Меняем график отпусков без проблем

Меняем график отпусков без проблем

Как правильно внести изменения в график отпусков

Составление расписания отпусков вменено в обязанность каждой организации. Обычно его разрабатывают загодя: за 2 недели до наступления следующего календарного года и утверждают приказом начальника. Согласно нормам ст. 123 ТК РФ, соблюдение графика отпусков – обязательно для нанимателя и работника. В связи с этим у многих специалистов кадровой службы возникает вопрос: разрешено ли внесение изменений в график отпусков, какие именно документы необходимо подготовить в этом случае? Как вносить изменения в график при переносе отпуска? Как корректировать график при приеме нового сотрудника? Давайте разбираться.

По каким основаниям можно переносить отдых

С подачи работодателя отдых сотрудника можно переносить в таких случаях:

  • важное срочное задание, выполнить которое может только конкретный специалист;
  • переструктурирование компании (слияние, дробление, перепрофилирование, значительное сокращение штата и т. п.);
  • внедрение инновационных методов работы, установка нового оборудования, замена программно-вычислительных систем;
  • внеплановые проверки деятельности компании фискальными или иными контролирующими госорганами;
  • срочная командировка в связи с производственной необходимостью;
  • болезнь руководителя, должностные обязанности которого можно переложить только на ограниченный круг лиц (в частности – на заместителя начальника отдела, управления).

В этих случаях перенос должен быть обязательно согласован с работником. Отсутствие возражений по поводу уточнения даты или периода отдыха сотрудник должен отразить на приказе о переносе отпуска. Либо можно составить отдельный документ, где он прямо выразит согласие на перенос своего отдыха.

Веские причины изменения графика отпусков могут возникать не только у работодателя, но и у подчиненного. Среди принимаемых во внимание причин, требующих переноса времени отдыха сотрудника, обычно называют финансовые, семейные или личные обстоятельства. К ним относят: болезнь, возможный декрет, необходимость отдыха в определённые периоды (например, одновременно с супругом).

Руководитель фирмы вправе самостоятельно определить, являются ли основания для переноса времени отдыха значимыми. Нередко бывает и так, что заявление на изменение графика отпуска остаётся без удовлетворения. Тогда сотрудник отправляется отдыхать в тот период, который был запланирован изначально. Также см. «График отпусков».

Вносим коррективы по правилам

На практике документ, составленный заблаговременно, редко, когда может оставаться в неизменном состоянии. Иногда возникают ситуации, требующие внесения в него корректировок. Особенно это относится к крупным организациям. О том, можно ли вносить изменения график отпусков, российское законодательство умалчивает. Соответствующих норм нет ни в ТК РФ, ни в самих указаниях по заполнению такого рода документов.

Однако практикующие кадровики уверены: вносить уточнения необходимо по ряду причин. Во-первых, неактуальность информации в графике может повлечь за собой претензии со стороны трудовых инспекторов. Предоставление отдыха вне установленных дат может привести к штрафным санкциям. Во-вторых, внеплановое отсутствие сотрудников может поставить под удар бесперебойную работу компании, а также создать проблемы для бухгалтерии, которая создает и держит ориентир на резервы оплаты соответствующих расходов.

Внесение корректировок в график должно быть санкционировано руководителем. С этой целью составляют приказ об изменении графика отпусков, на основании которого соответствующие уточнения вносятся в унифицированную форму за № Т-7, утверждённую 05.01.2004 постановлением Госкомстата № 1. См. также «Приказ об утверждении графика отпусков по форме Т-7».

Так что учтите: законодательством не установлены правила, необходимые для соблюдения в этих случаях. Однако в зависимости от конкретной ситуации график можно модифицировать разными способами.

Принят новый сотрудник

Если в течение года в компанию пришли новые люди, вносить изменения в действующий график не нужно. Наниматель имеет право предоставить таким работникам возможность отдохнуть в любое время, если это не нанесёт ущерба организации и ее бизнес-процессам. Делают это на основании письменного заявления заинтересованных лиц.

Если организация всё-таки решает документально зафиксировать изменение графика отпусков при приёме нового сотрудника, разумно составить дополнение к уже действующему расписанию отдыха. Его обычно оформляют в виде отдельного документа по установленной форме. При этом в столбце «Примечания» необходимо указать дату поступления на работу нового сотрудника.

Смена запланированной даты отдыха

Все прочие корректировки графика обычно связаны с тем, что работник вынужден отдыхать ранее или позднее установленного для него срока. В этом случае изменения в график отпусков в 2018 году следует вносить во следующей схеме: запланированную дату начала события, проставленную в графе 6, не меняют, а все необходимые сведения о переносе начала отпуска или изменении его длительности отражают в графах 8–10.

Заметим, что далеко не все работники кадровых служб знают, как внести изменения в график отпусков в соответствии с законом. В частности, многие из них забывают о нормах ст. 123 ТК РФ. В ней написано, что если работник имеет право уйти в отпуск в определённом месяце, то за 2 недели до предполагаемого начала отдыха он должен написать заявление с указанием конкретной даты. Именно её нужно проставить в графе 8.

Требование о том, что сотрудники обязаны предупреждать нанимателя о дате начала отпуска не позднее чем за полмесяца, желательно закрепить во внутрифирменном нормативном акте – приказе или распоряжении. Также ничто не мешает внести соответствующий пункт в положение об оплате труда. Причём все работники компании обязаны внимательно изучить данные документы. Это же касается и приказа о внесении изменений в график отпусков: с ним должны познакомиться под расписку все заинтересованные сотрудники.

Имейте в виду, что некоторые работники организации имеют право взять отпуск в любое подходящее для них время. К ним относят:

  • подростков моложе 18 лет;
  • совместителей; они отдыхают одновременно на основном и дополнительном месте работы;
  • сотрудницы, планирующие уйти в декрет;
  • мужья, чьи жёны находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком;
  • работники, имеющие двух и более детей определенного возраста (до 12 лет);
  • почётные доноры;
  • супруги военнослужащих, отдыхающие одновременно с мужем;
  • некоторые категории чернобыльцев;
  • работники, усыновившие младенца в возрасте до трех месяцев;
  • иные категории в соответствии с нормами ст. 322 ТК РФ.

Если сотрудник, относящийся к одной из этих категорий, решил перенести запланированную дату начала отпуска, изменение графика отпусков по инициативе работника не производят. В этом случае достаточно внести соответствующие данные в уже действующий документ:

  • в 8 графе – отражают сведения о заявлении работника с просьбой перенести время отдыха;
  • в графе 9 – указывают новую дату предполагаемого отпуска;
  • в 10 графе – записывают категорию работника, имеющего право на использование отпуска в любое время.

Найти утверждённый образец изменения графика отпусков в нормативных документах не получится. Поэтому для вашего удобства ниже приведена примерная форма скорректированного графика, которая информативна и удобна для работы.

Образец изменения графика отпусков

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

График отпусков на 2020 год: топ-10 важных вопросов

Syda_Productions / Depositphotos.com

Приближается конец года, но для того, чтобы завершить его по всем правилам, установленным Трудовым кодексом, кадровикам уже сейчас необходимо наметить планы на следующий календарный год. Для этого, в первую очередь, нужно утвердить график отпусков работников организации.

До окончания нормативного срока утверждения графиков отпусков на 2020 год осталось меньше недели. Мы составили топ-10 ключевых вопросов, касающихся графика отпусков, некоторые из которых являются проблемными и до сих пор не имеют однозначных ответов.

Когда утверждать график отпусков?

ТК РФ предписывает работодателям утверждать график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Обычно этот срок приходится на 17 декабря, о чем указывает в своих разъяснениях и Минтруд России (письмо Минтруда России от 8 декабря 2017 г. № 14-2/ООГ-9399). При этом в силу ч. 4 ст. 14 ТК РФ, если последний день срока выпадает на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший рабочий день. По мнению Минтруда России, это правило актуально и для срока утверждения графика отпусков.

Однако в целях недопущения нарушения трудового законодательства, связанного с несвоевременным утверждением графика отпусков, целесообразно все же не затягивать его оформление. Тем более, что ТК РФ не запрещает утверждать график отпусков в более ранние сроки, чем за две недели до Нового года. Фактическая дата готовности документа должна быть указана в графе “Дата составления”. Если же организация создана в течение календарного года, на который утверждается график отпусков, то последний следует составлять и дополнять по мере трудоустройства работников.

Локальный нормативный акт или нет?

На этот вопрос до сих пор нет однозначного ответа ни в законодательстве, ни в судебной практике. Не вносят ясность по нему и представители уполномоченных органов. Правовая природа графика отпусков в ТК РФ не определена – в действующих нормах закона он рассматривается как ежегодно оформляемый документ, определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Между тем, в ч. 1 ст. 123 ТК РФ дан намек на отнесение графика отпусков к локальным нормативным актам (указано, что работодатель при утверждении графика отпусков должен руководствоваться порядком учета мнения профсоюза, установленным для принятия локальных нормативных актов). В пользу отнесения графика отпусков к локальным нормативным актам говорит и положение о том, что график отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6).

ФОРМА

В свою очередь, приверженцы противоположной точки зрения отмечают, что норма локального нормативного акта устанавливает правило общего характера, адресованное неопределенному кругу лиц, а график определяет время отпуска конкретных работников, поэтому данные понятия не соотносятся между собой. Кроме того, форма Т-7 “График отпусков” утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 как форма первичной учетной документации. Помимо общего признака – разработка работодателем – других совпадений в определениях терминов “график отпусков” и “локальный нормативный акт” нет. Документы преследуют разные цели – локальный нормативный акт направлен на возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей сторон трудовых отношений, а график отпусков – на систематизацию информации по отпускам. Кроме того, если первый рассчитан на неоднократное применение в отношении неопределенного круга лиц, то второй относится к конкретным работникам и актуален в течение календарного года, на который утверждается.

Знакомить работников с графиком отпусков или нет?

Решение указанного вопроса напрямую зависит от ответа на предыдущий вопрос. Так, если признать график отпусков локальным нормативным актом, то, руководствуясь прямой нормой ТК РФ об обязательности ознакомления работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), следует знакомить работников и с графиком отпусков (Определение Верховного Суда Республики Саха (Якутия) от 11 ноября 2015 г. № 33-4270/2015, определение Челябинского областного суда от 24 февраля 2014 г. № 11-1778/2014).

Однако, если учесть, что отдельной нормы об обязанности работодателя знакомить работников с графиком отпусков под роспись в ТК РФ нет, равно как и нормы об отнесении графика отпусков к локальным нормативным актам, то не должна применяться и ответственность за неознакомление с этим документом. Для исполнения обязанности работодателя по ознакомлению работников с очередностью предоставления отпусков в данном случае достаточно заблаговременного (не позднее чем за две недели) извещения конкретного работника о времени начала его отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Читать еще:  Отмена ЗАО обернулась проблемами для владельцев 120 тысяч компаний

Как составить график отпусков?

График отпусков может составляться либо по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (она носит рекомендательный, а не обязательный характер), либо по иной форме, разработанной в организации. График составляется в виде таблицы с указанием в отношении каждого работника дат (или месяцев) ухода в отпуск в конкретном календарном году. Документ подписывается начальником отдела кадров и руководителем или уполномоченным им лицом.

При необходимости дополнения графика отпусков данными о новых сотрудниках работодатели обычно заполняют еще одну форму, утверждая ее как дополнение к графику отпусков в порядке, аналогичном порядку утверждения самого графика.

Исходя из того, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника, изменение его по воле одной из сторон недопустимо. Однако, если на корректировку графика отпусков из-за переноса сроков отпуска согласны и работник, и работодатель, то закон этому не препятствует (определение Московского городского суда от 26 марта 2015 г. № 33-5833/15).

Кого можно не включать в график отпусков?

Если работник находится в отпуске по уходу за ребенком, то его можно не включать в график отпусков, если его отпуск приходится на весь календарный год. “Женщине, находящейся в отпуске по уходу за ребенком с сохранением права на получение пособия по обязательному социальному страхованию и при этом работающей на условиях неполного рабочего времени или на дому, ежегодный оплачиваемый отпуск не предоставляется, поскольку использование двух и более отпусков одновременно ТК РФ не предусматривает”, – указывается в п. 20 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 28 января 2014 г. № 1 “О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних”. Но не запрещено указывать информацию о нахождении работника в отпуске по уходу за ребенком в графике отпусков, например, в графе “Примечания”.

Однако, если отпуск по уходу за ребенком закончится в том году, на который составляется график отпусков, то невключение работника в график уже будет нарушением.

Требуется ли согласие на разделение отпуска на части при утверждении графика отпусков?

По общему правилу, отпуск предоставляется полностью. Разделение его на части допускается только по соглашению сторон при условии, что одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Причем работнику и работодателю необходимо согласовать как сам факт разделения отпуска, так и продолжительность каждой его части. Следовательно, утверждение графика отпусков, которым запланировано предоставление отпуска по частям, при отсутствии соглашения сторон о его разделении неправомерно. Подпись работника об ознакомлении с графиком отпусков или с приказом о его предоставлении сама по себе не выражает волю сотрудника, направленную на разделение отпуска на части, в том числе и на разделение именно таким образом.

Для нивелирования возможных претензий со стороны инспекторов труда работодателю, помимо ознакомления работника с графиком отпусков под роспись, следует либо получить от него заявление с указанием продолжительности частей отпуска, либо заключить с ним соглашение. Еще один вариант – дополнить график отпусков специальной графой с отметкой о согласии работника с разделением отпуска на части.

Однако, как показывает практика, контролирующие органы и суды могут придерживаться иной позиции по данному вопросу.

Кто имеет преимущественное право при выборе дат в графике отпусков?

При составлении графика отпусков работодатель и выборный профсоюзный орган должны учитывать, что действующее законодательство предоставляет отдельным категориям работников право использовать свой отпуск в летнее или иное удобное для них время. Так, уйти в отпуск независимо от запланированных в графике отпусков дат вправе:

  • несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
  • работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
  • один из родителей (опекунов, попечителей), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
  • инвалиды войны, ветераны боевых действий и некоторые другие категории, предусмотренные Федеральным законом от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ “О ветеранах”;
  • Герои РФ и полные кавалеры ордена Славы, Герои Советского Союза (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15 января 1993 г. № 4301-I);
  • Герои труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 9 января 1997 г. № 5-ФЗ);
  • почетные доноры (ст. 23 Федерального закона от 20 июля 2012 г. № 125-ФЗ) и т. п.

Наряду с перечисленными, на отпуск независимо от запланированного графиком могут рассчитывать супруг – в период, когда его законная супруга находится в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст.123 ТК РФ), мужья и жены военнослужащих. Эти лица вправе использовать отпуск одновременно с отпуском своих супруга или супруги. Равно как могут воспользоваться отпуском не по графику беременные женщины и женщины, ухаживающие за ребенком (им разрешено присоединить свой очередной оплачиваемый отпуск к отпуску по беременности и родам или к отпуску по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ). В этом же списке – работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ), и совместители (им ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ).

По просьбе одного из родителей (опекунов, попечителей), работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, работодатель обязан предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, расположенные в другой местности (ч. 5 ст. 322 ТК РФ).

При составлении графика отпусков работодателям рекомендуется брать от работников, имеющих право на использование отпуска в летнее или иное удобное для них время, письменное заявление о том, в какое время они хотят использовать свой отпуск. Наличие такого заявления позволит изменить время использования отпуска только по взаимному соглашению сторон.

Большинство работников (те, которые не имеют преимуществ при использовании отпуска) могут отступить от времени использования отпуска, указанного в графике отпусков, только по договоренности с работодателем.

Кто должен отслеживать график отпусков?

Согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Следовательно, обязанность отслеживать график отпусков лежит на работодателе (отделе кадров, службе персонала и т. п.). Именно он должен заблаговременно напомнить работнику о запланированном отпуске, уведомив его об этом в письменной форме под роспись. Причем речь идет именно об уведомлении (или извещении), а не о получении согласия от работника. Для оформления отпуска по графику достаточно оформления отделом кадров приказа о предоставлении отпуска, дополнительного заявления работника не требуется.

Нужно ли хранить график отпусков за прошлый год?

Согласно ст. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, график отпусков подлежит хранению в организации в течение одного года. Исчисление сроков производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (п. 1.4 указанного Перечня). Следовательно, график отпусков на 2019 год, который закончит свое действие 31 декабря 2019 года, следует хранить весь 2020 год, а график отпусков на 2020 год – до конца 2021 года.

Чем грозят нарушения при составлении графика отпусков?

К работодателям, допустившим нарушения, связанные с оформлением графиков отпусков, могут быть применены санкции ч. 1 ст. 5.27 КоАП – за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Самыми распространенными в данном случае являются такие нарушения, как:

  • несоблюдение срока утверждения графика отпусков;
  • отсутствие в графике отпусков даты утверждения (из-за чего невозможно установить, соблюдены ли сроки утверждения графика отпусков или нет);
  • неознакомление работников с графиком;
  • составление графика отпусков в установленном порядке без последующего его ведения (например, без проставления дат переноса отпуска и дат фактического предоставления отпуска);
  • неуведомление работодателем работника о начале отпуска за две недели.

Указанные нарушения могут повлечь предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц и лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб., на юрлиц – от 30 тыс. до 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

***

Поскольку многие вопросы, связанные с составлением и утверждением графика отпусков, не имеют однозначного ответа в законодательстве и в правоприменительной практике, их целесообразно урегулировать внутренними актами организации. Ведь обеспечение порядка в кадровых документах позволит не только обезопасить работодателя от необоснованных претензий со стороны проверяющих органов, но и при необходимости безболезненно разрешить возникшие конфликты с сотрудниками.

Меняем график отпусков без проблем

График отдыха формируется на год вперед, а планы сотрудников и работодателей могут измениться. Можно ли в утвержденный график внести коррективы, не нарушив при этом нормы Трудового кодекса.

Требование составлять график отпусков является обязательным для всех работодателей. Причем формальный подход к этому делу чреват не только штрафом, но и «заморозкой» деятельности компании почти на 3 месяца, а то и вовсе дисквалификацией руководителя. Именно так у нас законодательство охраняет труд граждан.

Можно ли отступать от графика отпусков? С наступлением отпускного сезона этот вопрос волнует многих сотрудников, причем «как с одной, так и с другой стороны баррикад». Дело в том, что согласно части 2 статьи 123 Трудового кодекса, график отпусков обязателен и для работодателя и для сотрудника. Усугубляет ситуацию и то, что при определенных условиях отступление от графика представители трудовой инспекции вполне могут квалифицировать как нарушение трудового законодательства.

Если работник – трудоголик

Инициатива «перекроить» график может исходить как от самого сотрудника, так и от руководства фирмы. В первом случае, при обоюдном согласии обоих сторон, графиком можно практически безболезненно пренебречь. Ведь предоставление отпуска лицу в другой период, нежели тот, который указан, нельзя рассматривать как нарушение чьих-либо прав. К тому же при таких обстоятельствах отклонение от графика не считается неправомерным действием, а значит, не влечет административную ответственность.

Правда, тут нельзя не сказать, что совершенно без последствий для фирмы «перекраивание» графика может произойти лишь в том случае, если все будет верно документально оформлено. Для этого сотрудник должен написать соответствующее заявление, на котором директор фирмы обязан поставить свою резолюцию о согласии удовлетворить просьбу работника.

Читать еще:  Как создать имидж руководителя малого предприятия

Каждое изменение запланированной даты отпуска должно соответствующим образом отражаться и в соответствующих столбцах графика отпусков, составленного по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1.

Если в изменениях графика отпусков заинтересован работодатель в связи с производственной необходимостью, то тут документальное подтверждение будет несколько иным (п. 3 ст. 124 ТК, п. 2 ст. 125 ТК). Фирме придется оформить приказы (распоряжения) о перенесении отпусков, об отзыве работников из отпусков, другие приказы (распоряжения). Помимо того, на каждое подобное отступление от графика отпусков компания обязана получить письменное согласие работников.

График может, что называется, попасть под нож, если у фирмы возникли финансовые затруднения и она попросту не в состоянии выплатить работникам отпускные. Из этой ситуации можно найти несколько выходов, опять же при условии достижения компромисса с работником.

Если предложение «передвинуть» отпуск его не устроит, то как вариант попробуйте поиграть сроками выплаты отпускных. Конечно, нельзя сказать, что это не повлечет каких-либо последствий для работодателя, поскольку точные сроки выплаты пособия к отпуску установлены Трудовым кодексом. В частности, в пункте 9 статьи 136 говорится, что оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.

Вместе с тем, если причины отсутствия денег действительно обоснованны, то лучше довести их до сведения работников, указав при этом время, когда фирма сможет исполнить свои обязательства по отпускам. Как только финансовое состояние фирмы позволит ей рассчитаться с работниками, она должна незамедлительно перечислить им деньги. Тот факт, будет ли работник еще находится в отпуске или уже отгулял его, роли в данном случае не играет.

Рассчитаемся сполна

Если работодатель выплатил отпускные позднее чем за три дня до начала отпуска, то тут надо учитывать положения статьи 236 Трудового кодекса. В ней, в частности, сказано, что при нарушении работодателем установленного срока оплаты отпуска он обязан выплатить сотруднику причитающиеся суммы с учетом процентов. Их размер определяется исходя из 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования (на данный момент она составляет 10 процентов) от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки. Отсчет срока начинается со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно.

Заметим, что размер процентов, выплачиваемых работнику, может быть повышен в соответствии с коллективным или трудовым договором. Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины компании.

К тому же несвоевременная выплата отпускных, наравне с обычной зарплатой, признается нарушением законодательства и может грозить руководителю привлечением его к административной ответственности по статье 5.27 КоАП. Вместе с тем выплата процентов за просрочку с отпускными может расценено как смягчающее обстоятельство, то есть: предотвращение лицом, совершившим административное правонарушение, вредных последствий административного правонарушения, добровольное возмещение причиненного ущерба или устранение причиненного вреда (подп. 2 п. 1 ст. 4.2 КоАП).

Изменяем график отпусков

Как известно, график отпусков на год утверждается за 2 недели до наступления календарного года. Он обязателен для работника и работодател Однако это не означает, что график остается неизменным в течение всего года. В него надо вносить изменения, если в течение года появятся обстоятельства, требующие изменения установленных графиком сроков предоставления отпуска тому или иному работнику (например, болезнь или декретный отпуск). Рассмотрим, как оформить изменения в различных ситуациях, когда за основу взята унифицированная форма

Дополняем график, если приняты новые сотрудники

Законодательство не требует внесения дополнений в график, если после его утверждения на работу были приняты новые сотрудники. Поэтому новым работникам отпуск можно предоставить на основании заявления без включения их в график отпусков. А можно оформить дополнение к графику в виде отдельного документа, указав в нем сведения об отпусках новых работников. Это делается так.

Мнение выборного профсоюзного органа УТВЕРЖДАЮ
Номер Дата На год
14 Указываете порядковый номер на дату утверждения, если в организации принята нумерация для таких документов 01.04.2014 Указываете фактическую дату составления и утверждения дополнения к графику отпусков в текущем году 2014

апреля Указываете фактическую дату составления и утверждения дополнения к графику отпусков в текущем году
Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию Фамилия, имя, отчество Табельный номер ОТПУСК Примечание
количество календарных дней дата перенесение отпуска
запланированная фактическая основание (документ) дата предполагаемого отпуска
2 3 4 5 6 7 8 9 10
Продавец Солнцева Ирина Петровна Указываете ф. и. о. работников, принятых на работу после составления графика отпусков на текущий год 18 28 10.11.2014 Указываете запланированную дату начала отпуска в текущем году Принята на работу 25.12.2013 Указываете дату приема на работу после составления графика отпусков на текущий год
Уборщица Морковкина Ольга Ивановна Указываете ф. и. о. работников, принятых на работу после составления графика отпусков на текущий год 23 28 01.12.2014 Указываете запланированную дату начала отпуска в текущем году Принята на работу 11.01.2014 Указываете дату приема на работу после составления графика отпусков на текущий год

Изменяем график, если меняется запланированная дата отпуска

Любые другие изменения в график отпусков связаны с тем, что по каким-либо причинам отпуск предоставляется раньше или позже запланированной даты отпуска (графа 6 графика отпусков) либо вообще не предоставляется в текущем календарном году.

В таких случаях запланированную при утверждении графика отпусков дату начала отпуска (графа 6) вы не изменяете, а вносите сведения в графы 8 (основание (документ), где указываете его дату и номер (если есть)), 9 (дата предполагаемого отпуска) и 10 (примечание) графика.

В таблице приведены наиболее распространенные ситуации, требующие внесения изменений в график отпусков, и примеры записей, обосновывающих изменения.

Графа 8 Графа 9 Графа 10 Пояснения
В графике отпусков указана не конкретная дата начала отпуска, а месяц, когда работник должен уйти в отпуск
Письменное заявление работника с просьбой предоставить отпуск с конкретной даты Ничего не указываете Ничего не указываете В такой ситуации достаточно указать фактическую дату начала отпуска в графе 7. Заметим, что в локальном нормативном акте имеет смысл установить обязанность работника письменно извещать работодателя о конкретной дате начала отпуска не позднее чем за 2 календарные недели, чтобы вы могли выполнить обязанность о письменном извещении работника о начале его отпуск
Работники, которые могут взять отпуск в удобное время, изменяют запланированную дату начала отпуска
Письменное заявление работника с просьбой о переносе запланированной по графику даты начала отпуска Указываете новую предполагаемую дату отпуска по заявлению работника Указываете категорию работников, которые имеют право на использование отпуска в удобное время (например, работницы, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет) Если такие работники изменили свое решение и попросили предоставить им отпуск в другое время, то вы не вправе им отказать. Если такой сотрудник подаст заявление о срочном переносе отпуска (например, со следующего дня), то своевременно предупредить работника о начале отпуска и оплатить этот отпуск вы не сможете. Но при наличии заявления работника, где он укажет, что согласен получить отпускные позднее, можно будет в случае проверки трудинспекции оспорить штраф. Ведь административного правонарушения работодатель не соверши Но такое заявление не освободит вас от обязанности начислить компенсацию на задержанные суммы отпускных. Ведь она выплачивается независимо от наличия вины работодател
На предоставление отпуска в удобное для них время могут претендовать, в частност

  • работники моложе
  • совместители одновременно с отпуском по основной работ
  • работницы, в скором времени уходящие в декре
  • мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и рода
  • работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев;
  • работницы, имеющие двух и более детей в возрасте до
  • один из родителей (опекун, попечитель), работающий в районах Крайнего Севера, для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего в образовательные учреждения профобразования, расположенные в другой местност
  • почетные доноры Росси
  • супруги военнослужащих одновременно с отпуском супруг
  • некоторые категории чернобыльце
Внешний совместитель принес справку с основного места работы о переносе отпуска
Справка с основного места работы, в которой указана новая дата начала отпуска Указываете дату, на которую переносится отпуск работника по основной работе Указываете, что работник — внешний совместитель Вы обязаны предоставить совместителю отпуск одновременно с отпуском по основной работ
Перенос отпуска по просьбе работника
Письменное заявление работника Указываете дату, на которую переносится отпуск по заявлению работника Указываете, что отпуск перенесен по просьбе работника Работодатель вправе (но не обязан) перенести отпуск по просьбе работника в случаях, не предусмотренных трудовым законодательством или локальным нормативным актом. Если из-за переноса вы не успеете вовремя выплатить работнику отпускные, возьмите у него заявление с согласием получить их позднее
Продление отпуска в связи с болезнью
Ничего не указываете Ничего не указываете Ничего не указываете В такой ситуации никаких сведений в график отпусков вносить не нужно. Ведь в случае болезни работодатель обязан продлить или перенести отпус Если работник продлевает отпуск, то для оформления этого не нужно ни работнику писать заявление, ни работодателю оформлять какие-либо документы. Работник просто представит вам больничный
Перенос отпуска в связи с болезнью работника
Письменное заявление работника о переносе отпуска, листок временной нетрудоспособности, приказ руководителя о переносе отпуска Указываете дату, на которую переносится отпуск Указываете, что отпуск перенесен в связи с болезнью работника Если работник решил перенести отпуск в связи с болезнью, которая наступила до начала или во время отпуска, то дата, на которую переносится отпуск, определяется руководителем с учетом пожелания работника
Перенос отпуска в связи с уходом в декрет
Письменное заявление женщины о предоставлении отпуска перед декретным отпуском (после него) или после отпуска по уходу за ребенком, приказ руководителя о предоставлении отпуска Указываете дату, на которую переносится отпуск Указываете, что отпуск предоставлен перед отпуском по беременности и родам (после него) или после отпуска по уходу за ребенком Работодатель обязан предоставить работнице ежегодный оплачиваемый отпус

  • перед отпуском по беременности и родам;
  • после отпуска по беременности и родам;
  • после отпуска по уходу за ребенком.

Если к моменту начала ежегодного отпуска женщина не заработала отпускной стаж для полного отпуска, его придется предоставить авансо

Уход в отпуск по беременности и родам
Заявление работницы о предоставлении отпуска по беременности и родам, приказ руководителя о предоставлении отпуска по беременности и родам Ничего не указываете Указываете, что предоставлен отпуск по беременности и родам, а также дату его начала Женщина может, а не обязана взять отпуск перед декретным отпуском. В этой ситуации в графике надо отразить, почему работница не ушла в отпуск. Отпуск по выбору работницы будет предоставлен поздне
Отзыв из отпуска
Приказ руководителя об отзыве из отпуска, письменное согласие работника на отзыв из отпуска Указываете дату, на которую переносится отпуск работника, если она попадает на текущий календарный год.
Ничего не указываете, если дата, на которую переносится отпуск, приходится на следующий календарный год
Указываете, что работник отозван из отпуска с его согласия Для досрочного отзыва из отпуска работодателю обязательно надо получить согласие работника. При его наличии работодатель обязан по выбору работника либо предоставить ему неиспользованную часть отпуска в удобное для него время в течение текущего рабочего года, либо присоединить ее к отпуску за следующий рабочий Если работник не согласен досрочно выйти из отпуска, то он просто догуливает свой отпуск
Перенос отпуска в связи с производственной необходимостью
Приказ руководителя о переносе отпуска на следующий рабочий год в связи с производственной необходимостью, письменное согласие на перенос отпуска на следующий рабочий год Указываете дату, на которую переносится отпуск работника в следующем рабочем году, если она попадает на текущий календарный год. Ничего не указываете, если дата, на которую переносится отпуск, приходится на следующий календарный год Указываете, что отпуск перенесен в связи с производственной необходимостью В исключительных случаях, когда уход работника в отпуск в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, можно с согласия работника перенести отпуск на следующий рабочий
Предоставление отпуска с последующим увольнением
Заявление работника о предоставлении отпуска с последующим увольнением, приказ о предоставлении отпуска с последующим увольнением Указываете дату, с которой был предоставлен отпуск с последующим увольнением Указываете, что предоставлен отпуск с последующим увольнением Предоставление отпуска с последующим увольнением — право, а не обязанность работодателя. При увольнении за виновные действия такой отпуск предоставлять нельзя. Количество заработанных дней отпуска определяется на дату начала отпуск
Увольнение работника
Приказ об увольнении работника Ничего не указываете Указываете, что работник уволен, а также дату увольнения В случае увольнения, если у работника есть неотгулянные дни отпуска, ему выплачивается компенсаци

Запомните, никаких исправлений и зачеркиваний при внесении изменений в график отпусков делать не надо. Если отпуск будет переноситься по тем или иным причинам неоднократно, то и вносить сведения об этом придется в график несколько раз.

Пять самых частых ошибок в уже утвержденном графике отпусков и как их исправлять

Графики на 2018 год должны быть уже утверждены. Но мы решили напомнить отдельные моменты оформления графика отпусков, чтобы в случае обнаружения ошибок вы могли внести коррективы.

Ошибка № 1: в график включены не все работающие лица

Совместители. Напомним, что лица, работающие по трудовому договору и являющиеся совместителями, на основании ст. 114 ТК РФ имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск наравне с основными работниками. Согласно ст. 286 ТК РФ совместителям ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству сотрудник не отработал шесть месяцев, то отпуск предоставляется авансом. Таким образом, предоставление отпуска внешнему совместителю прямо зависит от очередности отпусков, определенной на его основной работе, и можно подумать, что включать совместителя в график не нужно. Однако это не так.

Совместители, как и основные работники, имеют право на отдых, а очередность его предоставления определяется графиком отпусков. Кроме того, график предназначен для организации эффективной работы учреждения, ведь работодателю необходимо заранее подготовиться к отсутствию сотрудника и найти ему замену. Включение совместителя в график поможет спланировать все правильно.

При составлении графика у совместителя можно запросить информацию о датах отпуска, запланированного по основному месту его работы. Если такая информация не предоставлена или предоставлена несвоевременно, отдых внешнего совместителя планируется в общем порядке. Впоследствии он может быть предоставлен по заявлению работника с соответствующей корректировкой графика.

Сотрудники в отпуске по уходу за ребенком. Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет предоставляется сотрудникам, гражданским служащим и работникам по их заявлению в порядке и на условиях, предусмотренных ст. 256 ТК РФ. Отпуск по уходу за ребенком может быть использован полностью или по частям. За сотрудником, гражданским служащим и работником сохраняется место службы (работы), должность на период отпуска по уходу за ребенком.

Включение в график женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, зависит от времени нахождения в данном отпуске. Если он только начался, то включать женщину в график смысла нет. В следующем году она продолжит находиться в отпуске по уходу за ребенком и ежегодный отпуск не получит.

Если же отпуск по уходу заканчивается в следующем календарном году, нужно запланировать ежегодный отпуск сотрудницы. Причем необходимо учитывать стаж работы и право на отпуск, установленное ст. 260 ТК РФ. Как следует из этой статьи, работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск женщине по ее желанию непосредственно по окончании отпуска по уходу за ребенком независимо от стажа ее работы у данного работодателя. Дополнительно отметим, что законодательством не запрещено вносить в график отпусков сведения о женщинах, находящихся в таком отпуске. Тогда в графе «Примечание» делается отметка о том, что работница в указанном отпуске.

Ошибка № 2: указываются не все отпуска

Напомним, что график отпусков содержит информацию о ежегодном оплачиваемом отпуске, который, в свою очередь, состоит из основного оплачиваемого и дополнительного оплачиваемого отпусков. Наибольшее количество вопросов связано с ежегодным дополнительным отпуском за вредные условия труда. В соответствии со ст. 117 ТК РФ он предоставляется по результатам специальной оценки условий труда, проведенной согласно Закону № 426-ФЗ[1]. Минимальная продолжительность такого отпуска – семь календарных дней.

Такой отпуск должен быть отражен в графике. Если предприятие использует форму графика Т-7[2], для этого в графе 6 данной формы отражается только дата начала отпуска, а дата окончания будет определена лишь ко дню составления приказа о предоставлении отпуска. В графе 5 графика отпусков необходимо отразить количество календарных дней отпуска – оно определяется путем сложения количества дней основного оплачиваемого и дополнительного оплачиваемого отпусков. Например, сотруднику полагается 30 календарных дней основного оплачиваемого отпуска и 7 календарных дней дополнительного, значит, в графе 5 нужно написать «37».

На основании ст. 122, 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. В исключительных случаях, когда предоставление отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. Тогда отпуск должен быть использован в течение 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется.

Ошибка № 3: при составлении не учтено мнение профсоюзного органа

Порядок учета мнения профсоюза определен ст. 372 ТК РФ. В частности, в выборный орган первичной профсоюзной организации направляется проект графика. Этот орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта графика направляет работодателю мотивированное мнение по нему в письменной форме.

Если профсоюз не согласен с очередностью предоставления отпусков, установленной графиком, либо предлагает скорректировать документ, работодатель может согласиться с этим. А может в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации работников в целях достижения взаимоприемлемого решения.

Если прийти к согласию так и не удалось, работодатель может утвердить график, составив протокол разногласий. Выборный орган первичной профсоюзной организации, в свою очередь, может обжаловать график в соответствующую государственную инспекцию труда или суд. Кроме того, профсоюз имеет право начать процедуру коллективного трудового спора.

ГИТ обязана в течение месяца со дня получения жалобы (заявления) профсоюзной организации провести проверку. В случае выявления нарушения работодателю выдается предписание об отмене утвержденного графика отпусков, обязательное для исполнения.

Итак, проверьте: если профсоюз имеется, на графике отпусков должна стоять отметка об учете мнения – дата и номер соответствующего документа (протокола).

Ошибка № 4: не вносятся изменения в график отпусков

Вместе с тем график корректируется:

1. При переносе отпуска. Причины переноса названы в ст. 124 ТК РФ. В этом случае в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения утвердившего график лица или лица, уполномоченного последним на это.

2. При отзыве работника из отпуска. Напомним, что согласно ст. 125 ТК РФ отзыв работника (госслужащего, сотрудника) из отпуска допускается только с его согласия. Не использованная в связи с этим часть отпуска предоставляется по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединяется к отпуску за следующий рабочий год.

3. При приеме новых сотрудников. Обязанность корректировать график отпусков в данном случае законодательством прямо не установлена. Поэтому возможны два варианта действий:

– к действующему графику отпусков оформить приложение и внести в него сведения об отпусках новых сотрудников (работников). Перед утверждением приложения его нужно согласовать с профсоюзом (при наличии);

– не вносить новичков в действующий график отпусков. Если работник пожелает уйти в отпуск, он напишет соответствующее заявление (подаст рапорт). В случае достижения договоренности о дате начала отпуска работодатель издаст приказ о предоставлении отпуска и составит записку-расчет. Сведения об отпуске нужно занести в личную карточку работника.

Ошибка № 5: работников не ознакомили с графиком отпусков

Ни наниматель (работодатель), ни сотрудник (работник) не вправе в одностороннем порядке изменить установленное графиком время ухода в отпуск. Наниматель (работодатель) обязан ознакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. В связи с этим утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников.

1. Ввести в унифицированную форму дополнительную графу «С графиком ознакомлен / дата / подпись». Лучше сделать это с помощью приказа руководителя организации.

2. Либо создать отдельный лист ознакомления в произвольной форме. Как и график отпусков, он может быть разбит на части, например, по структурным подразделениям. Кроме того, отдельным приказом можно закрепить обязанность ознакомить сотрудников (работников) с графиком за конкретным сотрудником или руководителями структурных подразделений.

Отметим, что подобное ознакомление с графиком отпусков может заменить собой уведомления о времени начала отпуска. Если сотрудник расписался в графике отпусков (или в листе ознакомления), то за две недели до начала отпуска направлять ему уведомление уже не обязательно.

Лучше каждого уведомить о начале отдыха персонально независимо от ознакомления с графиком, поскольку с этим документом сотрудники (работники) ознакомятся в текущем году, а отпуск будет в следующем, и легко забыть даты начала отпуска.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector