Контроль персонала

Контроль персонала

Контроль персонала

Сущность контроля персонала

Контроль персонала — одна из важнейших систем обеспечения безопасности компании, выполняет три функции: выявляющую, подтверждающую и упреждающую. С помощью системы контроля выявляются мошенничества, правонарушения, убытки, кражи, несанкционированные действия и т.п. Система контроля позволяет представить доказательную базу для привлечения сотрудника к наказанию за незаконные действия. И, наконец, она осуществляет определенную профилактику нарушений, поскольку сотрудник опасается нарушать порядок, зная, что его действия контролируются компанией.

Система контроля — это совокупность методов и средств влияния на происходящие в компании процессы с целью успешного достижения ею своих стратегических целей.

Поскольку бизнес — это система, нельзя повлиять на результат, затронув лишь один из факторов. Бессмысленно заботиться о высоком качестве сырья и материалов, не обеспечивая (с помощью отбора и обучения) соответствующее качество персонала. Точно так же бессмысленно контролировать время прихода и ухода сотрудника на работу, игнорируя информацию о том, чем он занимается в течение рабочего дня. Нельзя контролировать один из результатов (например, годовой объем продаж компании или подразделения), если для достижения целей важны и другие: качество продукции и сервиса, удовлетворенность и лояльность сотрудников, привлечение новых групп клиентов, текучесть персонала и т.п. Гораздо эффективнее создать систему взаимосвязанных показателей на всех уровнях, по которым можно контролировать важные аспекты бизнеса.

Контрольная среда — общее отношение руководства и менеджмента к вопросу о важности контроля в организации и предпринимаемые в этой связи действия. Она позволяет обеспечить необходимую структуру и предпосылки для достижения главных задач системы внутреннего контроля. Контрольная среда включает следующие элементы:

  • • этические ценности и честность;
  • • философия и стиль управления;
  • • организационная структура;
  • • распределение полномочий и ответственности;
  • • политика и процедуры в области управления персоналом;
  • • компетентность персонала.

Процессы контроля — политика, процедуры (как автоматизированные, так и неавтоматизированные) и мероприятия, являющиеся частью системы контроля, разработанные и реализуемые в целях обеспечения уровня рисков в пределах, которые организация намерена принимать.

В каждой организации существуют так называемые особые рабочие места, которые связаны с возможностью причинения организации огромного финансового или репутационного ущерба. Они включают рабочие места, которые:

  • • имеют дело непосредственно с общественностью;
  • • требуют, чтобы сотрудники заходили в дома людей;
  • • имеют контакт с детьми или пожилыми людьми;
  • • имеют доступ к особо ценной и конфиденциальной информации;
  • • имеют широкий доступ к секретным конфиденциальным помещениям;
  • • ответственны за наличные деньги, ценные товары или финансовые вопросы;
  • • содержат информацию о том, какие контракты и клиенты оказывают значительное влияние на дела организации;
  • • несут основную ответственность за внутреннюю или внешнюю безопасность.

Регулярные проверки и контроль сотрудников на таких местах — единственный способ, который может обезопасить работодателя от негативного влияния на компанию.

Существует пять основных процедур контроля работников:

  • 1) система независимых проверок (аудит, аттестации, ротация кадров, ревизии, организация горячих линий ит.п.);
  • 2) разделение обязанностей или двойной контроль (функции по выписке чеков, осуществлению платежей, проверке банковских извещений, получению наличных денег не должны выполняться одним работником; один человек не должен иметь неконтролируемый доступ к финансам либо работать один на один с клиентами);
  • 3) система подтверждения полномочий (система паролей для доступа к определенной информации, карточки для входа в помещение с банковскими сейфами, право подписи финансовых документов ит.п.);
  • 4) физические способы контроля и охраны (видеонаблюдение, автоматизированный учет рабочего времени, контроль работы компьютера, сейфы, банковские хранилища, решетки, запоры, сигнализация);
  • 5) документальный контроль.

Наиболее эффективным является правильное сочетание этих процедур в рамках предприятия и его оргкультуры. Кроме того, можно использовать нестандартные формы контроля. Например, в магазине по продаже мороженого фирмы «Баскин & Роббинс», славящегося своим 31 ароматом (лозунг фирмы: каждому дню месяца — свой аромат), на стене за спиной улыбающегося кассира висят два плаката: «Если у Вас возникли проблемы с обслуживанием, звоните по телефону управляющему. »; «Если Вам достался чек со звездочкой, Вам положена бесплатная порция орехового пломбира». Цель плакатов — побудить клиентов рассчитываться только через кассу и проверять чек. Поскольку у продавца есть возможность мошенничать — не пробивать наличные через кассу, уменьшить порцию и выручку за экономию присвоить, нужна система контроля. И здесь контролер — покупатель. Поскольку на чеке может быть звездочка, он должен быть вручен покупателю для контроля, который в случае обмана может позвонить управляющему. На рис. 1.13 показаны виды кадрового контроля. [1]

Рис. 1.13. Основные виды кадрового контроля т.е. проводится в основном психологический и профессиональный контроль. Очень важное, если не решающее значение на данном этапе имеет изучение предыстории кандидата, причин ухода с предыдущих мест работы, рекомендаций и отзывов работодателей, коллег с прежних мест работы и др. Сложность такого контроля заключается в том, что многие источники информации недоступны для изучения, психологическое тестирование не всегда дает верный результат, а предыдущие работодатели стремятся не выносить сор из избы и скрывают причины увольнения сотрудника.

2. Контроль в процессе трудовой деятельности.

Самый трудоемкий, дорогостоящий и ответственный вид контроля, охватывающий практически все ресурсы, процессы, структуры, технологии и службы организации. Считается, что чем более формализованы и стандартизированы аспекты деятельности организации, тем легче осуществлять контроль на данном этапе. Но тотальный контроль ведет к катастрофичным издержкам. Поэтому здесь контроль чаще всего приобретает выборочный характер. Кроме того, творческие, креативные, уникальные, связанные с общением или искусством виды деятельности вообще невозможно контролировать в процессе — только по результату.

Пока результаты труда не получены и сравнить их с целями и планами нельзя, можно контролировать два аспекта: рабочее поведение и рабочее время. Многие руководители хотят знать, что делают сотрудники в рабочее время, ведь бесконтрольность и свободный доступ к ресурсам могут спровоцировать различные виды злоупотреблений со стороны персонала. Главное — соблюсти баланс между уважением и доверием, с одной стороны, и четким контролем — с другой. Для этого существуют определенные требования по проведению такого контроля:

  • • уведомлять сотрудников, что их будут контролировать;
  • • объяснять, чем вызвана необходимость такого контроля;
  • • устанавливать четкие правила того, кто будет контролировать, что будет контролироваться и каким образом;
  • • определять меру и формы наказания за нарушения правил и регламентов;
  • • обеспечивать неотвратимость наказания для всех сотрудников независимо от занимаемой должности.

Известны результаты исследования Американской ассоциации менеджмента 1 : 82% руководителей признались, что используют те или иные формы электронного контроля или физического наблю-

http://hr-portal.ru/article/kak-kontrolirovat-sotrudnikov дения: в 63% компаний отслеживают обращение к интернет-ресурсам, а около 47% компаний просматривают электронную почту своих сотрудников. В России подобных данных пока нет, но, по мнению специалистов, положение дел примерно такое же. Работодатели считают контроль над персоналом своим естественным правом, ведь все, что создает сотрудник на рабочем месте и в рабочее время, — собственность компании. А значит, наниматель должен знать, что делает его персонал и на что тратит время, оплачиваемое компанией.

Для контроля рабочего поведения в настоящее время чаще всего используются: разделение обязанностей или двойной контроль, система подтверждения полномочий, организация горячей линии, видеонаблюдение, документальный контроль. Для контроля рабочего времени, как правило, используется автоматизированный учет рабочего времени.

По форме различают предварительный, поэтапный, периодический и выборочный контроль.

Предварительный контроль предполагает проверку предварительных результатов работы, например в середине рабочего цикла или по истечении трети рабочего времени, отведенного на выполнение задания. Таким образом, есть время для исправления ошибок, корректировки процесса и нет ощущения тотальности контроля и недоверия.

Поэтапный контроль применяется, как правило, для таких видов работ, которые осуществляются и оплачиваются по этапам.

Периодический контроль осуществляется через определенные фиксированные промежутки времени, например каждый день в 9.00 (приход вовремя на работу), каждый четверг в 18.00 (уход с работы), каждый последний день месяца и т.п. Поскольку точка контроля известна, все стараются не нарушать правила именно в этой точке, что не распространяется на все остальное рабочее время. Такой контроль по отношению к рабочему времени демотивирует сотрудников в отношении постоянного соблюдения норм и регламентов. А по отношению к контролю рабочих процессов он целесообразен, поскольку позволяет поддерживать рабочее состояние (например, еженедельный контроль объемов продаж). Такой вид контроля также необходим для крайне важных и сложных задач, требующих постоянного мониторинга и корректировки. Руководитель в этом случае требует докладывать каждый час (день, неделю и т.п.).

Выборочный контроль может производиться в любое не известное заранее время, а поэтому позволяет выявить реальный, а не подготовленный результат. Однако он создает атмосферу недоверия и вызывает стресс у сотрудников. Поэтому его целесообразно применять там, где неожиданность необходима и является залогом объективности результата (например, при контроле качества, соблюдения стандартов и дисциплины).

3. Контроль результатов.

По-существу, контроль как раз и служит для того, чтобы убедиться в достижении желаемых целей и получении результатов. На этом этапе уже поздно что-либо менять, можно лишь констатировать факты и принимать решения. Преимуществами такого контроля являются сравнительная простота, максимальная экономия времени руководителя и стимулирование самостоятельности и ответственности сотрудника. Однако это и наиболее рискованный вид контроля. Если цель поставлена не корректно, или подчиненный понял ее неверно, или он просто недисциплинирован, не профессионален, не заинтересован в работе, об этом можно узнать только в конце процесса по отсутствию желаемого результата, а скорректировать сам процесс невозможно. Поэтому такой вид контроля целесообразно применять для сравнительно простых одноэтапных процессов, осуществляемых проверенными профессионалами в условиях полной определенности. Если компания уверена в том, что привлекла лучшие ресурсы и наилучшим образом организовала рабочие процессы, то есть смысл контролировать только результаты. И лишь в редких случаях, когда результаты перестают устраивать, следует предпринимать контролирующие действия на предыдущих этапах. Но ввиду отсутствия идеальных ресурсов, систем, структур, технологий и исполнителей такой вариант контроля не может себе позволить практически ни одна компания. Поэтому следует определить объем необходимого контроля в обратной зависимости, прежде всего от профессионализма и заинтересованности сотрудника в эффективной работе: чем больше уверенность в нем, в его мастерстве и лояльности к компании, тем меньший контроль нужен по отношению к нему (рис. 1.14).

Читать еще:  Как подобрать начальника отдела продаж

При этом независимо от объема и характера контроля не следует забывать об обратной связи с сотрудником. Исполнитель регулярно должен получать от руководителя достоверную и оперативную информацию о своей работе и ее результатах (и их оценке, если давалась), на основе которой он может изменять (улучшать) свою работу. Такие оценки должны не только констатировать итоги, но и воодушевлять на эффективную последующую работу, т.е. содержать элементы эмоциональной поддержки.

Рис. 1.14. Зависимость объема контроля от компетенций и заинтересованности сотрудника

Основные ошибки в системе контроля, чаще всего допускаемые

  • • отсутствие системного подхода к контролю, увлечение крайностями: либо тотальный контроль, либо практически полное его отсутствие;
  • • отсутствие связи между тем, что контролируется, и стратегическими целями компании, использование контроля только как инструмента поощрения или наказания сотрудника;
  • • неверно определена точка контроля: контроль осуществляется лишь на выходе, т.е. когда уже бывает поздно что-либо исправлять;
  • • неправильно определены объекты контроля: контролируется в основном количество, а не качество; контролируется то, что легче контролировать, например только время, а не его использование;
  • • нечетко поставлены цели, определены стандарты и нормы, описаны критерии, что влечет за собой сложность или невозможность объективного контроля;
  • • корпоративные ценности и нормы подменяются теми, которые контролируются, что искажает культуру компании;
  • • мотивируются и вознаграждаются только контролируемые процессы и результаты, поэтому интерес к остальным у сотрудников низок;
  • • результаты контроля, проблемы и ошибки сотрудников чаще скрываются и замалчиваются, чем исправляются и предотвращаются, нет обратной связи;
  • • непродуманный контроль создает напряженный социальный микроклимат в коллективе, растет всеобщая подозрительность, неудовлетворенность и текучесть персонала;
  • • контрольные мероприятия усложняют бизнес-процессы, затрудняется и замедляется процесс прохождения информации, нарушается гибкость и оперативность бизнеса.

Для создания эффективной и результативной системы контроля, позволяющей избежать ошибки, компания должна пройти пять этапов (рис. 1.15).

Рис. 1.15. Этапы создания системы контроля

Рассмотрим, каким образом практически осуществляется контроль в современных компаниях на различных этапах кадровой деятельности.

Контроль персонала

Контроль персонала: зачем он нужен и как организовать

Контроль персонала помогает обнаружить проблемы и увеличить производительность. Чрезмерный контроль — ухудшит ситуацию. Разбираемся, как правильно это делать.

  • Главная
  • Статьи
  • Контроль персонала: зачем он нужен и как организовать

Контроль работы персонала все воспринимают по-разному: как правило, работники выступают против, считают это шпионажем и вмешательством в личную жизнь. Руководители обычно «за», но подходят к этому процессу по-разному. Кто-то ставит камеры в кабинетах, фильтры на компьютеры и турникеты на входе, а кто-то загружает сотрудников отчетами, пояснительными записками и проводит частые совещания.

Не все руководители считают, что контроль нужен. Некоторые предпочитают спрашивать только результат. Но на практике лучшего результата можно достичь, если умеренно контролировать работу персонала, не превращая это в слежку, и оценивая готовый результат.

Зачем нужно контролировать работу персонала

Везде, где ставятся задачи, нужно контролировать их выполнение. Не все сотрудники отличаются хоть какой-нибудь мотивацией и высоким уровнем ответственности. Есть те, которые хотят схалтурить и закончить поскорее. Тогда результат работы будет плачевным. Чем сложнее иерархия и разветвленней оргструктура, тем вероятнее, что работники внизу будут работать не так, как задумали начальники сверху.

Контролировать только результат и не обращать внимания на способы его достижения, неправильно. В следующий раз, когда результат вас не устроит, будет сложнее докопаться до причин провала.

Контроль деятельности персонала помогает обнаружить причины невыполнения планов:

низкая квалификация работников;

персонал перегружен задачами;

плохая координация работы отделов;

изначально поставлены невозможные задачи.

Если вовремя обнаружить проблему, есть возможность исправить ситуацию. Например, провести обучение работников, пересмотреть планы, по-другому распределить задачи. Тогда еще на этапе достижения цели можно спрогнозировать провал и его избежать.

Организация контроля персонала: что нужно делать

1. Проводить собрания и планерки. Суть таких совещаний в том, чтобы держать сотрудников в курсе динамики реализуемых задач. Даже если каждый раз на планерке вы обсуждаете одни и те же вопросы, это полезно для мотивации работников. Они будут знать, что на каждом совещании должны показать прогресс по сравнению с прошлым разом, а это заставит их работать усерднее.

2. Делегировать контроль. Доверьте подчиненным проверять других и контролировать самих себя. Там, где выполняются повторяющиеся задачи, это можно организовать с помощью чек-листов. Составьте список результатов, которых должен достичь работник и отклонений, которых быть не должно.

3. Установить KPI на разных этапах выполнения задачи. Для работника устанавливают нормативы, которые он должен достичь, и показатели, которые превышать нельзя. Например, для сотрудника колл-центра можно установить KPI: 10 исходящих звонков и 5 минут перерыва в течение часа.

4. Внедрить «тайного покупателя». Один из лучших способов периодического контроля персонала в ритейле. Можно организовать самостоятельно, наняв временного сотрудника, или поручить проверку агентству. Тайному покупателю дают заполнить анкету, в которой нужно подробно ответить на вопросы о сервисе. Некоторые компании привлекают в качестве тайных покупателей клиентов, поручают им сделать покупку и рассказать о своих впечатлениях. За это клиентам положен бонус, подарок или денежное вознаграждение. Тайный покупатель: как организовать проверку.

5. Использовать сервисы или отдать контроль на аутсорс. Почти все методы контроля можно реализовать с помощью онлайн-сервисов и программного обеспечения. Для этого есть системы «Босс-контроль», Paypunch, Croco Time, Disciplina.ru и другие. Например, можно внедрить CRM, которая будет контролировать время работы каждого сотрудника, количество совершенных звонков, оформленных договоров. Установить терминал на входе, видеокамеры в торговом зале или приложения на смартфоне для водителей.

Автоматические системы контроля позволят меньше времени тратить на проверку, но требуют серьезных первоначальных затрат. Траты окупаются повышением качества продукта и эффективности работы фирмы. Сотрудники будут подходить к работе ответственно, уменьшится количество брака, улучшится качество продукта, а вместе с этим — репутация компании.

Ошибки при контроле персонала

Чрезмерный контроль может навредить эффективности так же, как и его отсутствие. Если заниматься шпионажем, стравливать сотрудников, заставляя их «сдавать» друг друга, есть шанс разрушить нормальную атмосферу в коллективе и потерять лучших сотрудников.

Еще ошибки в организации контроля персонала:

1. Проверка работы, в которой вы ничего не понимаете. Контролировать правильность можно только тогда, когда специалист сам разбирается в процессе. Если доверить менеджеру по продажам проверять работу инженера, он наверняка не сможет обнаружить ошибку.

2. Бессистемный контроль, при котором выявляются только ошибки. Сначала вы целый день следите за работой сотрудника, потом прекращаете совсем. Но как только возникает ошибка — тут же указываете на нее, наказываете штрафами и выговорами. Ни один человек не выдержит такого давления. Не давите контролем, не дергайте человека из-за незначительных ошибок и отмечайте положительную динамику — превышение показателей, нестандартные решения.

3. Формальный контроль. Угрожаете сотрудникам, что проверите работу, проконтролируете дедлайн по отчетам, будете бороться с нарушениями дисциплины, но конкретных требований не предъявляете. Пустые угрозы без KPI и нормативов ничего не стоят.

Контролировать работу персонала так же важно, как и проверять результат. Проводите совещания, разработайте систему самопроверки, установите конкретные KPI для работников. Используйте сервисы для автоматизации, чтобы видеть результат на разных этапах работы. Это поможет сделать контроль эффективным, вовремя заметить проблему и устранить её.

Контроль Персонала (Способы и Методы)

Контроль работы персонала — это одна из функций менеджера, которая заключается в сборе сведений о выполнении поставленных задач подчиненным. Контроль является жизненной необходимостью при работе с персоналом, поскольку на основании данных контроля осуществляется планирование дальнейшей работы. От того на сколько правильно организован контроль работы персонала в компании зависит на сколько быстро компания придёт к намеченным целям и то сколько ресурсов потратит компания. Изучая методы управления персоналом с точки зрения продаж, функции контроля нужно уделить особое внимание.

Есть много разных форм контроля. Можно контролировать как текущий процесс, так и полученный результат, существует предварительный, текущий и итоговый контроль. Так же при контроле очень важно понимать какие вы затрачиваете ресурсы на организацию контроля и развивать в коллективе самоконтроль.

Предварительный контроль

Предварительный или начальный контроль заключается в обозначении сотруднику какие итоговые результаты вы хотите получить по выполнению поставленной задачи, а так же определение временных ограничений. Предварительный контроль является частью правильной постановки задач и прежде всего формирует у подчиненного осознание того что за его работой следят и она будет проконтролирована по выполнению. Этап предварительного контроля снижает затраты на текущий и итоговый контроль.

Текущий контроль

Текущий контроль осуществляется непосредственно во время проведения работы, путем наблюдения за работой сотрудника. При этом наблюдение может носить форму как совместной работы так и оценки работы по определенному «чек – листу». Основная задача текущего контроля скорректировать работу сотрудника и повлиять на достижение цели. Считается что текущий контроль наиболее эффективно проводить либо по истечении 2/3 от поставленного времени, либо когда работа выполнена на 2/3. Поскольку вы сможете не только увидеть недочеты в работе, но и успеете внести корректировки.

Читать еще:  Разумова Ирина, владелец сети «Планета Фитнес»

Итоговый контроль

На этапе итогового контроля сравниваются поставленные цели с полученным результатом. Итоговый контроль необходимо проводить всегда. Если сотрудник поймет что вы, не контролируете его работу он рано или поздно начнет работать «спустя рукава». У сотрудника всегда должна быть ответственность за результат. У итогового контроля есть большой недостаток, он вам не даёт возможности справить выполнение работы так как время ушло. Поэтому не нужно пренебрегать текущим и предварительным контролем.

При проведении контроля нужно понимать что большинство рядовых сотрудников относятся к контролю как к карательной мере, многие начинают сразу искать скрытый смысл и даже боятся что их уволят. При контроле сотрудники испытывают определенный стресс и чувство отторжения. Хотя сам по себе контроль создан для того чтобы помогать руководителю понять зоны роста. Поэтому при контроле старайтесь более позитивно общаться с подчиненным. Самый высший пилотаж использовать контроль как возможность мотивировать сотрудника на выполнение работы. Кроме того результаты контроля служат данными для того чтобы осуществить анализ продаж.

Как контролировать продавцов

Для упрощения контроля сотрудников создано очень много современных технических решений. Мне не единожды приходилось применять различные способы и методы контроля продавцов, торговых представителей и менеджеров по продажам разных категорий. Вот лишь некоторые, самые распространенные:

  • Системы видеонаблюдения – хороший вариант видеть то что делают сотрудники, в те моменты когда вас нет рядом. Это прекрасный способ контроля продавцов в магазинах и отделах продаж. Установил и заходишь с приложения на телефоне;
  • GSM трекеры и иные способы определения местоположения – для определения местонахождения удаленных сотрудников. Например, торговых представителей. Для этих целей так же применяются специальные приложения для смартфонов, кроме того есть масса готовых решений от операторов сотовой связи. Для того чтобы контролировать детей сейчас большим спросом пользуются смарт часы, они не того позволяют установить точное местоположение, но и позвонить и послушать что делает ребёнок, при этом сам ребёнок не будет знать что его прослушивают;
  • CRM системы для контроля времени прихода и ухода с рабочего места. Часто важно знать, во сколько сотрудники приходят и уходят с работы;
  • go pro Видеокамеры – применяются для контроля расклейщиков рекламы. Записывают видео, потом вы можете просмотреть как качественно работал сотрудник;
  • Диктофоны – данное решение, я применяю для контроля качества презентаций продавцов. Сделал запись и прослушал что делал продавец.

Данные инструменты позволят сделать контроль за персоналом системным. Несмотря на обилие современных способов контроля сотрудников в целом и продавцов в частности, важно не забывать уделять время для ежедневного контроля за персоналом. Ведь даже самые лучшие системы контроля, не смогут провести корректирующие мероприятия и повлиять на работу ваших подчиненных. А это прямая обязанность непосредственного руководителя.

Самые эффективные способы контроля работы сотрудников

Единый реестр российских программ Минсвязи РФ №3337

Свежий обзор программы от независимой тестовой лаборатории AM Test Lab смотреть

Любой руководитель хочет знать, что происходит в его предприятии. Он заинтересован в том, чтобы сотрудники следовали нормам трудовой дисциплины, целям организации, добросовестно выполняли свои обязанности, качественно обслуживали клиентов, не совершали нарушений и хищений, ошибок и злонамеренных действий, которые смогут повредить достижению целей организации. Для того, чтобы следить за этим, в современном деловом мире широко внедряются разнообразные методы контроля. Это не удивительно, ведь контроль — это одна из пяти основных функций менеджмента. С помощью контроля предприниматели и руководители борются с неопределенностью ситуации: результаты контроля помогают эффективно учитывать факторы внешней среды и влиять на внутреннюю среду предприятия, а также не допускать кризисных ситуаций.

Кроме того, имеются законодательные требования, которые зависят от сферы, в которой работает организация. Основные требования касаются выполнения трудового и налогового законодательства. Но есть и специальные требования, которые относятся к финансовым организациям, объектам критической инфраструктуры, особо охраняемым объектам Руководители не могут оставить на самотек обеспечение соответствию законодательству, и внедряют методы контроля, которые помогают его обеспечить.

Контроль имеет и мотивационное значение. Добросовестные сотрудники, видя внимание к результатам своего труда, получают стимул к их улучшению, недобросовестные, видя, что нарушения не остаются безнаказанными, стараются быть более внимательными и ответственными. А организация заинтересована в том, чтобы в ней работало больше добросовестных сотрудников, а недобросовестных не было совсем.

Целями контроля могут быть:

  • Обеспечение выполнения планов в установленные сроки;
  • Выявление несоответствий, слабых мест, отставаний;
  • Обеспечение согласованности работы подразделений;
  • Достижение нужного уровня качества;
  • Недопущение не целевого расходования ресурсов организации;
  • Своевременное обнаружение неправильных или вредных действий, хищений, утечек;
  • Наблюдение за внутренними процессами в организации;
  • Обеспечение выполнения законодательных нормативов;
  • Соответствие стандартам, принятым на предприятии;
  • Обеспечение трудовой, финансовой дисциплины;
  • Обеспечение выполнения требований политики безопасности;
  • Сохранение работоспособности организации;
  • Обеспечение рационального распределения функций между сотрудниками и подразделениями и пр.

В сущности, контроль сводится к двум целям: не допускать непродуктивных действий и добиться совершения продуктивных. Если рассматривать внутреннюю среду организации, то к непродуктивным действиям мы можем отнести как невыполнение сотрудниками своих обязанностей, так и совершение ими поступков, которые могут причинить ущерб организации. Целью контроля во втором случае является обнаружение вредных действий до того, как они получили развитие и нанесли вред достижению целей предприятия.

Есть несколько способов контролировать сотрудников, основные из которых — словесный, документальный и технический. К словесным способам относятся разнообразные обсуждения состояния дел между начальником и подчиненным: начиная с вопросов «Как обстоят дела с той или иной задачей?» до разнообразных планерок, совещаний, собраний и других форм, принятых в организациях. Но, как правило, словесный контроль достаточен только как промежуточная мера, он является дополнительным к документальному — разнообразным отчетам, сводным таблицам, диаграммам. В сущности, словесный отчет всегда требует документального подтверждения. Однако не следует увлекаться отчетами, их составление не должно занимать существенную часть рабочего времени сотрудников. Да и руководителям сложно воспринимать многостраничные документы. Здесь нужно руководствоваться принципом необходимости и достаточности.

Организации внедряют разнообразные дополнительные инструменты контроля, которые помогают видеть общую картину: «тайный покупатель», соревнования между подразделениями, прослушивание звонков, мотивационная доска, аттестация и пр.

О технических способах контроля сотрудников:

— распространенный вариант для организаций, который фиксирует распределение задач, их выполнение, совместную работу над проектами и пр. Некоторые фиксируют выполнение некоторых KPI (количество звонков, отправленных писем, встреч), приход и уход сотрудников, сохраняет запись звонков. Но часто выполнение задач отображается так, как его заносит сотрудник, и не отображается распределение рабочего времени, количество перерывов, нецелевое использование рабочего времени. К плюсам этого решения можно отнести тот факт, что определенная статистика аккумулируется программой без участия сотрудника. Иногда CRM интегрируются с программами бухучета., тогда они становятся еще более информативными.

Видеонаблюдение — дорогой и технически сложный инструмент, но необходимый в тех случаях, когда речь идет о сохранности материальных ценностей. К минусам его относится тот факт, что не всегда бывает легко найти нужный эпизод на записи, да и возможности хранения видеозаписей у компаний ограничены.

Системы контроля доступа и биометрические терминалы являются автоматическими контрольными системами, которые препятствуют прохождению посторонних и фиксируют передвижение каждого сотрудника по территории предприятия. В их функции входит блокирование для определенных категорий сотрудников входа в зоны ограниченного доступа.

Системы мониторинга действий пользователей и событий системы — универсальный инструмент, позволяющий сочетать функции некоторых других систем контроля и интегрироваться с ними. Эти системы в состоянии не только фиксировать приход и уход сотрудников, но и детализировать, в каких программах работал сотрудник, какие сайты посещал, с какими файлами работал. В случае необходимости такие системы могут вести видеозапись рабочего стола и осуществлять полный контроль работы сотрудников. Такой подход позволяет не только контролировать производственную дисциплину, но и обеспечивать внутреннюю информационную безопасность. Собранная информация выгружается в виде разнообразных отчетов.

К таким системам относится программный комплекс StaffCop Enterprise. Одна из его основных функций — мониторинг действий сотрудников за рабочими компьютерами: сетевой активности, трудовой дисциплины, работы в офисных программах. Это хороший помощник , линейных руководителей, , службы безопасности.

Программа контролирует трудовую дисциплину в организации: фиксирует не только нахождение сотрудников на рабочем месте, но и его активность (движения мышкой, нажатие клавиш на клавиатуре). В результате в системе StaffCop формируется отчет, который содержит время прихода и ухода каждого сотрудника, время перерыва, простои, опоздания и переработки, активное время, проведенное за компьютером. Можно выявить самых дисциплинированных и самых недисциплинированных сотрудников.

Модуль «Контроль сетевой активности» собирает полную информацию о действиях пользователей в сети. При настройке программы все программные приложения и наиболее посещаемые сайты маркируются как продуктивные и непродуктивные, соответственно, собирается статистика продуктивности сотрудников на рабочих местах. Данные можно группировать по отделам и подразделениям. Можно вывести отчет о наиболее посещаемых сайтах, заблокировать посещение определенных сетевых ресурсов. Блокировки могут быть индивидуальные и групповые.

В комплексе StaffCop имеется модуль «Файловый контроль», который собирает информацию о работе сотрудников с файлами. В обычном режиме программа снимает теневые копии с файлов, пересекающих контур информационной безопасности: отправляемых по почте, закачиваемых на и копируемых на съёмные носители. Для конфиденциальной информации доступна функция «Особый контроль». Файлы, подлежащие особому контролю, помечаются цифровой меткой, и после этого фиксируются все операции с ними: открытие, изменение, копирование, перемещение, вывод на печать, при этом указывается, кто и когда совершил операцию. Для файлов с цифровыми метками доступна функция блокировки, не допускающая совершать с ними определенные действия, например, отправление по почте или изменение.

Читать еще:  Как организовать концерт и хорошо заработать?

StaffCop также позволяет контролировать выполнение сотрудниками KPI, переписку, вывод файлов на печать, формирует скриншоты и на их основе ведет запись видео рабочего стола. В случае совершения сотрудниками неправомочных действий программа формирует оповещение.

На основании всей собранной информации в системе формируются отчеты и диаграммы, которые выдают статистику в удобной для восприятия форме и в короткие сроки. Руководитель или сотрудник может сам задавать форму отчета, исходя из своих задач. Возможна интеграция программы с CRM и другими средствами управленческой автоматизации.

Система работает в скрытом режиме: пользователь не видит ее работу. Но в целях соблюдения этических норм и трудового законодательства необходимо поставить сотрудников в известность, что их действия могут контролироваться. И, конечно, для эффективного функционирования системы контроля сотрудники должны понимать, что придется нести ответственность за нарушения трудовой дисциплины и другие неблаговидные действия. Они будут более терпимо относиться к контролю, если будут видеть, что его последствия — не только штрафы и наказания, но и поощрения за хорошие результаты, более разумные

Контроль сотрудников эффективен только тогда, когда он функционирует не эпизодически, а постоянно. С помощью программного комплекса StaffCop вы можете быть уверены, что контрольная функция выполняется.

Самые эффективные способы контроля работы сотрудников

Единый реестр российских программ Минсвязи РФ №3337

Свежий обзор программы от независимой тестовой лаборатории AM Test Lab смотреть

Любой руководитель хочет знать, что происходит в его предприятии. Он заинтересован в том, чтобы сотрудники следовали нормам трудовой дисциплины, целям организации, добросовестно выполняли свои обязанности, качественно обслуживали клиентов, не совершали нарушений и хищений, ошибок и злонамеренных действий, которые смогут повредить достижению целей организации. Для того, чтобы следить за этим, в современном деловом мире широко внедряются разнообразные методы контроля. Это не удивительно, ведь контроль — это одна из пяти основных функций менеджмента. С помощью контроля предприниматели и руководители борются с неопределенностью ситуации: результаты контроля помогают эффективно учитывать факторы внешней среды и влиять на внутреннюю среду предприятия, а также не допускать кризисных ситуаций.

Кроме того, имеются законодательные требования, которые зависят от сферы, в которой работает организация. Основные требования касаются выполнения трудового и налогового законодательства. Но есть и специальные требования, которые относятся к финансовым организациям, объектам критической инфраструктуры, особо охраняемым объектам Руководители не могут оставить на самотек обеспечение соответствию законодательству, и внедряют методы контроля, которые помогают его обеспечить.

Контроль имеет и мотивационное значение. Добросовестные сотрудники, видя внимание к результатам своего труда, получают стимул к их улучшению, недобросовестные, видя, что нарушения не остаются безнаказанными, стараются быть более внимательными и ответственными. А организация заинтересована в том, чтобы в ней работало больше добросовестных сотрудников, а недобросовестных не было совсем.

Целями контроля могут быть:

  • Обеспечение выполнения планов в установленные сроки;
  • Выявление несоответствий, слабых мест, отставаний;
  • Обеспечение согласованности работы подразделений;
  • Достижение нужного уровня качества;
  • Недопущение не целевого расходования ресурсов организации;
  • Своевременное обнаружение неправильных или вредных действий, хищений, утечек;
  • Наблюдение за внутренними процессами в организации;
  • Обеспечение выполнения законодательных нормативов;
  • Соответствие стандартам, принятым на предприятии;
  • Обеспечение трудовой, финансовой дисциплины;
  • Обеспечение выполнения требований политики безопасности;
  • Сохранение работоспособности организации;
  • Обеспечение рационального распределения функций между сотрудниками и подразделениями и пр.

В сущности, контроль сводится к двум целям: не допускать непродуктивных действий и добиться совершения продуктивных. Если рассматривать внутреннюю среду организации, то к непродуктивным действиям мы можем отнести как невыполнение сотрудниками своих обязанностей, так и совершение ими поступков, которые могут причинить ущерб организации. Целью контроля во втором случае является обнаружение вредных действий до того, как они получили развитие и нанесли вред достижению целей предприятия.

Есть несколько способов контролировать сотрудников, основные из которых — словесный, документальный и технический. К словесным способам относятся разнообразные обсуждения состояния дел между начальником и подчиненным: начиная с вопросов «Как обстоят дела с той или иной задачей?» до разнообразных планерок, совещаний, собраний и других форм, принятых в организациях. Но, как правило, словесный контроль достаточен только как промежуточная мера, он является дополнительным к документальному — разнообразным отчетам, сводным таблицам, диаграммам. В сущности, словесный отчет всегда требует документального подтверждения. Однако не следует увлекаться отчетами, их составление не должно занимать существенную часть рабочего времени сотрудников. Да и руководителям сложно воспринимать многостраничные документы. Здесь нужно руководствоваться принципом необходимости и достаточности.

Организации внедряют разнообразные дополнительные инструменты контроля, которые помогают видеть общую картину: «тайный покупатель», соревнования между подразделениями, прослушивание звонков, мотивационная доска, аттестация и пр.

О технических способах контроля сотрудников:

— распространенный вариант для организаций, который фиксирует распределение задач, их выполнение, совместную работу над проектами и пр. Некоторые фиксируют выполнение некоторых KPI (количество звонков, отправленных писем, встреч), приход и уход сотрудников, сохраняет запись звонков. Но часто выполнение задач отображается так, как его заносит сотрудник, и не отображается распределение рабочего времени, количество перерывов, нецелевое использование рабочего времени. К плюсам этого решения можно отнести тот факт, что определенная статистика аккумулируется программой без участия сотрудника. Иногда CRM интегрируются с программами бухучета., тогда они становятся еще более информативными.

Видеонаблюдение — дорогой и технически сложный инструмент, но необходимый в тех случаях, когда речь идет о сохранности материальных ценностей. К минусам его относится тот факт, что не всегда бывает легко найти нужный эпизод на записи, да и возможности хранения видеозаписей у компаний ограничены.

Системы контроля доступа и биометрические терминалы являются автоматическими контрольными системами, которые препятствуют прохождению посторонних и фиксируют передвижение каждого сотрудника по территории предприятия. В их функции входит блокирование для определенных категорий сотрудников входа в зоны ограниченного доступа.

Системы мониторинга действий пользователей и событий системы — универсальный инструмент, позволяющий сочетать функции некоторых других систем контроля и интегрироваться с ними. Эти системы в состоянии не только фиксировать приход и уход сотрудников, но и детализировать, в каких программах работал сотрудник, какие сайты посещал, с какими файлами работал. В случае необходимости такие системы могут вести видеозапись рабочего стола и осуществлять полный контроль работы сотрудников. Такой подход позволяет не только контролировать производственную дисциплину, но и обеспечивать внутреннюю информационную безопасность. Собранная информация выгружается в виде разнообразных отчетов.

К таким системам относится программный комплекс StaffCop Enterprise. Одна из его основных функций — мониторинг действий сотрудников за рабочими компьютерами: сетевой активности, трудовой дисциплины, работы в офисных программах. Это хороший помощник , линейных руководителей, , службы безопасности.

Программа контролирует трудовую дисциплину в организации: фиксирует не только нахождение сотрудников на рабочем месте, но и его активность (движения мышкой, нажатие клавиш на клавиатуре). В результате в системе StaffCop формируется отчет, который содержит время прихода и ухода каждого сотрудника, время перерыва, простои, опоздания и переработки, активное время, проведенное за компьютером. Можно выявить самых дисциплинированных и самых недисциплинированных сотрудников.

Модуль «Контроль сетевой активности» собирает полную информацию о действиях пользователей в сети. При настройке программы все программные приложения и наиболее посещаемые сайты маркируются как продуктивные и непродуктивные, соответственно, собирается статистика продуктивности сотрудников на рабочих местах. Данные можно группировать по отделам и подразделениям. Можно вывести отчет о наиболее посещаемых сайтах, заблокировать посещение определенных сетевых ресурсов. Блокировки могут быть индивидуальные и групповые.

В комплексе StaffCop имеется модуль «Файловый контроль», который собирает информацию о работе сотрудников с файлами. В обычном режиме программа снимает теневые копии с файлов, пересекающих контур информационной безопасности: отправляемых по почте, закачиваемых на и копируемых на съёмные носители. Для конфиденциальной информации доступна функция «Особый контроль». Файлы, подлежащие особому контролю, помечаются цифровой меткой, и после этого фиксируются все операции с ними: открытие, изменение, копирование, перемещение, вывод на печать, при этом указывается, кто и когда совершил операцию. Для файлов с цифровыми метками доступна функция блокировки, не допускающая совершать с ними определенные действия, например, отправление по почте или изменение.

StaffCop также позволяет контролировать выполнение сотрудниками KPI, переписку, вывод файлов на печать, формирует скриншоты и на их основе ведет запись видео рабочего стола. В случае совершения сотрудниками неправомочных действий программа формирует оповещение.

На основании всей собранной информации в системе формируются отчеты и диаграммы, которые выдают статистику в удобной для восприятия форме и в короткие сроки. Руководитель или сотрудник может сам задавать форму отчета, исходя из своих задач. Возможна интеграция программы с CRM и другими средствами управленческой автоматизации.

Система работает в скрытом режиме: пользователь не видит ее работу. Но в целях соблюдения этических норм и трудового законодательства необходимо поставить сотрудников в известность, что их действия могут контролироваться. И, конечно, для эффективного функционирования системы контроля сотрудники должны понимать, что придется нести ответственность за нарушения трудовой дисциплины и другие неблаговидные действия. Они будут более терпимо относиться к контролю, если будут видеть, что его последствия — не только штрафы и наказания, но и поощрения за хорошие результаты, более разумные

Контроль сотрудников эффективен только тогда, когда он функционирует не эпизодически, а постоянно. С помощью программного комплекса StaffCop вы можете быть уверены, что контрольная функция выполняется.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector