Как уведомить налоговую инспекцию о невозможности удержать НДФЛ?

Как уведомить налоговую инспекцию о невозможности удержать НДФЛ?

Как уведомить налоговую инспекцию о невозможности удержать НДФЛ?

Период: 2019 год

Использован релиз 3.0.75

Для корректного формирования сведений необходимо, чтобы в программе были отражены все доходы, полученные физическими лицами за налоговый период, введены сведения о праве на налоговые вычеты (стандартные, профессиональные, имущественные, социальные, авансовые платежи по НДФЛ) и отражены фактически предоставленные вычеты, рассчитаны и учтены суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога.

Также перед подготовкой сведений следует проверить корректность заполнения персональных данных физических лиц, в отношении которых будет подаваться отчетность. А именно: ФИО, дата рождения, гражданство, код вида документа удостоверяющего личность, его серия и номер. Персональные данные вводятся через справочник Сотрудники или справочник Физические лица. Для проверки, введены ли необходимые персональные данные сотрудников, можно воспользоваться отчетом Личные данные сотрудников (раздел Зарплата и кадрыОтчеты по кадрам – отчет Личные данные сотрудников).

Перед подготовкой отчетности обязательно надо проверить актуальность релиза программы (необходимо убедиться, что программа обновлена последним релизом).

При подготовке сведений можно воспользоваться для анализа, например, отчетами Анализ НДФЛ по датам получения доходов, Анализ НДФЛ по документам-основаниям, Подробный анализ НДФЛ по сотруднику (раздел Зарплата и кадрыОтчеты по зарплате).

Для подготовки сведений по форме 2-НДФЛ о невозможности удержать НДФЛ используется документ 2-НДФЛ для передачи в ИФНС (раздел Зарплата и кадры2-НДФЛ для передачи в ИФНС). Для подготовки отчетных сведений создайте новый документ по кнопке Создать.

Для сведений о невозможности удержания НДФЛ автоматическое заполнение в программе не предусмотрено, поэтому документ заполняется вручную.

В форме документа укажите (рис. 1):

  • в поле Год – год, за который подаются сведения;
  • в поле Организация – организацию, от имени которой формируются сведения;
  • в поле Дата – дату составления сведений;
  • в поле ОКТМО/КПП при выплате доходов – код ОКТМО места нахождения организации и КПП организации либо обособленного подразделения организации. В программе коды ОКАТО и КПП по организациям и их обособленным подразделениям, выделенным на отдельный баланс, указываются в справочнике Организации (раздел ГлавноеОрганизации). Для структурных подразделений организаций, место нахождения которых отличается от места нахождения организации (не выделенных на отдельный баланс) коды ОКАТО и КПП указываются в справочнике Подразделения (раздел ГлавноеОрганизации – ссылка Подразделения). В программе можно вести учет заработной платы сотрудников обособленного подразделения, а также перечислять НДФЛ в налоговую по месту регистрации этого подразделения. Такая возможность предусмотрена, если в информационной базе нет организаций с численностью свыше 60 человек. Для использования этой возможности нужно установить флажок Расчет зарплаты по обособленным подразделениям в настройках зарплаты (раздел Зарплата и кадры – Настройки зарплаты – раздел Расчет зарплаты), а для обособленного подразделения (из справочника Подразделения) установить флажок Обособленное подразделение и указать сведения о налоговом органе, в котором оно зарегистрировано;
  • в поле В ИНФС (код) – четырехзначный код налогового органа, в котором организация стоит на учете и куда предполагается представить отчетность. Данный код используется при формировании имени файла. По умолчанию для организаций и их обособленных подразделений (выделенных на отдельный баланс) поле заполняется кодом ИФНС, который указан в справочнике Организации. Для обособленных подразделений (которые не выделены на отдельный баланс) код ИФНС заполняется кодом, который указан в справочнике Подразделения. При необходимости можно указать произвольный код ИФНС, куда предполагается отправлять отчетность;
  • в поле Вид справокО невозможности удержания НДФЛ. Если организация формирует сведения, например, за реорганизованную организацию или по закрытому обособленному подразделению, то выберите в поле – О невозможности удержания, за реорганизованную организацию, закрытое ОП. Заполните появившейся раздел Реорганизация;
  • если предоставляются первичные формы справок, переключатель должен быть установлен в положение Исходная (установлен по умолчанию);
  • по ссылке Подписи (внизу формы) необходимо указать ответственного за подпись сведений и его должность. Сведения может подписать налоговый агент или его уполномоченный представитель, действующий на основании доверенности. Тип подписанта указывается в справочнике Регистрация в налоговом органе. Если выбрано, что отчетность подписывает Представитель, то дополнительно указываются сведения о представителе, затем эти сведения автоматически используются для подстановки в печатной форме справки 2-НДФЛ и файлах выгрузки в электронном виде. В этом случае в документе 2-НДФЛ для передачи в ИФНС сведения о подписанте вводить не нужно (поля Справку подписал и Должность не отображаются). Если выбрано, что отчетность подписывает Руководитель, тогда в форме документа 2-НДФЛ для передачи в ИФНС следует вручную указать лицо, подписывающее сведения, и его должность. Обратите внимание, что отправка сведений в ФНС в электронном виде должна осуществляться с ЭЦП именно этого лица.

В соответствии с Порядком заполнения 2-НДФЛ при заполнении сведений в связи с невозможностью удержания налога следует указать только сумму фактически полученного дохода, с которой не был удержан налог, а также сумму налога, исчисленного, но не удержанного с этого дохода.

В табличной части документа укажите вручную лицо или список лиц, по которым необходимо передать сведения о невозможности удержания налога по кнопке Подбор. В результате в табличную часть автоматически попадут те суммы доходов и налогов, которые относятся к указанному в шапке документа ОКАТО и КПП по физлицам. Для каждого физического лица формируется отдельная справка. Чтобы перейти непосредственно в сформированную справку 2-НДФЛ, щелкните двойным щелчком мыши (или кнопка Enter) по строке с нужным физическим лицом. В результате открывается форма документа 2-НДФЛ сотрудника (рис. 3). Форма состоит из закладок – 13%, 30%, 35%, 15%, 9%, 10%, 5%. Заголовки закладок обозначают ставку НДФЛ, в отношении которой указываются подробные данные – сведения о полученных доходах в организации, суммы налога, который был исчислен и не удержан. Данные справки корректируются вручную.

Сотрудник организации ООО “Швейная фабрика Плюс” Астров А.В. уволился 02.10.2019. В ноябре 2019 г. ему был выдан подарок стоимостью 5 000 руб. Со стоимости подарка, превышающей 4 000 руб., организация исчислила НДФЛ в сумме 130 руб., но не удержала его, так как сотрудник уволен и выплаты сотруднику больше не производились.

Организации необходимо представить сведения о невозможности удержать НДФЛ за 2019 год по физическому лицу.

В отчете за год отражена сумма налога по физическому лицу, которая исчислена, но не удержана (рис. 2).

При заполнении сведений необходимо указать (рис. 3):

На закладке 13% в реквизитах должно быть указано:

  • Месяц – ноябрь (месяц, на который приходится дата фактического получения дохода);
  • Доход – код дохода 2720 и сумма дохода 5 000 руб.;
  • Вычет – код 501 и сумма вычета 4 000 руб.

В разделе Суммы дохода:

В разделе Суммы налога:

  • Исчислено – 130 руб.
  • Зачтено ав. платежей – 0 руб.
  • Не удержано – 130 руб.
  • Удержано – 0 руб.
  • Перечислено – 0 руб.
  • Излишне удержано – 0 руб. Кнопка ОК.

Данные на закладке Личные данные заполняются автоматически (рис. 4). Если некоторые личные данные не заполнены или заполнены некорректно, то можно непосредственно из формы документа по ссылке Редактировать изменить персональные данные физического лица. Отредактированные данные обновятся в форме автоматически.

После подготовки сведений документ 2-НДФЛ для передачи в ИФНС следует записать.

На физическое лицо, по которому были поданы сведения о невозможности удержать НДФЛ, организация также обязана в срок не позднее 2 м арта 2020 года (1 марта 2020 г. – выходной день) представить отчетные сведения о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ с признаком 1. Но в этих отчетных сведениях (в отличие от сведений о невозможности удержания НДФЛ) необходимо указать все доходы физического лица, полученные в отчетном году от налогового агента, а также полные суммы исчисленного и удержанного налога (рис. 5).

Для подготовки сведений о доходах физических лиц по месту нахождения обособленного подразделения необходимо ввести новый экземпляр документа 2-НДФЛ для передачи в ИФНС. В форме документа в поле ОКТМО/КПП следует выбрать код ОКТМО места нахождения подразделения и КПП обособленного подразделения.

Перед передачей сведений в ИФНС рекомендуется проверить их на наличие ошибок. Для этого следует нажать на кнопку Проверить, расположенную в верхней части формы документа (или непосредственно в форме 2-НДФЛ сотрудника) (рис. 6). В этом случае сведения проверяются по встроенному в программу 1С алгоритму проверки. Кроме того, проверку сведений можно произвести с помощью программы Tester, которая должна быть предварительно установлена на компьютере (нажав на кнопку Да в сообщении, которое выводится на экран после встроенной проверки сведений). При проверке встроенным механизмом в случае обнаружения и необнаружения ошибок выводится сообщение.

Для того чтобы получить файл со сведениями о доходах для передачи в ИФНС в электронном виде по установленным форматам на электронных носителях, необходимо нажать на кнопку Выгрузить и в появившемся диалоговом окне выбрать каталог, в котором следует сохранить файл. Имя файлу программа присваивает автоматически.

При необходимости можно вывести печатные формы справок о доходах 2-НДФЛ и Реестра справок. Для этого следует воспользоваться кнопкой Печать. Если справка о доходах и суммах налога физического лица по форме 2-НДФЛ составляется для представления сведений о невозможности удержания НДФЛ, то (согласно Порядку заполнения формы) в поле Признак проставляется цифра 2 (рис. 7).

Если организация подключена к сервису “1С-Отчетность”, то можно отправить в налоговый орган непосредственно из программы. Перед отправкой сведений рекомендуется выполнить форматно-логический контроль заполнения сведений. Для этого нажмите на кнопку Отправить и выберите пункт Проверить в Интернете (рис. 8). Для отправки сведений нажмите на кнопку Отправить и выберите пункт Отправить в контролирующий орган.

После того как сведения будут приняты налоговым органом, документ 2-НДФЛ для передачи в ИФНС рекомендуется защитить от изменения. Для этого установите флажок Справки приняты налоговым органом и архивированы и проведите документ. Отредактировать документ после этого нельзя, но при необходимости можно, сняв указанный флажок.

2-НДФЛ: сообщаем о невозможности удержать налог

До конца января организациям надо успеть сообщить в налоговую инспекцию о неудержанном НДФЛ. На что обратить внимание при подготовке сообщений, читайте в статье.

Организация, выплачивающая физлицам облагаемый НДФЛ доход, является для них налоговым агентом. Следовательно, она обязана самостоятельно исчислить, удержать и уплатить налог в бюджет (п. 1 ст. 226 НК РФ). Это правило не распространяется только на доходы, в отношении которых исчисление и уплата налога осуществляются в соответствии со ст. 214.1, 214.3, 214.4, 214.5, 227, 227.1 и 228 НК РФ (например, на доходы, выплаченные предпринимателям, доходы от операций с ценными бумагами и проч.).

Но иногда налоговый агент не имеет возможности удержать у «физика» исчисленный НДФЛ. К примеру, при таких ситуациях:

  • организация провела розыгрыш неденежных призов. Для вы­игравшего такой приз является доходом, полученным в натуральной форме (ст. 211 НК РФ). Однако в момент его выдачи организация не может удержать НДФЛ с его стоимости;
  • компания выдала физлицу беспроцентный заем, в результате чего у него возникла материальная выгода от экономии на процентах (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ);
  • организация имела возможность удержать налог в 2013 г., но не сделала этого — по ошибке посчитала доход необлагаемым.

Если человек, с доходов которого организация не удержала налог, в этом же году получит от нее какие-то денежные выплаты, то с них и нужно удержать «забытый» НДФЛ. Его перечисляют в бюджет и отражают в справке 2-НДФЛ в качестве исчисленного, удержанного и перечисленного.

В случае, когда никаких денежных выплат не предвидится (к примеру, физлицо не является работником организации, либо человек работал в ней, но уволился), компания должна представить сообщение о невозможности удержания НДФЛ (письмо ФНС России от 22.11.2013 № БС-4-11/20951).

Срок представления сообщений

О невозможности удержать НДФЛ с доходов физлиц, а также о сумме этого дохода организация должна письменно сообщить как в инспекцию, так и самим «физикам» не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода. Налоговым периодом по НДФЛ является календарный год (ст. 216 НК РФ). Следовательно, о налоге, не удержанном в 2013 г., нужно сообщить до 31 января 2014 г.

За представление этих сведений в более поздний срок налоговики вправе оштрафовать компанию на 200 руб. за каждое просроченное сообщение (ст. 126 НК РФ). А ее директору грозит штраф от 300 до 500 руб. за несообщение сведений, необходимых для осуществления налогового контроля (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Сообщения о невозможности удержать НДФЛ оформляются по форме 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица» (утверждена приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@, далее — 2-НДФЛ). При ее заполнении нужно учитывать некоторые нюансы.

1. В поле «признак» этой справки надо поставить цифру 2 (Рекомендации по заполнению формы 2-НДФЛ, утвержденные приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@, далее — Рекомендации). В обычной справке 2-НДФЛ в этом поле проставляется цифра 1.

2. В справку не надо включать доходы «физика», с которых налоговый агент удержал НДФЛ.

3. В этой справке всегда должна быть заполнена строка 5.7 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом». Ведь именно ради сообщения таких данных эти сообщения и представляются. При этом строчки 5.4 «Сумма налога удержанная», 5.5 «Сумма налога перечисленная» и 5.6 «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом», наоборот, должны остаться пустыми (см. образец на с. 59).

ОКАТО или ОКТМО?

Минфин России принял решение о переходе с 1 января 2014 г. на использование в бюджетном процессе кодов Общероссийского классификатора территорий муниципальных образований (ОКТМО) вместо прежних кодов ОКАТО. В связи с этим налоговики уже рекомендовали компаниям до утверждения новых форм деклараций в поле «код ОКАТО» проставлять код ОКТМО (письмо ФНС России от 17.10.2013 № ЕД-4-3/18585). Кроме того, сообщили, что собираются в этой части исправить бланк декларации 3-НДФЛ (письмо ФНС России от 11.11.2013 № БС-4-11/20128).

В бланке 2-НДФЛ тоже есть поле «ОКАТО». Но справка 2-НДФЛ не является налоговой декларацией, поэтому вышеназванные разъяснения ФНС России на нее не распространяются. Будет ли ФНС России вносить изменения в форму этой справки, на момент подготовки статьи неизвестно. Если поправки в ближайшем времени не появятся, то перед сдачей сообщений имеет смысл выяснить в своей инспекции, какой код налоговики хотят видеть в поле «ОКАТО» — старый (из ОКАТО) или новый (из ОКТМО). (В нашем образце мы привели код из ОКТМО, утвержденного приказом Росстандарта от 14.06.2013 № 159-ст.)

Компании, которые отчитываются по налогам через спецоператоров, могут сдать в электронном виде и сообщения о невозможности удержать НДФЛ. Но это их право, а не обязанность. Ведь кодекс не требует сдавать данные сообщения в элект­ронном виде. Это подтверждает и ФНС России (письмо от 18.04.2011 № КЕ-4-3/6132).

Требование о представлении сведений по телекоммуникационным каналам связи или на электронных носителях (например, флешках, CD-дисках) касается только обычных справок 2-НДФЛ, которые представляются налоговыми агентами в инспекцию не позднее 1 апреля. Но и здесь есть исключение. Оно сделано для компаний, которые в течение года выплатили доходы максимум десяти физическим лицам. Такие налоговые агенты вправе отчитаться по НДФЛ на бумаге (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Как вручить сообщение о невозможности удержать налог «физику», компания решает сама. Ведь в Кодексе нет каких-либо специальных требований на этот счет. Можно отправить 2-НДФЛ письмом с уведомлением о вручении, можно курьером, можно отдать лично. В последнем случае безопаснее вести журнал учета справок, в котором «физик» распишется в получении. Тогда на случай спора у организации будет доказательство того, что она своевременно уведомила физлицо о неудержанном налоге.

Куда сдавать справку 2-НДФЛ, если…

… доход получил работник обособленного подразделения

Если доход, с которого невозможно удержать налог, получил работник обособленного подразделения компании, сообщение об этом подается в инспекцию, где состоит на учете это подразделение.

Отметим, что в НК РФ такого требования нет. Там сказано, что сообщить о невозможности удержать налог надо по месту учета налогового агента (п. 5 ст. 226 НК РФ). А место учета налогового агента — это инспекция, в которой компания зарегистрирована по своему местонахождению.

Однако чиновники утверждают, что организации, имеющие обособ­ленные подразделения, обычные справки 2-НДФЛ по работникам подразделения должны подавать в инспекцию по месту учета подразделения (письма ФНС России от 30.05.2012 № ЕД-4-3/8816@, Минфина России от 23.03.2012 № 03-04-08/8-58). Свою точку зрения они аргументируют тем, что платить НДФЛ за работников подразделений следует в инспекции этих подразделений, а не головного офиса (п. 7 ст. 226 НК РФ).

Читать еще:  5 факторов, влияющих на ваш кредитный рейтинг

Если компания не готова спорить, аналогичного правила стоит придерживаться и при представлении справок о невозможности удержать налог. Тем более что для обычных справок 2-НДФЛ и для сообщений о невозможности удержать налог действует единый Порядок представления в налоговые органы (утвержден приказом ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@). А пункт 26 этого Порядка предусматривает, что при сдаче справок в электронном виде по каждому обособленному подразделению формируется отдельный файл, в котором содержатся сведения с одинаковой комбинацией реквизитов:

— ИНН налогового агента;

…доход получило физлицо, не являющееся работником компании

Разберемся, в какую инспекцию нужно сообщать о невозможности удержать налог, если доход получил «физик», не являющийся работником компании (к примеру, получатель приза).

По мнению чиновников, правило о представлении справок в ту же инспекцию, в которую перечислялся налог, действует независимо от того, в рамках какого договора «физик» получил доход — трудового или гражданско-правового (письмо Минфина России от 23.03.2012 № 03-04-08/8-58). Если следовать этой логике, то надо исходить из того, где фактически получил доход «физик» — в головном офисе или в обособленном подразделении. Если в подразделении, то в налоговую по месту его учета надо подавать и сообщение о невозможности удержать налог.

Впрочем, если компания подойдет к вопросу формально и, пользуясь неясностью в Кодексе, сдаст все сообщения в инспекцию головного офиса, налоговики все равно не вправе ее оштрафовать по ст. 126 НК РФ. Ведь она представила 2-НДФЛ о невозможности удержать налог по месту своего учета и вовремя, а значит, выполнила требование НК РФ. Об этом и надо будет написать в пояснениях, если их затребует инспекция при проверке справок.

Дальнейшее удержание налога

На практике встречается следующая ситуация. Компания в январе сообщила в инспекцию о невозможности удержать у «физика» НДФЛ, а в феврале выплачивает ему доход в денежной форме. То есть получает возможность удержать налог. Но надо ли это делать? Чиновники подтверждают, что не надо.

В письме от 05.04.2010 № 03-04-06/10-62 Минфин России указал, что налоговый агент не обязан удерживать у физлица НДФЛ после окончания года, в котором это физлицо получило доходы, и направления ему и налоговикам письменного сообщения о невозможности удержать налог. Даже если после этого компания и выплатит данному «физику» доходы в денежной форме, он должен будет сам задекларировать доходы, с которых в прошлом году не был удержан НДФЛ, и заплатить его в бюджет. Основание — подп. 4 п. 1 ст. 228 НК РФ.

К такому же выводу Минфин России пришел в письмах от 09.02.2010 № 03-04-06/10-12 и от 17.11.2010 № 03-04-08/8-258. Последнее ФНС России довела до сведения своих подчиненных письмом от 02.12.2010 № ШС-37-3/16768@, которое разместила также на сайте www.nalog.ru в разделе «Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами». Следовательно, претензии налоговиков на местах в данной ситуации маловероятны.

Не позднее 1 апреля организации отчитываются о налоге, исчисленном и удержанном у всех своих работников, а также других физлиц, которым она выплачивала доходы (п. 2 ст. 230 НК РФ). Из Кодекса не ясно, надо ли компании, которая сдавала в ИНФС сообщение о невозможности удержать налог, дублировать эти данные в обычной справке 2-НДФЛ. Чиновники считают, что надо.

В письме от 27.10.2011 № 03-04-06/8-290 Минфин России сообщил, что в справках 2-НДФЛ, представляемых ежегодно в целом по организации с признаком 1, указываются общие суммы доходов и исчисленного налога, включающие доходы и исчисленную сумму налога, отраженную в справке с признаком 2 (то есть в справке 2-НДФЛ о невозможности удержать налог), суммы удержанного и перечисленного налога, а также сумма налога, не удержанная налоговым агентом, которая ранее была отражена в справке с признаком 2.

Аналогичный вывод сделан в письме Минфина России от 29.12.2011 № 03-04-06/6-363. В нем чиновники обосновывают свою точку зрения тем, что сообщение о невозможности удержать налог и представление сведений об исчисленном, удержанном и перечисленном налоге — это две самостоятельные обязанности налогового агента (п. 5 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ). Исполнение первой обязанности не отменяет необходимость выполнить вторую.

Таким образом, даже если в двух справках — с признаком 1 и с признаком 2 — будет содержаться совершенно идентичная информация (например, если «физик» получил от компании какой-то разовый доход в натуральной форме), в срок не позднее 1 апреля безопаснее сдать справку с признаком 1. Иначе есть риск, что налоговики оштрафуют компанию на 200 руб. за каждую непредставленную справку (ст. 126 НК РФ).

Впрочем, некоторым компаниям уже удалось отменить такой штраф в судебном порядке. Например, в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 09.04.2013 № А19-16467/2012 судьи обратили внимание на то, что в справке с признаком 2 (о невозможности удержать налог) присутствовали все сведения, которые компания должна была отразить в справке с признаком 1. И сделали из этого вывод, что обязанности налогового агента исполнены, а штраф по ст. 126 НК РФ за непредставление справки с признаком 1 неправомерен.

Другой пример — постановление ФАС Уральского округа от 24.09.2013 № Ф09-9209/13. Судьи указали, что налоговый агент, представив в инспекцию справку 2-НДФЛ с признаком 2, которая содержала все необходимые сведения, подлежащие указанию в справке 2-НДФЛ с признаком 1, исполнил обязанности, регламентированные п. 5 ст. 226 и п. 2 ст. 230 НК РФ. И отменили штраф по ст. 126 НК РФ. Кроме того, судьи сослались на то, что толковать упомянутые нормы в пользу налогового агента им позволяет п. 7 ст. 3 Кодекса.

Ответственность за ошибку

Компания может обнаружить ошибку в справке 2-НДФЛ с признаком 2 уже после того, как сдаст ее в инспекцию. В этом случае надо подать справку в инспекцию заново — с новой датой и прежним номером (раздел I Рекомендаций). Причем имеет смысл сделать это даже в том случае, если ошибка не влияет на сумму налога и не мешает налоговикам идентифицировать получателя дохода (например, если в фамилии работника поставлена неправильная буква при наличии верного ИНН или отражен неверный код дохода). Это избавит организацию от лишних споров с инспекцией.

А что если компания забыла подать на кого-то из «физиков» сообщение о невозможности удержать налог? Если такая ошибка обнаружится 1 февраля или позже, следует все равно оформить забытую справку с признаком 2 и сдать ее в инспекцию. Ведь окончание срока представления сообщений о невозможности удержать налог не снимает с компании обязанность по их сдаче. На этом настаивают и специалисты ФНС России (письмо от 16.07.2012 № ЕД-4-3/11637@).

Пример заполнения справки 2-НДФЛ о невозможности удержать налог

В июне 2013 г. ООО «Ромашка» вручила бывшему сотруднику подарок стоимостью 6000 руб. Других доходов в 2013 г. сотрудник от компании не получал. Подарки в пределах 4000 руб. освобождены от НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК РФ). Поэтому налог компания исчислила с 2000 руб. (6000 руб. – 4000 руб.). Сумма НДФЛ составила 260 руб. (2000 руб. х 13%). Код дохода для подарка — 2720, код вычета — 501 (приложения 3, 4 к приказу ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@).

ООО «Ромашка» заполнила справку 2-НДФЛ о невозможности удержать налог (см. образец на с. 59).

Что предпринять налоговому агенту, если НДФЛ удержать невозможно

Организация обязана удерживать НДФЛ с выплат, в отношении которых она является налоговым агентом (п. 1 и 2 ст. 226, ст. 226.1 НК РФ). Однако возможность удержать НДФЛ у налогового агента есть не всегда.

Например, возможность удержания ограничивается, если сотрудник получил материальную выгоду, доход в натуральной форме или стал нерезидентом (НДФЛ в этом случае нужно пересчитать по ставке 30 процентов). Если сотрудник не получал других доходов в денежной форме или уволился сразу после этих событий, возможность удержания НДФЛ организацией – источником дохода исключается совсем. Об этом сказано в письме Минфина России от 19 марта 2007 г. № 03-04-06-01/74. Такая же ситуация возникает, если доход в натуральной форме получил человек, не являющийся сотрудником организации (например, покупатель).

Если после выплаты доходов, с которых налог не удерживался, сотрудник получает другие доходы в денежной форме, у налогового агента появляется возможность удержать НДФЛ, не удержанный ранее. В таком случае он обязан произвести удержание налога со всей суммы доходов, в том числе и с доходов, выплаченных ранее (письма Минфина России от 12 марта 2013 г. № 03-04-06/7337 и от 17 ноября 2010 г. № 03-04-08/8-258, ФНС России от 1 ноября 2012 г. № ЕД-4-3/18519). При этом налоговый агент должен учитывать, что удерживать НДФЛ в размере более 50 процентов от суммы выплаты в денежной форме он не вправе (абз. 2 п. 4 ст. 226 НК РФ).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении выплаты премии в натуральной форме (НДФЛ удержать невозможно)

В декабре 2015 года организация выдала экономисту А.С. Кондратьеву премию по итогам работы за год. Премия выдана на основании приказа руководителя организации. В качестве премии сотруднику передан автомобиль.

Детей у Кондратьева нет, поэтому стандартные налоговые вычеты ему не предоставляются.

За декабрь сотруднику начислено 630 000 руб., из них:

  • 30 000 руб. – оплата по окладу;
  • 600 000 руб. – премия, выданная в натуральной форме.

НДФЛ, рассчитанный с дохода сотрудника за декабрь, составил:
630 000 руб. × 13% = 81 900 руб.

Начисления сотруднику в денежной форме составили 30 000 руб. Бухгалтер организации рассчитал максимальную сумму НДФЛ, которую можно удержать с дохода сотрудника:
30 000 руб. × 50% = 15 000 руб.

Неудержанная сумма налога составила 66 900 руб. (81 900 руб. – 15 000 руб.). Уведомить о невозможности удержать НДФЛ в 2015 году налоговый агент обязан не позднее 1 марта 2016 года (п. 5 ст. 226 НК РФ, письмо ФНС России от 19 октября 2015 г. № БС-4-11/18217). В установленный срок организация направила в налоговую инспекцию соответствующее сообщение и уведомила об этом самого Кондратьева. В этот же день бухгалтер организации сделал в учете сторнировочную запись по начислению НДФЛ на сумму 66 900 руб. (81 900 руб. – 15 000 руб.).

Информирование налоговой инспекции

О выплаченных доходах, из которых налоговый агент не удержал (не может удержать) НДФЛ, следует сообщить в налоговую инспекцию. Срок подачи сообщений – не позднее 1 марта после окончания года, в котором доходы были выплачены. Этот срок распространяется и на сообщения о невозможности удержать НДФЛ из доходов, выплаченных в 2015 году.

Помимо налоговой инспекции, о невозможности удержания НДФЛ нужно уведомить и самого налогоплательщика, получившего доход.

Такой порядок следует из положений пункта 5 статьи 226 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмами Минфина России от 12 марта 2013 г. № 03-04-06/7337, ФНС России от 19 октября 2015 г. № БС-4-11/18217.

Внимание: несообщение налоговой инспекции о невозможности удержать НДФЛ является правонарушением (ст. 106 НК РФ, ст. 2.1 КоАП РФ), за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Размер штрафа составит:

  • 200 руб. – за каждый случай непредставления информации (т. е. за каждое сообщение, которое налоговый агент должен был направить в инспекцию, но не сделал этого) по статье 126 Налогового кодекса РФ;
  • от 300 до 500 руб. – в отношении должностных лиц организации, например руководителя (ст. 15.6 КоАП РФ).

Кроме того, если в ходе выездной налоговой проверки будет обнаружено, что организация не сообщила в налоговую инспекцию о доходах, с которых не был удержан НДФЛ, помимо штрафных санкций, проверяющие могут начислить пени (письмо ФНС России от 22 ноября 2013 г. № БС-4-11/20951).

Совет: Начисление пеней в тех случаях, когда организация не могла удержать НДФЛ, но не направила в инспекцию соответствующее уведомление, можно оспорить в суде.

Если налоговый агент не имел возможности удержать НДФЛ, основания для начисления пеней отсутствуют в принципе. Такой вывод содержится в определении Верховного суда РФ от 19 марта 2015 г. № 304-КГ14-4815. Этот вывод соответствует пункту 2 постановления Пленума ВАС РФ от 30 июля 2013 г. № 57, согласно которому начисление пеней налоговому агенту возможно, если НДФЛ был удержан, но не перечислен в бюджет. ФНС России разделяет такую позицию, но предупреждает, что пени не начисляются, если налоговый агент уведомил инспекцию о невозможности удержать налог (письмо от 22 августа 2014 г. № СА-4-7/16692). На самом деле пени не могут быть взысканы, даже если такого уведомления налоговый агент не направлял. Ведь пени – это санкция за несвоевременную уплату налога, а не за то, что налоговый агент не исполнил свою обязанность по информированию инспекции (п. 1 ст. 75 НК РФ). Следовательно, пени в таком случае начисляться не должны – применяется только ответственность по статье 126 Налогового кодекса РФ. Все же ознакомьтесь, к ак заполнить справку 2-НДФЛ, если налог удержан, но не перечислен.

Особый порядок предусмотрен для подачи сообщений о невозможности удержать НДФЛ по операциям с ценными бумагами. Срок подачи таких сообщений зависит от того, что произошло раньше:

– истек месяц со дня окончания налогового периода, в котором не был удержан налог;

– истек срок действия последнего договора между человеком и налоговым агентом, в рамках которого был начислен НДФЛ.

В первом случае сообщение нужно направить в налоговую инспекцию до 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом. Во втором – инспекцию нужно уведомить в течение месяца со дня окончания действия договора, в рамках которого был начислен НДФЛ.

Об этом сказано в пункте 14 статьи 226.1 Налогового кодекса РФ.

Сообщения о невозможности удержать налог подавайте на бланках по форме 2-НДФЛ (п. 2 приказа ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485) с указанием в поле «Признак» цифры 2. Передавать эти сообщения нужно в том же порядке, что и сведения о выплаченных доходах (п. 1 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576).

После того как налоговый агент известил налоговую инспекцию и налогоплательщика о невозможности удержать НДФЛ, удерживать недостающую сумму налога он не должен. Даже если потом у него появится такая возможность. Если уведомление подано своевременно, то пени на сумму неудержанного НДФЛ налоговому агенту не начисляются. Погасить задолженность человек должен будет самостоятельно не позднее 15 июля. Это следует из положений пункта 4 статьи 228 Налогового кодекса РФ, пункта 2 постановления Пленума ВАС РФ от 30 июля 2013 г. № 57 и подтверждается письмами Минфина России от 12 марта 2013 г. № 03-04-06/7337, от 17 ноября 2010 г. № 03-04-08/8-258, от 9 февраля 2010 г. № 03-04-06/10-12 и ФНС России от 22 августа 2014 г. № СА-4-7/16692.

Ситуация: обязана ли организация уведомлять сотрудника о необходимости самостоятельно заплатить НДФЛ, если он уже был извещен о невозможности удержать налог с его доходов?

Нет, не обязана. Но по собственной инициативе организация может довести до сотрудника такую информацию.

О том, что налоговый агент не может удержать НДФЛ с выплаченных доходов, он обязан известить налоговую инспекцию и самого налогоплательщика. Сообщения о невозможности удержать налог подают на бланках по форме 2-НДФЛ с указанием в поле «Признак» цифры 2. Об этом сказано в пункте 5 статьи 226 Налогового кодекса РФ.

Отдельной типовой формы сообщения сотруднику о невозможности удержания НДФЛ нет. Более того, статья 226 Налогового кодекса РФ не содержит положений, которые обязывали бы организацию письменно информировать сотрудника о причинах невозможности удержания НДФЛ и его обязанности уплатить налог самостоятельно. Однако в добровольном порядке организация может передать сотруднику эту информацию в форме сообщения, уведомления или пояснительной записки к форме 2-НДФЛ.

Ситуация: нужно ли повторно подавать форму 2-НДФЛ по окончании года, если ранее налоговый агент известил инспекцию о невозможности удержать НДФЛ с выплаченных доходов? Дополнительные доходы в течение года человеку не выплачивались.

Представление сведений о невозможности удержать с гражданина НДФЛ в течение года не освобождает налогового агента от обязанности подавать справки по форме 2-НДФЛ по окончании налогового периода (п. 2 ст. 230 НК РФ). Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 29 декабря 2011 г. № 03-04-06/6-363, ФНС России от 29 октября 2008 г. № 3-5-04/652 и от 18 сентября 2008 г. № 3-5-03/513. При этом суммы доходов и исчисленного налога (в т. ч. числе неудержанного), которые ранее были отражены в справке 2-НДФЛ с признаком 2, указываются в годовых справках с признаком 1 (письмо Минфина России от 27 октября 2011 г. № 03-04-06/8-290).

Читать еще:  Полезная информация о Tax Free: как оформить и вернуть

Совет: есть основания, освобождающие налоговых агентов от повторной подачи справок 2-НДФЛ в отношении доходов, с которых невозможно удержать налог. Они заключаются в следующем.

Если организация информировала налоговую инспекцию о доходах человека, с которых невозможно удержать налог, и если до конца года никаких дополнительных доходов этому человеку организация не выплачивала, направлять в инспекцию повторную справку 2-НДФЛ не нужно. Наличие различных признаков для классификации одних и тех же доходов не влияет на состав сведений, отраженных в первоначальной справке. Сдав справку 2-НДФЛ с признаком 2, налоговый агент исполнил требования, установленные пунктом 5 статьи 226 и пунктом 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ. Дублировать те же самые сведения в справке 2-НДФЛ с признаком 1 организация не должна: повторное исполнение одних и тех же обязанностей налоговым законодательством не предусмотрено. Поэтому штрафные санкции, предусмотренные пунктом 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ, в рассматриваемой ситуации применяться не должны.

Скорее всего, налоговая инспекция не согласится с подобной трактовкой законодательства. Тогда отказ от повторной подачи сообщений о невозможности удержать НДФЛ налоговому агенту придется отстаивать в суде. В арбитражной практике есть примеры судебных решений, подтверждающих правомерность такого подхода (см., например, постановления Арбитражного суда Уральского округа от 8 сентября 2015 г. № Ф09-5794/15, ФАС Уральского округа от 24 сентября 2013 г. № Ф09-9209/13).

Пример уведомления налоговой инспекции о том, что организация не может удержать НДФЛ из доходов сотрудников, ставших нерезидентами

Гражданин Молдавии А.С. Кондратьев работает в организации по трудовому договору с января 2014 года. В период с января по июль и с ноября по декабрь 2014 года Кондратьев проживал в России.

По состоянию на 1 января 2015 года Кондратьев признается резидентом.

Организация ежемесячно начисляет Кондратьеву зарплату в сумме 10 000 руб.

С января по март 2015 года (включительно) сотрудник находился в загранкомандировке.

За период с января по июнь Кондратьеву была начислена зарплата в сумме 60 000 руб. Других доходов, облагаемых НДФЛ, Кондратьев не получал.

Детей у Кондратьева нет, поэтому стандартные налоговые вычеты ему не предоставляются.

Сумма НДФЛ, удержанная и перечисленная в бюджет, составила 7800 руб. (60 000 руб. × 13%).

С 1 по 4 июля 2015 года сотрудник находился в отпуске за рубежом.

30 июля 2015 года сотрудник уволился по собственному желанию.

По состоянию на 30 июля 2015 года Кондратьев утратил статус налогового резидента (в течение предыдущих 12 следующих подряд месяцев он находился в России менее 183 календарных дней).

В связи с изменением налогового статуса Кондратьева ранее рассчитанный НДФЛ бухгалтер пересчитал по ставке 30 процентов.

В июле Кондратьеву начислили зарплату в сумме 10 000 руб.

Рассчитанная сумма НДФЛ к удержанию за июль составила:
(60 000 руб. + 10 000 руб.) × 30% – 7800 руб. = 13 200 руб.

Удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов от суммы выплаты в денежной форме (абз. 2 п. 4 ст. 226 НК РФ). Поэтому максимальная сумма НДФЛ, которую организация может удержать из доходов Кондратьева за июль 2015 года, составляет 5000 руб. (10 000 руб. × 50%).

Неудержанная сумма налога составила 8200 руб. (13 200 руб. – 5000 руб.). В соответствии с пунктом 5 статьи 226 Налогового кодекса РФ 1 марта 2016 года организация направила в налоговую инспекцию сообщение о невозможности удержания налога с Кондратьева и уведомила об этом самого Кондратьева.

Ситуация: нужно ли подавать в налоговую инспекцию сведения о невозможности удержать НДФЛ с доходов физлица, у которого купили автомобиль ?

Подавать сведения по форме 2-НДФЛ требуется, только если обязанность удерживать НДФЛ в принципе есть и исполнить ее не удается. В рассматриваемом же случае эти обязанности у покупателя не возникают. НДФЛ с дохода от продажи автомобиля продавец-физлицо должен заплатить самостоятельно.

Организация-покупатель же не обязана рассчитывать, удерживать, перечислять НДФЛ и тем более отчитываться перед налоговой инспекцией об этих суммах. Обязанности налогового агента при покупке имущества у физлиц не возникают. Это прямо следует из пунктов 1 и 2 статьи 226, подпункта 2 пункта 1 статьи 228 Налогового кодекса РФ.

Разобраться с тем, когда нужно исполнять обязанности налогового агента, помогут рекомендации:

Ситуация: как поступить с суммой НДФЛ, которую невозможно взыскать в связи со смертью сотрудника?

Налоговую инспекцию о невозможности удержания НДФЛ в связи со смертью сотрудника не уведомляйте.

Если до смерти сотрудника НДФЛ с его доходов не был удержан, то после смерти его удерживать не нужно. Смерть сотрудника приводит к прекращению его обязанностей по уплате НДФЛ (п. 3 ст. 44 НК РФ). При подаче сведений о доходах сотрудника по итогам года желательно указать, по какой причине не был удержан НДФЛ. Такие разъяснения дал Минфин России в письме от 18 января 2006 г. № 03-05-01-04/4.

Как уведомить налоговую о невозможности удержать ндфл

Раздел обновлен 26 июля 2019 г.

Срок сдачи истек 1 марта 2019 г.

Внимание! Новая форма

Представить такие сообщения должны организации (их ОП) и ИП, выплатившие в отчетном году облагаемые НДФЛ доходы физлицам, но при этом не удержавшие налог из этих доходов и не перечислившие его в бюджет (п. 5 ст. 226 НК РФ). То есть сообщения о невозможности удержать НДФЛ подают налоговые агенты, которые не смогли исполнить свои агентские обязанности.

Понять, является ли ваша организация/ОП/ИП налоговым агентом и нужно ли вам сдавать сведения на физлиц, которым выплачивался доход, поможет Виртуальный помощник по НДФЛ.

Сообщения сдаются по форме 2-НДФЛ. По этой же форме подаются сведения на каждое лицо, в отношении доходов которого организация/ОП/ИП является налоговым агентом. О том, что вы подаете именно сообщение о невозможности удержать налог, свидетельствует признак 2, указываемый в справке 2-НДФЛ.

2-НДФЛ: скачать бланк

Скачать справку 2-НДФЛ можно через систему КонсультантПлюс . Ознакомиться с формой 2-НДФЛ вы можете ниже.

Куда сдавать 2-НДФЛ

Сообщения о невозможности удержать НДФЛ по форме 2-НДФЛ представляются в ИФНС (п. 2 ст. 230 НК РФ):

Способ представления 2-НДФЛ

Если налоговый агент подает справки на 24 человека или менее, то он может представить 2-НДФЛ на бумаге (п. 2 ст. 230 НК РФ). Если же справки подаются на 25 человек и более, то эти справки нужно представить в электронном виде.

2-НДФЛ: сроки

Подать справки с признаком 2 (сообщения о невозможности удержать НДФЛ) нужно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Обратите внимание, что в этот же срок необходимо направить справки физлицам, с чьих доходов вы в качестве налогового агента не удержали НДФЛ.

Коды в 2-НДФЛ

Информация о видах выплаченных физлицу доходов, а также о видах предоставленных ему вычетов в справке 2-НДФЛ кодируется. Эти коды вы найдете в Приказе ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@.

2-НДФЛ на физлиц, с чьих доходов не был удержан налог, подаются дважды

Первый раз, как мы уже сказали выше, справки подаются как сообщения о невозможности удержать НДФЛ. Второй раз 2-НДФЛ на этих физлиц подаются вместе со справками на всех физлиц, которым был выплачен доход в отчетном году. Правда, признак в 2-НДФЛ будет уже не 2, а 1.

Сообщить в налоговый орган о невозможности удержать исчисленную сумму НДФЛ – одна из обязанностей работодателя как налогового агента по НДФЛ. Как исполнить данную обязанность и каковы последствия ее игнорирования, расскажет наш эксперт.

Налоговый агент по НДФЛ и его обязанности

Одной из обязанностей налоговых агентов, предусмотренных п. 5 ст. 226 НК РФ, является письменное сообщение налогоплательщику и налоговому органу о невозможности удержать налог. Как отмечено в Письме ФНС РФ от 22.08.2014 № СА-4-7/16692, невозможность удержать налог возникает, например, в случае выплаты дохода в натуральной форме или возникновения дохода в виде материальной выгоды.

Не следует путать данную обязанность с обязанностью, предусмотренной п. 2 ст. 230 НК РФ, а именно с обязанностью представить в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему РФ за этот налоговый период налогов.

Сведения в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ представляются не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, то есть в отношении доходов, выплаченных в 2014 году, – не позднее 01.04.2015.

Форма сообщения о невозможности удержать НДФЛ

Заполняем сообщение о невозможности удержать НДФЛ

Раздел справки 2-НДФЛ

Порядок заполнения в случае представления справки в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ

Раздел 5 «Общие суммы дохода и налога

Какую отчетность по НДФЛ организация должна представить в налоговый орган?

Примеры заполнения справок приведены на стр. 37 – 38.

Так, специалисты главного налогового ведомства указали, что если налоговый агент в установленном порядке и предусмотренные сроки письменно сообщил налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать НДФЛ в отношении конкретного лица и сумме налога, то пени налоговому агенту не начисляются.

В случае если налоговый агент не утратил возможность удержать НДФЛ с доходов работника, а также письменно не сообщил налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать НДФЛ и сумме налога, пени могут быть начислены налоговому агенту в соответствии со ст. 75 НК РФ в установленном порядке на дату вынесения решения по итогам выездной налоговой проверки и налогоплательщику должно быть направлено требование об уплате налога согласно п. 2 ст. 70 НК РФ.

Аналогичная позиция представлена и в более позднем разъяснении ведомства – в Письме от 22.08.2014 № СА-4-7/16692.

Также в Письме № СА-4-7/16692 налоговики отметили, что после окончания налогового периода, в котором налоговым агентом выплачивается доход физическому лицу, и письменного сообщения налоговым агентом налогоплательщику и налоговому органу по месту учета о невозможности удержать НДФЛ обязанность по уплате налога возлагается на физическое лицо, а обязанность налогового агента по удержанию соответствующих сумм налога прекращается.

После сообщения налогового агента уплату налога должен произвести сам налогоплательщик при подаче в налоговый орган по месту своего учета декларации по НДФЛ.

Ответственность за непредставление сообщения о невозможности удержать НДФЛ

Следует отметить, что в данном вопросе налоговики и финансисты непреклонны. Так, Минфин в Письме от 29.12.2011 № 03‑04‑06/6-363 указал, что обязанности налогового агента, предусмотренные ст. 230 НК РФ, возлагаются на организацию независимо от обязанностей, установленных ст. 226 НК РФ.

Таким образом, исполнение организацией обязанности по сообщению о невозможности удержать налог и сумме налога в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ не освобождает организацию от обязанности представить сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему РФ налогов в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ, в том числе если выплату налогоплательщику иных доходов, подлежащих обложению налогом на доходы физических лиц, организация не производит.

Данного мнения налоговики придерживаются и в суде. Так, в ответ на заявления налоговых агентов налоговики приводят следующие доводы:

До конца января организациям надо успеть сообщить в налоговую инспекцию о неудержанном НДФЛ. На что обратить внимание при подготовке сообщений, читайте в статье.

Организация, выплачивающая физлицам облагаемый НДФЛ доход, является для них налоговым агентом. Следовательно, она обязана самостоятельно исчислить, удержать и уплатить налог в бюджет (п. 1 ст. 226 НК РФ). Это правило не распространяется только на доходы, в отношении которых исчисление и уплата налога осуществляются в соответствии со ст. 214.1, 214.3, 214.4, 214.5, 227, 227.1 и 228 НК РФ (например, на доходы, выплаченные предпринимателям, доходы от операций с ценными бумагами и проч.).

  • организация провела розыгрыш неденежных призов. Для вы­игравшего такой приз является доходом, полученным в натуральной форме (ст. 211 НК РФ). Однако в момент его выдачи организация не может удержать НДФЛ с его стоимости;
  • компания выдала физлицу беспроцентный заем, в результате чего у него возникла материальная выгода от экономии на процентах (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ);
  • организация имела возможность удержать налог в 2013 г., но не сделала этого — по ошибке посчитала доход необлагаемым.

В случае, когда никаких денежных выплат не предвидится (к примеру, физлицо не является работником организации, либо человек работал в ней, но уволился), компания должна представить сообщение о невозможности удержания НДФЛ (письмо ФНС России от 22.11.2013 № БС-4-11/20951).

Срок представления сообщений

За представление этих сведений в более поздний срок налоговики вправе оштрафовать компанию на 200 руб. за каждое просроченное сообщение (ст. 126 НК РФ). А ее директору грозит штраф от 300 до 500 руб. за несообщение сведений, необходимых для осуществления налогового контроля (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

ОКАТО или ОКТМО?

Компании, которые отчитываются по налогам через спецоператоров, могут сдать в электронном виде и сообщения о невозможности удержать НДФЛ. Но это их право, а не обязанность. Ведь кодекс не требует сдавать данные сообщения в элект­ронном виде. Это подтверждает и ФНС России (письмо от 18.04.2011 № КЕ-4-3/6132).

Требование о представлении сведений по телекоммуникационным каналам связи или на электронных носителях (например, флешках, CD-дисках) касается только обычных справок 2-НДФЛ, которые представляются налоговыми агентами в инспекцию не позднее 1 апреля. Но и здесь есть исключение. Оно сделано для компаний, которые в течение года выплатили доходы максимум десяти физическим лицам. Такие налоговые агенты вправе отчитаться по НДФЛ на бумаге (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Куда сдавать справку 2-НДФЛ, если…

… доход получил работник обособленного подразделения

Если доход, с которого невозможно удержать налог, получил работник обособленного подразделения компании, сообщение об этом подается в инспекцию, где состоит на учете это подразделение.

Отметим, что в НК РФ такого требования нет. Там сказано, что сообщить о невозможности удержать налог надо по месту учета налогового агента (п. 5 ст. 226 НК РФ). А место учета налогового агента — это инспекция, в которой компания зарегистрирована по своему местонахождению.

Однако чиновники утверждают, что организации, имеющие обособ­ленные подразделения, обычные справки 2-НДФЛ по работникам подразделения должны подавать в инспекцию по месту учета подразделения (письма ФНС России от 30.05.2012 № ЕД-4-3/8816@, Минфина России от 23.03.2012 № 03-04-08/8-58). Свою точку зрения они аргументируют тем, что платить НДФЛ за работников подразделений следует в инспекции этих подразделений, а не головного офиса (п. 7 ст. 226 НК РФ).

Если компания не готова спорить, аналогичного правила стоит придерживаться и при представлении справок о невозможности удержать налог. Тем более что для обычных справок 2-НДФЛ и для сообщений о невозможности удержать налог действует единый Порядок представления в налоговые органы (утвержден приказом ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@). А пункт 26 этого Порядка предусматривает, что при сдаче справок в электронном виде по каждому обособленному подразделению формируется отдельный файл, в котором содержатся сведения с одинаковой комбинацией реквизитов:

— ИНН налогового агента;

…доход получило физлицо, не являющееся работником компании

Впрочем, если компания подойдет к вопросу формально и, пользуясь неясностью в Кодексе, сдаст все сообщения в инспекцию головного офиса, налоговики все равно не вправе ее оштрафовать по ст. 126 НК РФ. Ведь она представила 2-НДФЛ о невозможности удержать налог по месту своего учета и вовремя, а значит, выполнила требование НК РФ. Об этом и надо будет написать в пояснениях, если их затребует инспекция при проверке справок.

Дальнейшее удержание налога

Не позднее 1 апреля организации отчитываются о налоге, исчисленном и удержанном у всех своих работников, а также других физлиц, которым она выплачивала доходы (п. 2 ст. 230 НК РФ). Из Кодекса не ясно, надо ли компании, которая сдавала в ИНФС сообщение о невозможности удержать налог, дублировать эти данные в обычной справке 2-НДФЛ. Чиновники считают, что надо.

В письме от 27.10.2011 № 03-04-06/8-290 Минфин России сообщил, что в справках 2-НДФЛ, представляемых ежегодно в целом по организации с признаком 1, указываются общие суммы доходов и исчисленного налога, включающие доходы и исчисленную сумму налога, отраженную в справке с признаком 2 (то есть в справке 2-НДФЛ о невозможности удержать налог), суммы удержанного и перечисленного налога, а также сумма налога, не удержанная налоговым агентом, которая ранее была отражена в справке с признаком 2.

Аналогичный вывод сделан в письме Минфина России от 29.12.2011 № 03-04-06/6-363. В нем чиновники обосновывают свою точку зрения тем, что сообщение о невозможности удержать налог и представление сведений об исчисленном, удержанном и перечисленном налоге — это две самостоятельные обязанности налогового агента (п. 5 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ). Исполнение первой обязанности не отменяет необходимость выполнить вторую.

Впрочем, некоторым компаниям уже удалось отменить такой штраф в судебном порядке. Например, в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 09.04.2013 № А19-16467/2012 судьи обратили внимание на то, что в справке с признаком 2 (о невозможности удержать налог) присутствовали все сведения, которые компания должна была отразить в справке с признаком 1. И сделали из этого вывод, что обязанности налогового агента исполнены, а штраф по ст. 126 НК РФ за непредставление справки с признаком 1 неправомерен.

Другой пример — постановление ФАС Уральского округа от 24.09.2013 № Ф09-9209/13. Судьи указали, что налоговый агент, представив в инспекцию справку 2-НДФЛ с признаком 2, которая содержала все необходимые сведения, подлежащие указанию в справке 2-НДФЛ с признаком 1, исполнил обязанности, регламентированные п. 5 ст. 226 и п. 2 ст. 230 НК РФ. И отменили штраф по ст. 126 НК РФ. Кроме того, судьи сослались на то, что толковать упомянутые нормы в пользу налогового агента им позволяет п. 7 ст. 3 Кодекса.

Ответственность за ошибку

Компания может обнаружить ошибку в справке 2-НДФЛ с признаком 2 уже после того, как сдаст ее в инспекцию. В этом случае надо подать справку в инспекцию заново — с новой датой и прежним номером (раздел I Рекомендаций). Причем имеет смысл сделать это даже в том случае, если ошибка не влияет на сумму налога и не мешает налоговикам идентифицировать получателя дохода (например, если в фамилии работника поставлена неправильная буква при наличии верного ИНН или отражен неверный код дохода). Это избавит организацию от лишних споров с инспекцией.

Пример заполнения справки 2-НДФЛ о невозможности удержать налог

Сообщаем о невозможности удержать НДФЛ

“Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение”, 2015, N 2

Сообщить в налоговый орган о невозможности удержать исчисленную сумму НДФЛ – одна из обязанностей работодателя как налогового агента по НДФЛ. Как исполнить данную обязанность и каковы последствия ее игнорирования, расскажет наш эксперт.

Налоговый агент по НДФЛ и его обязанности

Согласно налоговому законодательству налоговые агенты по НДФЛ – это российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения иностранных организаций в РФ, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы.

Одной из обязанностей налоговых агентов, предусмотренных п. 5 ст. 226 НК РФ, является письменное сообщение налогоплательщику и налоговому органу о невозможности удержать налог. Как отмечено в Письме ФНС России от 22.08.2014 N СА-4-7/16692, невозможность удержать налог возникает, например, в случае выплаты дохода в натуральной форме или возникновения дохода в виде материальной выгоды.

Не следует путать данную обязанность с обязанностью, предусмотренной п. 2 ст. 230 НК РФ, а именно с обязанностью представить в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему РФ за этот налоговый период налогов.

Сообщение о невозможности удержать налог представляется не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, то есть в отношении доходов, выплаченных в 2014 г., – не позднее 31.01.2015. Однако 31.01.2015 приходится на выходной день – субботу, поэтому в соответствии с п. 7 ст. 6.1 НК РФ днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день, то есть 02.02.2015.

Сведения в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ представляются не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, то есть в отношении доходов, выплаченных в 2014 г., – не позднее 01.04.2015.

Форма сообщения о невозможности удержать НДФЛ

В п. 5 ст. 226 НК РФ сказано, что форма сообщения о невозможности удержать НДФЛ и сумме налога и порядок его представления в налоговый орган утверждаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов. Пунктом 2 Приказа ФНС России N ММВ-7-3/611@ установлено, что сообщение о невозможности удержать налог и сумме налога в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ представляется по форме, утвержденной п. 1 данного Приказа, то есть по той же форме, по какой представляются сведения согласно п. 2 ст. 230 НК РФ (форме 2-НДФЛ).

Заполняем сообщение о невозможности удержать НДФЛ

Порядок заполнения справок 2-НДФЛ, представляемых в соответствии с п. 5 ст. 226 и п. 2 ст. 230 НК РФ, различается. Приведем особенности, которые следует знать при заполнении справки 2-НДФЛ в силу п. 5 ст. 226 НК РФ.

Раздел справки 2-НДФЛ

Порядок заполнения в случае представления справки в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ

Проставляется цифра 2

Разд. 3 “Доходы, облагаемые по ставке __%”

При заполнении справки с признаком “2” в разд. 3 указывается сумма дохода, с которой не удержан налог налоговым агентом

Разд. 5 “общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода по ставке __%”

В п. 5.1 “Общая сумма дохода” отражается общая сумма дохода по итогам налогового периода без учета налоговых вычетов. В данном пункте показывается общая сумма доходов, обозначенных в разд. 3 справки. При заполнении справки с признаком “2” в п. 5.1 указывается общая сумма дохода, с которой не удержан налог налоговым агентом, отраженная в разд. 3 справки.

В п. 5.3 “Сумма налога исчисленная” проставляется общая сумма налога, исчисленного по ставке, указанной в разд. 3 справки, по итогам налогового периода. При заполнении справки с признаком “2” в п. 5.3 указывается общая сумма налога, исчисленная, но не удержанная.

В справке с признаком “2” не заполняются:

  • п. 5.4 “Сумма налога удержанная”;
  • п. 5.5 “Сумма налога перечисленная”;
  • п. 5.6 “Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом”.

В п. 5.7 “Сумма налога, не удержанная налоговым агентом” указывается исчисленная сумма налога, которую налоговый агент не удержал в отчетном (налоговом) периоде

Пример. За период с января по май 2014 г. ООО “Восток” выплатило своему работнику зарплату в размере 75 000 руб., с указанного дохода исчислен, удержан и перечислен в бюджет НДФЛ в сумме 9750 руб. В июне 2014 г. работник получил доход в натуральной форме в размере 5000 руб. Организация исчислила с данного дохода НДФЛ в сумме 650 руб., но не удержала его. Вычеты сотруднику не предоставлялись. Других доходов в 2014 г. у работника не было.

Какую отчетность по НДФЛ организация должна представить в налоговый орган?

В рассматриваемом случае организация в отношении данного сотрудника должна сформировать две справки 2-НДФЛ: с признаком “1” (ее нужно представить не позднее 01.04.2015) и признаком “2” (справка представляется не позднее 02.02.2015).

При заполнении справки с признаком “2” в разд. 3 указывается сумма дохода, равная 5000 руб., а в п. 5.3 разд. 5 справки проставляется исчисленная сумма налога – 650 руб., в п. 5.7 разд. 5 отражается сумма налога, не удержанная налоговым агентом, – 650 руб.

При заполнении справки с признаком “1” в разд. 3 указывается сумма дохода – 80 000 руб., в п. п. 5.3 – 5.5 разд. 5 справки обозначаются исчисленная сумма налога – 10 400 руб., удержанная и перечисленная сумма налога – 9750 руб., а в п. 5.7 разд. 5 проставляется сумма налога, не удержанная налоговым агентом, равная 650 руб.

Примеры заполнения справок приведены ниже.

к Приказу ФНС России

от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@

(в ред. Приказов ФНС России

от 06.12.2011 N ММВ-7-3/909@

и от 14.11.2013 N ММВ-7-3/501@)

  1. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты

4.1. Суммы предоставленных налогоплательщику налоговых вычетов

5.1. Общая сумма дохода

5.2. Налоговая база

5.3. Сумма налога исчисленная

5.4. Сумма налога удержанная

5.5. Сумма налога перечисленная

5.6. Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом

5.7. Сумма налога, не удержанная налоговым агентом

Настоящий пункт заполняется в отношении сумм налога, исчисленных с доходов, полученных начиная с 2011 г.

к Приказу ФНС России

от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@

(в ред. Приказов ФНС России

от 06.12.2011 N ММВ-7-3/909@

и от 14.11.2013 N ММВ-7-3/501@)

  1. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты

4.1. Суммы предоставленных налогоплательщику налоговых вычетов

5.1. Общая сумма дохода

5.2. Налоговая база

5.3. Сумма налога исчисленная

5.4. Сумма налога удержанная

5.5. Сумма налога перечисленная

5.6. Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом

5.7. Сумма налога, не удержанная налоговым агентом

Настоящий пункт заполняется в отношении сумм налога, исчисленных с доходов, полученных начиная с 2011 г.

Сообщение о невозможности удержать НДФЛ и начисление пеней

В Письме ФНС России от 22.11.2013 N БС-4-11/20951 рассмотрен вопрос о наступлении для налогового агента финансовых последствий в виде начисления пеней в случае, если сообщение о невозможности удержать НДФЛ не представлено.

Так, специалисты главного налогового ведомства указали, что, если налоговый агент в установленном порядке и предусмотренные сроки письменно сообщил налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать НДФЛ в отношении конкретного лица и сумме налога, пени налоговому агенту не начисляются.

В случае если налоговый агент не утратил возможность удержать НДФЛ с доходов работника, а также письменно не сообщил налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать НДФЛ и сумме налога, пени могут быть начислены налоговому агенту в соответствии со ст. 75 НК РФ в установленном порядке на дату вынесения решения по итогам выездной налоговой проверки и налогоплательщику должно быть направлено требование об уплате налога согласно п. 2 ст. 70 НК РФ.

Аналогичная позиция представлена и в более позднем разъяснении ведомства – в Письме от 22.08.2014 N СА-4-7/16692.

Также в Письме N СА-4-7/16692 налоговики отметили, что после окончания налогового периода, в котором налоговым агентом выплачивается доход физическому лицу, и письменного сообщения налоговым агентом налогоплательщику и налоговому органу по месту учета о невозможности удержать НДФЛ обязанность по уплате налога возлагается на физическое лицо, а обязанность налогового агента по удержанию соответствующих сумм налога прекращается.

После сообщения налогового агента уплату налога должен произвести сам налогоплательщик при подаче в налоговый орган по месту своего учета декларации по НДФЛ.

Ответственность за непредставление сообщения о невозможности удержать НДФЛ

Непредставление сведений по форме 2-НДФЛ (независимо от основания для их направления) квалифицируется как непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, и согласно п. 1 ст. 126 НК РФ влечет наказание в виде штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.

Более интересным вопросом в данном случае является ответственность за непредставление сведений с признаком “1” в случае, если данные сведения уже были представлены с признаком “2” и иных сведений о доходах физического лица нет. С учетом порядка заполнения справки 2-НДФЛ в таком случае данные, указываемые в справках, дублируют друг друга.

Для более четкого понимания проблемы приведем ситуацию, рассмотренную в Письме УФНС по г. Москве от 07.03.2014 N 20-15/021334. Организация, являющаяся налоговым агентом по НДФЛ и не имеющая возможности удержать НДФЛ из выплат в пользу налогоплательщиков, обратилась с вопросом: необходимо ли представлять справки 2-НДФЛ с признаком “1”, если за данных физических лиц организация уже представила в налоговый орган справки 2-НДФЛ с признаком “2” и никакой новой информации в справках не будет?

Столичные налоговики ответили: представление справки с признаком “2” не освобождает налогового агента от обязанности представить справку с признаком “1”.

Следует отметить, что в данном вопросе налоговики и финансисты непреклонны. Так, Минфин в Письме от 29.12.2011 N 03-04-06/6-363 указал, что обязанности налогового агента, предусмотренные ст. 230 НК РФ, возлагаются на организацию независимо от обязанностей, установленных ст. 226 НК РФ.

Таким образом, исполнение организацией обязанности по сообщению о невозможности удержать налог и сумме налога в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ не освобождает организацию от обязанности представить сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему РФ налогов в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ, в том числе если выплату налогоплательщику иных доходов, подлежащих обложению налогом на доходы физических лиц, организация не производит.

Данного мнения налоговики придерживаются и в суде. Так, в ответ на заявления налоговых агентов налоговики приводят следующие доводы:

  • нормы НК РФ не предусматривают освобождение налогового агента от обязанности по представлению сведений о доходах физического лица в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ при наличии сообщения, направленного на основании п. 5 ст. 226 НК РФ, поскольку данные нормы предполагают два разных основания для контроля, который осуществляет налоговый орган (Постановление ФАС УО от 10.09.2014 N Ф09-5625/14);
  • налоговый агент, представив в порядке п. 5 ст. 226 НК РФ сведения о невозможности удержания сумм налога, не исполнил предусмотренную п. 2 ст. 230 НК РФ обязанность по представлению в налоговый орган сведений о доходах тех же физических лиц и суммах начисленных, удержанных и перечисленных налогов с данных доходов (справки 2-НДФЛ с признаком “1”), в связи с чем у инспекции не было возможности осуществить мероприятия налогового контроля при отсутствии полной информации о суммах дохода, полученного физическими лицами в соответствующем налоговом периоде (Постановление ФАС УО от 23.05.2014 N Ф09-2820/14 (далее – Постановление N Ф09-2820/14));
  • сроки представления справок 2-НДФЛ с признаками “1” и “2” различаются (Постановление N Ф09-2820/14);
  • обязанности налогового агента по представлению указанных справок закреплены в различных нормах НК РФ (Постановление N Ф09-2820/14);
  • действующее законодательство не предусматривает освобождение налогового агента от обязанности по представлению сведений о доходах физического лица в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ при наличии сообщения, направленного на основании п. 5 ст. 226 НК РФ (Постановление N Ф09-2820/14);
  • состав правонарушения, предусмотренного п. 1 ст. 126 НК РФ, является формальным (Постановление N Ф09-2820/14).

Что же говорят судьи? Чем они мотивируют свои решения? Хорошей новостью для налоговых агентов является наличие положительной арбитражной практики по данному вопросу. При этом судьи указывают, что налоговый агент, представив в инспекцию справку 2-НДФЛ с признаком “2”, которая также содержала все необходимые сведения, подлежащие указанию в справке 2-НДФЛ с признаком “1”, исполнил обязанности, регламентированные п. 5 ст. 226 и п. 2 ст. 230 НК РФ, в связи с чем удовлетворяют требования налоговых агентов и признают решения инспекции недействительными. К таким выводам пришли арбитры в Постановлениях ФАС ВСО от 09.04.2013 N А19-16467/2012, ФАС УО от 10.09.2014 N Ф09-5625/14, от 23.05.2014 N Ф09-2820/14, от 24.09.2013 N Ф09-9209/13. Кроме того, судьи отмечают, что данное толкование положений п. 5 ст. 226, п. 2 ст. 230, ст. 126 НК РФ согласуется также с требованиями п. 7 ст. 3 НК РФ, согласно которому все неустранимые сомнения, противоречия и неясности актов законодательства о налогах и сборах толкуются в пользу налогоплательщика (плательщика сборов).

Если в отношении каких-либо доходов, выплаченных физическому лицу в 2014 г., у работодателя отсутствует возможность удержать НДФЛ, он, выступая в роли налогового агента, обязан сообщить о данном факте в налоговую инспекцию. Сообщение оформляется в виде справки по форме 2-НДФЛ и представляется в налоговую инспекцию не позднее 02.02.2015. Игнорирование данной обязанности, закрепленной п. 5 ст. 226 НК РФ, влечет для налогового агента различные санкции: начиная с начисления пеней и заканчивая начислением штрафа в соответствии с п. 1 ст. 126 НК РФ. По мнению Минфина и ФНС, исполнение данной обязанности не освобождает от обязанности по представлению сведений в отношении этих же физических лиц в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ, даже если иных доходов у физического лица нет. Однако судьи придерживаются иного мнения по этому вопросу.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector