Как эффективно работать с email: 9 cоветов по ведению электронной переписки от топ-менеджеров Google

Как эффективно работать с email: 9 cоветов по ведению электронной переписки от топ-менеджеров Google

Как эффективно работать с email: 9 cоветов по ведению электронной переписки от топ-менеджеров Google

Топ-менеджеры поискового гиганта делятся советами по ведению электронной переписки.

Как эффективно работать с email: 9 cоветов по ведению электронной переписки от топ-менеджеров Google

Председатель совета директоров и бывший CEO Google Эрик Шмидт в соавторстве с бывшим вице-президентом по продуктам компании Джонатаном Розенбергом написал книгу “Как работает Google” (How Google Works). Журнал Time опубликовал выдержку из нее, в которой топ-менеджеры поискового гиганта делятся советами по ведению электронной переписки.

Необходимо отвечать на письма быстро

По мнению Шмидта и Розенберга, скорость ответа на письма многое говорит о работоспособности и продуктивности человека. Действительно занятые люди, которые многое успевают, стараются быстрее отвечать на входящую корреспонденцию. При этом они не выделяют друзей или коллег, на письма которых стараются отреагировать поскорее, а одинаково относятся ко всем сообщениям.

Топ-менеджеры Google считают, что подобный подход к переписке позволяют создать позитивную связь между собеседниками и командами, работающими над проектами.

Коллеги с большим удовольствием будут обсуждать с вами важные вопросы, такая отзывчивость создают позитивную обстановку.

Шмидт и Розенберг говорят, что ответ не обязательно должен быть развернутым — простого “я понял” будет вполне достаточно. Кроме того, когда окружающие знают, что человек всегда быстро отвечает на письма, то в том случае, когда ответа за короткое время не последовало, они уже могут сделать вывод, что адресат приступил к работе над вопросом, который поставлен в сообщении. Подобная ситуация гораздо лучше, чем то, что отсутствие ответа означает чаще всего (“Я слишком занят и не знаю, когда руки дойдут до вашего письма, так что остается только ждать. И да, вы не очень-то мне нравитесь.”)

Письмо должно быть по делу и без “воды”

Руководители поискового гиганта уверены в том, что при электронной переписке стоит стараться избегать ненужного текста. Это не так-то просто сделать, но хорошо написанное письмо, не содержащее ничего лишнего, будет более эффективным. Для того, чтобы этого добиться Шмидт и Розенберг рекомендуют писать черновик письма, а затем перечитывать его, удаляя все слова, которые можно опустить без потери смысла.

Топ-менеджеры приводят в пример цитату писателя Элмора Леонарда, который на вопрос о природе успеха своих произведений ответил: “Я пропускаю места, которые люди не читают”. А в большинстве электронных писем довольно много информации, которую можно выбросить без всякой потери смысла.

Папку входящих писем нужно постоянно очищать

Шмидт и Розенберг считают, что любое промедление при работе с почтой является тратой времени — к таким ситуациям относятся размышления о том, с какого письма начать работу, перечитывание писем по несколько раз и так далее.

При открытии нового письма у получателя есть несколько вариантов действий: прочитать несколько предложений, чтобы понять, стоит ли читать дальше, прочитать письмо и сразу на него отреагировать, отложить реакцию на потом или вообще вернуться к чтению позднее (подобное случается, когда письмо не срочное, но довольно важное). Авторы книги рекомендуют чаще использовать первые два варианта.

Используйте аббревиатуру OHIO (Only Hold It Once). Если вы прочитали письмо и знаете, что нужно сделать, то нужно это делать сразу. Иначе вы обрекаете себя на необходимость перечитывание письма в дальнейшем, что является стопроцентной тратой времени.

При использовании предложенного подхода папка входящих писем превращается в to-do список сложных дел, которые требуют глубокого погружения и проработки (для таких писем Шмидт и Розенберг рекомендуют создавать соответствующие ярлыки), а также набор нескольких писем, которые можно прочесть позже. При этом важно не допускать распространения проблемы переполненности почтового ящика письмами на этот “список дел” — топ-менеджеры Google говорят, что необходимо стремиться к нулю записей в папке “Входящие”, но допустимо наличие до пяти элементов. В противном случае пользователю придется постоянно тратить время на повторное чтение старых сообщений.

Полезно использовать метод LIFO и сначала отвечать на последние письма

Метод LIFO (Last in First Out — последний пришел, первый вышел) заключается в том, чтобы сначала заниматься делами, которые возникли последними. Шмидт и Розенберг считают, что часто, решением вопросов, содержащихся в старых письмах, уже начинает кто-то заниматься, что снижаем вероятность необходимости ответа.

Входящие письма могут быть полезны и другим людям

Руководители Google считают, что каждый пользователь электронной почты должен представлять себя “маршрутизатором”, который переадресовывает полезную информацию нужным людям. Шмидт и Розенберг советуют каждый вечер задавать себе вопрос о том, кому еще могла быть полезна полученная в течения дня информация, и пересылать письма соответствующим коллегам.

Скрытая копия — зло

При использовании поля “скрытая копия” всегда следует задавать себе вопрос о причинах этого действия. Как правило к этой функции прибегают для того, чтобы скрыть что-либо, считают авторы книги. По их мнению, подобное поведение является контрпродуктивным и не способствуют выстраиванию доверительных отношений. Стоит ставить людей в копию открыто или вообще не добавлять их в переписку.

Единственный случай, когда использование скрытой копии оправдано — это удаление из ветки переписки людей, которые больше в ней не нужны. При ответе на письмо с помощью функции “ответить всем” нужно поместить таких собеседников в поле скрытой копии и указать в тексте письма, что это сделано. Таким образом собеседники поймут, что больше не участвуют в дискуссии, и в их почтовом ящике будет на один бесполезный тред меньше.

Не стоит кричать

В случае необходимости донесения эмоций, это КУДА ЛУЧШЕ сделать при личной встрече, чем использовать Caps Lock.

Важно отслеживать результаты переписки

При отправке письма, содержащего просьбу о совершении какого-либо действия, Шмидт и Розенберг советуют отправителю ставить в копию самого себя, а затем присваивать входящему письму соответствующий ярлык (“отследить”). Впоследствии это позволит легко выявить письма, предполагающие совершения определенного действия. Чтобы проверить, исполнена ли просьба, достаточно будет ответить на такое письмо и поинтересоваться у адресата результатами.

Нужно помогать самому себе найти нужную информацию в будущем

Если пользователь считает, что в будущем ему может понадобиться информация из определенного письма, то хорошим решением будет его пересылка на свой адрес с добавлением нескольких ключевых слов, по которым в будущем письмо будет легко найти. Шмидт и Розенберг говорят, что при выборе ключевых слов человеку нужно подумать о том, как он будет искать это письмо в будущем. Данный метод применим не только к электронной почте, но и обычным документам.

К примеру, Розенберг перед туристическими поездками сканирует документы членов своей семьи (паспорта, лицензии, бланки страховки), а затем отправляет себе на почтовый ящик с добавлением нескольких описательных ключевых слов. Если какой-то из документов будет потерян в дороге, скачать его копию не составит труда.

Как эффективно работать с email: 9 cоветов по ведению электронной переписки от топ-менеджеров Google

Председатель совета директоров и бывший CEO Google Эрик Шмидт в соавторстве с бывшим вице-президентом по продуктам компании Джонатаном Розенбергом написал книгу «Как работает Google» (How Google Works). Журнал Time опубликовал выдержку из нее, в которой топ-менеджеры поискового гиганта делятся советами по ведению электронной переписки.

Необходимо отвечать на письма быстро

По мнению Шмидта и Розенберга, скорость ответа на письма многое говорит о работоспособности и продуктивности человека. Действительно занятые люди, которые многое успевают, стараются быстрее отвечать на входящую корреспонденцию. При этом они не выделяют друзей или коллег, на письма которых стараются отреагировать поскорее, а одинаково относятся ко всем сообщениям.

Топ-менеджеры Google считают, что подобный подход к переписке позволяют создать позитивную связь между собеседниками и командами, работающими над проектами.

Коллеги с большим удовольствием будут обсуждать с вами важные вопросы, такая отзывчивость создают позитивную обстановку.

Шмидт и Розенберг говорят, что ответ не обязательно должен быть развернутым — простого «я понял» будет вполне достаточно. Кроме того, когда окружающие знают, что человек всегда быстро отвечает на письма, то в том случае, когда ответа за короткое время не последовало, они уже могут сделать вывод, что адресат приступил к работе над вопросом, который поставлен в сообщении. Подобная ситуация гораздо лучше, чем то, что отсутствие ответа означает чаще всего («Я слишком занят и не знаю, когда руки дойдут до вашего письма, так что остается только ждать. И да, вы не очень-то мне нравитесь.»)

Читать еще:  Статистика коммерческой работы: многое зависит от менеджера по продажам

Письмо должно быть по делу и без «воды»

Руководители поискового гиганта уверены в том, что при электронной переписке стоит стараться избегать ненужного текста. Это не так-то просто сделать, но хорошо написанное письмо, не содержащее ничего лишнего, будет более эффективным. Для того, чтобы этого добиться Шмидт и Розенберг рекомендуют писать черновик письма, а затем перечитывать его, удаляя все слова, которые можно опустить без потери смысла.

Джонатан Розенберг и Эрик Шмидт

Топ-менеджеры приводят в пример цитату писателя Элмора Леонарда, который на вопрос о природе успеха своих произведений ответил: «Я пропускаю места, которые люди не читают». А в большинстве электронных писем довольно много информации, которую можно выбросить без всякой потери смысла.

Папку входящих писем нужно постоянно очищать

Шмидт и Розенберг считают, что любое промедление при работе с почтой является тратой времени — к таким ситуациям относятся размышления о том, с какого письма начать работу, перечитывание писем по несколько раз и так далее.

При открытии нового письма у получателя есть несколько вариантов действий: прочитать несколько предложений, чтобы понять, стоит ли читать дальше, прочитать письмо и сразу на него отреагировать, отложить реакцию на потом или вообще вернуться к чтению позднее (подобное случается, когда письмо не срочное, но довольно важное). Авторы книги рекомендуют чаще использовать первые два варианта.

Используйте аббревиатуру OHIO (Only Hold It Once). Если вы прочитали письмо и знаете, что нужно сделать, то нужно это делать сразу. Иначе вы обрекаете себя на необходимость перечитывание письма в дальнейшем, что является стопроцентной тратой времени.

При использовании предложенного подхода папка входящих писем превращается в to-do список сложных дел, которые требуют глубокого погружения и проработки (для таких писем Шмидт и Розенберг рекомендуют создавать соответствующие ярлыки), а также набор нескольких писем, которые можно прочесть позже. При этом важно не допускать распространения проблемы переполненности почтового ящика письмами на этот «список дел» — топ-менеджеры Google говорят, что необходимо стремиться к нулю записей в папке «Входящие», но допустимо наличие до пяти элементов. В противном случае пользователю придется постоянно тратить время на повторное чтение старых сообщений.

Полезно использовать метод LIFO и сначала отвечать на последние письма

Метод LIFO (Last in First Out — последний пришел, первый вышел) заключается в том, чтобы сначала заниматься делами, которые возникли последними. Шмидт и Розенберг считают, что часто, решением вопросов, содержащихся в старых письмах, уже начинает кто-то заниматься, что снижаем вероятность необходимости ответа.

Входящие письма могут быть полезны и другим людям

Руководители Google считают, что каждый пользователь электронной почты должен представлять себя «маршрутизатором», который переадресовывает полезную информацию нужным людям. Шмидт и Розенберг советуют каждый вечер задавать себе вопрос о том, кому еще могла быть полезна полученная в течения дня информация, и пересылать письма соответствующим коллегам.

Скрытая копия — зло

При использовании поля «скрытая копия» всегда следует задавать себе вопрос о причинах этого действия. Как правило к этой функции прибегают для того, чтобы скрыть что-либо, считают авторы книги. По их мнению, подобное поведение является контрпродуктивным и не способствуют выстраиванию доверительных отношений. Стоит ставить людей в копию открыто или вообще не добавлять их в переписку.

Единственный случай, когда использование скрытой копии оправдано — это удаление из ветки переписки людей, которые больше в ней не нужны. При ответе на письмо с помощью функции «ответить всем» нужно поместить таких собеседников в поле скрытой копии и указать в тексте письма, что это сделано. Таким образом собеседники поймут, что больше не участвуют в дискуссии, и в их почтовом ящике будет на один бесполезный тред меньше.

Не стоит кричать

В случае необходимости донесения эмоций, это КУДА ЛУЧШЕ сделать при личной встрече, чем использовать Caps Lock.

Важно отслеживать результаты переписки

При отправке письма, содержащего просьбу о совершении какого-либо действия, Шмидт и Розенберг советуют отправителю ставить в копию самого себя, а затем присваивать входящему письму соответствующий ярлык («отследить»). Впоследствии это позволит легко выявить письма, предполагающие совершения определенного действия. Чтобы проверить, исполнена ли просьба, достаточно будет ответить на такое письмо и поинтересоваться у адресата результатами.

Нужно помогать самому себе найти нужную информацию в будущем

Если пользователь считает, что в будущем ему может понадобиться информация из определенного письма, то хорошим решением будет его пересылка на свой адрес с добавлением нескольких ключевых слов, по которым в будущем письмо будет легко найти. Шмидт и Розенберг говорят, что при выборе ключевых слов человеку нужно подумать о том, как он будет искать это письмо в будущем. Данный метод применим не только к электронной почте, но и обычным документам.

К примеру, Розенберг перед туристическими поездками сканирует документы членов своей семьи (паспорта, лицензии, бланки страховки), а затем отправляет себе на почтовый ящик с добавлением нескольких описательных ключевых слов. Если какой-то из документов будет потерян в дороге, скачать его копию не составит труда.

6 советов по эффективной работе с электронной почтой

Электронная почта остается одним из основных инструментов деловой (и не только) коммуникации в цифровую эпоху. И, поскольку работа с ней может занимать значительную часть трудового дня, очень важно организовать ее эффективно. Как это сделать? Воспользуйтесь следующими универсальными советами, отшлифуйте их под свои задачи и экономьте время, повышая свою продуктивность.

Изучите функционал

Большинство современных почтовиков имеют достаточно гибкие и детальные настройки, позволяющие выйти за рамки привычной отправки/получения писем. Если точнее – помогают сделать использование намного удобнее и значительно расширить функционал. Например, в настройках Gmail есть возможность включить горячие клавиши, что упрощает работу и сохраняет время. Но многими они не применяются, зачастую по незнанию. Поэтому оптимизацию работы с электронной почтой стоит начинать именно со знакомства с функционалом сервиса.

Режим и частота работы

Создайте индивидуальный режим работы с почтой и следуйте ему. Лучше это делать с утра (а также перед завершением трудового дня), но начинать стоит не с проверки писем, а с выполнения какого-то приоритетного задания или «проглатывать лягушку». Время на чтение и отправку e-mail нужно ограничить и стараться придерживаться этих рамок. После завершения – закрывайте клиент и не возвращайтесь к нему, проверяя новые входящие. Работая с почтой, занимайтесь только ею, не отвлекайтесь на другие задачи. Также помните, что серфинг по ссылкам из e-mail легко может превратить процесс обработки в ловушку времени. Поэтому часто рекомендуют при работе с почтой использовать специальные почтовые клиенты (например, Outlook).

Используйте разные почты

Лучше иметь несколько электронных ящиков для разных целей. Используйте несколько адресов для рабочей и личной переписки, для регистрации на сайтах и подписок на рассылки интересующих вас материалов. Это правильно с точки зрения цифровой безопасности и станет первичным фильтром писем, который позволит при работе сосредоточиться именно на нужной корреспонденции.

Что при этом также важно – обрабатывать почту с разных адресов можно в одном сервисе, не переключаясь между разными почтовиками. К примеру, в Gmail есть возможность настроить переадресацию с других почтовых ящиков. Присвойте им соответствующие ярлыки и обрабатывайте в выделенное для каждого время.

Читать еще:  Упрощенка или ОСН? Выбираем систему налогообложения

Оптимизируйте работу с почтой

Вот конкретные шаги:

  1. Фильтруйте письма, создавая разные папки. Разбивайте входящие на папки в зависимости от целей и задач, которые стоят перед вами, а также от требуемых действий. Обрабатывайте сразу те письма, ответ на которые займет у вас не больше пары минут. Заведите специальную папку для писем, ответить на которые необходимо позже и выработайте график работы с ней.
  2. Используйте шаблоны. Подпись с контактными данными можно настроить функционалом самого почтового ящика. Если вы рассылаете много однотипных сообщений – напишите для них шаблоны и просто копируйте их в будущем. Также существуют программы, позволяющие создавать и в дальнейшей работе на компьютере использовать сниппеты – специальные сокращения и аббревиатуры, вводя которые, вы получаете ранее присвоенный им текст. Они также способствуют экономии времени и повышают удобство.
  3. Отмечайте важные письма соответствующими маркерами. Это упростит навигацию и сделает работу более структурированной.
  4. Применяйте правило 5 предложений. Отвечая и составляя письма, будьте предельно кратки и ясны. Если это возможно – старайтесь уложиться в 5 предложений.
  5. Используйте горячие клавиши. Возвращаемся к пункту номер 1. С помощью клавиатурных сокращений нет нужды отвлекаться на управление с помощью мыши. Запомните их и в глобальной перспективе вы сэкономите значительное количество времени.
  6. Удаляйте и архивируйте. Большинство пользователей электронной почты после прочтения письма оставляют его во входящих. Но для тех, кто работает с огромным количеством входящей корреспонденции, такой подход будет не совсем эффективным. Лучше пользоваться правилом «1 e-mail = 1 действие». Оно значит, что после прочтения письма вы должны соответствующим образом на него отреагировать – ответить и архивировать, удалить, переместить в подходящую папку и ответить позже и т.п.
  7. Пользуйтесь поиском. Почтовые сервисы имеют отличный встроенный поиск, благодаря которому, вы легко можете найти интересующее вас письмо по таким критериям как отправитель, тема, содержание, маркировка, прикрепленные файлы. Это значительно проще, чем вручную искать необходимый e-mail.
  8. Не используйте мобильные версии и уведомления. Без надобности не устанавливайте оповещения и приложения почтовых сервисов на свой смартфон. Не стоит лишний раз отвлекаться, если работа с почтой для вас не является одним из основных инструментов, не носит массовый характер и не требует мгновенной реакции. Да и печатать с телефонной клавиатуры менее удобно.

Используйте органайзеры

Обрабатывая почту, держите наготове еженедельник/Google Календарь/To-Do List или любое другое подобное ПО и заносите информацию с писем в них. Таким образом лучше обрабатывать корреспонденцию с постановкой задач, а также содержащую информацию о встречах и мероприятиях. В итоге вы ничего не забудете, в нужное время получите уведомление и, кроме того, избавите себя от необходимости возвращаться к повторному чтению.

Выработайте с коллегами правила работы с электронной почтой

При переписке избегайте ненужной бюрократический возни. Если у вас есть вопрос, а человек, которому он адресован, находится в соседнем кабинете – зайдите и уточните ответ лично. Или позвоните. В целом – лучше всегда определять круг вопросов, решение которых требует отправки почты. В остальных случаях лучше не злоупотреблять возможностью, особенно в незначительных делах. Это позволит сэкономить время и усилия и вам, и тем, с кем вы работаете.

Отзывы и комментарии

Дополняйте статью своими рекомендациями в комментариях. Продуктивной вам работы!

6 советов по эффективной работе с почтой

Электронная почта является одним из самых лучших средств коммуникации и, пожалуй, единственным, которым пользуются все пользователи без исключения. Вы можете любить или не любить мессенджеры, использовать Skype или чат Facebook, но адрес электронной почты у вас имеется наверняка.

Каждый день мы получаем в свой почтовый ящик не только сообщения от друзей и коллег, но и десятки рекламных писем, уведомлений, просто спам. Чтобы не утонуть в огромном количестве входящих сообщений, очень важно выработать и применять навыки эффективной работы с электронной почтой.


Copyright Shutterstock

Запланируйте время проверки почты

Если вы чувствуете, что тратите слишком много времени на обработку почты, а количество писем во входящих все равно не уменьшается, то попробуйте более жестко распланировать время проверки своего почтового ящика. Обычно мы начинаем проверять почту, находим в письме интересную ссылку, переходим на сайт, оттуда на другой… а через полчаса вспоминаем и возращаемся к разбору писем. В результате время прошло, а дело с места не сдвинулось.

Поэтому постарайтесь выделить для себя определенное ограниченное время для работы с почтой. Частоту и продолжительность этих интервалов каждый может установить для себя самостоятельно, в зависимости от объемов своей корреспонденции. Возможно это будет час утром и час в конце рабочего дня, а может быть вам удобнее заходить в свой почтовый аккаунт каждый час на пять минут. Самое главное — старайтесь строго придерживаться установленного для себя графика и не отвлекаться ни на что постороннее. Сознание того, что ваше время ограниченно, неминуемо приведет к увеличению эффективности обработки почтовых поступлений.

Каждое письмо означает действие

Главное правило, которое вы должны применять при разборе почты, — каждое открытое письмо требует от вас какого-либо действия. Если вы открыли письмо, то ни в коем случае нельзя снова оставлять его во Входящих. Вы должны либо сразу же ответить на письмо, либо переслать его тому, кто лучше справится с этим вопросом, либо наметить для себя задачу в Google Task или календаре — в любом случае в результате вашего действия письмо должно быть удалено или перемещено в архив, то есть покинуть папку Входящие. При соблюдении этого простого правила ваша папка входящих рано или поздно очистится.


Copyright Shutterstock

Фильтры и ярлыки

Если вы ежедневно получаете большое число писем, то их разбор требует от вас большого количества времени и усилий. Почему бы вам не использовать для этого ресурсы почтовой службы, тем более, что в большинстве сервисов эта возможность присутствует и отлично реализована?

Речь идет о настройке фильтров для автоматической обработки почты. Вместо того, чтобы вручную кликать по каждому сообщению, а каждый ваш клик — это тоже время и усилия, просто один раз настройте нужные фильтры. Например, все сообщения с адресов ваших родственников автоматически попадают в папку Семья и отмечаются маркером как важные. Все пресс-релизы уходят в отдельную папку минуя папку Входящие, а уведомления от социальных сетей сразу летят в Корзину.

Таким образом, вы можете распределить сообщения по основным темам и подготовиться соответствующим образом к их обработке. У вас не будет больше ситуации, когда ваш мозг при разборе почты переключается с домашних дел на служебные вопросы, а потом сразу же на развлекательные рассылки, и потом обратно.

Вариантов создания различных фильтров существует огромное количество и я уверен, что один раз построив систему автоматической фильтрации, вы сэкономите дни и месяцы своего времени. Кроме этого, с помощью присвоенных ярлыков или распределения по папкам, вы легко сможете найти нужные письма в архиве (вы ведь помните, что папка Входящие у нас совершенно пуста?).

Пользуйтесь поиском

Многие пользователи, особенно начинающие, хранят все свои письма во Входящих, потому что им кажется, что при архивировании они больше никогда их больше не найдут. Если вы настроили систему фильтров и ярлыков, как это описано в предыдущем абзаце, то ваш архив уже упорядочен и в нем гораздо легче ориентироваться. Но не забывайте еще про строку поиска. Например, в Gmail система поиска писем настолько совершенна (кто бы сомневался!), что найти любое письмо не составит никакого труда.

Используйте отметки

Во многих почтовых службах имеется функция пометки сообщений специальными маркерами (в Gmail это звезды). С их помощью легко выделить необходимые сообщения, требующие вашего внимания и поместить их в отдельную папку. В Gmail вы можете сами выбрать набор отметок и довольно гибко ими пользоваться. Таким образом, одного взгляда на содержимое вашего почтового ящика будет достаточно, чтобы выделить письма по степени их важности.

Читать еще:  Как определить диабет?

Используйте клавиатурные сокращения

Использование горячих клавиш может настолько ускорить обработку корреспонденции, что стоит потратить несколько часов для их изучения. Но перед этим загляните в настройки (в Gmail это Настройки — Общие — Быстрые клавиши) и убедитесь, что они включены. После этого достаточно просто нажать на клавиатуре знак вопроса и перед вами появится подсказка со всеми горячими клавишами Gmail.

Электронная почта является отличным средством коммуникации, но это не значит, что вы должны уделять этому процессу половину своей жизни. Максимальная автоматизация всех процессов, быстрые ответы или переадресация сообщений, планирование своего времени вместе с другими советами из этой статьи позволят вам довольно быстро справляться с любым количеством писем и сохранить больше времени для более приятной деятельности.

Как эффективно работать с email: 9 cоветов по ведению электронной переписки от топ-менеджеров Google

Председатель совета директоров и бывший CEO Google Эрик Шмидт в соавторстве с бывшим вице-президентом по продуктам компании Джонатаном Розенбергом написал книгу «Как работает Google» (How Google Works). Журнал Time опубликовал выдержку из нее, в которой топ-менеджеры поискового гиганта делятся советами по ведению электронной переписки.

Необходимо отвечать на письма быстро

По мнению Шмидта и Розенберга, скорость ответа на письма многое говорит о работоспособности и продуктивности человека. Действительно занятые люди, которые многое успевают, стараются быстрее отвечать на входящую корреспонденцию. При этом они не выделяют друзей или коллег, на письма которых стараются отреагировать поскорее, а одинаково относятся ко всем сообщениям.

Топ-менеджеры Google считают, что подобный подход к переписке позволяют создать позитивную связь между собеседниками и командами, работающими над проектами.

Коллеги с большим удовольствием будут обсуждать с вами важные вопросы, такая отзывчивость создают позитивную обстановку.

Шмидт и Розенберг говорят, что ответ не обязательно должен быть развернутым — простого «я понял» будет вполне достаточно. Кроме того, когда окружающие знают, что человек всегда быстро отвечает на письма, то в том случае, когда ответа за короткое время не последовало, они уже могут сделать вывод, что адресат приступил к работе над вопросом, который поставлен в сообщении. Подобная ситуация гораздо лучше, чем то, что отсутствие ответа означает чаще всего («Я слишком занят и не знаю, когда руки дойдут до вашего письма, так что остается только ждать. И да, вы не очень-то мне нравитесь.»)

Письмо должно быть по делу и без «воды»

Руководители поискового гиганта уверены в том, что при электронной переписке стоит стараться избегать ненужного текста. Это не так-то просто сделать, но хорошо написанное письмо, не содержащее ничего лишнего, будет более эффективным. Для того, чтобы этого добиться Шмидт и Розенберг рекомендуют писать черновик письма, а затем перечитывать его, удаляя все слова, которые можно опустить без потери смысла.

Топ-менеджеры приводят в пример цитату писателя Элмора Леонарда, который на вопрос о природе успеха своих произведений ответил: «Я пропускаю места, которые люди не читают». А в большинстве электронных писем довольно много информации, которую можно выбросить без всякой потери смысла.

Папку входящих писем нужно постоянно очищать

Шмидт и Розенберг считают, что любое промедление при работе с почтой является тратой времени — к таким ситуациям относятся размышления о том, с какого письма начать работу, перечитывание писем по несколько раз и так далее.

При открытии нового письма у получателя есть несколько вариантов действий: прочитать несколько предложений, чтобы понять, стоит ли читать дальше, прочитать письмо и сразу на него отреагировать, отложить реакцию на потом или вообще вернуться к чтению позднее (подобное случается, когда письмо не срочное, но довольно важное). Авторы книги рекомендуют чаще использовать первые два варианта.

Используйте аббревиатуру OHIO (Only Hold It Once). Если вы прочитали письмо и знаете, что нужно сделать, то нужно это делать сразу. Иначе вы обрекаете себя на необходимость перечитывание письма в дальнейшем, что является стопроцентной тратой времени.

При использовании предложенного подхода папка входящих писем превращается в to-do список сложных дел, которые требуют глубокого погружения и проработки (для таких писем Шмидт и Розенберг рекомендуют создавать соответствующие ярлыки), а также набор нескольких писем, которые можно прочесть позже. При этом важно не допускать распространения проблемы переполненности почтового ящика письмами на этот «список дел» — топ-менеджеры Google говорят, что необходимо стремиться к нулю записей в папке «Входящие», но допустимо наличие до пяти элементов. В противном случае пользователю придется постоянно тратить время на повторное чтение старых сообщений.

Полезно использовать метод LIFO и сначала отвечать на последние письма

Метод LIFO (Last in First Out — последний пришел, первый вышел) заключается в том, чтобы сначала заниматься делами, которые возникли последними. Шмидт и Розенберг считают, что часто, решением вопросов, содержащихся в старых письмах, уже начинает кто-то заниматься, что снижаем вероятность необходимости ответа.

Входящие письма могут быть полезны и другим людям

Руководители Google считают, что каждый пользователь электронной почты должен представлять себя «маршрутизатором», который переадресовывает полезную информацию нужным людям. Шмидт и Розенберг советуют каждый вечер задавать себе вопрос о том, кому еще могла быть полезна полученная в течения дня информация, и пересылать письма соответствующим коллегам.

Скрытая копия — зло

При использовании поля «скрытая копия» всегда следует задавать себе вопрос о причинах этого действия. Как правило к этой функции прибегают для того, чтобы скрыть что-либо, считают авторы книги. По их мнению, подобное поведение является контрпродуктивным и не способствуют выстраиванию доверительных отношений. Стоит ставить людей в копию открыто или вообще не добавлять их в переписку.

Единственный случай, когда использование скрытой копии оправдано — это удаление из ветки переписки людей, которые больше в ней не нужны. При ответе на письмо с помощью функции «ответить всем» нужно поместить таких собеседников в поле скрытой копии и указать в тексте письма, что это сделано. Таким образом собеседники поймут, что больше не участвуют в дискуссии, и в их почтовом ящике будет на один бесполезный тред меньше.

Не стоит кричать

В случае необходимости донесения эмоций, это КУДА ЛУЧШЕ сделать при личной встрече, чем использовать Caps Lock.

Важно отслеживать результаты переписки

При отправке письма, содержащего просьбу о совершении какого-либо действия, Шмидт и Розенберг советуют отправителю ставить в копию самого себя, а затем присваивать входящему письму соответствующий ярлык («отследить»). Впоследствии это позволит легко выявить письма, предполагающие совершения определенного действия. Чтобы проверить, исполнена ли просьба, достаточно будет ответить на такое письмо и поинтересоваться у адресата результатами.

Нужно помогать самому себе найти нужную информацию в будущем

Если пользователь считает, что в будущем ему может понадобиться информация из определенного письма, то хорошим решением будет его пересылка на свой адрес с добавлением нескольких ключевых слов, по которым в будущем письмо будет легко найти. Шмидт и Розенберг говорят, что при выборе ключевых слов человеку нужно подумать о том, как он будет искать это письмо в будущем. Данный метод применим не только к электронной почте, но и обычным документам.

К примеру, Розенберг перед туристическими поездками сканирует документы членов своей семьи (паспорта, лицензии, бланки страховки), а затем отправляет себе на почтовый ящик с добавлением нескольких описательных ключевых слов. Если какой-то из документов будет потерян в дороге, скачать его копию не составит труда.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector