Как выдать и вернуть командировочные

Как выдать и вернуть командировочные

Как выдать и вернуть командировочные

При отправлении сотрудника в командировку ему необходимо выдать деньги на наем жилья, проезд и средства на суточные расходы, размер которых установлен на основании регламентных документов. Каким образом определить сумму аванса и как произвести выдачу и возврат оставшейся суммы денег, а также как поступить с перерасчетом?

Определение суммы аванса на командировку

Сумма аванса самостоятельно определяется организацией с учетом срока командировки, норм расходов по найму жилья, суточных расходов, а также стоимости проезда в место назначения и обратно. Размер суточных и нормативы должны быть прописаны в коллективном оговоре или же в локальных нормативных актах организации.

В настоящее время размер суточных установлен в размере 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для заграницы. Обращаем внимание, что организация вправе установить размер как меньше так и больше установленных сумм. Вопрос в дополнительных налогах с суточных, так при превышении данных сумм будет взиматься налог на доходы с сотрудника.

Что будет если суточные меньше 700 рублей? Суточные могут быть установлены и в меньшем размере, такое право у организации есть. Установленные нормы не обязывают их придерживаться, установленная величина влияет на налогообложение. Однако стоит разумно подходить к определению размера суточных, ведь сотрудник уезжает в поезду для выполнения задач организации, а не по своей воле и устанавливая небольшие суммы означает, что ему придется тратить свои личные деньги на питание, проезд и т.д.

Выдача аванса на командировку

Порядок выдачи денежных средств из кассы предприятия определен Положением о порядке ведения кассовых операций, которое было утверждено Банком России №373-П от 12.10.2011 (далее будем указывать как Положение).

Аванс выдается из следующих денежных средств:

  • Поступления в кассу организации за реализацию товара (Услуг, работ).
  • Полученных с расчетного счета.

Аванс не выдается из денег, полученных от граждан для оплаты в пользу третьих лиц (к примеру по договору поручения в счет оплаты за услуги связи).

Выдача командировочных производится по следующим основаниям:

  • При наличии приказа, составленного по форме Т-9 (коллективная форма Т-9а).
  • Заявления работника о сумме аванса и сроке выдачи с визой директора.

Выдача денег производится по расходному кассовому ордеру, который оформляется в одном экземпляре. В “расходнике” работник должен от руки прописью записать сумму полученных денег (рубли пишутся прописью, а копейки цифрами, к примеру, пять тысяч рублей 38 копеек), а после поставить свою роспись в получении. Деньги необходимо пересчитать присутствии кассира, ибо в противном случае претензии по отсутствующим суммам приниматься не будут.

После выдачи денег из кассы бухгалтер подписывает “расходник” после ставят на нем свою подпись главный бухгалтер и руководитель. Денежные средства могут быть выданы как сотруднику лично – по паспорту, так и доверенному лицу по доверенности и паспорту. При много разовой доверенности необходимо приложить ее копию к расходнику, а оригинал останется у кассира.

Порядок отчета по командировочному авансу

После прибытия из командировки сотруднику необходимо предоставить в течение 3-х рабочих дней авансовый отчет, составленный по форме №АО-1 (Согласно постановления п.4.4). В нем нужно отразить произведенные расходы в поездке согласно первичным документам, которые прикладываются к отчету (товарные чеки, кассовые, транспортные документы и т.п.). Первичные документы желательно пронумеровать в соответствии с записями отчета.

Возврат подотчетной суммы в кассу, если образовался остаток

В том случае, если в поездке была израсходована не вся сумма аванса, его необходимо вернуть в организацию в соответствии с порядком, прописанным в п. 3.1 и 3.2 Положения.

Возврат подотчетной суммы в кассу производится по приходному кассовому ордеру 0310001 (ПКО) кассиром предприятия (Положение п. 3.4). При этом следует проверить первичные документы, подтверждающие расход денег и отраженные в приходно-кассовом ордере.

Принимать купюры и монеты необходимо поштучно в присутствии подотчетного лица, чтобы не возникло лишних вопросом, если сумма будет разница. Пересчитанную сумму следует сравнить с суммой, отраженной в ПКО. И если разницы нет, подписывает приходник и ставит печать (штамп), а подотчетному лицу возвращает квитанцию к приходнику. Если сумма меньше, то отчитывающийся работник должен до внести отсутствующую сумму.

Что делать если сотрудник отказывается до внести отсутствующую сумму:

  • Возвращается внесенная сумма денег.
  • Приходник перечеркивается и передается руководителю или главному бухгалтеру, а после вновь оформляется ПКО согласно фактической сумме денег.

Работодатель вправе вернуть недостающую сумму денег с заработной платы сотрудника, если то не произошло в установленные сроки.

Если сотрудник добровольно согласился вернуть образовавшийся долг, то по соответствующему заявлению из его заработной платы можно удерживать в счет погашения долга не более 20% начисленной ему зарплаты (ТК РФ ст. 137, ч.2, ст. 138 ч.1). При этом необходимо издать приказ руководителем, но не позже месяца с установленного срока возврата неизрасходованный суммы аванса (ТК РФ ст. 248 ч.1).

Возмещение перерасхода командировочных расходов

Бывает и такое, что работник понес в поездке большие расходы, чем предполагалось ранее. Как возместить перерасход в этом случае? Для начала необходимо проверить авансовый расчет и в случае обоснованного перерасхода компенсировать работнику потраченную им сумму.

Для того, чтобы решить обоснованность перерасхода необходимо проверить следующее:

  • Были ли потрачены деньги по целевому назначению.
  • Наличие подтверждающих расходы документы и оправдывающих произведенные выплаты.
  • Документы и подотчет были оформлены правильно.

Если условия выполнены, то работнику необходимо выдать потраченную им сумму по расходному кассовому ордеру 0310002. Дату и номер РКО нужно указать в соответствующей строке авансового отчета, которая обозначена как “Перерасход выдан по ордеру”.

Окончательно рассчитаться с работником необходимо в установленный руководителем срок (Положение п. 4.4), который должен быть разумным, ибо сотрудник может обратиться в суд с требованием компенсации за задержу и суммы долга (ГК РФ ст.395).

Полезные статьи
Суточные в 2017 году.

Командировочные не выдаются авансом, какие могут быть налоговые последствия

Сотрудники организации направляются в служебные командировки на территории РФ. Оплата командировочных производится путем перечисления денежных средств на зарплатную карту после представления авансового отчета по возвращении из командировки (по факту). Суточные при направлении сотрудников в служебные командировки, согласно положению о командировках, принятому в организации, выплачиваются в размере 1500 руб. Какие в данной ситуации существуют налоговые риски (налог на прибыль, НДФЛ), связанные с установлением суточных в размере 1500 руб.? Какие неблагоприятные последствия могут быть у организации, если она не выдает аванс на командировку?

Документальное подтверждение

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются, в частности, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). Статьей 168 ТК РФ установлен перечень таких расходов, в который включаются: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Важным моментом является то, что порядок и размеры такого возмещения определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом каких-либо ограничений по установлению размера суточных трудовое законодательство РФ не содержит.

В соответствии со ст. 166 ТК РФ особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение). При этом п. 10 Положения предусматривает обязанность работодателя по выдаче работнику при направлении его в командировку денежного аванса на оплату расходов, указанных в ст. 168 ТК РФ.

На подотчетное лицо, в свою очередь, пунктом 26 Положения возлагается обязанность по возвращении из командировки представить работодателю:

– авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, а также документы, подтверждающие осуществленные в командировке расходы;

– отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем организации, в письменной форме.

Обязанность по составлению авансового отчета в такой же срок устанавливается и пунктом 4.4 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П “О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ”.

Из прочтения данных норм следует, что составление авансового отчета по возвращении из командировки обусловлено получением перед отправлением в командировку денежных средств в качестве аванса на оплату командировочных расходов. Так как в рассматриваемом случае командировочному сотруднику аванс не выдавался, у него отсутствует как обязанность, так и возможность составлять “авансовый” отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах (смотрите также постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 10.10.2013 N 09АП-30657/13). Кроме того, такой сотрудник не является подотчетным лицом. В то же время у организации остается обязанность по возмещению расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ) и отражению этих операций в своем учете (часть 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон N 402-ФЗ)).

Полагаем, в такой ситуации командировочному сотруднику следует представить организации отчет о произведенных расходах, форму которого организации следует разработать и предусмотреть в своей учетной политике. За основу можно взять форму N АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

На основании такого отчета работодатель возместит расход командированного сотрудника и сможет учесть суммы такого возмещения в бухгалтерском учете. Еще раз хотим обратить внимание, что такой отчет не может являться авансовым, исходя из того, что сотруднику не выдавался аванс перед командировкой.

Отметим, что в ситуациях, кода работники осуществляют расходы от своего имени и за свой счет, существует риск переквалификации налоговыми органами отношений между организацией и командированным сотрудником (пп. 3 п. 2 ст. 45 НК РФ, п. 6 постановления Пленума ВАС РФ от 10.04.2008 N 22, письмо Минфина России от 08.02.2013 N 03-02-07/1/3089).

Пунктом 1 ст. 183 ГК РФ предусмотрено, что при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку. То есть в рассматриваемой ситуации существует риск того, что налоговыми органами возмещение расходов сотруднику может быть признано коммерческой сделкой между этим сотрудником и организацией.

В соответствии с п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 N 57 под прямым последующим одобрением сделки представляемым, в частности, могут пониматься письменное или устное одобрение; конкретные действия представляемого, если они свидетельствуют об одобрении сделки, например полная или частичная оплата товаров, работ, услуг, их приемка для использования.

Полагаем, что в такой ситуации принятый к учету отчет о произведенных расходах и возмещение сотруднику осуществленных им расходов будет являться письменным одобрением этих расходов и подтверждением того, что они понесены сотрудником в интересах организации. При этом организации следует уделить пристальное внимание письменному оформлению таких расходов, которое позволит однозначно определить данные расходы как расходы, осуществленные ее сотрудником в ее интересах в рамках служебной командировки.

Отчет о произведенных расходах и прилагаемые к нему документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями ст. 9 Закона N 402-ФЗ (письма Минфина России от 05.08.2013 N 03-03-06/1/31261, от 23.07.2013 N 03-03-06/1/28978).

Налог на прибыль организаций

Нормой п. 1 ст. 252 НК РФ предусмотрены обязательные требования к расходам, соответствие которым позволяет принять к учету в целях исчисления налога на прибыль те или иные расходы. К таким требованиям относятся:

Читать еще:  Оборудование для разведения раков в домашних условиях

– расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены. При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами, осуществленными в результате отношений между российскими организациями, понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ;

– расходы должны быть произведены в рамках осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы организации на командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. При этом данной нормой предусмотрен перечень расходов на командировки, учитываемых в целях налогообложения прибыли.

А) Учет в целях налогообложения суточных в размере 1 500 рублей

Как было сказано выше, размер суточных определяются коллективным договором или локальным нормативным актом в размере, установленном по усмотрению организации.

Отметим, что в настоящее время налоговым законодательством РФ не предусмотрено нормирование расходов на командировки. Поэтому организация вправе учесть в целях налогообложения прибыли суточные в размере, установленном ее Положением о командировках, то есть в размере 1 500 рублей, при выполнении требований, установленных пунктом 1 ст. 252 НК РФ. При этом документальным подтверждением таких расходов является командировочное удостоверение (смотрите также письма Минфина России от 26.12.2012 N 03-04-06/6-368, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/206, УФНС России по г. Москве от 24.03.2009 N 16-15/026454).

Таким образом, сам по себе факт установления в Положении о командировках Вашей организации суточных в размере 1500 рублей не влечет за собой налоговых рисков в целях главы 25 НК РФ. Расходы на выплату суточных учитываются организацией в этом размере в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в случае соответствия таких расходов требованиям ст. 252 НК РФ.

Б) Возмещение командировочных расходов, в том числе суточных, после возвращения сотрудника из командировки

Официальные органы неоднократно выражали мнение, что по командировочным расходам хозяйственной операцией является признание (начисление) организацией задолженности перед работником по суммам понесенных им расходов на командировку (списание подотчетной суммы с работника). Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет. При этом к такому отчету должны прилагаться соответствующие оправдательные документы. В случае оформления авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов, как не имеющая надлежащего документального подтверждения на основании п. 1 ст. 252 НК РФ (письма Минфина России от 19.11.2009 N 03-03-06/1/764, от 14.09.2009 N 03-03-05/169, ФНС России от 25.11.2009 N ММ-22-3/890@, от 18.08.2009 N 3-2-06/90).

Таким образом, нормы НК РФ и письменные разъяснения официальных органов не ставят правомерность учета командировочных расходов в зависимость от факта выплаты аванса. Такие расходы могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в случае их обоснованности, документального подтверждения и направленности на получение дохода.

Письменных разъяснений официальных органов и судебных решений, напрямую посвященных ситуациям, аналогичным рассматриваемой, нам найти не удалось.

Отметим, что известны судебные решения по налоговым спорам, в основе которых лежали ситуации, где не только не уплачивались авансы, но и не составлялись авансовые отчеты.

Тем не менее судьи квалифицировали спорные расходы как соответствующие требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ (постановления ФАС Московского округа от 07.04.2009 N КА-А40/2620-09, от 14.01.2003 N КА-А40/8830-02, Девятого арбитражного апелляционного суда от 10.10.2013 N 09АП-30657/13 (оставлены без изменения постановлением ФАС Московского округа от 11.02.2014 N Ф05-17737/13 по делу N А40-155983/2012)).

В то же время полагаем, что наличие указанной судебной практики свидетельствует о том, что налоговые органы нередко предъявляют претензии к учету командировочных расходов в целях налогообложения прибыли в подобных случаях.

По нашему мнению, факт учета командировочных расходов на основании отчетов, фактически не являющихся авансовыми, сам по себе не создает для организации риска непризнания налоговыми органами таких расходов.

НДФЛ

А) Налогообложение суточных в размере 1 500 рублей

В соответствии с нормой, установленной абзацем двенадцатым п. 3 ст. 217 НК РФ, при оплате работодателем сотруднику расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, перечень которых определен данной нормой. Суточные освобождаются от обложения НДФЛ в размере, не превышающем 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

Таким образом, факт установления в Положении о командировках Вашей организации суточных в размере 1 500 рублей сам по себе не вызывает возникновения налоговых рисков в целях главы 23 НК РФ. Риски в данном случае могут возникнуть в связи с неправильным исчислением налоговой базы, в которую не включаются только 700 рублей, в то время как оставшиеся 800 рублей (1 500 рублей – 700 рублей) подлежат обложению НДФЛ.

Такие же разъяснения содержатся в письмах Минфина России (смотрите, например, письма от 06.03.2013 N 03-04-06/6713, от 26.12.2012 N 03-04-06/6-368, от 10.02.2011 N 03-04-06/6-22).

Напомним, что суточные в целях обложения НДФЛ не требуют документального подтверждения их использования (смотрите, например, письма Минфина России от 07.10.2013 N 03-03-06/1/41508, от 05.03.2013 N 03-04-06/6472, от 04.03.2013 N 03-04-06/6394, от 01.03.2013 N 03-04-07/6189).

Б) Налогообложение возмещения командировочных расходов после возвращения из командировки

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения), в частности, все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат. К таким выплатам, в числе прочих, относятся выплаты, связанные с возмещение командировочных расходов, осуществленных в связи с исполнением сотрудником своих трудовых обязанностей. Такие выплаты освобождаются от обложения НДФЛ в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

Таким образом, нормами НК РФ освобождение от обложения НДФЛ возмещения командировочных расходов не ставится в зависимость от факта выплаты суточных авансом, то есть до командировки.

Эта позиция подтверждается и арбитражной практикой (постановление ФАС Поволжского округа от 03.05.2007 N А55-13747/06).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гусев Кирилл

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Выдача денег на командировку наличными и на карту

Инициатива поездки работника в командировку всегда исходит от работодателя, ведь в ее процессе будут решаться рабочие вопросы (исходя из определения служебной командировки в ст.166 ТК). Поэтому организация должна обеспечить сотрудника всем необходимым для поездки, прежде всего – денежными средствами. Права работников защищает Трудовой кодекс, где в ст.168 говорится, что командированному лицу должна быть произведена выдача денег на командировку — на проезд, наем жилья и суточные. Сколько выплатить – зависит от предполагаемых расходов и длительности поездки.

Командировкам также посвящено Постановление Правительства от 13.10.2008г. №749, где в п.10 прямо предусматривается, что выдача аванса на командировку обязательна. Т.е. за свой счет сотрудник отправляться не должен.

Конкретная выдаваемая сумма должна исходить из предварительной оценки расходов на билеты и проживание, а также из величины суточных, установленной локальным нормативным актом организации.

Содержание статьи:

1. Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы

2. Заявление на выдачу подотчета от директора

3. Заявление на выдачу аванса на карту

4. Выдача командировочных расходов из кассы

5. Проводки по авансу на командировочные расходы

6. Командировка без аванса

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему аванса на командировку далее в статье.

1. Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы

Итак, если работник собрался в командировку, то ему необходимо выдать денежные средства. Но просто так взять деньги и отдать их работнику не получится.

Первый шаг, который нужно сделать, и о котором нам говорит п.6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014г. №3210-У, это написание заявления. Поскольку выдача денег на командировку производится с составлением расходного кассового ордера (РКО), а он оформляется только согласно заявлению, на его основании.

Типовой формы такого заявления нет, Указание лишь сообщает нам о том, что в нем обязательно должно присутствовать:

  • сумма наличных денег;
  • срок выдачи наличных денег;
  • подпись руководителя;
  • дата.

Заявление пишется как обычно, на имя директора или лица, которому делегировано принимать решения на выдачу денежных средств под отчет. Также в заявлении обязательно указывается, на какие цели деньги должны быть выданы. Для обоснования суммы могут приводиться и расчеты.

Как может быть заполнено заявление на выдачу аванса на командировочные расходы, можно видеть на примере ниже.

Директору ООО «Альбатрос»

от инженера Орлова О.О.

Заявление о выдаче денег под отчет

Прошу выдать под отчет наличные денежные средства в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

27.06.2016 Орлов Орлов О.О.

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

Директор Ястребов Ястребов Я.Я.

Перед тем как руководитель подпишет заявление, надо определиться, существует ли за работником задолженность по предыдущим подотчетным суммам. Если да, то заявление принимать нельзя. Прежде работник должен погасить задолженность по предыдущему авансу.

В связи с этим на листке с заявлением уместно предусмотреть визу работника бухгалтерии, который поставит отметку о наличии или отсутствии задолженности работника по предыдущим авансам.

После того как заявление получило визу от бухгалтерии, руководитель может его подписать.

2. Выплата аванса на командировку директору — нужно заявление?

В командировки ездят не только рядовые работники организации, но и сам директор. Никаких исключений для него Указание не делает, из чего можно сделать вывод, что и для него написание заявления – процедура обязательная.

Тогда получается, что он сам пишет и сам подписывает? Потому что в Указании также сказано, что в заявлении подпись руководителя должна быть. В таких ситуациях было бы логичнее составить приказ, но его составление Указанием не предусмотрено, а написано прямо – заявление.

Поэтому заявление на выдачу подотчета от директора необходимо, он его и пишет, и подписывает. Может это и выглядит странно, но ошибкой точно не является. И к тому же формулировки в заявлении можно немного подправить и оно уже будет выглядеть гораздо логичнее. Пример ниже.

В ООО «Альбатрос»

от директора Ястребова Я.Я.

Заявление о выдаче денег под отчет

Необходимо выдать под отчет наличные денежные средства в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

директор Орлов Орлов О.О.

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

Проще обстоят дела в крупных компаниях, где сам генеральный директор заявление на подотчет не подписывает, а полномочия по этому вопросу делегированы другому сотруднику, например, финансовому директору. Поэтому в такой ситуации гендиректор будет заявление писать, а финдиректор подписывать.

Помните, что заявление – обязательный документ. Если происходит выдача денег на командировку без него, то существует риск назначения штрафа до 50 тыс. руб. по ст. 15.1 КоАП.

3. Заявление на выдачу аванса на карту

В некоторых случаях работнику удобнее получить подотчетные деньги не наличными, а на пластиковую карту. Возникает вопрос, нужно ли для этого писать заявление? Если буквально следовать Указанию, то заявление обязательно, только если деньги выдают наличными (п.6.3 Указания).

Читать еще:  Как оформить землю под пасеку?

Но Минфин в своих разъяснениях (письмо от 25.08.14 № 03-11-11/42288) придерживается другого мнения и уточняет, что нужно взять письменное заявление даже в том случае, если деньги будут перечислены на карту. Хотя бы потому, что в нем будут указаны реквизиты для перечисления.

Директору ООО «Альбатрос»

от инженера Чайкина А.А.

Заявление о выдаче денег под отчет

Прошу перевести на мою банковскую карту денежные средства под отчет в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

Реквизиты банковской карты:

Название банка: ПАО «Промсвязьбанк»

Номер лицевого счета: 40817840500409007051

27.06.2016 Чайкин Чайкин А.А.

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

Директор Ястребов Ястребов Я.Я.

К тому же такое заявление подтвердит, что на карту перечислены именно подотчетные деньги, а не иные доходы. А с доходов нужно удерживать НДФЛ. Также не забудьте при перечислении в назначении платежа указать, что это подотчетные деньги.

Если у вас есть Положение о выдаче денежных средств под отчет, то пропишите в нем, что денежные средства сотрудникам могут выдаваться как наличными, так и на карты. Пример формулировок ниже.

Денежные средства под отчет на командировки и хозяйственные расходы выдаются наличными из кассы или перечисляются на банковские карты сотрудников.

Способ выдачи средств регулирует директор в каждом конкретном случае.

Независимо от способа получения денег (наличными или на карту) неизрасходованные суммы сотрудники возвращают наличными в кассу компании.

4. Выдача командировочных расходов из кассы

Итак, заявление вы составили. Следующий шаг – непосредственно выдача денег на командировку из кассы. На основании заявления бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер по форме КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата от 18.08.98г. №88).

В РКО также есть поле для подписи руководителя. Но если на заявлении руководитель уже расписался и выдача разрешена, то на РКО его подпись не обязательна. Но для порядка можно поставить и ее.

Порядок действий при выдаче детально прописан в п.6.1-6.3 Указания.

Денежные средства выдаются или лично командированному работнику, или другому лицу по доверенности, по предъявлению паспорта. Доверенность на разовую выдачу прикладывается к РКО. Доверенность на несколько выдач, то к РКО прикладывается заверенная копия, а оригинал хранится у кассира.

Данные паспорта лица, получившего деньги указываются в РКО. Даже если получатель – сам работник, данные паспорта все равно должны быть указаны.

После того как получатель идентифицирован, порядок действий следующий:

  1. Кассир готовит нужную сумму денег.
  2. Получатель расписывается в РКО и указывает сумму прописью, если она не напечатана.
  3. Кассир пересчитывает деньги еще раз на виду у получателя и передает их.
  4. При необходимости получатель сам на виду у кассира пересчитывает деньги
  5. Кассир подписывает РКО.

Далее операция по выдаче отражается в кассовой книге.

Командировочные из кассы организации могут быть выданы из денежных средств:

  • полученных с расчетного счета организации
  • поступивших в кассу от продажи товаров, работ, услуг.

Выдавать аванс на командировку из средств, которые приняты от граждан в качестве платежей в пользу других лиц, нельзя.

Перечисление подотчетных денег на карту производится путем отправки в банк платежного поручения, в котором указаны реквизиты получателя, отраженные в заявлении работника, и в назначении определен этот платеж как подотчетная сумма.

5. Проводки по авансу на командировочные расходы

Теперь давайте посмотрим, как отражается выдача денег на командировку в бухгалтерском учете. Проводки по авансу на командировочные расходы будут очень простыми:

  1. Деньги выдаются из кассы:

Дебет 71 – Кредит 50

  1. Деньги перечисляются на карту:

Дебет 71 – Кредит 51

Пример

Заместителю директора ООО «Альбатрос» Филинову С.С. 27 июня выданы денежные средства из кассы под отчет на командировку на основании приказа на командировку и заявления.

27 июня: Дебет 71 – Кредит 50 – на сумму 8000 руб.

Обратите внимание, что кроме обычных банковских карт (в основном это зарплатные карты) сотрудников для выдачи под отчет могут использоваться и корпоративные карты. Деньги на нее перечисляются с расчетного счета и учитываются на отдельном спецсчете:

Дебет 55 – Кредит 51

В этом случае в момент выдачи работнику карты проводка по выдаче под отчет не делается. И только когда работник что-либо этой картой оплатит или снимет с нее деньги, появится проводка по выдаче денег под отчет:

Дебет 71 – Кредит 55

Порядок работы с корпоративными картами прописывается в локальном нормативном акте организации.

Пример

Начальнику службы снабжения ООО «Альбатрос» Перепелкину П.П. 27 июня выдали корпоративную карту для оплаты командировочных расходов. 28 июня он снял с карты наличные в сумме 2000 руб. 29 июня картой оплачена гостиница 5000 руб. Выписка банка подтверждает списание средств с карты.

Сделаны бухгалтерские проводки:

28 июля: Дебет 71 – Кредит 55 – на сумму 2000 руб.

29 июля: Дебет 71 – Кредит 55 – на сумму 5000 руб.

6. Командировка без аванса

Однако выдача денег на командировку не всегда проходит идеально гладко. Подпортить дело могут такие ситуации:

  1. У организации нет в кассе наличных денег для выдачи по причине:
  • временных финансовых трудностей
  • экстренного характера командировки, когда снять наличные со счета уже нет времени.
  1. Деньги в кассе есть, но директору нужно было срочно уехать в командировку, и решать вопрос с выдачей аванса было некогда.

При этом получается, что сотруднику аванс из кассы не выдается и он едет за свой счет, т.е. это командировка без аванса. Впоследствии по приезду расходы будут компенсированы. Является ли это нарушением?

Да, это нарушение ст.168 ТК, поскольку выдавать аванс на командировочные расходы перед поездкой обязательно. За командировку без аванса грозит ответственность за нарушение законодательства о труде (ст.5.27 КоАП):

— административный штраф на должностное лицо или ИП: в сумме 1000-5000 руб.;

— административный штраф на юрлицо: в сумме: 30000-50000 руб.

Как выдать деньги из кассы на командировку в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видеоуроке:

А как выдаются деньги на командировку в вашей организации — наличными или на карту? Сталкивались ли вы со сложностями в оформлении выдачи? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Как выдать и вернуть командировочные

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Сотрудник организации направляется в две командировки, которые следуют одна за другой. Аванс на командироочные расходы сотрудник не берет и отчитывается по факту. Сначала он улетает в одну командировку (1 июля – 10 июля), через несколько дней, утром 10 июля, он возвращается домой, а вечером этого же дня он улетает во вторую командировку до 15 июля. Как правильно оформить такую командировку? Необходимо сделать два отдельных приказа, два отдельных авансовых отчета? Если авансовые отчеты разные, то как отразить суточные за день, который попадает и в одну, и в другую командировку? Верно ли, что суточные за 10 июля должны быть выплачены только один раз?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В случае, когда возникает необходимость отправить сотрудника в новую командировку в день его возвращения из предыдущей, следует оформить новый приказ. Если сотрудника необходимо направить поочередно в несколько мест командирования, работодатель вправе в одном приказе о направлении в командировку указать все места командировок, а также время, которое сотрудник должен находиться в каждом из них.
Организация не обязана повторно выплачивать работнику суточные за день отъезда в новую командировку (возвращения из первой командировки), так как этот день уже был оплачен, если иное не установлено коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Обоснование вывода:
Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (часть первая ст. 166 ТК РФ).
Порядок направления работников в командировки, а также порядок предоставления гарантий и компенсаций командированным работникам установлен ТК РФ, а также Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение).
В соответствии с п. 3 Положения работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Традиционно решение работодателя о направлении в командировку оформляется приказом*(1).
В случае, когда возникает необходимость отправить сотрудника в новую командировку в день его возвращения из предыдущей, работодатель оформляет новый приказ. Если сотрудника необходимо направить поочередно в несколько мест командирования, работодатель вправе в одном приказе о направлении в командировку указать все места командировок, а также время, которое сотрудник должен находиться в каждом из них. Данное право закреплено в п. 12 Положения, где указано, что работодатель может направлять работника в командировку в разные организации, находящиеся в разных населенных пунктах.
Согласно п. 10 Положения работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Срок выдачи такого аванса нормативными правовыми актами не установлен. Поэтому работодатель самостоятельно решает вопрос о дате выдачи денежных средств, необходимых для поездки работника в командировку. Главное, чтобы работник получил соответствующую сумму до начала поездки.
Работник, прибывший из командировки, должен произвести расчет командировочных расходов по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу. Далее работник предоставляет работодателю в течение 3 рабочих дней со дня выхода на работу авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах*(2). Если работник по возвращению из командировки не представил в установленный срок авансовый отчет, то работодатель вправе удержать выплаченную сумму аванса из его заработанной платы на основании абзаца третьего части второй ст. 137 ТК РФ.
Поскольку в рассматриваемом случае издано два приказа о направлении в командировку и работник после первой командировки вернулся домой, то ему следует предоставить два авансовых отчета.
Согласно п. 11 Положения суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. То есть суточные выплачиваются именно за каждый день нахождения в служебной командировке, а не за количество командировок, приходящихся на конкретную дату. Поэтому полагаем, что при определении размера суточных следует учитывать количество календарных дней нахождения работника в командировке, а не число командировок, приходящихся на конкретную дату.
В рассматриваемой ситуации возвращение из одной командировки и отправление в другую приходятся на один день. Поскольку сам такой день нахождения в пути один, то, по нашему мнению, суточные за этот день необходимо выплатить в одинарном размере. Соответственно, в данном случае организация не обязана повторно выплачивать работнику суточные за день отъезда в новую командировку (возвращения из первой командировки), так как этот день уже был оплачен, если иное не установлено коллективным договором или локальным нормативным актом организации*(3).

Читать еще:  При помощи сервиса Свои книги можно издать необходимые книги даже в единственном экземпляре

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Евсюкова Валентина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

1 августа 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————
*(1) По смыслу п. 3 Положения решение работодателя должно содержать указание на срок командировки, место командирования и содержание служебного поручения. Работодатели, продолжающие применять унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, для оформления приказа о направлении работника в командировку используют форму N Т-9 (в отношении одного работника) или форму N Т-9а (в отношении группы работников).
*(2) К авансовому отчету согласно п. 26 Положения прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. Локальным нормативным актом или коллективным договором может быть предусмотрено возмещение командировочных расходов при отсутствии подтверждающих документов, а также размер такого возмещения.
*(3) Отметим, что работодатель самостоятельно решает оплачивать одни сутки в двух поездках дважды или один раз. При рассмотрении одного из споров между контролирующими органами и субъектом хозяйствования, начислявшим суточные в двукратном размере, ВС РФ вынес постановление о том, что при совпадении двух командировок в один день наниматель вправе устанавливать иные выплаты, компенсирующие работнику затраты на поездку, исходя из порядка, установленного внутри предприятия, а соответственно, страховые взносы уплачивать не нужно (смотрите определение Верховного Суда РФ от 11.08.2017 N 310-КГ17-10343).

Нюансы в оформлении командировочных

Процесс оформления командировочных подразумевает работу с несколькими документами. Заполнение некоторых из них имеет свои особенности. На что нужно обращать внимание?

Оформление работников в командировку начинается с Приказа о направлении работника в командировку. В нем указывается, на какой период работник отправляется в командировку, в какое место и с какими целями. Сопутствующим документом является служебное задание, в котором более подробно указываются цель командировки, этапы взаимодействия с контрагентами, клиентами, потенциальными покупателями или другими лицами.

После оформления приказа и служебного задания следует выплата авансовой суммы, предназначенной для расходования во время командировки. Аванс покрывает суточные расходы: проживание, питание и сопутствующие расходы (проезд до места).

Когда выплачивать аванс — до или после командировки?

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Окончательные расчеты производятся по возвращении сотрудника из командировки, после составления им авансового отчета и перечисления всех расходов, которые были произведены. Если выданный до командировки аванс не покрывает эти расходы, то сотруднику выплачивается оставшаяся сумма. Но происходит это после утверждения авансового отчета директором организации или уполномоченным лицом, потому что зачастую бывают расходы, не обоснованные с точки зрения коммерческой деятельности. Предположим, в командировке сотрудник пообедал на крупную сумму в ресторане и приложил чек к авансовому отчету. Директор может посчитать эти расходы необоснованными, следовательно расходы в этом случае сотруднику не возместят.

Как выдавать командировочные — из кассы организации или перечислять на банковскую карту сотрудника?

В данном случае возможны оба варианта.

Если деньги выдаются из кассы, то делается отметка, что они выданы на командировочные расходы. Кроме того, к расходно-кассовому ордеру прикладывается заявление работника, в котором он просит выплатить ему денежные средства. Такое требование действует с 2012 года.

При перечислении командировочных на личную карту сотрудника в назначении платежа также указывается, что эти деньги на командировку или это суточные, в зависимости от того, как сформулирована в командировочном удостоверении цель командировки.

Заполнение командировочного удостоверения

Когда деньги получены, все документы оформлены, работнику выдается командировочное удостоверение, а затем в отделе кадров, бухгалтерии или у секретаря ему ставится штемпель о том, когда он выезжает в командировку (указывается дата), откуда выезжает, ставится подпись лица, подтверждающего выбытие сотрудника с места работы.

Дата, которой заполняются графы по убытию на обратной стороне командировочного удостоверения, считается датой, когда сотрудник командирован в место назначения. После прибытия на место командировки он ставит отметку о прибытии в бухгалтерии, у секретаря или другого лица, имеющего штемпель организации.

Бывает, что командированный сотрудник направляется в одно место, а ему для решения каких-то рабочих задач приходится отправляться в другие организации. В таких случаях на оборотной стороне командировочного удостоверения необходимо отражать все пункты, куда прибывает сотрудник и откуда он убывает, чтобы не возникло проблем в обосновании командировочных расходов.

Финальный этап заполнения оборотной стороны наступает, когда сотрудник возвращается в свою организацию. Отметку о прибытии в организацию он ставит в отделе кадров, и на этом оборотная сторона командировочного удостоверения считается заполненной. В течение трех рабочих дней после возращения из командировки сотрудник должен отчитаться и представить авансовый отчет обо всех произведенных расходах.

Как заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет — это документ, к которому подшиваются все первичные документы, подтверждающие расходы.

На титульном листе вписываются:

  • ФИО работника
  • подразделение
  • дата авансового отчета

На оборотной стороне авансового отчета работник указывает:

  • наименования первичных документов или наименования расходов
  • сумму, указанную в документе
  • итоговую величину по совершенным расходам
  • подпись

После заполнения оборотной стороны авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию. Бухгалтерская служба заполняет в нижней части авансового отчета корешок, в котором указываются следующие данные: кто предоставил авансовый отчет, номер авансового отчета, дату, кто принял авансовый отчет. Корешок отрывается и передается работнику в качестве подтверждения, что он этот авансовый отчет сдал.

На что следует обращать внимание в части расходов?

1. Транспорт

Следует учитывать тот факт, что расходы на проезд в городском транспорте (троллейбусе, автобусе, трамвае) включены в суточные, поэтому работодатель имеет право их не возместить. Законом это не предусмотрено. Проезд в метро возмещается при условии предоставления чека и билета.

Расходы на пригородные поезда и поезда дальнего следования работодатель обязан возмещать. Также возмещается проезд на маршрутке из одного муниципального образования в другое. При этом проезд на маршрутке внутри города не возмещается.

2. Найм жилья

До 2012 года действовали ограничения на стоимость жилья. В настоящее время законодательно найм жилья никак не ограничивается, все зависит от того, как работник договорится с работодателем. Если работодатель внутренними документами разрешает нанимать жилье в пятизвездочном отеле, то работник может это сделать. Стоимость всей суммы в этом случае будет включена в расход.

3. Представительские расходы

Во время командировки делегации могут возникнуть различные дополнительные расходы, например, связанные с затратами на рестораны и т д. В таких случаях вступает в силу ограничение в части представительских расходов (не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный/налоговый период). Если это ограничение не будет преодолено, то все расходы можно учитывать при расчете налогов (налога на прибыль или налога в связи с применением УСН).

Что делать, если расходы превысили допустимые нормы? В таких случаях работодатель может возместить работнику все расходы, несмотря на то, что норма превышена, но учесть их при расчете налогов он сможет только в той части, на которую распространяется закон, а остальную часть списать на убытки.

Выплата суточных

Размер суточных

В настоящее время закон позволяет выплачивать суточные, которые не облагаются налогом на доходы физических лиц, в пределах 700 руб. в сутки. Но если, например, в командировку едет директор, то можно предположить, что 700 руб. в сутки ему не хватит. Ему могут назначить большую сумму, при этом сумма, превышающая 700 руб., будет облагаться налогом на доходы физических лиц в размере 13%.

В случае с загранкомандировками размер суточных варьируется в зависимости от того, в какую страну направляется командировочное лицо. Это также нормируется законом.

Документы, утверждающие размер суточных

Величина суточных утверждается приказом директора, в котором можно прописать, каким категориям работников какая величина суточных устанавливается. Можно установить любой критерий (по отделам, должностям, фамилиям и т д.), который можно однозначно толковать и использовать при указании суточных в приказе.

Расчет командировочных

Суточные выплачиваются за все дни нахождения сотрудника в командировке. Расчет командировочных производится по календарным дням из расчета среднего заработка.

Пример

Размер оклада сотрудника составляет 20 000 руб., он направляется в командировку. Но в прошлом месяце сотруднику выдали годовую премию в размере 100 000 руб. При расчете оплаты командировочных дней будет учитываться эта премия, выплаченная в прошлом месяце. Она будет влиять на величину, которая ежедневно начисляется сотруднику. Если бы он работал этот месяц в организации и не направлялся в командировку, то получил бы 20 000 руб. Но поскольку он поехал в командировку, то сумма, которую он получит, будет рассчитываться следующим образом:

Ошибки в расчете суточных

Иногда бухгалтер неправильно начисляет сумму командировочных, и работник начинает выяснять, как ему рассчитали средний размер заработной платы. Бывает, что не учли какие-то выплаты или вообще не посчитали командировку по среднему заработку, а просто начислили оклад. Работник имеет право потребовать начисления заработной платы по среднему заработку, что существенно увеличит его выплаты в текущем месяце.

Бывают случаи, когда происходит и наоборот. Например, в прошлом месяце сотрудник перешел с одной должности на другую, и средняя заработная плата оказалась меньше, чем его оклад. В этом случае заработная плата за время нахождения в командировке будет меньше.

Оплата выходных и переработок в командировке

Бывает, что сотруднику приходится не просто работать в командировке в выходной день, но еще и перерабатывать. Этого требуют служебные обстоятельства. В данном случае работнику необходимо предоставить подтверждение того, что у него действительно была переработка. Подтверждение может быть оформлено непосредственно в той организации, в которой он работал. Например, факт переработок могут подтвердить в отделе кадров. При этом, помимо подтверждения, важно также иметь задание своего работодателя, прямо указывающее на то, что рабочий день в эти дни длился дольше на два часа. Если работодатель не давал прямого указания на это, то он имеет право не оплачивать работнику эту переработку. Возможны случаи, когда недобросовестный работник вступает в сговор с той организацией, в которую приехал, и ему там оформляют документы, не соответствующие действительности. Любые переработки инициируются работодателем, сам работник не может себе продлить рабочий день.

То же самое касается и работы в выходные дни. Если работник, находясь в командировке, выходит на работу в выходные дни, то это должно быть согласовано с работодателем, должен быть оформлен приказ, и тогда его работа в выходные будет оплачена.

Если работодатель дает поручение сотруднику выйти и отработать в выходной или праздничный день, то оплата производится в соответствии с Трудовым кодексом в двойном размере. Но так как оплата командированного сотрудника производится из расчета средней заработной платы, то возникает вопрос, как ему посчитать работу в выходной день: увеличить в два раза средний заработок или оклад?

Работа в выходные дни в командировке оплачивается по двойному тарифу, то есть рассчитывается не средний заработок, а берется тариф или оклад, делится на количество рабочих дней, полученная в результате сумма умножается на 2.

Пример

Павел Тимохин, эксперт компании Фингуру

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector