Как управлять рабочим временем сотрудников?

Как управлять рабочим временем сотрудников?

Как управлять рабочим временем сотрудников?

Управление рабочим временем сотрудников позволяет контролировать ход выполнения работ, поручений, проектов и, в целом, деятельность компании, вовремя принимать, если потребуется, корректирующие решения и адекватно оценить труд работников. В статье рассказано, как решить эти задачи, используя систему «1С:Документооборот».

Планирование рабочего времени сотрудников можно условно разделить на краткосрочное и долгосрочное. Долгосрочное планирование — это планирование работ, например, в проектах, которые требуют для своего выполнения строго отведенного времени. Ограничением служат сроки самого проекта и сроки решения проектных задач. У каждой проектной задачи, кроме срока выполнения, имеется ещё трудоемкость, выражаемая обычно в человекочасах, и ответственные. Помимо этого, долгосрочное планирование предполагает инвестиции временного ресурса сотрудника и материального ресурса компании в будущее. Обычно проектные задачи имеют наивысший приоритет.

Краткосрочное планирование — это планирование ежедневного выполнения работ, поручений, которые необходимо сделать в ближайшее время, часто срочно или даже «вчера». На выполнение этих работ тоже необходимо время сотрудника, но следует находить баланс между стратегическими задачами и оперативными/тактическими задачами.
При планировании рабочего времени сотрудников среднестатистический руководитель сталкивается с рядом проблем:

  1. Как не забыть, какие задачи я кому поставил?
  2. До какого числа кто и что должен был сделать?
  3. На каком этапе находится выполнение той или иной работы?
  4. Как узнать, будет ли порученная работа сдана в срок или нет?
  5. Чем занимаются подчиненные, если работа не выполняется?
  6. Могу ли я привлечь сотрудника к выполнению других работ, например, в проектах, есть ли у него на это время?

При этом и сотрудникам, которые выполняют те или иные работы и поручения, приходится постоянно искать ответы на не менее важные вопросы:

  1. Кому, что и к какой дате я должен сделать?
  2. Есть несколько дел, с чего начать?
  3. Если вижу, что не успеваю, что делать?
  4. Успею ли я сделать работу в срок, есть ли у меня на это время? К какому сроку смогу выполнить работу?

Казалось бы, довольно простые вопросы, однако часто они «отдаются на откуп» руководителям и подчиненным, и каждый решает их автономно и по-своему, поскольку единой системы управления рабочим временем, поручениями и контролем их выполнения у большинства компаний нет. Её отсутствие влечет за собой невыполнение обязательств сначала между внутренними поставщиками и клиентам (например, закупками и продажами), а затем и между компанией и ее клиентами. Компания недополучает выручку, прибыль, повышаются репутационные риски, снижается имиджевая составляющая компании.

При построении системы управления рабочим временем руководителю необходимо ответить на вопросы:

  1. Как запланировать работы/поручения сотрудникам так, чтобы выполнить их в срок?
  2. Что делать, если что-то не успеваем, и при этом минимизировать потери?
  3. Как оценить правильность использования рабочего времени и заплатить сотруднику компенсацию за потраченное время?

Планирование затрат рабочего времени и контроль исполнимости планов

Для построения системы управления рабочим временем можно и целесообразно использовать информационную систему «1С:Документооборот». Начинать следует с внесения нормативно-справочной информации и проверки исполнимости планов до начала выполнения работ.

Шаг 1. Определение, сколько валового времени имеется у компании. Для этого необходимо в ДО заполнить производственный календарь, указав в нём рабочие и выходные дни (рис.1).

Рис. 1. Производственный календарь

Шаг 2. Ввод в базу «1С:Документооборот» перечня сотрудников, чьим рабочим временем планируется управлять, и назначение графиков работы (рис. 2). Это стандартный функционал системы, необходимо только корректно заполнить справочники. Для этого можно использовать, например, данные из информационной системы «1С:Зарплата и управление персоналом» , если в ней ведётся расчет заработной платы.

Рис. 2. График работы сотрудника

Шаг 3. Инвентаризация будущих расходов времени на проекты по сотрудникам. Хотя компании и отдельные руководители могут использовать в своей деятельности различные инструменты планирования, однако для управления рабочим временем сотрудников важно определить единую среду создания календарно-сетевых графиков. Поэтому каждому руководителю проекта созданные в других средах проекты и графики их выполнения нужно загрузить в «1С:Документооборот». То есть, всю информацию по планируемым затратам времени нужно собрать воедино (рис. 3).

Рис. 3. Информация по планируемым затратам времени

При этом, создавая графики проектов, нужно обязательно указывать начало и окончание выполнения проектной задачи, исполнителей и плановые трудозатраты, которые обычно согласовываются с сотрудниками на этапе планирования проекта. Обязательно следует указывать и последовательность выполнения проектных задач, т.е. строить диаграмму Ганта (рис. 4).

Рис. 4. Диаграмма Ганта

Очень важно перевести в «1С:Документооборот» все планируемые работы, не только проекты уровня компании, но и функциональные проекты (проекты одного исполнителя), т.е. те, которые непосредственные руководители формируют для своих подчиненных на месяц, квартал.

Шаг 4. Получение сводного отчета по плановым затратам рабочего времени. Обычно он имеет форму таблицы, в которой все затраты времени сгруппированы по сотрудникам, периодам, видам проектов и самим проектам. Отчет показывает, сколько запланировано времени на проекты, а сколько на функции, сколько времени не запланировано, т.е. свободно у каждого исполнителя (рис. 5).

Рис. 5. Сводный отчёт по затратам рабочего времени

Оценка на уровне квартала/месяца важна для того, чтобы однозначно определить, можно ли указанным человеческим ресурсом выполнить запланированный объем работ. Дополнительный плюс отчета в том, что можно посмотреть, насколько загружены (перегружены или недогружены) сотрудники в тот или иной период времени, например, на следующей неделе (рис. 6).

Рис. 6. Загрузка исполнителей

Необходимо регулярное проведение такого анализа, поскольку перегрузка сотрудника недопустима, и придётся в установленном законодательством порядке выводить сотрудника на сверхурочную работу, либо быть готовым, что проектные задачи не будут выполнены в срок.

Отчет позволяет провести такой анализ до начала реализации проекта и решения проектной задачи. По результатам анализа можно выявить несоответствия и своевременно их устранить, другими словами, выровнять нагрузку на сотрудников в анализируемом периоде. Например, перенести некоторые проектные задачи на более поздний срок.

Мониторинг и анализ исполнимости планов необходимо производить ещё и потому, что сотрудник может быть занят не только в проектах, но и ежедневно выполнять другие работы и поручения, которые не были запланированы ранее. Необходимо резервировать время под выполнение рутинных процессов, затраты на которые определяются на этапе описания бизнес-процессов компании.

Когда плановые затраты определены, исполнимость планов проверена, можно приступать к их реализации, выдавая поручения и контролируя их выполнение с учётом трудозатрат, и производить расчет мотивационной составляющей.

Мониторинг выполнения плановых работ

Когда определены планы работ, необходимо обеспечить своевременное их выполнение. Решение этой задачи сводится с использованием «1С:Документооборот» к выдаче поручений и контроля их выполнения по срокам и трудозатратам.

Выдача поручений сотрудникам. Для этого можно воспользоваться механизмом ввод на основании, который позволяет упростить работу и избавить от повторного ввода данных, которые уже хранятся в информационной базе (рис. 7).

Рис. 7. Выдача поручений сотрудникам

При этом на рабочем месте сотрудника в перечне задач единого информационного пространства появляется новая, которую необходимо выполнить к указанной дате с определенными трудозатратами.
Выдерживать сроки выполнения и трудозатраты работ важно, поскольку:

  • выполненная в срок задача позволяет своевременно завершить текущий проект;
  • выполненная в срок задача с затратами времени, меньшими или равными плановым, позволяет выполнить в срок другие проекты компании.

Принятие работ к исполнению. Задачи могут поступать к сотруднику и от его непосредственного руководителя, и из смежных подразделений (в зависимости от организационной структуры и специфики деятельности предприятия).

Поэтому сотруднику необходимо определить, как ему распорядится рабочим временем. Он вправе отказаться от некоторого количества задач, попросить руководителя перенести сроки проектных задач или перенаправить задачи другим сотрудникам. Если же сотрудник имеет возможность выполнить задачу, он нажимает в «1С:Документооборот» кнопку «Принять к исполнению». После чего приступает к непосредственному выполнению задач.

Отметки выполнения задач и указание фактических трудозатрат. Это необходимо для анализа причин невыполнения задач, а также для расчета компенсационной составляющей затрат рабочего времени сотрудника, т.е. вознаграждения за труд. Отметки о выполнении позволяют руководителю проекта и непосредственному руководителю видеть, как выполняется проект и решается та или иная задача, что необходимо для оперативного контроля процессов и принятия, если потребуется, корректирующих решений.

Читать еще:  Как назвать стартап

Компенсация за потраченное рабочее время

Когда задачи выполнены, необходимо произвести расчет вознаграждения за труд (или компенсации за потраченное рабочее время). В различных компаниях и их подразделениях расчёт может проводиться по различным, часто не систематизированным, правилам. Важно выстроить такую систему, которая позволяет мотивировать сотрудника на своевременное выполнение задач с трудозатратами, не превышающими плановые значения.

Оценить деятельность сотрудника за определённый период можно, сформировав отчет по принятым к исполнению задачам (рис. 8).

Рис. 8. Отчет по принятым к исполнению задачам

Если сотрудник выполнил задачи своевременно и уложился в планируемые трудозатраты, ему необходимо начислить компенсацию за рабочее время (вознаграждение за выполненную работу) в установленном в компании порядке. Если же задача выполнена с отставанием, то необходимо мотивировать сотрудника на выполнение задач в срок.

Управление временем персонала

В прошлом столетии менеджеры в совершенстве научились руководить физическим трудом. В нынешнее время основной их задачей является владение искусством управлять интеллектуальным трудом работников компании. В этом менеджеру приходят на помощь различные инструменты. Как раз к ним и относится тайм-менеджмент в управлении персоналом.

Наши дни

В современном мире любой менеджер старается достигать поставленных целей с наименьшими затратами сил и временных ресурсов сотрудников, посредством грамотной организации всего рабочего процесса. Это и является основой тайм-менеджмента. Острую потребность в правильном управлении временем обусловливает ряд факторов:

  • Быстрый темп жизни современных людей.
  • Нестабильное положение экономики на рынке.
  • Потребность в инновациях.
  • Рост стоимости самой компании.
  • Прочие факторы, которые связаны с функционированием компании.

В результате воздействия вышеприведенных факторов в организации растет количество задач, требующих решения, на сотрудников возлагается больше обязанностей, для выполнения которых они должны грамотно принимать решения и распоряжаться своим временем. В свою очередь, менеджеры должны дать работникам четкое осознание целей и задач, которые стоят перед ними, чтобы они могли использовать свое рабочее время с максимальной эффективностью.

Варианты

До того как реализовать на практике управление временем персонала, перед менеджером стоит задача выбрать стратегию, с помощью которой в компании наиболее эффективно будет осуществляться управление работниками. Различают две такие стратегии:

  • Стратегия принуждения.
  • Стратегия убеждения.

Антуан де Сент-Экзюпери сформулировал выражение, отражающее сущность этих двух стратегий: «Если ты хочешь построить корабль, не надо созывать людей, чтобы все спланировать, разделить работу, достать инструменты и рубить деревья, надо заразить их стремлением к бесконечному морю. Тогда они сами построят корабль». Когда используются обе эти стратегии, работа менеджера также различается и строится по разным принципам.

Принуждение

Первая стратегия заключается в использовании систем управления. Основной упор идет на грамотное построение работы всей системы в целом, а эффективное использование времени каждого отдельного сотрудника организовывается само собой.

За такое направление в сфере управления временем компании «отвечают» тотальное управление качеством, реинжиниринг бизнес-процессов, проектный менеджмент и прочие технологии.

Убеждение

Стратегия убеждения заключается в самостоятельной организации рабочего времени каждым сотрудником в отдельности, поскольку он не хочет расходовать понапрасну временные ресурсы.

Учитывая различия, можно понять, что эти принципы имеют место в различных ситуациях. Если в одной компании от работника хотят четкого выполнения поставленных задач и следования указаниям руководства, то максимально минимизировать затраты временных ресурсов поможет первый принцип. Это можно объяснить тем, что исполнительность и результаты работы каждого отдельного сотрудника компании зависят от функционирования всей системы организации и непосредственно от грамотного управления работниками.

Если же, напротив, от сотрудника требуется творческая инициатива и самостоятельный выход из различных ситуаций, возникающих по ходу работы, ответственность за совершенные действия – для достижения наибольшей эффективности применяется второй принцип.

Таким образом, можно сделать вывод, что для выполнения поставленной перед менеджером задачи организации рабочих процессов необходимо, в зависимости от характера работ, грамотно применить ту или иную стратегию управления. Следует осознавать всю важность использования тайм-менеджмента и положительное влияние его технологий на работоспособность сотрудников, превращающих их в активных деятелей.

Применяя технологии управлением времени, можно добиться достижения поставленных перед организацией и сотрудниками задач, продуктивности работы в выбранном направлении и улучшения эффективности работы всей компании в целом, повышения уровня ее адаптации, конкурентоспособности и скорости реагирования на происходящие изменения.

В итоге

Грамотно построенный тайм-менеджмент помогает сотрудникам осознать, что попусту растраченное время является потерей не только для руководства, но, прежде всего, для них самих. Оно может ощутимо снизить уровень эффективности работы всей организации, и вследствие этого прибыль каждого работника в отдельности также снизится.

Управление рабочим временем

Автор: Андрей Нестеров ✔ 13.03.2018

Нестеров А.К. Управление рабочим временем // Энциклопедия Нестеровых

В организациях управление рабочим временем применяется для повышения эффективности его использования и улучшения результативности работы руководящих работников.

Управление рабочим временем в организации

Применение методологии планирования рабочего времени и работы руководителя необходимо не только для повышения личной эффективности. Наоборот, рационализация и научно-объективный подход к управлению рабочим временем руководителей в организации должны применяться службами управления персоналом для повышения производственно-экономического потенциала в целом.

С точки зрения потребностей предприятия, эти задачи возлагаются на отдел научной организации труда и управления рабочим временем. Объективно такой подход с выделением в оргструктуре такого отдела применяется на крупных промышленных предприятиях. Даже для средних предприятий оптимально иметь специалиста по научной организации труда, в обязанности которого будет входить и управление рабочим временем руководителей, должность относится к штату отдела кадров или службы управления персоналом.

Во всех остальных случаях при отсутствии на предприятии отдела научной организации труда и управления, часть его функций исполняет служба управления персоналом.

В целом, служба управления персоналом должна повышать внимание к уровню навыков руководящих работников и их развитию. Оптимальная форма обучения управлению рабочим временем руководителей – тренинги и деловые игры. Такой подход достаточно эффективен для совершенствования навыков управления своим временем, что позитивно сказывается на применении принципов тайм менеджмента руководителями.

Таким образом, корпоративный подход к управлению рабочим временем предполагает, что инициатива повышения эффективности труда руководителей должна исходить от службы управления персоналом организации.

Цели и задачи управления рабочим временем

Служба управления персоналом в организации должна выполнять в данном случае три основные цели:

Показатели для оценки использования рабочего времени приведены в статье Тайм менеджмент

Учитывая, что эффективность управления рабочим временем руководителей не может быть прямо выражено показателями производительности труда, следует применять коэффициенты для анализа рабочего времени.

Достижение указанных целей достигается за счет решения двух задач управления рабочим временем.

Задачи управления рабочим временем

Необходимо отслеживать возможные варианты и перспективные приемы повышения эффективности личного планирования рабочего времени всех руководящих работников в организации

Следует отметить обязательный характер применения методов планирования личной работы всеми руководящими работниками организации, чтобы соблюдать принципы системной ориентации на конечную эффективность и интенсивность управленческой деятельности.

Необходимо на регулярной основе производить повышение квалификации руководящих работников в сфере планирования личной работы и рационального использования рабочего времени.

Для этого не требуется прибегать к существенным затратам на образовательный процесс, с помощью внутриорганизационных тренингов, деловых игр и т.п. служба управления персоналом организации может объективно выявлять и ликвидировать проблемные места в процессе планирования использования рабочего времени как отдельными руководителями, так и аппаратом управления в целом.

Для более полной реализации этих функций службам управления персоналом следует выявлять и внедрять новые информационно емкие технологии для осуществления образовательного процесса в целях совершенствования планирования личной работы руководящими работниками организации. От этого будет зависеть не только их личная эффективность как профессионального управляющего, но и производительность труда в организации в целом, так как такой руководитель сможет добиться наибольшей отдачи и интенсивности труда от своих подчиненных.

Развитие навыков управления рабочим временем и планирования личной работы у руководителей позволят организации повысить эффективность своей основной деятельности вне зависимости от сферы или отрасли, в которой функционирует компания.

Также ознакомьтесь с публикацией – Как заставить себя работать

Дополнительной целью работы службы управления персоналом в сфере повышения эффективности использования рабочего времени сотрудников выступает сокращение потерь рабочего времени по причине существования непроизводительных факторов, затрудняющих рабочие процессы.

Определение потерь рабочего времени руководящих работников в организации служба управления персоналом на регулярной основе должна осуществлять по трем основным направлениям:

  1. Нерациональное планирование задач, превышение реальных, объективных лимитов времени на выполнение.
  2. Выполнение малозначимых или не срочных задач вместо приоритетных и требующих немедленного решения вопросов.
  3. Дисбаланс в распределении рабочего времени, срывы сроков, хроническое выполнение задач в сверхурочное время.

В случае, если выявлено существование потерь рабочего времени по одной из указанных причин, служба управления персоналом организации обязана провести работу с руководящим работником, испытывающим трудности с планированием своего рабочего времени, чтобы ликвидировать все выявленные негативные факторы и помехи к выполнению его прямых обязанностей.

Экономическим эффектом от предпринимаемых службой управления персоналом мер, направленных на совершенствование планирования рабочего времени руководителей, для организации выступает улучшение коэффициентов эффективности использования рабочего времени. При этом ключевым показателем эффективности реализованных мероприятий в сфере планирования личной работы руководителя выступает снижение коэффициента потерь рабочего времени, которые зависят от менеджера, и коэффициента соотношения выполнения менеджером свойственных и несвойственных ему функций.

Вывод

Научный подход к управлению рабочим временем в организации, основанный на принципах управления рабочим временем, позволяет организовать работу с наибольшей результативностью, чтобы все действовали в интересах организации и для достижения стоящих перед ней целей. В этой связи возрастает роль службы управления персоналом в повышении эффективности управления рабочим временем за счет ликвидации условий и факторов, способствующих его нерациональному использованию.

Как контролировать рабочее время сотрудников

Обзор рынка систем контроля эффективности персонала и учета рабочего времени


Андрей Рябов Обозреватель Anti-Malware.ru Проголосовало: 112 . В настоящей статье кратко описываются системы мониторинга эффективности сотрудников, тенденции мирового и российского рынка, рассматриваются популярные системы, представленные на российском рынке, — StaffCop Enterprise, Стахановец, LanAgent, Kickidler, SearchInform TimeInformer, Falcongaze SecureTower, Mipko Employee Monitor и Terminal Monitor, Bitcop Security, CrocoTime, а также приводятся их основные преимущества.

      6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.6. 6.7. 6.8. 6.9.

Одной из главных проблем для большинства работодателей является нецелевое использование сотрудниками рабочего времени. Согласно : 64% работников компаний тратят от 15 минут до одного часа в день на личные цели; 46% ежедневно читают личную почту или новости,

Учет рабочего времени сотрудников: 7 способов + 3 вида обмана

Спойлер — в статье расскажу, как правильно ввести учет рабочего времени сотрудников в организации, как понять, кто работает, а кто делает вид, что работает.

И, наконец, кому и сколько за это платить.

Для работодателей учитывать рабочее время особенно важно, так как платить за сон подчиненных никто не хочет. Также и в законодательстве есть статья, которая рассказывает о важности учета рабочего времени и его оплаты, а КоАП предусматривает санкции в случае нарушения. Рабочее время — время, которое тратится на выполнение трудовых обязанностей с оплатой за эти действия.

Убедились насколько все серьезно?

Учет рабочего времени на предприятии

Многие организации, особенно имеющие розничные магазины, сталкиваются с необходимостью установления для отдельных категорий сотрудников специального графика работы.

А как следствие, им приходится подумать о введении для таких сотрудников .

На что при этом необходимо обратить внимание — в настоящей статье.

  1. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
  2. Федеральный закон 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».
  3. КоАП РФ.
  4. Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».
  5. Трудовой кодекс РФ.

Чтобы подойти к понятию суммированного учета рабочего времени на предприятии, необходимо вообще определиться с тем, что является рабочим временем.

Методы контроля рабочего времени

Понятие «рабочее время» означает период, в течение которого сотрудник исполняет трудовые обязанности.

Понятие закреплено в статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Длительность периода зависит от условий трудового контракта, распорядка рабочего дня и внутренних правил компании.

Законодательство не запрещает задействовать сотрудников для выполнения профессиональных обязанностей в другое время.

Контроль персонала: 10 проверенных методов

“Кот из дома, мыши в пляс” — очень известная поговорка в семейной жизни. Но разве в бизнесе не так? Один в один. Как только руководитель ослабляет контроль за работниками, так сразу сотрудники идут в разгул.

Поэтому контроль персонала очень важен, в ином случае Ваш бизнес можно назвать необузданным жеребцом, который так и норовит лягнуть или скинуть кого-нибудь. Разбираемся, что и как нужно сделать, чтобы получить “рабочую лошадку” и счастливый персонал.

И один из главных и типовых случаев — это выполнение всей командой поставленных задач. В ход идут разного рода .

Как управлять рабочим временем сотрудников?

Вы здесь Журнал «», 2010, N 8 Для руководителей современных компаний не секрет: определенную часть офисных часов сотрудники растрачивают впустую.

По данным ряда исследований, на это уходит как минимум 10% рабочего времени.

Сколько времени на личные дела можно подарить сотрудникам, чтобы от этого не страдал бизнес? И нужно ли отслеживать жизнь в офисе по минутам?

Поглотители времени Вряд ли найдется руководитель или владелец компании, который будет утверждать, что его подчиненные во время работы не теряют ни минуты на личные дела, полностью отдаваясь любимой работе.

Невозможно найти работника, который не использовал бы офисное время в собственных, личных интересах. Как показал опрос руководителей российских компаний, среди самых популярных «нерабочих» занятий — перекуры, беседы с коллегами, разговоры по телефону с друзьями и родственниками, компьютерные игры, чтение книг, дополнительные подработки, Интернет.

Популярные системы контроля и учета рабочего времени сотрудников

4158 Одним из самых ценных предпринимательских ресурсов является рабочее время, за которое в конечном итоге и получает заработную плату каждый сотрудник.

Прогресс предоставляет более эффективные способы учета рабочего времени, основанные на автоматизации, позволяющие качественно улучшить эту процедуру.

Как научить сотрудника контролировать своё рабочее время

Как контролировать рабочее время, если сотрудниками жалуются на большие объемы работы и затягивают с выполнением?

Бывали у вас такие случаи, когда работники на ваши замечания оправдывается, говоря, что они загружены работой? Они не видит собственной неуспеваемости, поэтому замечания для них «придирки» и повод для обид. Понаблюдайте за сотрудниками, если вы заметили в их работе следующие тенденции:

  • Сотрудники много времени проводят в соц.сетях, на развлекательных ресурсах, играют в игры в ущерб работе
  • Часто опаздывают и задерживаются после работы. Сотрудники не реагируют на замечания и количество дисциплинарных нарушений не уменьшается
  • Сотрудники не справляются с поставленными задачами в срок и требуют нанять дополнительных работников

Используйте компьютерную программу или , который проанализирует ситуацию в компании, сформирует показатели работы сотрудников и предоставит данные для анализа.

10 полезных сервисов, чтобы контролировать сотрудников

Вадим Захариков Вадим Захариков, генеральный директор онлайн-сервиса , составил список из десяти сервисов, которые помогут контролировать работу сотрудников – в том числе и удаленных. В условиях сложной экономической обстановки бизнес вынужден снижать издержки и работать над повышением эффективности.

Для борьбы с подобными явлениями используют ряд специализированных сервисов. На входе в большую часть офисных помещений уже давно устанавливаются турникеты, с помощью которых можно собирать данные о посещаемости сотрудников – для прохода в офис нужно приложить пропуск.

Как контролировать работу сотрудников: типовые проблемы, ошибки и методы их преодоления

эксперт по системному бизнесу эксперт по системному бизнесу Человек лучше всего следит за собой тогда, когда другие следят за ним тоже Джордж Сэвил кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Чрезмерный контроль — путь к деградации; отсутствие контроля — к анархии Оглавление статьи Контроль — как много в этом слове для сердца русского слилось! Как много в нём отозвалось…Есть у нас национальная традиция: пускаться в крайности. В результате в компаниях контроль либо отсутствует вовсе, либо руководители пытаются решить большинство возникающих проблем усилением контроля.

Действительно, в некоторых случаях без усиления контроля обойтись сложно.

Но во многих других эта мера настолько же эффективна, как тушение пожара с помощью бензина.

Учет рабочего времени удаленных сотрудников

Когда говорят об удаленной работе, обычно рассматривают её с точки зрения работника.

Мы же сломаем этот шаблон и попробуем взглянуть на это явление с позиции работодателя, чтобы разобраться в механизме и понять, как встроить учет рабочего времени удаленных сотрудников в общую систему мониторинга. Этот вопрос может показаться достаточно глупым, или, во всяком случае, достаточно наивным — ведь вполне очевидно, что под удалённой работой понимается способ трудоустройства, при котором у работника нет как такового рабочего места, а работает он вместо этого из дома.

Однако это только самый общий план того явления, которое сегодня принято называть удалённой работой. Ведь на самом деле существует множество различных видов удалённой работы, каждый из которых может быть по-своему интересен грамотному руководителю.

Организация и управление рабочим временем

Рабочее времяпродолжительность участия человека в организованном трудовом процессе. Это срок, в течение которого работник в соответствии с законодательством, правилами внутреннего распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности. Этот срок измеряется длительностью рабочего дня, недели, месяца, года, регулируется национальным законодательством, определяющим его предельную величину за календарный период (чаще всего неделя). В РФ – 40 часов в неделю – нормальная продолжительность рабочего времени, полная занятость. Для некоторых категорий персонала (для сотрудников 16-18 лет) она сокращается до 36 часов, для подростков 14-15 лет – до 24 часов, а также для лиц, занятых на работах с опасными и неблагоприятными условиями труда.

В РФ в соответствии с трудовым законодательством – пятидневная рабочая неделя, восьмичасовой рабочий день. При шестидневной рабочей неделе – рабочий день не больше 7 часов. В предпраздничные дни – он на час короче, также при шестидневной неделе рабочий день сокращается на час перед выходными[23]. Занятость за пределами нормы (не более 16 часов в неделю) возможна как по инициативе работника (совместительство), так и по инициативе работодателя (сверхурочная работа).

Режим рабочего времени должен предусматривать продолжительность рабочей недели, продолжительность ежедневной работы (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки, чередование рабочих – нерабочих дней.

Неполный рабочий день или неполная рабочая неделя – оплата по отработанному рабочему времени или по объёму выполненных работ.

Ненормированный рабочий день – особый режим работы, в соответствии с которым работники могут по распоряжению работодателя при необходимости привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами нормальной продолжительности рабочего дня.

Режим гибкого рабочего времени означает, что начало, окончание, продолжительность, место и время выполнения работы определяется по соглашению сторон в рамках предусмотренного законодательством общего количества рабочих часов за соответствующий период.

Такой режим даёт возможность сотрудникам использовать:

– скользящий график (меняется время начала и окончания работы, но работа по 8 часов);

– гибкий график (определены присутственные часы в середине дня, начало и окончание работы работники определяют сами);

– разделение обязанностей: одна штатная единица делится между двумя исполнителями;

– работа в нестандартные часы (до и после рабочего дня);

– переменный рабочий день (меняется продолжительность рабочего дня по дням недели в пределах месячной нормы);

– гибкое размещение (работа дома, в библиотеке).

Гибкий график снижает текучесть кадров, остроту транспортной проблемы, улучшает психологический климат, но: усложняет контроль.

К гибкому режиму относится и вахтовая, сезонная работа.

Раздробленный рабочий день – делится на части с одним или несколькими перерывами, применяется там, где есть «пиковые» периоды интенсивной работы (транспорт, животноводство).

Сменная работа – работа в две, три или четыре смены, применяется там, где продолжительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы (для эффективного использования оборудования, но нельзя работать подряд две смены). Лучше всего прямой вариант чередования: 1, 2, 3 смены. Перерыв – не менее двух смен по продолжительности.

В зарубежных фирмах применяется модульная система организации гибкого режима сменной работы. Всё рабочее время разбивается на модули с разной «ценой». Например, час работы в самый неблагоприятный период ночной смены приравнивается к нескольким утренним часам. За определённый период работники должны набрать необходимое число условных рабочих часов. При таком режиме денежная компенсация заменяется пропорциональным снижением рабочего времени.

Баланс рабочего времени

Совокупное время, которым располагает организация для своей деятельности в течение определённого периода, образует календарный фонд рабочего времени.

Он состоит из номинального или полного табельного фонда. Это максимально возможный фонд рабочего времени, для его расчёта из календарного фонда вычитаем праздничные дни и выходные. Полный табельный фонд состоит из явочного фонда явок и неявок. Явочный фонд включает полезный фонд и время внутренних простоев и неявок (отпуск по болезни, учёбе, прогулы, неявки, разрешённые законом и администрацией). Полезный фонд времени состоит из реального фонда (фактически отработанное время) и внутрисменных простоев и потерь. Он включает производственное время,время обслуживания рабочего места и время технологических и организационных перерывов.

Производственное времясвязано с выполнением должностных обязанностей. Это основное, вспомогательное, подготовительно-заключительное время (получение задания, сдача работы). Основное время – для достижения цели производственного процесса. У служащих оно делится на время организационно-административной работы, творческой, технической работы.

Вспомогательное время – для обеспечения основной работы, например сбор необходимых материалов. Время обслуживания рабочего места тратится на поддержание рабочего места в надлежащем состоянии.

Предприятие учитывает и анализирует структуру фондов времени для выявления скрытых резервов, рационализации его использования.

Коэффициент использования рабочего времени= Число фактически отработанных человеко-часов / Число максимально возможных человеко-часов в урочное время.

Коэффициент использования рабочего дня=Средняя фактическая продолжительность рабочего дня / Средняя урочная продолжительность рабочего дня.

Всё сравнивается по периодам. По итогам составляется отчётный и плановый баланс рабочего времени.

Баланс рабочего времени – это система показателей использования его одним среднесписочным работником в течение определённого календарного периода (обычно года). Он помогает определить эффективный (полезный) фонд времени одного сотрудника с учётом средней продолжительности рабочего дня, принятого режима работы; выявить резервы роста производительности труда; планировать численность персонала.

Для рационального использования ограниченных ресурсов рабочего времени проводится инвентаризация и анализ использования рабочего времени (РВ) с помощью следующих методов:

1. Хронометраж – измерение затрат времени на повторяющиеся элементы (он может быть непрерывный или выборочный). Проводят через час после начала работы и за час до окончания. В итоге делается расчёт средней продолжительности операции.

Средняя продолжительность операции = Продолжительность всех операций / Число операций.

2. Метод упрощенных наблюдений. С помощью обычных часов замеряется время на операцию средней сложности в течение 30-40 минут.

3. Фотографирование рабочего дня (сплошное, выборочное) – проводится два-три раза в год в течение 2-3 недель в периоды с наиболее типичным составом работ. Все работы делятся на группы (требующие квалификации инженера, техника и не требующие специальной квалификации).

4. Метод моментных наблюдений – при этом фиксируются не затраты времени, а данные о том, чем работник занимался в случайно выбранные моменты времени. Часто используется как метод контроля при обходе рабочих мест.

5.Самофотография рабочего времени.

6. Дневник рабочего времени руководителя

Для учёта отработанного времени используется табельный учёт. В процессе анализа использования рабочего времени (РВ) важно установить его затраты и все виды его потерь. Это могут быть:

· непроизводительные затраты – связаны с выполнением работы, не соответствующей функциям данного работника (исправление брака, неисправности инструмента или оборудования);

· простои – могут быть вызваны как организационно-техническими причинами (нет материалов, инструментов), так и нарушением трудовой дисциплины;

· невыходы на работу – на основе данных табельного учёта;

· дополнительные отпуска по личным причинам с разрешения администрации.

Потери РВ рассчитываются как в целом, так и на одного рабочего.

Наряду с потерями анализируются неявки на работу по болезни (сравниваются планируемые и фактические потери).

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Для студента самое главное не сдать экзамен, а вовремя вспомнить про него. 10342 – | 7636 – или читать все.

95.47.253.202 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector