Как повысить эффективность работы бухгалтера?

Как повысить эффективность работы бухгалтера?

Как оценить эффективность работы и реальную загрузку каждого сотрудника бухгалтерии

Чем поможет эта статья: Разобраться, сколько времени должны тратить подчиненные на выполнение своих обязанностей.
От чего убережет: От несправедливой оценки работы добросовестных сотрудников, а также от манипуляций со стороны недобросовестных.

Павел Меньшиков — автор бестселлера «Бухгалтерия без авралов и проблем. Как наладить эффективную работу бухгалтерии», имеет многолетний опыт работы главным бухгалтером.

В этой рубрике я уже рассказывал о том, как объяснить генеральному директору, чем занимается бухгалтерия и какие продукты она производит. Также мы с вами выясняли, куда уходит время самого главбуха. Сегодня будем разбираться с реальной загрузкой каждого бухгалтера, чтобы понять, насколько эффективно он выполняет возложенные на него обязанности. Для этого необходимо как можно более объективно оценить объем работы, которую ведут ваши сотрудники на закрепленных за ними участках. И особенно важно провести такую оценку по тем из них, кто больше всего сетует на свою постоянную перегруженность.

На каком языке должен разговаривать бухгалтер

Как-то раз на одном из моих семинаров сидели рядом две женщины — бухгалтеры из разных компаний. И одна из них жаловалась на свою судьбу, дескать, слишком много основных средств, а она одна и поэтому зашивается каждый месяц. Вторая женщина сочувственным голосом отвечала, что ей повезло больше, у нее основных средств не так много, и она все успевает. Самое интересное обнаружилось, когда я попросил их рассказать, о каком именно количестве основных средств идет речь. Выяснилось: у той, что зашивается, их 2000 штук. А у той, которая работает спокойно, — 20 000, то есть в 10 раз больше! Оказалось, что проблема не в реальном объеме работы, а в субъективной и зачастую очень эмоциональной оценке. Этот случай показывает, что невозможно разобраться в уровне загрузки бухгалтера, используя определения: «много — мало», «быстро — медленно», «тяжело — легко», «часто — редко» и т. д. Такие слова лишь засоряют наш профессиональный язык и мешают нам правильно понять друг друга.

Невозможно разобраться в уровне загрузки бухгалтера, используя определения: «много — мало», «быстро — медленно», «тяжело — легко», «часто — редко».

Представьте, что бухгалтер по банку пришел к вам просить повышения заработной платы или помощника. Его аргументы — количество платежных поручений за последний год сильно увеличилось. А в ответ на вопрос, сколько платежек в месяц приходится обрабатывать сейчас и сколько год назад, — пауза и затем робкое: «Не помню… надо посмотреть…». О чем тут можно дальше говорить? Посмотришь — приходи.

Поэтому первое, что нужно сделать — перейти от эмоций и субъективных оценок на язык цифр и фактов . Ведь бухгалтера даже должность обязывает разговаривать на таком языке!

Как разработать нормативы для той или иной работы

Самый трудоемкий процесс на любом участке учета — обработка документов и формирование проводок. Допустим, мы посчитали, сколько именно документов оформляется в течение месяца. Но чтобы оценить эффективность работы бухгалтера, необходимо понимать, сколько времени тратится на эти документы. В этом помогут нормативы — удельные затраты времени на выполнение той или иной операции. От норматива нам требуются ориентиры, от которых можно отталкиваться. Против цифр, как говорится, не попрешь, и авторитетом или громким голосом не задавишь.

Обработка документов и формирование проводок — это самый трудоемкий процесс на любом участке учета, поэтому его нужно нормировать в первую очередь.

Есть три метода, с помощью которых рассчитываются нормативы для бухгалтерии.

Первый: нужный норматив можно попробовать найти в каком-либо из открытых источников информации. Удобно использовать результаты исследований научных институтов, занимающихся нормированием труда.

Второй метод: норматив определяется с помощью тестовой максимальной производительности. Замеры и исследования вы проводите сами. Можно использовать: данные программы, в которой ведется учет (тогда бухгалтер не будет знать, что за ним наблюдают), секундомер (бухгалтер в курсе, что за ним наблюдают) или данные учета рабочего времени (бухгалтер сам сообщает, сколько времени заняло у него выполнение того или иного задания). Выбирая тот или иной способ, нужно понимать, что чем больше участия в разработке норматива принимает сам сотрудник, тем более щадящим получается норматив.

И третий метод: СНЖ, что расшифровывается «сколько не жалко». Главный бухгалтер устанавливает норматив самостоятельно исходя из своего профессионального опыта, интуиции и здравого смысла.

Как добиться относительной точности в нормативах

Не стоит ждать, что норматив даст стопроцентную точность. Но все же важно не допустить слишком большую погрешность в вычислениях. Иначе можно обидеть сотрудников, необоснованно упрекнув их в невыполнении нормативов. Однако большинство бухгалтерских продуктов слишком сложны для того, чтобы без предварительной подготовки устанавливать норму времени на их изготовление . Чтобы снизить погрешность и повысить точность норматива, разобьем сложносоставные продукты на несколько элементарных, с нормированием которых серьезно ошибиться нельзя.

Не стоит ждать, что норматив даст стопроцентную точность. Но и слишком большую погрешность допускать нельзя.

Рассмотрим разные типы документов, которые обрабатывают бухгалтеры. Вот платежное поручение. Все платежки имеют практически одинаковый объем информации, поэтому вносишь в информационную систему одну или другую — трудозатраты примерно одинаковы. И если вчера бухгалтер внес 20 платежек, а сегодня — 30, то мы можем с достаточной уверенностью сказать, что сегодня он сделал в полтора раза больше, чем вчера. Поэтому платежное поручение — это элементарный продукт, который не требует дальнейшего дробления.

Еще один документ — накладная на отпуск материалов. Одна накладная содержит всего одно наименование ТМЦ. В другой может быть заполнено 10 строк, а третья вообще на нескольких страницах. И если бухгалтер внес вчера те же 20 накладных, а сегодня 30, то, в отличие от платежек, эта информация нам ничего не скажет. В зависимости от количества строк трудозатраты на ввод накладных будут отличаться очень существенно. И вполне возможно, что бухгалтер работал вчера гораздо больше, чем сегодня, просто потому, что накладные были сложнее. Таким образом, заполнение накладной — это сложносоставной продукт. Чтобы получить более точную картину, его нужно разбить на два элементарных продукта — «Ввод шапки накладной» и «Ввод строки табличной части накладной». Каждый из этих продуктов уже можно нормировать, так как время на их заполнение будет почти одинаковым.

Далее суммируем все элементарные нормативы и получаем время на изготовление сложносоставного продукта. А чтобы оценить общую загрузку сотрудника, складываем нормативное время по всем сложносоставным продуктам, которые он производит.

Допустим, мы установили нормативное время на ввод одного платежного поручения в бухгалтерскую программу — 2 минуты. За день бухгалтер ввел 50 платежек. Умножаем 2 минуты на 50, получаем 100 минут. С накладной сложнее. Норматив для шапки — 2 минуты, норматив для строки — 1 минута. Количество документов — 100 (итого на ввод шапки 2 100 = 200), количество строк — 240 (итого на ввод строк 1 240 = 240). Всего по нормативу должно быть израсходовано 440 минут на заполнение 100 накладных. Складываем с платежками и получаем 540 минут, или 9 часов работы бухгалтера.

И не стоит бояться таких детальных расчетов. Во-первых, по-другому определить реальную загрузку бухгалтеров нельзя, погрешность будет слишком высокой. А во-вторых, получить данные о количестве введенных документов или строк за любой период (день, неделю, месяц) не составляет никакого труда. Нужно просто один раз попросить программистов сформировать соответствующий отчет. Главное, чтобы каждый бухгалтер работал в программе под своим логином и паролем.

Как рассчитать норматив для инвентаризации

Рассмотрим три склада. Если они сопоставимы по размеру и количеству хранящейся номенклатуры, мы должны разработать один норматив. Выберем принцип СНЖ. Устанавливаем норматив: на один склад — 8 часов, то есть рабочий день. На три склада — три дня. Если же склады разные, то норматив нужен для каждого из них. Предположим, у нас есть автоматизированный склад автопокрышек (50 наименований), автоматизированный склад автозапчастей (1000 наименований) и неавтоматизированный склад хозтоваров (150 наименований). Учтем, что инвентаризировать автоматизированные склады быстрее, поэтому элементарных продуктов будет два — инвентаризация одного наименования на автоматизированном и на неавтоматизированном складе. Производим замеры секундомером и получаем норматив для первого продукта — 2,5 минуты, для второго — 5 минут. Итак, норматив для первого склада равен 50 2,5 = 125 минут (примерно 2 часа). Норматив для второго склада равен 1000 2,5 = 2500 минут (почти 42 часа). Норматив для третьего склада равен 150 5 = 750 минут (округлим до 13 часов). Общий норматив для всех складов: 2 + 42 + 13 = 57 часов (7,1 рабочего дня). Учитывая возможные погрешности, можно округлить до 8—10 рабочих дней.

Как правильно построить работу с нормативами

И все же должен вас предупредить: иногда работа с нормативами не приносит тех положительных результатов, которые рассчитывает получить главный бухгалтер. Происходит это из-за попытки охватить нормированием одновременно всю работу бухгалтерии. Главбух берется сразу за все, а в результате ничего не успевает. Ни нормативы более-менее правдоподобные разработать, ни тем более отследить их выполнение.

Нормирование — это очень хороший инструмент, если уметь им правильно пользоваться. Чтобы начать работу с нормативами, нужно просто взять на себя посильную нагрузку. В частности, начинать нормирование нужно только с одного продукта, который вызывает у вас наибольшую тревогу с точки зрения потерь времени.

Подробно про правило Парето при выборе оптимального соотношения трудоемкости и качества изготовления бухгалтерских продуктов автор рассказывал в статье «Как убедить генерального директора, что бухгалтерия не зря получает зарплату», опубликована в журнале «Главбух» № 4, 2012.

Вообще продукты, которые подлежат нормированию в первую очередь, выбираются по принципу Парето: минимум вложений должен дать максимум результата. И только после решения одной проблемы можно переходить к другой. То есть выбрать следующий продукт, по которому целесообразно провести нормирование.

А потом определить и устранить причины, мешающие выполнять установленные нормативы. При этом совсем не имеет смысла браться за нормативы, где можно выгадать, грубо говоря, полкопейки, а сил и времени потратить при этом придется огромное количество.

Так, постепенно, шаг за шагом вы сможете навести порядок в бухгалтерии.

Как рассчитать норматив для бухгалтера по расчету зарплаты

Условимся, что в штате компании 250 человек.

Простой вариант. Все сотрудники — граждане РФ, получают фиксированные оклады, больничные официально не берут. Тут достаточно определить элементарный продукт «расчет зарплаты одного человека», умножить его на 250 и получить норматив времени для расчета зарплаты.

Усложненный вариант. В организации работают не только граждане РФ, но и СНГ. Плюс официально оформляются больничные листы, вычитаются алименты, погашаются кредиты. Часть сотрудников на окладе, у другой части сдельная оплата труда. Есть ночные, сверхурочные, за стаж, за классность, «северные» и т. д. Усреднять время по всем сотрудникам в таком случае нельзя, слишком много тонкостей, из-за которых погрешность будет недопустимо большой. Поэтому в качестве элементарных продуктов следует брать не одного сотрудника, а одно начисление и одно удержание.

Читать еще:  Как отличить съедобные и ядовитые грибы

Как повысить эффективность работы бухгалтера

Не секрет, что бухгалтеру приходится выполнять большой спектр задач, которые зачастую выходят за рамки его прямых должностных обязанностей. При этом сверхурочные становятся не способом дополнительного заработка, а «альтруистичным» расходованием личного времени. В рамках V Налогового форума «Российский налоговый курьер» генеральный директор группы компаний «Делис Архив» Денис Авдюшин ответил на два актуальных вопроса: как снизить непрофильную нагрузку на бухгалтера и как уменьшить уровень рисков, которые возникают в компании из-за перегруженности сотрудников бухгалтерии?

Нагрузка на бухгалтера — риски для организации

Всем известно, что обычно относят к основным задачам бухгалтера. Это, в частности, организация бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, контроль за использованием ресурсов компании, составление калькуляций себестоимости продукции и услуг, подготовка и сдача отчетности в контролирующие органы, взаимодействие с контрагентами и др.

На выполнение этих задач обычно уходит все рабочее время бухгалтера. Однако никто не учитывает трудозатраты и временные затраты бухгалтера на:

  • поиск нужных документов, их копирование, сканирование и сшивку;
  • предоставление документов налоговым и другим контролирующим органам.

Опыт «Делис Архив» и других компаний, изучавших данный вопрос, показывает: на выполнение этих задач в среднем бухгалтер тратит дополнительно не менее 20 процентов своего личного времени. Образно говоря, в его рабочем году появляется 13-й месяц, который он, как правило, отрабатывает бесплатно.

Новый закон «О бухгалтерском учете», вступающий в силу с 1 января 2013 года, лишь увеличит нагрузку на бухгалтера. Закон предоставляет предприятиям свободу в выборе способов и методов ведения бухгалтерского учета. Однако эта либерализация имеет ряд побочных эффектов для бухгалтера, перед которым встает ряд дополнительных задач, в частности:

  • разработка собственных форм первичных документов, их утверждение и включение в состав учетной политики;
  • разработка форм бухгалтерских регистров и регламентов по ведению инвентаризации своих активов и обязательств;
  • обязанность экономического субъекта организовывать и регулярно осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности.

При этом надо учитывать, что зачастую готовить документы главбуху или заместителю главбуха помогают сотрудники с низкой квалификацией. В результате действия всех перечисленных факторов бухгалтеру просто не хватает рабочего времени на эффективное выполнение поставленных задач.

А сбой в работе бухгалтера создает определенные риски, которые могут негативно повлиять на деловую жизнеспособность всей организации.

Во-первых, существует опасность того, что налоговые и иные контролирующие органы оштрафуют компанию как за нарушение правил ведения учета, так и за нарушение требований к хранению документов (подробнее см. «Как объяснить руководителю важность архивной обработки документов»).

Во-вторых, нельзя исключать риск несанкционированного доступа к бухгалтерским документам, содержащим конфиденциальную информацию. Более того, любой документ бухгалтерского учета может потеряться или быть уничтоженным в виду неграмотной организации архивного помещения (если таковое имеется).

В-третьих, в том случае если компания нарушает сроки предоставления документов, запрошенных уполномоченными органами (например, бухгалтер не смог в срок найти финансовый отчет), в действие вступают санкции налогового, административного и уголовного законодательства.

Подробно описав проблему, давайте попробуем ответить на вопрос: какие меры можно принять, для того чтобы оптимизировать бизнес-процессы, в которые так или иначе вовлечен (главный) бухгалтер?

Разработать номенклатуру дел

Номенклатура дел представляет собой классифицированный список всех документов компании с указанием типа документа, сроков хранения, индексами дел и информацией о его местонахождении. Для крупных предприятий разработка номенклатуры дел является очень трудоемким процессом. Однако номенклатуру достаточно составить один раз и впоследствии лишь вносить изменения в уже имеющийся перечень или дублировать его.

Номенклатура дел позволяет в оперативном режиме получить доступ к документам организации без лишних затрат времени бухгалтера и других специалистов, работающих с документацией. При этом все документы без исключения обрабатываются по единым стандартам, что в последующем помогает бухгалтеру понять:

  • какие документы следует хранить, а какие можно уничтожить;
  • какие документы находятся в судебном процессе и должны храниться до вынесения окончательного решения по делу;
  • какая документация содержит конфиденциальную информацию или представляет особую ценность для компании, то есть требует специальных условий для обеспечения сохранности сведений.

Внедрить систему учета хранения документов

Для автоматизации работы с бухгалтерскими документами реализованы специализированные программные продукты, с помощью которых стала возможной существенная оптимизация трудозатрат бухгалтера:

  • оперативный поиск документов и их группировок;
  • контроль за доступом, использованием и возвратом документов;
  • упорядочение процессов работы с документами и архивом (идеальный порядок в архиве).

Кроме того, с помощью системы учета можно выполнить автоматизированный отбор документов на уничтожение (с подготовкой акта) и составить акт приема-передачи дел/документов.

Создать электронный архив бухгалтерских документов

Электронный архив документов не следует путать с базой электронных документов. Последние изначально созданы в электронном виде и не имеют бумажных оригиналов. А электронный архив документов состоит из электронных образов отсканированных бумажных документов.

Удобство использования системы электронного архива для бухгалтера очевидно. Это позволяет осуществлять мгновенную обработку и выгрузку результатов поиска документа (выводить на печать, копировать на носители, отправлять по электронной почте) и иметь оперативный удаленный доступ к информации.

В случае проверок бухгалтер не тратит дополнительное время на исполнение запроса в рамках подборки, копирования и сканирования документов. В случае изъятия подлинников документов сотрудники организации имеют доступ к их электронным копиям, что позволяет поддерживать бизнес-процессы в рабочем состоянии.

В свою очередь для руководителя организации появляется возможность сокращения общих издержек, поскольку внедрение электронного архива позволяет повысить продуктивность работы персонала и освободить дорогостоящие офисные площади от накопленной документации за счет своевременного выделения дел к уничтожению.

Отобрать документы с истекшими сроками хранения для уничтожения

Уничтожение документов является одной из самых востребованных услуг среди коммерческих организаций, поскольку рано или поздно перед каждым бухгалтером встает вопрос: «Зачем хранить то, что можно уничтожить на совершенно законных основаниях?»

Бухгалтерские документы составляют до 80 процентов общего документооборота организации, и срок их хранения составляет 5 лет. Это значит, что с 1 января 2012 года можно отобрать на уничтожение документы по 2006 год включительно. Это делается с целью снижения рисков штрафных санкций со стороны пожарных и правоохранительных органов, а также высвобождения площадей и уменьшения затрат на содержание документов.

Хранить документы вне офиса

При внеофисном хранении документов бухгалтерский архив размещаются в специализированном хранилище архивной компании. В результате создается территориально распределенный архив, что в случае проверок помогает выиграть резервное время для принятия необходимых мер.

Для бухгалтера важным является тот факт, что при сдаче документов на внеофисное хранение все работы по подготовке и последующему обслуживанию может взять на себя архивная компания. При этом получить копию или оригинал документа можно по первому требованию. В некоторых случаях это занимает не более 15 минут. Нельзя забывать и том, что все работы в максимально сжатые сроки выполняют квалифицированные специалисты архивного дела. Ответственность за конфиденциальность, сроки и качество выполнения работы целиком лежит на архивной компании.

Для того чтобы убедить своего руководителя в необходимости передачи документов на внеофисное хранение, говорить о снижении непрофильной нагрузки на бухгалтера недостаточно. В данном случае в дело вступает язык цифр.

Сравнение затрат на хранение 5000 папок «Корона» (1000 архивных коробов)

5 секретов быстрой и эффективной работы бухгалтера

Читатели Контур.Школы поделились личными секретами, которые помогают быстрее и эффективнее решать рабочие задачи и достигать результата. Секрет первый — добавьте немного волшебства в начале дня.

В одной из ежемесячных рассылок редакция Контур.Школы просила читателей поделиться секретом личной эффективности. В этой статье мы собрали самые интересные и полезные отзывы самых настоящих бухгалтеров-практиков.

Секрет 1. Мотивация, настрой и волшебный ритуал в начале дня

Утром важно «поймать волну». Наполнит позитивом ранняя тренировка, хорошая книга за завтраком или пешая прогулка до работы, если позволяет погода. И конечно же, чашечка ароматного кофе.

Наталия Баскакова: «Прихожу на работу на полчаса раньше, выпиваю чашечку эспрессо. Офис наполняется тонизирующим ароматом кофе. С улыбкой встречаю приходящих сотрудников, интересуюсь, как у них дела. И мы дружно решаем рабочие задачи

Бодрость и хорошее настроение дарит натуральный свежезаваренный кофе в умеренных количествах. Это все благодаря кофеину — алкалоиду, который влияет на процессы головного мозга, повышая физическую и умственную активность. Не зря кофеин используют в фармакологии как природный стимулятор.

Максимальный заряд энергии можно получить, сочетая любимый напиток с грейпфрутовым соком.

Чрезмерное употребление кофеина грозит нервным истощением, а растворимый кофе почти не оказывает тонизирующего эффекта. А вот кофе плюс классическая музыка — очень даже интересный вариант настроиться на эффективный день. Комментирует Мария Дубровская:

«Я прихожу на работу на 15-20 минут пораньше, хорошо проветриваю помещение, пока загружается компьютер, пью кофе и через телефон слушаю классическую музыку: Моцарта, Бетховена, Чайковского».

Совет: придумайте свой способ заряжаться энергией — кофе, любимая музыка, пять минут тишины или что-то еще. И пусть это будет ваш личный волшебный ритуал, который обязательно настроит на позитив.

Секрет 2. Планирование. Утром и всегда

«Четкое планирование», «точный план на день», «порядок в документах и планирование дня» — такие высказывания встретились в 90% ответов респондентов.

Бухгалтеры четко разделяют планирование на месяц, неделю и день. Крупные дела дробят на мелкие шаги и вписывают в план на день, как и учат мэтры тайм-менеджмента.

Грамотное распределение потоков срочных и плановых задач позволяет все успевать и не срывать сроки. И здесь мнения читателей разделились. Кто-то предпочитает разобраться с мелкими делами в начале дня, а уже после обеда с головой уйти в сложные крупные задачи, а кто-то — наоборот.

Екатерина Михайлина: «До обеда выполняю задачи более сложные и ответственные, те, которые требуют повышенного внимания и сосредоточенности, а уж после — текущие, рутинные. Если чувствую напряжение или усталость, могу поспать днем, ровно 26 минут, или выпить чашку чая/кофе».

Римма Федорова поделилась советом, как планировать задачи на месяц:

«Мне помогает визуализация. Я использую настенный календарь. Порядок действий таков. Первое: надо определить ключевые даты в месяце — дни сдачи отчетов, уплаты налогов, сроки обработки входящих и исходящих первичных документов. Крайний срок я отмечаю в календаре красным маркером — это напоминание. Второе: определить, сколько дней нужно, чтобы выполнить задачу. Работа в таком порядке дисциплинирует и помогает не пропустить сроки».

Секрет 3. Инструменты в помощь: волшебные тетради, приложения

Свои планы бухгалтеры предпочитают не держать в голове, а фиксировать на бумаге или в компьютере, ведь объем информации и без того велик.

Чаще всего перечень задач на день/неделю появляется в ежедневнике или тетрадке. Это очень удобно: так проще распределять нагрузку по дням и вписывать задачи. У многих к тому же срабатывает визуальная память: записала — значит, запомнила.

Любовь Титова: «У меня есть волшебная тетрадка, разлинованная на пять рабочих дней. В нее я вписываю ежедневные обязательные дела, чтобы не забыть, и дела, возникающие в течение рабочей недели. Сделала — вычеркнула. Сразу видно, как планировать свой день, что успеваю, что — нет и как все успеть».

Другие бухгалтеры активно используют компьютерные программы или мобильные приложения для планов, хранения информации и общения с коллегами.

Юлия Старкова: «Все незавершенные задачи храню в приложении Doit, а не в голове. Когда потенциальные задачи не раздирают мозг напополам, стресса меньше, кайфа от жизни больше. Повышается продуктивность, появляется умение справляться с делами без паники и суеты. Придерживаюсь основного принципа тайм-менеджмента: голова — не органайзер, ей думать надо. И чем быстрее и мобильнее образ жизни, тем удобнее должен быть планировщик, который примет на себя весь груз задач».

Эта позиция созвучна с точкой зрений Максима Дорофеева, тренера, специалиста по продуктивности. Он предлагает три простых правила обращения с информацией:

  1. Информацию храните там, где будете искать в первую очередь, когда потребуется.
  2. Нельзя смешивать справочную информацию со списком дел и задач.
  3. Не ищите единый подход к хранению справочной информации разных видов.
Читать еще:  Фонды

«Помните, мозг нужен, чтобы работать, а не чтобы хранить гигабайты ненужной в данный момент информации», — пишет в своей книге «Джедайские техники» Максим Дорофеев.

Совет: заведите себе полезные инструменты-помощники: волшебную тетрадь, удобное приложение или что-то еще. Или поделитесь своим секретным инструментом в комментариях к этой статье. Нам и другим читателям интересно.

Секрет 4. Итоги дня: план/факт/снова план

Многие из респондентов отметили, что обязательно подводят итоги, смотрят, сколько из запланированного сделано, что осталось за бортом и почему.

Ирина Воронько: «Ежедневно в конце рабочего дня анализирую сделанное и составляю список на следующий день, в том числе вношу невыполненные задачи».

Часто к списку «сделать завтра» добавляются задачи, которые возникли незапланированно и остались нерешенными: сотрудник обратился за справкой 2-НДФЛ, директор просит подготовить отчет по дебиторке и пр. Интересную технику обработки таких вопросов предлагает Максим Дорофеев.

Метод «Вечерний гвоздодер»

Этот метод позволяет, с одной стороны, не отвлекаться на задачи, за которые нет возможности взяться прямо сейчас, а с другой — не потерять их в потоке информации и встроить в план на завтра.

Нерешенные вопросы тренер Максим Дорофеев сравнивает с гвоздями, которые застревают в мозгу, копятся и нервируют. Он рекомендует каждый вечер «выдирать гвозди»: когда будут решены все задачи, вспомнить прошедший день и назвать все «гвозди», которые скопились в голове. Как только они будут вписаны в план на следующий день/неделю, перестанут быть раздражающим фактором.

Совет: пробуйте разные методики тайм-менеджмента, выберите ту, которая подойдет вам лучше других. Быть может, вам понравится техника пустого инбокса Максима Дорофеева или удобно будет работать со «слонами» и «лягушками», о которых мы рассказывали в статье «Тайм-менеджмент для бухгалтера, или Как работать без авралов».

Секрет 5. Опыт и саморазвитие. Непрерывно!

На вопрос «Что помогает вам быть эффективнее или быстрее решать рабочие задачи и достигать результата?» часть респондентов ответили, что это опыт, приемы и практики, которые вырабатывались годами и сегодня облегчают ежедневный труд.

Ольга Мельникова: «Рабочие процессы прописаны, стандартизированы, смежные профессии освоены, все мы универсальные солдаты с глубоким знанием своих и смежных обязанностей».

Ольга, как и многие другие респонденты, отметила значимость постоянного обучения и актуализации знаний. Рынок образовательных услуг сегодня предлагает программы как по профессиональным бухгалтерским темам, так по личностному развитию. А

Технологии удаленного доступа позволяют прослушать курс в удобное время без ущерба для работы и личной жизни.

Еще один интересный аспект озвучила Татьяна Глебушкина. Чтобы быть эффективным, важно понять, что вся ответственность лежит на тебе и ошибки — это ступень к развитию.

Татьяна Глебушкина: «Чем больше ответственности, тем больше контроль своей деятельности, жизни в целом. Не стоит обвинять кого-то в своих неудачах. Надо расценивать их как возможности профессионального роста. Не получилось — обязательно проанализировать почему, сделать выводы и выбрать другие действия. Если все делать одинаково, придешь к тому же результату. Хочешь изменить результат — измени свои действия».

Надеемся, опыт других бухгалтеров и советы экспертов будут полезны, и вы изобретете или усовершенствуете свой рецепт эффективности.

Придумывайте утренние ритуалы, планируйте дела и подводите итоги, используйте полезные инструменты и обязательно учитесь новому!

Как бухгалтеру повысить эффективность своей работы

Не будем лукавить – порой в загруженном рабочем графике виноваты не руководство и не коллеги, а собственная несобранность и отсутствие четкого алгоритма действий. Мы уверены, что эту проблему можно устранить, следуя несложным рекомендациям.

Творческий беспорядок

Работа бухгалтера связана с интеллектуальной нагрузкой и постоянным стрессом. Необходимость контролировать различные процессы, быстро реагировать на изменение ситуации, внимательность в работе с цифрами – это и многое другое заставляют подумать о стрессоустойчивости и грамотном подходе к своей работе. В этом каждому бухгалтеру, поставившему перед собой цель повысить эффективность своей работы и готовому приложить к этому некоторые усилия, помогут простые техники тайм-менеджмента.

Представим себе бухгалтера за рабочим столом: кипа документов, лежащих повсюду на столе; многочисленные разноцветные стикеры висят на экране компьютера, телефоне; папочки вразнобой стоят и лежат на столе, в компьютере открыт десяток приложений. Как разобраться с этими бумажными инструментами контроля? Один из эффективных приемов в тайм-менеджменте посвящен структуре внимания и принципам обработки информации. Именно понимание того, на чем мы можем сконцентрироваться и с каким объемом информации справляется наш мозг, позволяет правильно построить свою деятельность и спланировать день.

Структура внимания

Внимание человека имеет три главных уровня. Первый уровень – это «фокус внимания», и включает он один элемент. Например, при составлении отчета именно эта работа является фокусом внимания: бухгалтер сосредоточенно смотрит в экран и бегло печатает. Подсчитывая финансовые показатели, он внимательно выводит в калькуляторе цифры и вносит их в документ. Все, что фокусирует внимание «здесь и сейчас», то, на чем сотрудник осознанно концентрируется, относится к первому уровню в структуре.

Второй уровень называется «предсознанием» и подразумевает от 5 до 9 объектов. Работая за компьютером, специалист учета слышит голоса коллег по кабинету, звонки телефона. Вместе с отчетом в Word открыт другой документ, в который приходится одновременно заглядывать. Угловым зрением в обзор попадают лежащие на столе документы, стикеры, телефон. Эти объекты находятся рядом, как бы дополняя вашу работу, хотя на них человек и не концентрируется.

Третий уровень – уровень «подсознания» – включает бесконечное количество объектов, которые можно не видеть, но они также влияют на работу: к ним относятся, например, мысли о семье, ощущение голода и многое другое.

Бухгалтерия начинается со стола

Область «рабочего пространства» является фокусом внимания. Поэтому на столе перед сотрудником должны находиться только те объекты (документы, телефон, компьютер и т. д.), которые в данный момент необходимы для выполнения определенной работы. В области «ближайшего внимания» (предсознания) следует располагать не более 9 объектов. Остальные бухгалтерские документы, папки, калькуляторы и многое другое должны находиться, по крайней мере, в конце стола, чтобы они не попадали в фокус внимания. Лучше в принципе убирать ненужные вещи, иначе у них есть негативная тенденция накапливаться, и растущие вверх документы создают ощущение нью-йоркских небоскребов. Стоит помнить, что из области «ближайшего внимания» всегда можно взять необходимые вещи и переместить их в фокус внимания для последующей работы с ними. То же происходит и с зоной предсознания: объекты, которые вы держите в голове (например, когда вы составляете отчет, «всплывает» необходимость сдать его сегодня до 15 часов), в нужное время перейдут в фокус внимания (допустим, вы не упускаете из виду, что после завершения отчета документ должен быть передан руководителю в срок).

Качество зависит от процесса

Правильно организованное рабочее место позволит лучше сосредоточиться на выполнении работы.

Рассмотрим принцип расчистки рабочего стола. Обычно бухгалтер берет пачку документов толщиной в несколько десятков сантиметров, кладет ее перед собой и начинает обрабатывать. Далее он откладывает первый документ и смотрит на эту же кипу бумаг, открывая второй документ для обработки. Возникает негативное ощущение того, что данная стопка бумаг никогда не кончится, и даже если перекладывать с места на место один документ за другим, все равно перед глазами остается много бесконечной работы. Совет заключается в том, чтобы изначально положить данную стопку документов не перед собой, а невдалеке от себя, а для обработки брать по одному документу и класть перед собой. После обработки следует сразу убирать бумагу в нужное место, чтобы не мешала. Если таким образом работать над документами, то не возникает лишних объектов, и они не создают негативное психологическое воздействие.

Метод Цезаря не пройдет

Еще один важный принцип связан с переключением между задачами. При работе над одной из них часто возникает соблазн отвлечься на заходящих в кабинет коллег с вопросами, на звонки, просмотреть новые почтовые сообщения во «Входящих» и т. д. Что происходит в данном случае? Бухгалтеру, как и любому другому сотруднику, необходимо время на концентрацию над задачей.

Чтобы не отвлекаться от первостепенных функций, советую осознанно забюджетировать на конкретную задачу время. Вообще полезным будет создать в компании корпоративный стандарт управления временем для грамотного и уважительного отношения к своему временному графику. Правда, если часть ответственности за это можно взять на себя (принципы организации рабочего места, обработки информации в соответствии со структурой внимания), то взаимодействие с вашими коллегами – это вопрос корпоративного стандарта тайм-менеджмента.

Формула успеха

Рассмотренные принципы работы в тайм-менеджменте рекомендуется применять и при планировании своего времени. Предлагаю пользоваться следующим правилом:

у вас есть многочисленный список дел на месяц (год) – (-365-). Это могут быть любые задачи – рабочие, личные – которые в более или менее хаотичном порядке фиксируются в едином списке. Данный список рекомендую проверять не менее одного раза в неделю для выявления тех дел, выполнение которых становится актуальным;

из этого списка следует выбирать наиболее приоритетные для выполнения на данной или ближайшей неделе – (-7-). Важно помнить про количество объектов в предсознании: задач должно быть 5–9, так как именно такое количество является оптимальным и их несложно держать в зоне контроля. Такой список рекомендуется проверять один раз в день с целью проанализировать, пришел ли срок для выполнения той или иной задачи; появилась ли возможность взяться за определенную работу и т. д.;

при выборе одной из приоритетных задач для непосредственного выполнения в осознанно выделенное для нее время, она появляется в фокусе вашего внимания – (-1-).

Данный принцип долгосрочного планирования может быть реализован на любом носителе (бумажные стикеры, ежедневники и т. д.), но я рекомендую пользоваться самым оптимальным электронным инструментом тайм-менеджмента – MS Outlook.

Читать еще:  Налоговики подготовили пособие по УСН
Дисциплинирующее окно

В Outlook есть специальный раздел, позволяющий держать весь список дел в одном месте. Специально настроенные категории для задач («00-День», «01-Неделя», «02-Месяц», «Когда-нибудь») позволяют при актуализации той или иной задачи свободно переносить ее в соответствующий раздел (например, на сегодня в категорию «00-День»). Утром, приходя на работу, сотрудник открывает категорию дел на сегодняшний день и видит весь список задач. Так же, анализируя задачи из других категорий, при наступлении срока или возможности выполнения, он может легко переносить их в соответствующий раздел. Когда задача (в том числе делегированная) выполнена, она удаляется из списка дел по категориям, но при желании все сделанные задачи можно просмотреть в специально настроенных представлениях.

Таким образом, умение правильно организовать свое рабочее место является важным фактором быстроты выполнения задачи. Знание структуры внимания и умение распределять свои ресурсы позволяет не только планировать свой день более реалистично, но и налаживать работу с коллегами, договариваться с ними о правильности использования такого важного ресурса, как время.

Варвара Радченко, бизнес-консультант компании «Организация времени», преподаватель кафедры тайм-менеджмента МФПА

Как повысить эффективность работы бухгалтерской службы предприятия

Большинство руководителей и владельцев бизнеса недолюбливают бухгалтерию, справедливо полагая, что благодаря этому подразделению происходит удорожание конечного продукта. Действительно, бухгалтерская служба выполняет вспомогательные для бизнеса функции и в этом смысле является обслуживающим звеном. Поэтому, необходимо организовать работу бухгалтерии таким образом, чтобы обеспечить оптимальное количество сотрудников бухгалтерского персонала и эффективность работы бухгалтерской службы.

Есть несколько первостепенных моментов, на которые следует обратить внимание, чтобы повысить эффективность работы бухгалтерской службы предприятия:

  • правильная организация системы документооборота компании,
  • оптимизация бизнес-процессов,
  • IT-оптимизация, автоматизация учетных процессов,
  • мотивация персонала бухгалтерской службы.

Правильная организация системы документооборота компании позволяет:

  • избежать дублирование функций и дублирование документов,
  • сократить время, необходимое для подготовки, проверки и отражение в учете первичных учетных документов.

Для выполнения этой задачи необходимо разбить весь процесс документооборота на самостоятельные завершенные по смыслу микро-участки. После этого станет понятно, какие из документов и на каком этапе могут быть созданы, а затем переданы для дальнейшего использования другими подразделениями.

В результате, бухгалтерская служба в установленные сроки получит учетные документы, оформленные по всем правилам, содержащие обязательные реквизиты и подписи ответственных лиц.

Утвержденный график документооборота и утвержденные сроки представления первичных учетных документов должны неукоснительно соблюдаться всеми службами. Это позволит сократить время проверки и обработки первичных учетных документов.

В целях оптимизации бизнес-процессов целесообразно:

  • выделить в отдельную службу специалистов так называемой “первой линейки”,
  • освободить бухгалтерию от необходимости выполнять несвойственные функции.

Повысить эффективность работы бухгалтерской службы предприятия можно, выделив отдельного специалиста или нескольких специалистов, имеющих экономическое образование и навыки работы с документацией, для выполнения функции так называемой “первой линейки”. Таким специалистам можно поручить, например:

  • подготовку счетов на оплату и закрывающих документов для клиентов,
  • выписку доверенностей,
  • систематизацию уставных документов, поступивших от клиентов (в рамках подтверждения благонадежности компаний),
  • распечатку счетов-фактур,
  • выгрузку информации из одной информационной базы в другую,
  • подготовку актов сверок с клиентами,
  • работу с дебиторами.

Список можно продолжить в зависимости от специфики компании. Важно, что эти специалисты будут подготавливать и проверять первичку. В то время, как основные бухгалтера на основании уже проверенных документов будут составлять бухгалтерские проводки.

Другим важным моментов служит освобождение бухгалтерии от выполнения несвойственных функций. Иногда так происходит, что именно бухгалтеру приходиться связываться к контрагентами по поводу недостающих первичных документов, или отсутствия подписей на документах.

Некоторые руководители поручают бухгалтерам заказ воды в офис, заказ рекламной продукции, поиск поставщиков товаров или услуг и другие аналогичные вещи. Иногда, менеджеры, отвечая на звонок клиента и услышав слово “первичные документы” или “оплата”, не желая разбираться, просто переводят звонок в бухгалтерию.

Между тем, бухгалтерия должна обрабатывать готовые документы. А отрабатывать клиента должны менеджеры от начала до конца, от момента первичного знакомства до заключения сделки и подготовки комплекта документов по сделке.

Для того, чтобы бухгалтера тратили меньше времени на обработку первичных учетных документов и больше бы занимались анализом бухгалтерских данных и показателей отчетности, необходима автоматизация учетного процесса.

Любая автоматизация учетных процессов повышает эффективность работы бухгалтерской службы предприятия. Использование современных программ и отраслевых решений, сканирующих и других распознающих устройств, делают возможным обработать большой массив входящей информации, избежать
тех ошибок, которые неизбежны, если обрабатывать данные вручную.

Исключение “человеческого фактора” на этапе ввода информации — необходимое условие для последующей корректной обработки данных. Особенно это актуально при наличии большого количества номенклатурных позиций. Автоматизация учетного процесса приводит к сокращению числа бухгалтерского персонала, необходимого компании.

Эффективность работы бухгалтерской службы предприятия зависит и от того, насколько замотивированы работники бухгалтерии.

Объем работы, которую выполняет бухгалтерская служба, не всегда одинаков.
В отчетные периоды нагрузка на специалистов бухгалтерской службы повышается. Кроме исполнения текущих каждодневных задач, необходимо подготовить большое количество налоговых деклараций и отчетов.

Такая же ситуация складывается, если налоговая инспекция или Пенсионный фонд проводят проверку. Дополнительный объем работы приходится выполнять бухгалтерской службе в случаях камеральных проверок по НДС в связи с предъявленным налоговым вычетом. Так как, в установленные законодательством сроки необходимо скопировать, пронумеровать, сброшюровать большой объем документов, составить пояснительные записки и разъяснения. Для того, чтобы в таких случаях не пострадал текущий учетный процесс, бухгалтера вынуждены выходить на работу в выходные дни или задерживаться после работы.

Эти факторы и особенности бухгалтерского труда необходимо учитывать, разрабатывая Положение об оплате труда и Положение о премировании сотрудников бухгалтерской службы.

Есть еще один вариант, как можно повысить эффективность работы бухгалтерской службы предприятия. Можно передать ведение бухгалтерского учета и составление отчетности в специализированное бухгалтерское агентство на аутсорсинг.

Если Вы выбираете этот вариант, то для получения дополнительной информации об аутсорсинге бухгалтерского учета, стоимости услуг и порядке передачи дел просим связаться с нашими специалистами, заполнив форму обратной связи.

Большинство руководителей и владельцев бизнеса недолюбливают бухгалтерию, справедливо полагая, что благодаря этому подразделению происходит удорожание конечного продукта. Действительно, бухгалтерская служба выполняет вспомогательные для бизнеса функции и в этом смысле является обслуживающим звеном. Поэтому, необходимо организовать работу бухгалтерии таким образом, чтобы обеспечить оптимальное количество сотрудников бухгалтерского персонала и эффективность работы бухгалтерской службы.

Есть несколько первостепенных моментов, на которые следует обратить внимание, чтобы повысить эффективность работы бухгалтерской службы предприятия:

  • правильная организация системы документооборота компании,
  • оптимизация бизнес-процессов,
  • IT-оптимизация, автоматизация учетных процессов,
  • мотивация персонала бухгалтерской службы.

Правильная организация системы документооборота компании позволяет:

  • избежать дублирование функций и дублирование документов,
  • сократить время, необходимое для подготовки, проверки и отражение в учете первичных учетных документов.

Для выполнения этой задачи необходимо разбить весь процесс документооборота на самостоятельные завершенные по смыслу микро-участки. После этого станет понятно, какие из документов и на каком этапе могут быть созданы, а затем переданы для дальнейшего использования другими подразделениями.

В результате, бухгалтерская служба в установленные сроки получит учетные документы, оформленные по всем правилам, содержащие обязательные реквизиты и подписи ответственных лиц.

Утвержденный график документооборота и утвержденные сроки представления первичных учетных документов должны неукоснительно соблюдаться всеми службами. Это позволит сократить время проверки и обработки первичных учетных документов.

В целях оптимизации бизнес-процессов целесообразно:

  • выделить в отдельную службу специалистов так называемой “первой линейки”,
  • освободить бухгалтерию от необходимости выполнять несвойственные функции.

Повысить эффективность работы бухгалтерской службы предприятия можно, выделив отдельного специалиста или нескольких специалистов, имеющих экономическое образование и навыки работы с документацией, для выполнения функции так называемой “первой линейки”. Таким специалистам можно поручить, например:

  • подготовку счетов на оплату и закрывающих документов для клиентов,
  • выписку доверенностей,
  • систематизацию уставных документов, поступивших от клиентов (в рамках подтверждения благонадежности компаний),
  • распечатку счетов-фактур,
  • выгрузку информации из одной информационной базы в другую,
  • подготовку актов сверок с клиентами,
  • работу с дебиторами.

Список можно продолжить в зависимости от специфики компании. Важно, что эти специалисты будут подготавливать и проверять первичку. В то время, как основные бухгалтера на основании уже проверенных документов будут составлять бухгалтерские проводки.

Другим важным моментов служит освобождение бухгалтерии от выполнения несвойственных функций. Иногда так происходит, что именно бухгалтеру приходиться связываться к контрагентами по поводу недостающих первичных документов, или отсутствия подписей на документах.

Некоторые руководители поручают бухгалтерам заказ воды в офис, заказ рекламной продукции, поиск поставщиков товаров или услуг и другие аналогичные вещи. Иногда, менеджеры, отвечая на звонок клиента и услышав слово “первичные документы” или “оплата”, не желая разбираться, просто переводят звонок в бухгалтерию.

Между тем, бухгалтерия должна обрабатывать готовые документы. А отрабатывать клиента должны менеджеры от начала до конца, от момента первичного знакомства до заключения сделки и подготовки комплекта документов по сделке.

Для того, чтобы бухгалтера тратили меньше времени на обработку первичных учетных документов и больше бы занимались анализом бухгалтерских данных и показателей отчетности, необходима автоматизация учетного процесса.

Любая автоматизация учетных процессов повышает эффективность работы бухгалтерской службы предприятия. Использование современных программ и отраслевых решений, сканирующих и других распознающих устройств, делают возможным обработать большой массив входящей информации, избежать
тех ошибок, которые неизбежны, если обрабатывать данные вручную.

Исключение “человеческого фактора” на этапе ввода информации — необходимое условие для последующей корректной обработки данных. Особенно это актуально при наличии большого количества номенклатурных позиций. Автоматизация учетного процесса приводит к сокращению числа бухгалтерского персонала, необходимого компании.

Эффективность работы бухгалтерской службы предприятия зависит и от того, насколько замотивированы работники бухгалтерии.

Объем работы, которую выполняет бухгалтерская служба, не всегда одинаков.
В отчетные периоды нагрузка на специалистов бухгалтерской службы повышается. Кроме исполнения текущих каждодневных задач, необходимо подготовить большое количество налоговых деклараций и отчетов.

Такая же ситуация складывается, если налоговая инспекция или Пенсионный фонд проводят проверку. Дополнительный объем работы приходится выполнять бухгалтерской службе в случаях камеральных проверок по НДС в связи с предъявленным налоговым вычетом. Так как, в установленные законодательством сроки необходимо скопировать, пронумеровать, сброшюровать большой объем документов, составить пояснительные записки и разъяснения. Для того, чтобы в таких случаях не пострадал текущий учетный процесс, бухгалтера вынуждены выходить на работу в выходные дни или задерживаться после работы.

Эти факторы и особенности бухгалтерского труда необходимо учитывать, разрабатывая Положение об оплате труда и Положение о премировании сотрудников бухгалтерской службы.

Есть еще один вариант, как можно повысить эффективность работы бухгалтерской службы предприятия. Можно передать ведение бухгалтерского учета и составление отчетности в специализированное бухгалтерское агентство на аутсорсинг.

Если Вы выбираете этот вариант, то для получения дополнительной информации об аутсорсинге бухгалтерского учета, стоимости услуг и порядке передачи дел просим связаться с нашими специалистами, заполнив форму обратной связи.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector