы м Письмо ФНС от 12.01.2018 № СД-4-3/264 . Исходя из этого Письма многие сделали вывод, что налоговая служба признает лишь один способ исправления первички — традиционный (иногда называемый корректурным).

Напомним, при традиционном способе исправления вносятся непосредственно в документ, в котором обнаружена ошибка. Неправильные данные зачеркиваются, вписываются верные. Затем ставятся дата, надпись «Исправлено». Исправления должны заверить лица, подписавшие первоначальный докумен т разд. 4 Положения, утв. Минфином СССР от 29.07.83 № 105; ч. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ .

Некоторые фирмы предпочитают электронную первичку бумажной. Так вот, двусторонний электронный документ нельзя подписать одному контрагенту ЭП, а второму — собственноручной подписью

Учтите, что если изначально документ был выставлен в нескольких экземплярах (к примеру, один — для продавца, другой — для покупателя), то в каждый должны быть внесены одинаковые исправления. Ведь экземпляры должны быть идентичны друг другу. Иначе внесенные исправления не будут иметь законной силы Постановление 1 ААС от 30.06.2015 № А43-27322/2014 .

Однако уже в марте 2018 г. налоговая служба выпустила дополнительные разъяснения к своему январскому Письм у Письма ФНС от 05.03.2018 № СД-4-3/4226@ , от 23.03.2018 № СД-4-3/5412@ . Первичный документ можно исправить, составив исправленный, — так же, как при обнаружении ошибок в счетах-фактурах составляется исправленный счет-фактур а Правила заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 .

При таком «счет-фактурном» способе исправления надо:

• оформить исправленный документ с тем же номером и датой, что и первоначальный первичный учетный документ;

• в исправленном документе обязательно указать то, что документ является исправленным, а также порядковый номер исправления и его дату. То есть должна присутствовать строка «Исправление № ___ от «__» ________ 20__ г.»;

• в остальные строки и графы вписать показатели первоначального первичного учетного документа с правильными значениями.

Подобный порядок внесения исправлений довольно давно реализован для следующей электронной первичк и Приказы ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ , от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@ , от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ :

• документ о передаче результатов работ (об оказании услуг);

• документ о передаче товаров при торговых операциях;

• документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру.

Отметим, что Минфин тоже считает правомерным исправление первички любым из двух вышеуказанных способо в Письмо Минфина от 22.01.2016 № 07-01-09/2235 .

В ситуации, когда проверяющие смогут обнаружить, что существовал первоначальный документ, в котором была ошибка, не стоит просто заменять ошибочную первичку на новую без указания на то, что в нее внесены исправления. Правда, некоторым организациям в судах удается отстоять такой вариант исправления первички и признание на ее основании расходов в налоговом учет е Постановления АС ПО от 24.05.2017 № Ф06-20469/2017 ; ФАС МО от 31.05.2011 № КА-А40/4937-11 .

И Минфин, и ФНС по-прежнему против того, чтобы вместо ошибочного первичного документа, принятого к учету, был просто выписан новый документ, в котором ошибка исправлен а Письма Минфина от 23.10.2017 № 03-03-10/69280 , от 22.01.2016 № 07-01-09/2235 ; ФНС от 23.03.2018 № СД-4-3/5412@ .

Тем не менее этот способ исправления первички многие используют, если есть возможность уничтожить все следы существования документа с ошибкой. К примеру, в случае когда это внутренний документ организации или фирма может договориться с контрагентом, чтобы он вернул первоначальный документ взамен его нового варианта.

Читать еще:  Капитальные затраты: определение, учет, окупаемость

Пример традиционного исправления первички

Рассмотрим такую ситуацию: заказчик и исполнитель подписали договор об оказании услуг. Их стоимость определена в сумме 34 800 руб.

Однако в акте об оказании услуг, подписанном сторонами договора 20.06.2018, была допущена ошибка. Стоимость оказанных услуг указана неверно — 38 400 руб. Обнаружилась эта ошибка в следующем месяце. Чтобы исполнителю правильно внести исправления в такой акт, надо:

• запросить у заказчика его экземпляр акта с целью внесения в него исправлений;

• сделать нужные исправления в обоих экземплярах акта, должным образом их заверить со своей стороны;

• попросить представителя заказчика, который ранее уже заверял этот акт, поставить на всех экземплярах акта под исправлениями свою подпись с указанием ф. и. о. и должности;

• вернуть заказчику его экземпляр акта с внесенными в него исправлениями.

Акт об оказании услуг № 1/2018

4. Услуги оказаны на сумму 34 800 (тридцать четыре тысячи восемьсот) руб. 00 коп. 38 400 (тридцать восемь тысяч четыреста) руб. 00 коп. При исправлении традиционным способом в первичном документе неправильные данные зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочесть исправленное. Над зачеркнутым пишутся верные данные НДС не облагаются (исполнитель применяет упрощенную систему налогообложения).

Исправлено 03.07.2018
Генеральный директор ООО «Прима»
П.А. Приоров Исправления должны подписать те же лица, которые подписали первоначальный документ

С исправлениями согласен 03.07.2018
Генеральный директор ООО «Медовая поляна»
В.П. Мозов Исправления должны подписать те же лица, которые подписали первоначальный документ

7. Подписи сторон

Составление исправленного документа в дополнение к ошибочному

Рассмотренную выше ошибку, которая допущена в акте об оказании услуг, можно исправить, выставив в дополнение к первоначальному акту новый — исправленный — акт. Составляется он в том же количестве экземпляров, что и первоначальный. В нашем примере — в двух экземплярах: один — для заказчика, второй — для исполнителя.

Акт об оказании услуг № 1/2018

Исправление № 1 от «03» июля 2018 г.

4. Услуги оказаны на сумму 34 800 (тридцать четыре тысячи восемьсот) руб. 00 коп. НДС не облагаются (исполнитель применяет упрощенную систему налогообложения).

7. Подписи сторон

Исполнитель:
генеральный директор
Заказчик:
генеральный директор

Первоначальный экземпляр акта (в котором была допущена ошибка) каждая из сторон договора должна хранить вместе с исправленным актом в течение как минимум 5 лет ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ . Кроме всего прочего, этот акт может пригодиться при прохождении налоговой проверки для подтверждения расходов у заказчика и доходов у исполнителя.

Планы Минфина

Минфин 31.05.2018 опубликовал на своем сайте проект федерального стандарта бухгалтерского учета «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». По планам ведомства этот стандарт должен заработать с 2020 г. В проекте уделено внимание и внесению исправлений в первичные документы. Рассмотрим, что предлагает Минфин.

1. Допустимые способы исправления документов бухучета, соответствующие законодательству, каждая организация будет устанавливать для себя сама п. 20 проекта ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (далее — проект ФСБУ) (Внимание! PDF-формат) .

2. Исправление в документе, составленном на бумаге, нужно будет делать лишь традиционным способом — зачеркивать неправильный текст или суммы и указывать верное над зачеркнутым. Как и ранее, исправление надо будет сопровождать надписью «Исправлено», датой исправления и подписями лиц, составивших первичный докумен т п. 23 проекта ФСБУ (Внимание! PDF-формат) .

Особо подчеркнуто, что исправления в виде подчисток (замазывания, стирания и т. п.) в бумажном документе не допускаютс я п. 23 проекта ФСБУ (Внимание! PDF-формат) .

3. Исправление электронного документа должно быть сделано так, чтобы были ясны правильные и неправильные данные. Должна быть указана дата исправления, а также должны стоять электронные подписи лиц, составивших первичный документ. Также допускается исправление электронного документа бухучета путем составления нового (исправленного) электронного документа, при этом пп. 21, 22 проекта ФСБУ (Внимание! PDF-формат) :

• в новом (исправленном) документе должно быть указано, что он составлен взамен первоначального электронного документа, должна стоять дата исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ;

• средства воспроизведения нового (исправленного) электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.

Удивляет, что в опубликованном проекте ФСБУ прямо не предусмотрена возможность выставления на бумаге нового, исправленного документа (в дополнение к первоначальному).

Кстати, до 30.09.2018 вы можете направить свои замечания по проекту стандарта на адрес электронной почты разработчика.

Каким способом исправлять ошибки в первичке, решать вам. Методику внесения исправлений пропишите в учетной политик е Письмо Минфина от 22.01.2016 № 07-01-09/2235 . Лучше закрепить оба законных способа. А в каждом конкретном случае применять тот, который представляется более удобным.

Не забудьте, что на основании исправленного документа надо внести корректировки в бухгалтерский и налоговый учет. Разумеется, если такие корректировки нужны.

Наиболее распространенные ошибки в первичке

Зачастую организации и индивидуальные предприниматели получают штрафы от налоговой инспекции вследствие некорректного оформления первичных документов. Разберем наиболее типичные ошибки в первичных бухгалтерских документах более детально. А также обсудим, как избежать подобных ошибок.

Ошибки в первичке №1: неправильное указание в документах названия организации, выдавшей документ

Конечно, лучше корректно указывать название компании, которая выдала бухгалтерский документ. Опечатки и описки недопустимы. Тем не менее, иногда налоговая служба идет навстречу организациям и не штрафует за подобные неточности при условии, что остальные реквизиты компании (в первую очередь, индивидуальный номер налогоплательщика – ИНН) указаны верно. Обратите внимание, что предприятия могут использовать при составлении первичной бухгалтерской документации как свое полное, так и сокращенное наименование. Главное сделать это в точности со свидетельством о регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Ошибки в первичке №2: неправильное указание в документах названия организации-контрагента

Принцип такой же, что и в предыдущем абзаце – лучше не допускать ошибок опечаток или описок. Чтобы подстраховаться, стоит указывать в документах ИНН контрагентов – так, есть шансы, что налоговики смогут идентифицировать компанию даже при допущенной ошибке в названии.

Ошибки в первичке №3: указание в документах старого названия организации

Бывает, что наименование юридического лица меняется, но контрагенты не получают об этом информации своевременно и продолжают выписывать документы на прежнее название. Такие неточности обязательно будут замечены инспектором и могут привести к штрафным санкциям. Особенно, если в документе не указан ИНН организации, а потому налоговая не может идентифицировать компанию. Именно по этой причине не стоит пренебрегать необходимостью рассылки информационных писем о смене названия (даже одной буквы в нем) по партнерам. Это позволит им своевременно внести изменения об организации в учетную систему и избежать ошибок в будущем. Есть еще одна альтернатива – подписание дополнительных соглашений с контрагентами при смене названия.

Ошибки в первичке №4: указание в документах старых реквизитов организации

Кроме названия часто меняются и другие реквизиты индивидуальных предпринимателей и юридических лиц. Особенно опасно, когда ошибки содержат в себе банковские реквизиты, ведь это может привести к неверной оплате.

Если же ошибка допущена, стоит незамедлительно проверить, влияет ли она на возможность идентификации обеих сторон сделки. Если да, то, скорее всего, у налоговиков возникнут вопросы. Если другие реквизиты верны и есть возможность идентифицировать сторону, штрафных санкций можно избежать. Но решать это будет представитель налоговой службы, которому в руки попадут документы.

Ошибки в первичке №5: указание в документах неверного адреса организации

Также, как и во многих других ситуациях, описанных выше, если небольшая неточность в адресе не является препятствием для идентификации одной из сторон сделки, то инспектор может не обратить на нее внимания. Если же указан совсем неверный адрес, то это может побудить инспектора провести более тщательную проверку сделки на предмет обоснованности расходов, прежде всего.

Ошибки в первичке №6: указание неправильных ИНН и КПП

ИНН является наиболее значимым реквизитом в любом бухгалтерском документе, потому что именно по нему представители налоговой службы проверяют контрагентов. Любой организации и индивидуальному предпринимателю следует проверять корректность данного реквизиты (например, при помощи специализированного программного обеспечения СБИС все о компаниях) в момент выписки или получения первичных документов. В обратном случае, существуют риски столкнуться с обвинениями налоговой в отсутствии должной осмотрительности при выборе партнеров по бизнесу вплоть до признания сделки недействительной. В судебной практике есть случаи, когда компаниям, указавшим неверный ИНН, удавалось отстоять их, но это требует много времени и ресурсов. Гораздо проще готовить и проводить все документы в автоматических сервисах, таких как СБИС Бухгалтерия и учет, позволяющих избежать таких досадных ошибок.

Если ИНН указан правильно, то другие ошибки (адрес и даже название) могут быть признанными представителями налоговой службы не критичными. Уделяйте особое внимание проверке именно этого реквизита.

Ошибки в первичке №7: указание неправильного ОГРН в путевых листах

С 2017 года каждый путевой лист должен содержать информацию о номере ОГРН (ОГРНИП). Отсутствие данного реквизита в документе может стать причиной проведения более тщательно проверки, поэтому рисковать не стоит.

Как избежать ошибок в первичных документах?

Оптимальным вариантом является использование специализированного программного обеспечения, таких как СБИС, позволяющего в автоматическом режиме составлять документы, проверять и проводить их. Сервисы СБИС постоянно обновляются, в том числе на предмет соответствия требованиям законодательства. Если система обнаружит, например, что в путевом листе нет ОГРН, то она сразу уведомит ответственного за составление документа сотрудника и предложит ему внести необходимые коррективы.

Пользователь не пропустит ошибку, потому что система наглядно отображает любые неточности, выделив неточность цветом или выдав соответствующее уведомление на экране.

Таким образом, использование специализированного ПО для подготовки бухгалтерских документов и отчетности позволяет современным организациям значительно сокращать риски, связанные с допущением ошибок и, следовательно, благоприятно отражается на репутации компании. Немаловажным аспектом использования подобных сервисов является сокращение затрат на погашение штрафных санкций налоговой инспекции, а также кадровой нагрузки.

Хотите попробовать работу в СБИС? Остались вопросы по статье? Свяжитесь с нашими специалистами!

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector
Исполнитель:
генеральный директор
Заказчик:
генеральный директор